Zarządzanie transportem w przedsiębiorstwach bywa zadaniem trudnym, zwłaszcza w przypadku dużych firm. Jeśli ekspediuje się codziennie dziesiątki czy setki pojazdów, trzeba „posiłkować się” zaawansowanymi narzędziami informatycznymi. TMS, jako wszechstronne oprogramowanie, ma ułatwiać codzienną pracę w hubie przeładunkowym czy biurze.
Tekst: Michał Jurczak
Zdjęcie: Freepik.com
Opóźnienia w dostawach, błędy w rozliczeniach czy zgubiony towar to tylko niektóre z możliwych problemów, z jakimi borykają się zarządzający flotami pojazdów. Rozwiązania klasy TMS (Transportation Management System) mają do wykonania kilka zadań: wspomagać planowanie, monitoring i rozliczać transport w firmach produkcyjnych i dystrybucyjnych. Bez takiego wsparcia informatycznego wielu firmom na współczesnym rynku działać byłoby trudno.
Świadomość rośnie
Z perspektywy firmy Hellmann Worldwide Logistics Polska świadomość rynku rośnie, choć tempo tej zmiany jest zróżnicowane. – Coraz więcej firm transportowych, szczególnie tych działających w złożonych łańcuchach dostaw, rozumie, że TMS to nie tylko system do obsługi zleceń, ale narzędzie integrujące procesy, dane i partnerów biznesowych – stwierdza Patryk Pietrzak, Specjalista ds. Data Science, Hellmann Worldwide Logistics Polska, podkreślając przy tym, że reprezentowana przez niego firma podchodzi do systemów TMS w sposób bardzo świadomy i konsekwentny.
– Naszym punktem wyjścia jest zawsze cały proces biznesowy oraz jego skalowalność w dłuższym horyzoncie. Jako duży operator logistyczny jesteśmy również wymagającym partnerem dla dostawcy TMS. Oczekujemy nie tylko technologii, ale zrozumienia naszych procesów i gotowości do wspólnego rozwoju rozwiązania. Nie kupujemy „gotowego pudełka”. Traktujemy TMS jako element strategii biznesowej, który musi ewoluować razem z naszym modelem operacyjnym i oczekiwaniami klientów – mówi P. Pietrzak.
To, że świadomość znaczenia technologii IT w transporcie jest dziś zdecydowanie wyższa niż jeszcze kilka lat temu, potwierdza Maciej Kaiser, menedżer operacyjny, Raben Logistics Polska. – Współpracując zarówno z lokalnymi przewoźnikami, jak i globalnymi koncernami, widzimy wyraźnie, że pytanie „czy inwestować w TMS?” praktycznie przestało istnieć. Dziś kluczowe jest raczej „jak robić to mądrze i w sposób skalowalny?”. Zarządzający firmami transportowymi coraz częściej postrzegają systemy TMS nie tylko jako narzędzie operacyjne, ale jako strategiczne źródło danych wspierające decyzje biznesowe – zaznacza M. Kaiser, dodając, że w rozmowach z klientami i partnerami pojawiają się już bardzo konkretne pytania dotyczące bezpiecznej wymiany danych (EDI), integracji systemów w czasie rzeczywistym czy ochrony informacji. Zdaniem przedstawiciela Raben Logistics Polska nie oznacza to jednak pełnej dojrzałości całego rynku, widoczna jest wyraźna polaryzacja – duże i średnie organizacje zazwyczaj precyzyjnie definiują swoje wymagania technologiczne, natomiast mniejsze firmy dopiero rozpoczynają proces cyfryzacji i wciąż potrzebują wsparcia doradczego. – Ogólnie jednak możemy mówić o coraz bardziej świadomym kliencie, który rozumie, że technologia jest dziś jednym z kluczowych czynników przewagi konkurencyjnej – konkluduje M. Kaiser.
To, że rynek rozwiązań IT dla transportu rozwija się dziś niezwykle dynamicznie, pojawia się coraz więcej systemów TMS, platform integracyjnych, narzędzi do zarządzania dokumentacją, telematyki czy rozwiązań wspierających raportowanie ESG, potwierdza Agata Horzela, Senior Menedżerka branży TSL, GS1 Polska, zaznaczając, iż z jednej strony jest to ogromna szansa dla firm transportowych, z drugiej – realne wyzwanie, ponieważ nadążenie za tempem zmian technologicznych staje się coraz trudniejsze. – W efekcie poziom wiedzy zarządów firm transportowych na temat dostępnych narzędzi nie zawsze jest wysoki, a decyzje technologiczne bywają podejmowane fragmentarycznie, np. pod presją bieżących problemów operacyjnych, a nie w oparciu o długofalową strategię cyfryzacji. Trudno więc mówić o w pełni „świadomym kliencie” w skali całego rynku, szczególnie w segmencie MŚP. Jednocześnie warto podkreślić, że brak bieżącego śledzenia nowych rozwiązań może mieć dla firm negatywne konsekwencje konkurencyjne. Technologia w obszarze TSL rozwija się dziś na tyle szybko, że przegapienie odpowiedniego momentu na wdrożenie określonych narzędzi może oznaczać wyższe koszty operacyjne, mniejszą efektywność czy trudności we współpracy z partnerami biznesowymi – mówi A. Horzela. Jako przykład podaje platformy do tworzenia i przetwarzania elektronicznych listów przewozowych (e-CMR). Podkreśla też, że choć obecnie e-CMR nie jest jeszcze powszechnie stosowany w Polsce, firmy mogą już dziś wdrażać model hybrydowy, łączący dokument papierowy z cyfrowym obiegiem danych. Takie rozwiązanie pozwala m.in. na: skrócenie czasu obsługi dokumentów, redukcję błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych czy łatwiejszą archiwizację i wyszukiwanie dokumentów. – W praktyce oznacza to, że firmy, które już dziś inwestują w cyfryzację dokumentów transportowych, zyskują przewagę operacyjną i regulacyjną, zamiast reagować na zmiany w ostatniej chwili – podsumowuje A. Horzela.
Wyzwania i oczekiwania
– W Hellmann patrzymy na TMS nie przez pryzmat pojedynczych problemów operacyjnych, lecz jako na kluczowy element całego ekosystemu logistycznego. Dlatego we współpracy z dostawcą systemu w pierwszej kolejności koncentrujemy się na integracjach end-to-end. Dla nas TMS musi płynnie komunikować się z systemami klientów, giełdami transportowymi, rozwiązaniami telematycznymi czy platformami e-commerce – mówi P. Pietrzak (Hellmann Worldwide Logistics Polska), dodając, że otwarte API nie jest dodatkiem ani „opcją premium”, jest absolutnym standardem. Drugim fundamentalnym obszarem jest automatyzacja i konsekwentna eliminacja pracy ręcznej.
– W Hellmann świadomie ograniczamy manualne działania dyspozytorów i spedytorów: automatyczne statusy, automatyczne rozliczanie dokumentów czy obsługa wyjątków zamiast rutynowych czynności. Naturalnym krokiem w tym kierunku jest dla nas również wykorzystanie rozwiązań opartych o AI, m.in. do automatycznej rejestracji zleceń – tłumaczy P. Pietrzak. Narzędzia, które potrafią odczytać dane z maili lub plików i przekazać je bezpośrednio do TMS przez API, realnie skracają czas reakcji i zwiększają skalowalność operacji. Równie istotna jest praca na danych. – Zakładamy, że szybki dostęp do kluczowych wskaźników operacyjnych i jakościowych pozwala nam reagować szybciej i podejmować lepsze decyzje biznesowe. Dlatego TMS nie może być zamkniętym systemem, musi umożliwiać sprawny i elastyczny eksport danych do narzędzi BI, aby wspierać analizę i rozwój biznesu. Na końcu, choć w praktyce to często punkt wyjścia, stoi partnerstwo z dostawcą TMS. Oczekujemy nie tylko technologii, ale realnego zrozumienia procesów logistycznych i specyfiki naszego biznesu – wyjaśnia P. Pietrzak i dodaje, że Hellmann od lat współpracuje z partnerem, z którym wspólnie rozwija rozwiązanie, dopasowując je do zmieniających się potrzeb rynku i klientów.
Co do tego, że dzisiejsze oczekiwania wobec TMS-ów są znacznie szersze niż jeszcze kilka lat temu, nie ma wątpliwości M. Kaiser (Raben Logistics Polska), tłumacząc, że fi rmy transportowe szukają rozwiązań, które realnie odpowiadają na presję kosztową, brak kierowców oraz rosnące wymagania klientów i regulatorów. Na pierwszym miejscu wymienia automatyzację procesów – od planowania transportów, przez rozliczenia kierowców, po fakturowanie, za równie istotną uznaje też pełną integrację z innymi systemami: telematyką, ERP, platformami spedycyjnymi czy systemami takimi jak e-TOLL i SENT. – Duże znaczenie ma także dostęp do danych w czasie rzeczywistym. Aktualne statusy zleceń, monitoring floty czy szybkie raportowanie przestają być „wartością dodaną”, stają się standardem. Firmy oczekują również narzędzi do optymalizacji kosztów, redukcji pustych przebiegów i bieżącej kontroli rentowności transportów. Nie bez znaczenia pozostają elastyczność systemu i kompetencje dostawcy. Rynek oczekuje nie tylko sprawnego wdrożenia, ale również długofalowego wsparcia, rozwoju systemu i doradztwa w obszarze cyfryzacji procesów – konkluduje M. Kaiser.
O tym, że firmy transportowe coraz częściej oczekują od dostawców TMS kompleksowych, a nie punktowych rozwiązań, wspomina A. Horzela (GS1 Polska), wyjaśniając, że kluczowe znaczenie ma możliwość obsługi wielu procesów w jednym systemie – od planowania i realizacji transportu, przez zarządzanie flotą i zleceniami, po rozliczenia, dokumentację i analitykę.
– Nowoczesny TMS powinien łączyć różne funkcjonalności, takie jak: planowanie tras i optymalizacja kosztów, zarządzanie zleceniami i flotą, obsługa dokumentów transportowych (w tym e-CMR), monitoring realizacji transportu w czasie rzeczywistym, raportowanie KPI i analityka danych, wsparcie procesów compliance i ESG. Jednym z najważniejszych oczekiwań rynku jest dziś możliwość łatwej integracji z innymi systemami, zarówno wewnętrznymi (ERP, WMS, systemy księgowe), jak i zewnętrznymi, używanymi przez partnerów w łańcuchu dostaw. Integracja ta jest warunkiem osiągnięcia interoperacyjności, która coraz częściej pojawia się jako kluczowa potrzeba firm współpracujących w złożonych sieciach logistycznych – wylicza A. Horzela, wyjaśniając jednocześnie, że dodatkowo firmy oczekują od dostawców TMS: elastyczności i skalowalności rozwiązań, zgodności z obowiązującymi i nadchodzącymi regulacjami, oparcia systemów na otwartych standardach danych (np. GS1) oraz realnego wsparcia wdrożeniowego i edukacyjnego.
Sztuka zarządzania danymi
M. Kaiser (Raben Logistics Polska) ocenia poziom cyfryzacji branży TSL w Polsce bardzo wysoko, jednak nadal dostrzega istotne różnice pomiędzy segmentami rynku. Najwięksi operatorzy logistyczni dysponują dziś zaawansowanymi systemami TMS, telematyką oraz narzędziami analitycznymi, często opartymi o rozwiązania chmurowe. – Z drugiej strony mniejsze firmy transportowe nadal często korzystają z arkuszy kalkulacyjnych lub bardzo podstawowych narzędzi, a zarządzanie danymi bywa rozproszone i niespójne. To powoduje, że integracja całych łańcuchów dostaw nie zawsze przebiega płynnie. Wyzwanie branży coraz rzadziej dotyczy samego zbierania danych. Kluczowa staje się ich jakość, spójność oraz zdolność do zaawansowanej analityki, w tym predykcyjnej – mówi M. Kaiser, podkreślając, że Raben Logistics Polska traktuje dane jako fundament optymalizacji wypełnienia pojazdów i eliminowania pustych przebiegów, co ma bezpośrednie przełożenie zarówno na rentowność, jak i na realizację celów środowiskowych. Przykładem tego podejścia jest konsekwentna digitalizacja procesów i dążenie do całkowitego wyeliminowania papierowego obiegu dokumentów w ramach inicjatyw typu paperless.
– W Hellmann od lat konsekwentnie traktujemy dane jako strategiczny zasób, a nie efekt uboczny operacji. Integrujemy informacje z wielu źródeł i wykorzystujemy je do analizy KPI, jakości usług oraz szybkiego reagowania na potrzeby klientów. Presja kosztowa, rosnące oczekiwania klientów i niedobór zasobów ludzkich sprawiają, że zarządzanie danymi staje się dla przewoźników warunkiem utrzymania konkurencyjności, a nie opcjonalnym kierunkiem rozwoju – mówi P. Pietrzak (Hellmann Worldwide Logistics Polska).
A. Horzela (GS1 Polska) zwraca natomiast uwagę na to, że pomimo postępu technologicznego poziom cyfryzacji dokumentów w branży TSL pozostaje relatywnie niski. Szacuje się, że ciągle ponad 90% dokumentów transportowych wykorzystywanych na terenie UE nadal funkcjonuje w formie papierowej, w tym setki tysięcy listów przewozowych CMR generowanych każdego roku. Papierową postać mają również dokumenty towarzyszące, takie jak deklaracje celne, certyfikaty ADR czy dokumenty wymagane od kierowcy podczas kontroli. – Do największych barier we wdrażaniu rozwiązań paperless w transporcie należą przede wszystkim bariery prawne, wynikające z niejednoznacznej sytuacji regulacyjnej dotyczącej digitalizacji dokumentów transportowych, a także bariery technologiczne, związane z brakiem odpowiednich, interoperacyjnych rozwiązań umożliwiających cyfryzację i współdzielenie dokumentów w całym łańcuchu dostaw. Istotnym ograniczeniem pozostają również bariery mentalne, często niedoceniane, a w praktyce bardzo trudne do przełamania, oraz obawy kosztowe, wynikające z przekonania, że proces cyfryzacji generuje wyższe nakłady niż realne korzyści biznesowe – mówi A. Horzela, dodając, że wszystkie te czynniki szczególnie silnie wpływają na firmy z sektora MŚP, które często podchodzą do cyfryzacji z dużą ostrożnością, a w wielu przypadkach impulsem do wprowadzania zmian staje się dopiero presja ze strony dużych kontrahentów lub konieczność dostosowania się do nowych regulacji unijnych. Dodatkowym, coraz bardziej widocznym wyzwaniem dla branży TSL jest zarządzanie danymi. A. Horzela zaznacza, że w wielu łańcuchach dostaw brakuje dziś rzetelnych, spójnych i aktualnych danych, a informacje są rozproszone pomiędzy różnymi systemami, dokumentami papierowymi, plikami PDF czy komunikacją e-mailową. – W efekcie nawet tam, gdzie wdrażane są rozwiązania cyfrowe, dane często nie są wykorzystywane w sposób uporządkowany i analityczny. Tymczasem w cyfrowym świecie wysokiej jakości dane stanowią podstawę efektywnego zarządzania transportem, są niezbędne do automatyzacji procesów, optymalizacji kosztów, zapewnienia transparentności w łańcuchu dostaw oraz spełnienia rosnących wymagań regulacyjnych, w tym związanych z ESG. Brak wiarygodnych danych przekłada się bezpośrednio na problemy operacyjne, ograniczoną widoczność procesów oraz trudności we współpracy z partnerami biznesowymi. Dlatego coraz wyraźniej widać, że cyfryzacja w TSL nie może ograniczać się wyłącznie do zastąpienia papieru wersją elektroniczną, lecz musi obejmować również porządkowanie, standaryzację i interoperacyjność danych w całym łańcuchu dostaw – podsumowuje A. Horzela.
Idzie ewolucja
Zdaniem P. Pietrzaka (Hellmann Worldwide Logistics Polska) systemy TMS ewoluują w kierunku otwartych platform integracyjnych, a nie zamkniętych narzędzi operacyjnych. Kluczowym standardem staje się podejście API-first, umożliwiające płynną wymianę danych z klientami, partnerami i innymi systemami logistycznymi. – Istotnym kierunkiem jest automatyzacja wsparta sztuczną inteligencją – tłumaczy P. Pietrzak.
To, że systemy TMS będą ewoluować w kierunku rozwiązań coraz bardziej autonomicznych, prognozuje M. Kaiser (Raben Logistics Polska), spodziewając się w najbliższych latach intensywnego rozwoju algorytmów opartych o sztuczną inteligencję, które będą samodzielnie planować trasy, okna czasowe i alokację zasobów, uwzględniając jednocześnie miliony zmiennych – od natężenia ruchu i warunków pogodowych po przepisy dotyczące czasu pracy kierowców.
– Kolejnym istotnym kierunkiem będzie automatyzacja komunikacji. Boty i wirtualni asystenci przejmą obsługę powtarzalnych zapytań dotyczących statusów przesyłek, wycen czy reklamacji, znacząco odciążając zespoły operacyjne. Rosnące znaczenie będzie miało także „samodzielne działanie” systemów, TMS-y będą coraz częściej proponować najbardziej rentowne ładunki, automatycznie dopasowując je do wolnych przebiegów floty. Naturalnym elementem tego procesu będzie pełna cyfryzacja dokumentów i dalsze ograniczanie pracy manualnej – argumentuje M. Kaiser.
Na to, że jednym z kluczowych kierunków rozwoju systemów TMS będzie dalsza integracja systemów i danych, zarówno wewnątrz organizacji, jak i pomiędzy partnerami w łańcuchu dostaw, zwraca uwagę A. Horzela (GS1 Polska). Jej zdaniem TMS-y coraz częściej będą pełnić rolę centralnych platform danych transportowych. Istotnym trendem jest również to, że część TMS-ów przekształci się w certyfikowane narzędzia do tworzenia, udostępniania i podpisywania elektronicznych listów przewozowych. – Jest to bezpośrednio związane z unijnym rozporządzeniem eFTI (Electronic Freight Transport Information), które zacznie obowiązywać w pełnym zakresie 9 lipca 2027 r. Zgodnie z tym rozporządzeniem organy publiczne w UE będą zobowiązane do akceptowania elektronicznych informacji transportowych, ale tylko wtedy, gdy będą one udostępniane za pośrednictwem certyfikowanych platform eFTI. Oznacza to, że firmy chcące korzystać z e-CMR będą musiały korzystać z rozwiązań spełniających określone wymagania techniczne, bezpieczeństwa i interoperacyjności – argumentuje A. Horzela, już dziś dostrzegając rosnące zainteresowanie dostawców TMS tym obszarem i spodziewając się, że część z nich pójdzie w kierunku certyfikacji eFTI. Za kolejny ważny kierunek rozwoju A. Horzela uważa wbudowane w TMS funkcjonalności mierzenia śladu węglowego transportu. – Rosnące wymagania związane z ESG sprawiają, że firmy potrzebują narzędzi umożliwiających: obliczanie emisji CO2 na poziomie pojedynczego zlecenia, analizę emisji według tras, środków transportu i kontrahentów czy raportowanie danych środowiskowych w sposób spójny i audytowalny. W praktyce oznacza to, że przyszłe TMS-y będą coraz częściej łączyć funkcje operacyjne, regulacyjne i analityczne, stając się platformami zarządzania danymi transportowymi, a nie tylko systemami do planowania przewozów – wskazuje nasza rozmówczyni.
Na przykład
– W Raben Logistics Polska pracujemy na systemie e2open, który postrzegamy jako jedno z najbardziej zaawansowanych rozwiązań TMS dostępnych obecnie na rynku. System doskonale sprawdza się zarówno w obsłudze dużych wolumenów transportowych, jak i w bardziej złożonych scenariuszach logistycznych – mówi M. Kaiser (Raben Logistics Polska), wyliczając kluczowe funkcjonalności programu: planowanie i optymalizacja transportów, kompleksowe zarządzanie zleceniami i flotą, integracja z systemami GPS oraz telematyką, automatyczne rozliczenia i fakturowanie, zaawansowane raportowanie oraz obsługa elektronicznych dokumentów z pełną widocznością statusów w czasie rzeczywistym. – Przewagą e2open jest wysoka elastyczność, szerokie możliwości integracyjne oraz intuicyjny interfejs użytkownika. System jest stale rozwijany zgodnie z aktualnymi trendami rynkowymi, co czyni go rozwiązaniem odpowiednim zarówno dla firm transportowych, spedycji, jak i dużych operatorów logistycznych – tłumaczy M. Kaiser.
Rozwiązaniem wspierającym spedycję i zarządzanie transportem, a przeznaczonym dla firm, które samodzielnie planują i organizują przewóz towarów, jest też TMS oferowany przez Logifact. Obejmuje obsługę zleceń, planowanie transportów, zarządzanie wyjazdami oraz rozliczanie kosztów, zapewniając większą kontrolę nad realizacją procesów transportowych. Umożliwia także integrację z systemami ERP i WMS, co usprawnia przepływ danych i koordynację działań. Do kluczowych funkcjonalności należą automatyczna konwersja zleceń w zadania transportowe, planowanie tras i środków transportu, optymalizacja wyjazdów oraz monitorowanie realizacji transportu. – Istotną przewagą jest możliwość szacowania kosztów transportu już na etapie planowania oraz porównywania kosztów planowanych z rzeczywistymi. Rozwiązanie jest kierowane przede wszystkim do firm produkcyjno-handlowych i usługowych, które potrzebują lepszej kontroli nad transportem, kosztami i organizacją dostaw – akcentuje dostawca systemu
