Oszczędności zaczynają się od procesu

Jak zoptymalizować zarządzanie środkami ochrony indywidualnej?

Niższe koszty środków ochrony indywidualnej nie muszą oznaczać wyboru najtańszych produktów. Znacznie większy potencjał oszczędności kryje się w kontroli zużycia, właściwym doborze wyposażenia, automatyzacji wydań oraz sprawnie zorganizowanej logistyce. Potwierdzają to wyniki współpracy MJM Feel Safe z dużą międzynarodową firmą, której roczne koszty w analizowanym obszarze zmniejszyły się o blisko 120 tys. euro.

Tekst: Bartosz Pacer, Patrycjusz Sibilski, Jacek Siedlaczek – MJM Feel Safe

Zdjęcie: MJM Feel Safe

W grudniu 2025 roku specjaliści MJM Feel Safe odwiedzili centralę klienta, aby zaprezentować wyniki współpracy rozpoczętej w 2022 roku. Spotkanie było okazją do podsumowania zmian, które w ciągu czterech lat zaszły w sposobie zamawiania, wydawania i zarządzania środkami ochrony indywidualnej. Rezultaty pokazały, że odpowiednie połączenie technologii, logistyki, wiedzy produktowej i obsługi operacyjnej może przynieść przedsiębiorstwu wymierne i trwałe oszczędności. Punkt wyjścia: 290 tys. euro rocznie Na początku współpracy roczna wartość zamówień została oszacowana na około 290 tys. euro. Kwotę określono na podstawie poziomu wydatków z poprzednich lat. W 2025 roku rzeczywiste koszty wyniosły już tylko 170 016 euro. Oznacza to zmniejszenie rocznych wydatków o niemal 120 tys. euro, czyli o około 41% względem wartości wyjściowej.

Co istotne, oszczędności nie były wynikiem pojedynczej negocjacji cenowej. Były efektem konsekwentnego uporządkowania całego procesu – od analizy zagrożeń na stanowiskach pracy, przez testowanie produktów, aż po automatyzację wydań i przejęcie odpowiedzialności za dostępność zapasów. Oszczędności zaczynają się od audytu Pierwszym etapem wdrożenia był audyt sposobu wykorzystywania środków ochrony indywidualnej. Jego celem nie było wyłącznie sprawdzenie cen dotychczas kupowanych produktów.

Analiza obejmowała trzy podstawowe obszary: 

• identyfikację zagrożeń występujących na poszczególnych stanowiskach pracy, 
• sprawdzenie, z jakich produktów korzystają pracownicy, 
• dobór i testowanie potencjalnych zamienników. 

Takie podejście pozwala odpowiedzieć na znacznie ważniejsze pytanie niż: „Czy możemy kupić ten produkt taniej?”. Kluczowe jest ustalenie, czy stosowany produkt jest właściwie dopasowany do wykonywanej pracy, czy zapewnia odpowiedni poziom ochrony oraz jak długo zachowuje swoje właściwości użytkowe. Tańszy produkt, który trzeba wymieniać dwa razy częściej, nie zawsze generuje oszczędność. Z kolei odpowiednio dobrany zamiennik może mieć korzystniejszą cenę, większą trwałość i być lepiej akceptowany przez pracowników.

Dlatego każda zmiana produktowa została poprzedzona testami w rzeczywistych warunkach pracy. Dopiero po uzyskaniu pozytywnej oceny produkt był wdrażany szerzej. Vending, czyli kontrola zużycia bez ograniczania dostępności Drugim filarem optymalizacji było wdrożenie systemu vendingowego w ramach MJM Optima. Automaty vendingowe umożliwiły pracownikom stały dostęp do potrzebnych środków ochrony, a jednocześnie pozwoliły uporządkować sposób ich wydawania. System rejestruje pobrania i umożliwia przypisanie odpowiednich limitów do pracownika, stanowiska, działu lub centrum kosztowego.

Dzięki temu przedsiębiorstwo zyskuje przejrzystą informację o tym: 

• jakie produkty są pobierane, 
• kto z nich korzysta, 
• jak często dochodzi do pobrań, 
• w których obszarach zużycie jest wyższe niż zakładano,
• gdzie mogą występować nieuzasadnione różnice.

Automatyzacja nie polega więc wyłącznie na zastąpieniu tradycyjnego magazynu maszyną. Jej największą wartością jest dostarczenie danych i narzędzi pozwalających świadomie zarządzać konsumpcją. Pracownicy nadal mają dostęp do potrzebnych produktów, natomiast firma ogranicza pobrania przypadkowe, nadmiarowe oraz trudne do przypisania do konkretnego działu czy procesu.

OBSŁUGA AUTOMATÓW PO STRONIE MJM

Samo uruchomienie systemu vendingowego nie kończy wdrożenia. Aby rozwiązanie rzeczywiście odciążało klienta, konieczne jest zapewnienie jego bieżącej obsługi. W analizowanym przypadku odpowiedzialność za uzupełnianie i serwisowanie automatów przejął pracownik MJM. Klient nie musi delegować własnego zespołu do kontrolowania zawartości maszyn, uzupełniania produktów ani organizowania działań serwisowych. Obsługa obejmuje między innymi: 

• regularne uzupełnianie automatów, 
• kontrolę dostępności produktów, 
• reagowanie na bieżące potrzeby, 
• serwis urządzeń, 
• współpracę z osobami odpowiedzialnymi za BHP i zakupy. 

Dzięki temu system vendingowy staje się usługą realizowaną kompleksowo, a nie kolejnym urządzeniem, którym przedsiębiorstwo musi samodzielnie zarządzać.

MAGAZYN KONSYGNACYJNY BEZ ANGAŻOWANIA ZASOBÓW KLIENTA

Kolejnym elementem współpracy było przejęcie przez MJM obowiązków związanych z obsługą magazynu konsygnacyjnego. Po stronie MJM znalazły się między innymi:

• utrzymywanie zapasów na odpowiednim poziomie, 
• monitorowanie stanów magazynowych, 
• organizacja dostaw, 
• transport, 
• logistyka, 
• składanie bieżących zamówień,
• zapewnienie ciągłości dostępności produktów.

Dla klienta oznacza to znaczące uproszczenie procesu. Firma nie musi samodzielnie analizować każdego stanu magazynowego, pilnować terminów dostaw ani angażować pracowników w bieżące uzupełnianie zapasów. Klient oczekuje dostępności właściwego produktu we właściwym miejscu i czasie. Odpowiedzialność za realizację tego celu pozostaje po stronie MJM. Tak działa moduł Logistics+ w ramach MJM Optima – zapasy są zabezpieczone, ale klient nie musi zamrażać nadmiernego kapitału ani budować rozbudowanego zaplecza do obsługi całego procesu.

WYNIKI FINANSOWE WSPÓŁPRACY

Dane z lat 2022–2025 pokazują, że w każdym analizowanym roku rzeczywiste wykorzystanie środków było niższe od przyjętej wartości zamówień PO. (patrz tabela I) Łączna wartość PO w analizowanym okresie wyniosła 1 060 000 euro, podczas gdy rzeczywiste wykorzystanie zamknęło się kwotą 817 678 euro. Oznacza to łączną, wykazaną w zestawieniu oszczędność na poziomie 242 322 euro. Jednocześnie porównanie wartości wyjściowej z 2022 roku z rzeczywistymi kosztami w 2025 roku pokazuje zmniejszenie rocznych wydatków o 119 984 euro, czyli około 41%. Każdy rok współpracy przynosił oszczędności na poziomie od 21% do 27% względem wartości PO. Wyniki wskazują więc nie na jednorazowy efekt, ale na trwałą zmianę sposobu zarządzania środkami ochrony indywidualnej.

CENA PRODUKTU TO TYLKO JEDNA Z DŹWIGNI

Przykład tego klienta pokazuje, że negocjacja cen zakupowych jest tylko jednym z elementów optymalizacji. Całkowity koszt zaopatrzenia przedsiębiorstwa w środki ochrony indywidualnej zależy również od:

• liczby pobieranych produktów, 
• częstotliwości ich wymiany, 
• trwałości i jakości wyposażenia, 
• dopasowania produktu do stanowiska, 
• kosztów magazynowania, 
• liczby dostaw, 
• czasu pracy osób obsługujących zamówienia i magazyn, 
• wartości zapasów, 
• strat wynikających z nadmiernych lub niekontrolowanych pobrań, 
• dostępności danych potrzebnych do podejmowania decyzji. 

Dopiero połączenie tych obszarów pozwala osiągnąć oszczędności, które są widoczne nie tylko w cenie jednostkowej produktu, ale również w całkowitym koszcie funkcjonowania procesu.

Tabela 1.

Źródło: MJM Feel Safe

MJM OPTIMA – SYSTEM, KTÓRY ŁĄCZY TECHNOLOGIĘ, PRODUKTY I LOGISTYKĘ

MJM Optima to rozwiązanie wspierające przedsiębiorstwa w kompleksowym zarządzaniu zakupem, wydawaniem, zużyciem i dostępnością środków ochrony indywidualnej.

W przypadku opisywanego klienta źródłem oszczędności było połączenie kilku wzajemnie uzupełniających się działań:

1. audytu stanowisk pracy i stosowanych produktów,
2. testowania oraz wdrożenia odpowiednich zamienników, 
3. automatyzacji wydań za pomocą systemu vendingowego, 
4. kontroli poziomu zużycia, 
5. bieżącej obsługi i serwisu automatów, 
6. przejęcia obsługi magazynu konsygnacyjnego, 
7. zapewnienia transportu, logistyki i ciągłości dostaw. 

Klient otrzymał nie tylko produkty, ale kompletny proces wraz z odpowiedzialnością za jego sprawne funkcjonowanie. 

NAJWIĘKSZĄ OSZCZĘDNOŚCIĄ JEST PROCES, KTÓRYM NIE TRZEBA SIĘ ZAJMOWAĆ

Współpraca z MJM Feel Safe przyniosła klientowi wymierne efekty finansowe, ale korzyści nie kończą się na redukcji wydatków. Firma ograniczyła również liczbę obowiązków administracyjnych i operacyjnych związanych z zamawianiem, magazynowaniem oraz dystrybucją środków ochrony indywidualnej. Jej pracownicy mogą koncentrować się na podstawowej działalności przedsiębiorstwa, zamiast zajmować się uzupełnianiem automatów, kontrolowaniem zapasów czy organizowaniem kolejnych dostaw. To właśnie na tym polega wartość MJM Optima: system nie tylko pomaga kupować taniej. Pozwala lepiej dobierać produkty, ograniczać nieuzasadnione zużycie, automatyzować wydania, zabezpieczać dostępność oraz przenieść znaczną część odpowiedzialności za logistykę na wyspecjalizowanego partnera. Oszczędność powstaje nie w jednym miejscu, ale na każdym etapie procesu.