Do peaków sprzedażowych przyzwyczajeni są handlujący „spożywką”, jak i odzieżą, obuwiem, sprzętem sportowym czy artykułami gospodarstwa domowego. W każdym przypadku taki szczyt stanowi wyzwanie. Presja zwiększa się wraz z rozwojem e-handlu. Rzadko kiedy kupujący jest gotów wybaczyć dostawcy spóźnienie przesyłki kurierskiej, a jej niedostarczenie w akceptowalnym terminie (np. przed świętami), choćby z racji wyjątkowego spiętrzenia zamówień, może się okazać nie tylko kosztownym błędem, ale wręcz wizerunkową katastrofą.

Bez przygotowania nie da rady

– W DHL Express, firmie obsługującej międzynarodowe, ekspresowe przesyłki lotnicze, przygotowujemy się z odpowiednim wyprzedzeniem do intensywnego okresu paczkowego przed czasem świątecznym. To szczególnie istotne, ponieważ końcówka roku obfituje w różnego rodzaju okazje zakupowe, m.in. Dzień Singla, Black Friday czy Cyber Monday – mówi Tomasz Buraś, Prezes DHL Express Polska, dodając, że firma nieustannie inwestuje w rozwój globalnej floty lotniczej, a także optymalizuje sieci dystrybucyjne i trasy przejazdu. Podstawą biznesu DHL Express są transporty towarów drogą lotniczą, ale firma dba również o flotę naziemną, dążąc do tego, aby dysponować adekwatną liczbą pracowników i podwykonawców, a także pojazdów kurierskich. – W ten sposób możemy sprawniej zarządzać wzmożonymi zleceniami, a co najważniejsze – dostarczać zamówienia na czas, co odgrywa kluczową rolę w branży logistycznej i jest odpowiedzią na oczekiwania partnerów biznesowych – mówi T. Buraś. Swoista przewaga wynikać może z tego, że każdy z regionów na świecie, w których działa DHL Express (220 krajów), jest inny i różni się pod względem opracowanego planu zarządzania zwiększonym ruchem przewozowym. Dzięki temu jest też kopalnią wiedzy i doświadczeń, pomagając tym samym pozostałym.

W DHL Express śledzi się wskaźniki o sytuacji ekonomicznej w Polsce i na świecie, które pozwalają ocenić, jak orientacyjnie może wyglądać szczyt przesyłkowy i jak przygotować się na tę okoliczność.

Łukasz Zembowicz, Dyrektor ds. sprzedaży i marketingu, Członek Zarządu, DPD Polska, podkreśla, że działania reprezentowanej przez niego firmy przed szczytem paczkowym obejmują standardowe procedury, przede wszystkim wzmacniane są stanowiska kurierskie i magazynowe. – Priorytetem jest dla nas dalszy rozwój obszaru usług OOH (Out-Of-Home), który przyjmuje coraz większą część wolumenu. Sukcesywnie rozbudowujemy sieć punktów DPD Pickup w duchu idei „bliżej jest lepiej”. Dzięki gęstemu rozmieszczeniu punktów nadań i odbiorów (obecnie ponad 25 tys. punktów, w tym ponad 5 tys. automatów paczkowych), klient może wygodnie odebrać lub nadać paczkę przy okazji innych, codziennych aktywności – mówi Ł. Zembowicz.

Oczywistą prawdę, że okres świątecznego peaku to dla wszystkich firm logistycznych czas wytężonej pracy, gdyż muszą obsłużyć zwiększony wolumen paczek, potwierdza też Małgorzata Markowska, Promotion & Communication Manager, GLS Poland, dodając, jak olbrzymie znaczenie ma w tym czasie zaangażowanie zespołu. Jako dowód, że to się udaje, nasza rozmówczyni przywołuje bardzo wysoki wskaźnik NPS (76,5), który określa poziom satysfakcji klientów. – Logistyka to infrastruktura, systemy, procesy, ale przede wszystkim ludzie, bez których doświadczenia i codziennej pracy dostarczanie przesyłek byłoby po prostu niemożliwe. Biorąc pod uwagę dynamiczny rozwój e-commerce, przewidujemy, że świąteczny peak w tym roku będzie intensywny, dlatego też podstawą przygotowania są tu: inteligentne modele danych, precyzyjne prognozowanie, dobre planowanie i sprawdzone procedury. Dokładne analizy pozwalają nam też odpowiednio do potrzeb zwiększać zatrudnienie w naszych lokalizacjach. Zachęcamy również naszych partnerów transportowych do rekrutacji dodatkowych kurierów – mówi M. Markowska. Tak działa cała Grupa GLS, która w szczycie sezonu w Europie zatrudnia kilka tysięcy dodatkowych pracowników, by sprawnie realizować dostawy międzynarodowe. Obecnie firma posiada 50 filii w Polsce, a sieć Szybkiej Paczki stale się rozwija i liczy ponad 6 tys. punktów. – Podobnie działają europejskie oddziały GLS, które duży nacisk kładą na elastyczne formy nadań i odbiorów, co zapewnia im m.in. rozwinięta sieć PUDO licząca ponad 42 tys. lokalizacji i ponad 4,8 tys. maszyn paczkowych. Szczyt sezonu to także uruchamianie dodatkowych tras samochodów liniowych, aby usprawnić strumień dostaw. Nie bez znaczenia przy prognozowaniu i optymalizacji logistyki w tym czasie są również zaawansowane narzędzia cyfrowe. Jak co roku, tak i w tegorocznym nadchodzącym peaku będziemy odpowiednio przygotowani, a klienci mogą być pewni, że ich przesyłki dostarczymy zgodnie z najwyższymi standardami oferowanymi przez GLS, bezpiecznie i na czas – dodaje przedstawicielka GLS.

Rola efektywnej sieci
– Myślę, że stabilna i efektywnie funkcjonująca sieć logistyczna to gwarancja dobrego przepracowania okresu ze zwiększonym popytem na usługi transportowe. Oczywiście realizujemy szereg działań bezpośrednio przed zbliżającym się peakiem sprzedażowym, po to, żeby niezmiennie zapewniać klientom usługi na najwyższym poziomie. Przede wszystkim staramy się zabezpieczyć flotę i tym samym zapewnić odpowiednią ilość samochodów dystrybucyjnych, co obecnie jest niezwykle trudnym wyzwaniem, nie tyle ze względu na brak samych aut, co przede wszystkim brak kierowców. Już dostrzegamy zwiększoną liczbę zamówień na nasze usługi, a to dopiero początek szczytu przesyłkowego. Mimo wielu wyzwań, jakie stawia przed nami rynek TSL, jesteśmy pozytywnie nastawieni i przede wszystkim gotowi na ostatnie miesiące roku.
Paweł Golec, Dyrektor Operacyjny Geis PL

 

Prognozowanie szczytu sprzedażowego

- Wspólnie z klientami staramy się wypracować skuteczną ścieżkę komunikacji, która pozwoli naszej firmie zabezpieczyć wymagane na wysoki sezon zasoby z odpowiednim wyprzedzeniem. Obejmuje ona regularne spotkania jakościowe, na których dzielimy się wiedzą na temat prognoz sprzedażowych. Praktyką są dedykowane narzędzia operacyjne, jak dodatkowe naczepy w systemie stand-by-trailer czy auta delegowane na czas wzrostów w ramach ustalonej z klientem elastyczności. Jednak z mojego długoletniego doświadczenia w budowaniu relacji z klientami wynika, że najskuteczniejsza jest otwarta komunikacja i transparentne informacje dotyczące planowanych wzrostów wolumenu.

Joanna Górna, Key Account Manager, Raben Transport

Na to, że okres przedświąteczny w logistyce zaczyna się już bardzo wcześnie, kiedy konsumenci myślą jeszcze o zakupach kremów z filtrem, zwraca uwagę Anna Galas, Business Development Director, DHL Supply Chain . – My, logistycy, rozmowy z klientami zaczynamy wiosną czy wczesnym latem. I choć peak trafia się co roku, zawsze potrafi nas zaskoczyć, a powodem jest zmienna sytuacja makroekonomiczna, kiedy to trendy z lat poprzednich mogą się nie powtórzyć w dokładnie takim samym procencie, choć szczęśliwie nie mamy już turbulencji w łańcuchach dostaw, jak w ubiegłych latach. Jednak nadal rosnące ceny i zachowania konsumentów dają niepewność, co czeka nas w tym roku – mówi. Taki okres zawsze testuje rozwiązania, szczególnie te dla logistyki e-commerce, gdzie zmiany wolumenów z dnia na dzień są nieprzewidywalne. – W tym roku jeszcze bliżej pracujemy z naszymi klientami, aby prognozy sprzedaży nie były jedynie odzwierciedleniem zeszłych sezonów, ale uwzględniały sytuację obecną – dodaje nasza rozmówczyni, zaznaczając, że w DHL Supply Chain przygotowywane są odpowiednio wyszkolone zasoby ludzkie, organizowana jest współpraca z agencjami pracy tymczasowej, ale przede wszystkim od lat inwestuje się w rozwiązania automatyczne, które są odporne na zmiany ilości zleceń (w każdej chwili można doposażyć istniejącą infrastrukturę w dodatkowy sprzęt, np. w Autostore czy roboty do kompletacji towarów).

Dla Jadwigi Żurek, Sales Director, Arvato, czymś oczywistym jest, że przygotowując się do szczytu świątecznego, konieczne jest często zatrudnienie i szkolenie nowych pracowników, zwłaszcza przed okresem zwiększonych wolumenów logistycznych, jakie przynoszą Black Friday czy same Święta Bożego Narodzenia. W tych okolicznościach warto również rozważyć współpracę z agencjami pracy, oferującymi wsparcie w procesie rekrutacji, jak i dostarczaniu doświadczonego personelu tymczasowego. Niezbędne jest także dodatkowe wyposażenie magazynu i przetestowanie obecnego systemu informatycznego po uruchomienia dodatkowych stanowisk pakowania wykorzystywanych do przetwarzania zwiększonej ilości zleceń. – Przy kilkuset czy kilku tysiącach zamówień dziennie, należy być pewnym, że posiadany system WMS nas nie zawiedzie i poradzi sobie ze wszystkim zaplonowanymi procesami logistycznymi. Odpowiednia integracja ze sklepem internetowym daje dodatkową gwarancję, że zapas magazynowy pokrywa się z ilością towaru, który jest oferowany w sprzedaży właśnie w kanale e-commerce w tym czasie. Ważna jest również propozycja różnych form wysyłki i informowanie klienta o statusie zamówienia na każdym etapie realizacji. W okresie szczytu sprzedażowego kluczowe są elastyczność oraz umiejętność szybkiego reagowania na niespodziewane sytuacje, co jest istotne dla efektywnej obsługi projektów e-commerce – dodaje J. Żurek.

Kluczowy koniec roku
– Oczywiście, największy szczyt zakupowy rozpoczyna się w okolicach Black Friday (w 2023 r. przypada na 24 listopada) i utrzymuje się do końca roku. Jednakże obserwując branżę fashion czy beauty, które są najpopularniejsze w e-commerce, sklepy wchodzą w pierwszy peak sezonowy we wrześniu, a nawet na koniec sierpnia. W tym czasie rozpoczyna się okres „powrotu do szkoły” oraz klienci zaczynają wymieniać swoją garderobę na sezon jesienno-zimowy. W tym roku, ze względu na wysokie temperatury, które utrzymywały się do początku października, zakupy te często zostały odroczone na kolejne tygodnie. Następnie kolejno wchodzimy w zakupy przed 1 listopada, Black Friday czy Black Week oraz sezon świąteczny. Kupujący coraz częściej wypatrują promocji oraz atrakcyjnych ofert już kilka miesięcy przed Świętami Bożego Narodzenia. Po pierwsze, pozwala to na rozłożenie budżetu zakupowego na kilka miesięcy, a po drugie, daje gwarancje, że wszystkie produkty (szczególnie te kupione on-line) otrzymają na czas.
Jadwiga Żurek, Sales Director Arvato

Ważna jest prognoza

O tym, że prognozowanie szczytu sprzedażowego nie jest łatwym zadaniem, mówi m.in. T. Buraś (DHL Express). Podaje przykład branży e-commerce, gdzie 2–3 lata temu mierzono się z dużą niepewnością, za którą stał COVID-19, natomiast chwilę później nastąpił gwałtowny wzrost tego segmentu. – Wydaje się, że czasy przewidywalności szybko do nas nie wrócą. W DHL Express obserwujemy więc otoczenie gospodarcze, w globalnych i lokalnych działach analiz mamy wysoko wykwalifikowanych specjalistów. To oni śledzą wskaźniki sytuacji ekonomicznej w Polsce i na świecie, a następnie dostarczają nam tę wiedzę – dodaje nasz rozmówca, zaznaczając, że analizy są tylko jednym z elementów pomagających ocenić, jak orientacyjnie może wyglądać szczyt przesyłkowy i jak przygotować się na tę okoliczność. W cykl przewidywania włącza się bowiem również klientów (zarówno w Polsce, jak i innych krajach), z którymi ustalane są plany, służące następnie do prognozowania zapotrzebowania.

To, że sprawa skutecznego planowania jest sprawą indywidualną każdej firmy, zaznacza przedstawicielka GLS Poland. – Przede wszystkim śledzimy trendy w e-commerce, a te pokazują, według najnowszego raportu Gemius, że odsetek osób kupujących on-line zwiększył się w porównaniu do ub.r. i wynosi teraz 79%. Osiągnięcie sukcesu w tak dynamicznym środowisku handlowym jest możliwe m.in. dzięki systemom business intelligence oraz big data, które stają się kluczowym narzędziem w planowaniu obsługi strumienia przesyłek w szczycie sezonu – tłumaczy M. Markowska, dodając, że źródłem wiedzy są własne doświadczenia, które pomagają efektywnie planować zatrudnienie i z wyprzedzeniem zaplanować dodatkowe trasy samochodów liniowych.

To, że rozpoczynając etap przygotowań istotne jest przeprowadzenie analizy danych logistycznych z lat poprzednich, co niewątpliwie może pomóc w prognozowaniu popytu na oferowane obecnie produkty potwierdza J. Żurek (Arvato). W tym czasie kluczowa jest koncentracja na trzech kluczowych elementach: dostępności produktów, szybkości realizacji zleceń oraz kosztach. – Predykcja zatowarowania magazynu ma kluczowe znaczenie dla powodzenia realizacji wysyłek w peaku sezonowym. Firmy, sklepy internetowe z jednej strony chcą być maksymalnie przygotowane na czas zwiększonego popytu, z drugiej – ostrożnie zamawiają towar u podwykonawców, rozkładając ryzyko zakupowe na różne kierunki: import, dostawy w ramach UE czy dostawy od lokalnych podwykonawców – tłumaczy J. Żurek i dodaje, że nie bez wpływu na częstotliwość zamówień (od dostawców czy podwykonawców) i ich wielkość ma również obecna sytuacja ekonomiczna, nastroje zakupowe klientów czy inflacja. Coraz ważniejszą rolę w tym procesie odgrywają również algorytmy sztucznej inteligencji, które mogą analizować duże ilości danych i prognozować przyszłe trendy.

Chociaż peak świąteczny trafia się co roku, to zawsze potrafi zaskoczyć logistykę, a powodem jest zmienna sytuacja makroekonomiczna, kiedy to trendy z lat poprzednich mogą się nie powtórzyć w dokładnie takim samym procencie.

Paweł Golec, Dyrektor Operacyjny, Geis PL, jest zdania, że wydarzenia ostatnich lat w gospodarce krajowej oraz międzynarodowej zdecydowanie nie ułatwiają prognozowania wielkości wolumenów w kolejnych miesiącach. Można na podstawie danych historycznych przygotować stosowną analizę, jednak jak wyliczenia te mogą być obarczone błędem ze względu na czynniki zewnętrzne. – Aby skutecznie zaprognozować sprzedaż w kolejnych miesiącach, należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Nieustanna obserwacja rynku, klientów i ich nadań, weryfikacja nastrojów w gospodarce są niezwykle pomocne. Analizy są bardzo istotne i pomagają w przygotowaniu firmy do obsłużenia zwiększonej ilości nadań, jednak uważam, że kluczowa jest znajomość swoich klientów, pozostawanie z nimi w ciągłym kontakcie i szybkie reagowanie na ich potrzeby – mówi P. Golec.

Szczyt to nie tylko święta

Operatorzy dość zgodnie podkreślają, że o ile jeszcze kilka lat temu największy wzrost sprzedaży miał miejsce w grudniu, dziś obejmuje już praktycznie cały czwarty kwartał roku. Potwierdza to P. Buraś. DHL Express notuje nasilone zapotrzebowanie na przesyłki w październiku. Później rośnie z miesiąca na miesiąc aż do świąt Bożego Narodzenia. Spowodowane to jest m.in. tym, że wiele firm produkcyjnych z wyprzedzeniem realizuje produkcję, zaś gros sklepów stacjonarnych oraz internetowych decyduje się na wprowadzanie promocji z okazji m.in. Black Friday czy Cyber Monday, a niektóre również Black Week, czyli całotygodniowych obniżek cen. – Sprzedawcy na różne sposoby zachęcają klientów do zakupów, a to napędza jednocześnie transport produktów. Z naszych usług korzystają zarówno klienci indywidualni, jak i firmy. Z doświadczenia wiemy, że muszą one odpowiednio przygotować się do świątecznego szczytu. W tym celu zamawiają dodatkowe partie towarów wcześniej, co wpływa na dużo większe zainteresowanie cargo lotniczym, które jest najszybszą z dostępnych form przewozu. Warto dodać, że niedługo po świętach na globalną wymianę dóbr zaczyna oddziaływać Chiński Nowy Rok. W efekcie w pierwszym kwartale roku obserwujemy wśród naszych partnerów biznesowych większy popyt na artykuły, ponieważ w ramach celebracji tego święta fabryki ograniczają produkcję lub planują całkowite przestoje. Przekłada się to na przesyłki z i do Chin, dlatego firmy decydują się często na zaplanowanie dostaw z wyprzedzeniem – dodaje P. Buraś. W czasie szczytu paczkowego, jak i na co dzień, DHL Express jest w stanie sprostać organizacji szybkiej i precyzyjnej realizacji, m.in. poprzez usługę Same Day Delivery. Dzięki niej możliwie jest dostarczenie zamówienia do odbiorcy nawet jeszcze tego samego dnia, w niemal każde miejsce. Nie bez znaczenia jest również siatka własnych, znających lokalne przepisy agencji celnych w każdym z 220 krajów i terytoriów na całym świecie, gdzie DHL Express świadczy usługi. Dodatkową pomocą dla firm przy planowaniu transportu jest przewidywalność usług (sieć DHL działa codziennie w tym samym modelu).

Również zdaniem Ł. Zembowicza (DPD Polska) na uwadze trzeba mieć to, że preferencje i zachowania konsumentów znacząco się w ostatnich latach zmieniły, z roku na rok widzimy coraz większe przekierowanie klientów ze sklepów stacjonarnych do modelu on-line. Jego zdaniem tę transformację przyśpieszyły okres pandemii oraz coraz lepsze i wygodniejsze platformy, rozwiązania sprzedażowe, łączące technologię i usługi logistyczne. – Można powiedzieć, że właściwie cały czwarty kwartał charakteryzuje się zwiększonymi wolumenami. Już po wakacjach pojawiają się zwiększone przepływy paczek w związku z „back to school” oraz zmianami kolekcji odzieżowych z letnich na jesienno-zimowe. Potem pojawiają się zakupy opon, Black Friday, Cyber Monday, Mikołajki i wreszcie Święta Bożego Narodzenia. Warto dodać, że np. z Black Friday zrobił się Black Week czy nawet miesiąc, a sprzedawcy rozciągają okresy promocyjne, co korzystnie wpływa na logistykę i powoduje, że skokowe anomalnie wolumenowe zdarzają się rzadziej – mówi Ł. Zembowicz, akcentując, że praktycznie cały czwarty kwartał staje się permanentnym okresem peakowym, chociaż bardziej wypłaszczonym niż w przeszłości, gdy kulminacyjnym momentem był bezpośrednio okres poprzedzający Święta Bożego Narodzenia.

Predykcja zatowarowania magazynu ma kluczowe znaczenie dla powodzenia realizacji wysyłek w peaku sezonowym. Firmy i sklepy internetowe z jednej strony chcą być maksymalnie przygotowane na czas zwiększonego popytu, z drugiej – ostrożnie zamawiają towar u podwykonawców, rozkładając ryzyko zakupowe na różne kierunki.

– Niedawno przeczytałam gdzieś w prasie, że produkty świąteczne w sklepach widziano już w tym roku w sierpniu. Skoro jesteśmy przez sprzedawców w dłuższym czasie kuszeni świąteczną gorączką, świątecznymi dobrymi wspomnieniami, a wielu ekspertów twierdzi, że niezależnie od sytuacji ekonomicznej, konsumenci podczas sezonu świątecznego są gotowi kupić i wydać więcej, niż wcześniej zaplanowali, to my, logistycy mamy również wydłużony sezon – mówi A. Galas (DHL Supply Chain), dodając, że wyjątkowe oferty, wyprzedaże, last calls, a także potrzeba zrobienia sobie lub bliskim przyjemności, podejście „w końcu to święta” były do tej pory wystarczającym wytłumaczeniem kompulsywnych listopadowo-grudniowych zakupów. – To już tylko logistyka żywności szczyt sprzedaży zalicza w grudniu, pozostałe branże ten okres mają wydłużony, choć oczywiście nadal najintensywniej w magazynach jest w listopadzie i na początku grudnia – zaznacza nasza rozmówczyni. Jej zdaniem wydłużony sezon to trend, który już na stałe wpisał się w logistyczny kalendarz, to wynik promocji typu Blak Friday, Cyber Monday itp., gdzie sprzedawcy prześcigają się w pomysłach na przyciągnięcie uwagi klientów – wszystkie te dni w magazynach są zawsze wyzwaniem, na które operatorzy przygotowują się wiele miesięcy. Uzyskanie dobrych wyników sprzedaży świątecznej A. Galas określa jako synergię działań marketingowych, sprzedażowych, automatyzacyjnych, lecz również i logistycznych.        

Nieco inaczej sprawa wygląda z perspektywy P. Golca (Geis PL). – Jeśli mówimy o usłudze drobnicowej, którą w zdecydowanej większości świadczymy, to grudzień jest dla nas miesiącem delikatnego spowolnienia względem poprzednich miesięcy. Jednak większość sklepów, hurtowni, centrów dystrybucyjnych realizuje zatowarowanie wcześniej. Nie oznacza to, że w grudniu mamy mało pracy. Oczywiście realizując usługi również dla konsumentów, duża część naszych dostaw przypada również w grudniu – mówi P. Golec i zaznacza, że firma świadczy także usługi FTL, na które również jest wzmożone zapotrzebowanie właściwie do połowy grudnia. – Myślę, że nadal największy wzrost sprzedaży, ale usług typowo kurierskich bazujących w pewnym stopniu na dostawach B2C, jest notowany jednak w grudniu. Wynika to przede wszystkim z kalendarza, 6 grudnia, następnie święta, niewątpliwe generują zdecydowanie większy wolumen. Dla nas kluczowym okresem będzie za pewne cały listopad oraz początek grudnia – dodaje P. Golec.

Najważniejsze: uniknąć spiętrzenia!

Kluczowe dla poradzenia sobie w trakcie peaków sprzedażowych jest unikanie spiętrzeń. To wymaga sprawnego zarządzania wolumenami i operacjami logistycznymi. – W Polsce zatrudniamy obecnie ponad tysiąc osób, współpracujemy z przewoźnikami i kurierami, którzy codziennie obsługują kilkaset tras kurierskich. Mamy świadomość, że chcąc sprostać wyzwaniu, jakim jest wzmożone zapotrzebowanie na przesyłki, kluczowy jest odpowiednio zorganizowany i zaangażowany zespół oraz elastyczne podejście, zakładające codzienną zmienność i bieżące dostosowanie do krótkoterminowych korekt organizacji pracy. Przez cały rok dążymy do tego, aby liczba zatrudnionych w dziale obsługi klientów, centrach dystrybucyjnych i działach obsługi celnej, a także współpracujących kurierów, była na poziomie umożliwiającym sprawne zarządzanie okresami nasilonego popytu. Podczas świątecznego sezonu wysyłkowego dbamy o to, żeby nasza kadra mogła w pełni skupić się na kluczowej w tym czasie obsłudze klientów – mówi T. Buraś (DHL Express).

Podobnie sprawa wygląda z perspektywy DPD. I w tym przypadku odpowiedzią jest dobre planowanie, przygotowanie infrastrukturalne i wspomniana wcześniej sieć usług Out-Of-Home (OOH). Ł. Zembowicz przypomina, że to klient decyduje o tym, gdzie, kiedy i jak odbierze swoją przesyłkę, a zadaniem operatora jest znaleźć odpowiedź na te oczekiwania, czyli dostosować się do preferencji odbiorcy – udostępnić narzędzia do zarządzania przesyłką, jak aplikacja DPD Mobile oraz zapewnić jak największy wybór możliwości odbioru paczek w DPD, a tym samym maksymalnie przyśpieszyć proces logistyczny. – Sieć ponad 25 tys. punktów DPD Pickup obejmuje: punkty partnerskie, oddziały miejskie oraz automaty paczkowe. Przejmują one dużą część wolumenu, którego doręczenie jeszcze kilka lat temu wymagałoby większego udziału floty kurierskiej. Teraz odbiory lub nadania paczek coraz częściej realizowane są samodzielnie przez klientów, niejako przy okazji innych codziennych aktywności – komentuje Ł. Zembowicz i dodaje, że w okresach szczytu paczkowego firma pracuje częściowo w weekendy, czyli wydłuża tydzień pracy minimum o sobotę. To pomaga, ponieważ przesyłki odbierane są w soboty i niedziele i nie blokują przestrzeni magazynowych Nadawców i DPD, bo można rozłożyć wolumeny bardziej optymalnie, a paczki nadane w sobotę i niedzielę są u odbiorców już w poniedziałek. Do obsługi zwiększonych wolumenów paczek potrzebna jest efektywna infrastruktura. – Nie ustajemy w inwestycjach, które wpływają na podniesienie jakości naszych usług i szybszą obsługę dużych sezonowych przepływów. Na przykład w ostatnim czasie do użytku oddaliśmy nowy oddział – sortownię w Zgierzu, która może obsłużyć nawet 90 tys. paczek na dobę. Atutem inwestycji jest nie tylko najlepsza, dostępna na polskim rynku technologia, ale i lokalizacja – województwo łódzkie leży na przecięciu najważniejszych szlaków transportowych w kraju, dlatego to tu centra logistyczne posiadają największe firmy z branży e-commerce. Dla klienta oznacza to szybkie i elastyczne usługi, a dla nas usprawnienie procesów – mówi Ł. Zembowicz.

GLS Poland w świątecznym peaku wykorzystuje inteligentne modele danych i działa w ramach sprawdzonych rozwiązań oraz wypróbowanych procedur, m.in. przewidując i planując zatrudnienie pracowników sezonowych, do czego zachęca też przewoźników, z którymi współpracuje. – Dzięki temu dysponujemy odpowiednią, dostosowaną do aktualnych potrzeb liczbą pracowników magazynowych sortujących przesyłki oraz doręczających je na czas kurierów. Kluczowe są tu efektywność, ale przede wszystkim zaangażowanie naszego zespołu, dla którego oczekiwania klienta są w centrum uwagi – mówi M. Markowska. Pracownicy wiedzą, że świąteczny szczyt to szczególny czas w roku, gdy klienci są wyczuleni na szybkie dostawy, zachowanie bezpieczeństwa przesyłek i wysokich standardów usług. I w tym przypadku pomocna jest infrastruktura – od sortowni centralnej, poprzez sortownie regionalne i 50 filii w całej Polsce. Wygodne i elastyczne nadania oraz odbiory, blisko miejsca zamieszkania i pracy, umożliwia także sieć Szybkiej Paczki (ponad 42 tys. punktów w Europie, z czego ponad 6 tys. w Polsce).

A. Galas (DHL Supply Chain) wśród pierwszych logistycznych kroków związanych z rozpoczęciem przygotowania do „magicznego” czasu świątecznych ofert wymienia dobrą komunikację między operatorem logistycznym a klientem, następnie zaplanowanie zatowarowania magazynów, czyli dostępności produktów. Ważne w kolejnym kroku jest odpowiednie zaplanowanie zasobów, ale również budżetu, którym obsłużyć należy wytężony wysiłek w logistyce. – Pamiętajmy, że dla logistyki wysoki sezon w kanale e-commerce nigdy nie kończy się wraz z nowym rokiem – do obsłużenia pozostanie jeszcze duża pula zwrotów nie zawsze trafionych prezentów. W DHL Supply Chain zwroty to nie tylko przyjęcie towaru do magazynu, zapewniamy klientom szereg usług dodanych, jak kontrola stanu jakości i przywrócenie towaru do stanu sprzed wysyłki. Peak świąteczny to wytężona praca w magazynie, ale nigdy jednak nie godzimy się na kompromis w zakresie jakości – te standardy w zakresie dostaw są uniwersalne, czyli: terminowość, dbałość o zapakowanie produktu, a w zakresie wysyłek kurierskich cena, możliwość śledzenia paczki oraz umożliwienie klientom wyboru miejsca dostarczenia przesyłki (paczkomat, punkt odbioru, poczta, miejsce zamieszkania itd.) – tłumaczy A. Galas.

J. Żurek (Arvato) podaje całkiem długą listę tego, o czym nie można zapomnieć, by minimalizować efekt spiętrzenia w peaku sprzedażowym. Na liście tej znalazły się: prognozowanie sprzedaży; odpowiednie zarządzanie zapasami; rekrutacja personelu oraz efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi; przetestowanie systemów informatycznych; wprowadzeniu optymalizacji i automatyzacji wybranych procesów; efektywne wykorzystanie powierzchni magazynowej, zarówno do magazynowania towarów, jak i pozostałych procesów logistycznych oraz elastyczność i komunikacja.

Podobne podejście ma P. Golec (Geis PL), zastrzegając, że do miesięcy, w których jest więcej pracy, powinno się przygotowywać cały rok. Należy pilnować każdego dnia podczas szczytu przesyłkowego, ponieważ zaległości jednego dnia powodują nawarstwienie się niedoręczonych przesyłek w dniach kolejnych. – Oczywiście problemów nie unikniemy, ale musimy je traktować jako wyzwania, które tylko nas wzmacniają. Niekorzystną sytuacją są nagłe wzrosty wolumenu, ponieważ reakcja operacji na wzmożoną liczbę nadań zawsze będzie delikatnie opóźniona. Pomimo posiadania określonej rezerwy floty, nie zawsze wystarczy ona do zapewnienia dostaw w 100%, dlatego w takich sytuacjach niezbędne jest stosowanie zasady FIFO, czyli przesyłka, która pierwsza trafiła do magazynu, powinna również pierwsza magazyn opuścić. Trzymanie się tej zasady pozwoli zagwarantować klientom odpowiednią jakość. Być może nie dostarczymy 100% przesyłek następnego dnia, ale dostarczymy przesyłki w okresie akceptowanym przez odbiorcę, właśnie po to, żeby nasi klienci i tym samym klienci naszych klientów byli zadowoleni – konkluduje przedstawiciel Geis PL.

– Firmy walczą o sprzedaż w końcówce roku by zamknąć rok finansowy z jak najwyższym wynikiem. Na przestrzeni lat polski rynek zwłaszcza branży detalicznej mocno się zmienił, podobnie jak preferencje konsumenta. Wzmogło to efekt rozłożenia potrzeb zakupowych na kilka ostatnich miesięcy. Wśród trendów widoczne są m.in. Black Friday przypadający na koniec listopada czy promocje i wyprzedaże kolekcji zaczynające się już we wrześniu. Ponadto wiele firm przed zakończeniem roku podatkowego planuje wykorzystać nadwyżki budżetowe, które mogę generować dodatkowe aktywności zakupowe. Niektóre branże jak odzieżowa, sportowa czy elektronika zaczynają wprowadzać nowe kolekcje i modele, co zwiększa sprzedaż sezonową.

Joanna Górna, Key Account Manager, Raben Transport

 

Michał Jurczak

Ten i inne artykuły znajdziecie w czasopiśmie Top Logistyk – dostępnym w naszym sklepie