Ostatnie lata za sprawą nowo wprowadzonych regulacji przez największe państwa unijne dały się we znaki polskim firmom transportowym, wykonującym transport międzynarodowy. W 2015 r. Niemcy wprowadzili obowiązek płacy minimalnej, a od 1 lipca 2016 r. na podobny krok zdecydowała się Francja i w życie weszła ustawa Loi Macron.

 

 

Odnosi się ona do kierowców delegowanych na teren Francji, zarówno do kabotażu, jak i do przejazdów dwustronnych z załadunkiem lub rozładunkiem na terenie tego kraju. Najogólniej nowe obowiązki wynikające z ustawy Loi Macron dotyczą przewozów kabotażowych oraz międzynarodowych. „Wystarczy więc, że we Francji odbywa się np. tylko jeden załadunek w transporcie międzynarodowym, a już od wjazdu do Francji trzeba spełniać wszystkie narzucone obowiązki” – zwraca uwagę Mateusz Włoch, Ekspert ds. rozwoju i szkoleń w firmie INELO. Są również przypadki szczególne, jak wycieczki objazdowe czy przewóz towarów wyprodukowanych we własnym przedsiębiorstwie. „Co ciekawe, te i inne wyjątki zostały opisane w języku polskim na specjalnej stronie Ministerstwa Środowiska, Energii i Morza we Francji” – dodaje Mateusz Włoch.

Nowej ustawie podlegają firmy transportowe świadczące zarówno przewóz rzeczy, jak i osób, bez względu na to, czy są to pojazdy o DMC do 3,5 t, czy powyżej. Rodzaj transportu odgrywa tutaj bardzo dużą rolę, ponieważ stawka godzinowa, za jaką kierowca pracuje w czasie oddelegowania we Francji, jest właśnie uzależniona od tych czynników.

 

 

Wraz z wejściem ustawy Loi Macron, firmy transportowe zostały obciążone nowymi obowiązkami. Lipiec 2016 r. dla przewoźników nie był łatwym miesiącem, gdyż obok codziennych, czasem niełatwych, zadań musieli sprostać jeszcze nowym wymogom we Francji. „Jednym z głównych wymogów ustawy Loi Macron jest posiadanie przedstawiciela na terenie Francji, który jest odpowiedzialny za kontakty ze służbami kontrolującymi. Przedstawiciel ten musi zostać powołany na piśmie. Firmy transportowe muszą jeszcze pamiętać, że kierowcy delegowanemu do Francji trzeba wystawić zaświadczenie o oddelegowaniu. Takie zaświadczenie wystawiamy maksymalnie na 6 miesięcy. Dotychczas było ono w formie papierowej, natomiast od stycznia 2017 r. zmieniło formę na elektroniczną” – wyjaśnia Sandra Roszak, Ekspert w firmie IdeaPro. Aby wystawić nowe elektroniczne zaświadczenie, pierwszym krokiem pracodawcy musi być rejestracja na francuskiej platformie SIPSI. Wypełniony na stronie internetowej formularz automatycznie wysyłany jest do francuskiego Ministerstwa Pracy. „Niestety pomimo tego, iż zaświadczenie firma wystawi elektronicznie, to należy pamiętać, aby kierowca również posiadał je w formie papierowej wraz z umową o pracę” – zwraca uwagę Sandra Roszak.

 

Zgłoszenia dokonywane na platformie elektronicznej SIPSI będą przechowywane przez okres co najmniej pięciu lat od momentu świadczenia usług na terenie Francji. To z pewnością stanowi spore ułatwienie zarówno przy zgłaszaniu, jak i zapewne przy kontroli pracy kierowcy. „Dane archiwizowane w tym systemie dotyczą m.in. przedsiębiorstwa i kadry zarządzającej, delegujących pracownika, przedstawiciela we Francji podczas świadczenia usług, pracowników delegowanych, charakteru i warunków świadczenia usług we Francji, danych operatorów oraz instytucji kontrolnych” – mówi Marek Herma, Dyrektor serwisu prawnego w firmie LONTEX. Z rozpoczęciem nowego roku strona francuska zaktualizowała również na swoich stronach podstawową stawkę godzinową w euro, w odniesieniu do pracowników transportu drogowego i obecnie dla kierowców w transporcie towarów obowiązują, zamiast czterech, dwie stawki godzinowe. „Dla grupy 150M utrzymana została stawka 10 euro, dla pozostałych grup stawka godzinowa wynosi 9,76 euro. Jedynie stawki godzinowe w transporcie osób nie uległy zmianie” – precyzuje Marek Herma.

 

Dodatkowo, według najnowszych informacji z Ambasady Francji w Warszawie od 1 kwietnia 2017 r. będzie wymagany również dokument ZUS A1, który jest dowodem posiadania ubezpieczenia społecznego w Polsce. „Dokument ten pracodawca powinien przekazać zarówno do przedstawiciela we Francji, jak również kierowcy do kabiny pojazdu. Przedsiębiorstwa, oprócz wyżej wymienionych obowiązków, muszą również prowadzić dokumentację rozliczeniową w języku francuskim (ewidencja czasu pracy oraz potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia na terenie Francji)” – dodaje Sandra Roszak z IdeaPro.

 

Choć od wprowadzenia nowych przepisów minęło już ponad pół roku, polscy przewoźnicy nadal borykają się z szeregiem trudności. Na ich niekorzyść wpływa dodatkowo fakt, iż okres przejściowy się kończy i organy kontrolujące wykazują już z czasem coraz mniejszą tolerancję dla braku spełnionych formalności.

Z doświadczenia spółki SRW wynika, iż przedsiębiorcy mają największy problem z wypełnianiem zaświadczeń o oddelegowaniu na teren Francji oraz z rejestracją w systemie SIPSI. Jest to związane z barierą językową oraz zawiłością formularzy. Drugą kwestią jest prowadzenie i dostarczanie danych pozwalających rozliczyć płacę minimalną. „Zdarzają się w tej kwestii nadużycia po stronie kierowców. Polegają one na tym, iż kierowcy podają nieprawidłowe daty i godziny przekroczenia granic. Powoduje to rozbieżności w faktycznym czasie przebywania na terenie Francji” – mówi Robert Matlak, Kierownik Biura Sprzedaży w firmie SRW. Do tego dochodzi kolejny problem, jakim są koszty związane z wypłacaniem płacy minimalnej, które są dużym obciążeniem dla firm transportowych.

Od stycznia 2017 r. zaświadczenia o oddelegowaniu są wystawiane w formie elektronicznej, co spowodowało spore zamieszanie wśród firm transportowych. „Z naszych doświadczeń to właśnie zmiana formy wystawiania zaświadczeń dla pracowników delegowanych przysporzyła firmom transportowym najwięcej kłopotów w styczniu. Dodatkowo pojawiły się problemy z funkcjonowaniem samej platformy SIPSI, która szczególnie na początku stycznia często się zawieszała” – mówi Sandra Roszak z IdeaPro.

 

 

Z całą pewnością konieczność zorganizowania się w nowych warunkach, jak i przede wszystkim czynnik finansowy wynikający ze zwiększenia kosztów pracy, nie pozostanie bez wpływu na biznes firm transportowych realizujących swoje przewozy na terytorium Francji. „W mojej gestii nie leży ocena skutków związanych z kondycją biznesową firm transportowych. Natomiast faktem jest, że wiele firm skutecznie renegocjowało już kontrakty na podstawie m.in. przedstawionych wyliczeń z naszego programu, pokazujących dopłaty do wynagrodzenia minimalnego we Francji” – mówi Mateusz Włoch z INELO. W funkcjonowaniu firm ekspert dostrzega zmiany, szczególnie pod kątem szkoleń. Firmy mocno stawiają na wiedzę swoich pracowników w tym zakresie. „Przekłada się to na skuteczniejsze reakcje w związku ze zmieniającymi się przepisami i wytycznymi, co oznacza zmniejszenie ryzyka kar i przestojów, jak również realne zmniejszenie kosztów” – twierdzi Łukasz Włoch.

Na pewno podstawową konsekwencją wprowadzenia przepisów Loi Macron jest wzrost kosztów związanych z wynagrodzeniem pracownika, ponieważ francuska płaca minimalna jest zaliczana na poczet wynagrodzenia pracownika. „Oprócz wzrostu samego wynagrodzenia, powoduje to konieczność jego oskładkowania i opodatkowania, co podnosi koszty pracodawcy. Kolejnym problemem jest wymóg spełnienia szeregu obowiązków formalnych oraz konieczność rozliczania francuskiej płacy minimalnej. W znaczący sposób utrudnia to i komplikuje prowadzenie biznesu” – przyznaje Robert Matlak z SRW. Jego zdaniem, patrząc długofalowo, zapisy ustawy mogą doprowadzić do rezygnacji z realizowania transportu na terenie Francji, co więcej – już w tym momencie jest to zauważalne.

 

                                  Fot: Fotolia

„Ustawa Loi Macron spowodowała, że wiele firm zostało ograniczonych lub nawet zrezygnowało z wyjazdów do Francji” – potwierdza również Sandra Roszak z IdeaPro. Spowodowane jest to także tym, iż oddelegować można tylko kierowcę zatrudnionego w przedsiębiorstwie na podstawie umowy o pracę.  „Francuskie uregulowania nie dopuszczają zatrudniania kierowców w formie umowy zlecenia bądź umowy o dzieło. Istnieje, więc ryzyko, że podczas kontroli kierowca na umowie zleceniu może zostać ukarany, a nawet może się to zakończyć sprawą sądową” – zwraca uwagę Ekspert IdeaPro.

 

Szczególną uwagę w zakresie praktycznych skutków realizacji przewozów na terenie Francji, a tym samym największe emocje wśród przewoźników, wzbudza niedawny wyrok Trybunału Konstytucyjnego, dotyczący uznawalności ryczałtu noclegowego. – To właśnie ten wyrok stanowi obecnie najmniej korzystne rozwiązanie, które niejako wpływa na rozważne działanie przy rozliczaniu ryczałtu noclegowego jako części wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w Francji – uważa Marek Herma z firmy LONTEX. Ekspert wyjaśnia, iż stawka ryczałtu noclegowego wynikająca z rozporządzenia MPiPS z 2013 r. stanowiła znaczące odciążenie w ogólnych kosztach ponoszonych przez przewoźnika realizującego przewóz na terenie Francji, szczególnie dlatego, że był to jedyny dodatek wynagrodzenia kierowcy niepodlegający obowiązkowemu składkowaniu, czyli tym samym stanowiący korzystny dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu. „Niestety, obecnie zaliczanie tego dodatku, stanowi spore ryzyko w odniesieniu do ewentualnych konsekwencji mogących wyniknąć podczas kontroli z ZUS lub US. To natomiast będzie wpływało znacząco na kondycję biznesową firm transportowych, czego powodem będzie obniżenie opłacalności realizowanego przewozu, co będzie odczuwalne w dużym stopniu, jeśli w miarę korzystne obecnie stawki frachtowe ulegną pogorszeniu w przypadku ewentualnych zawirowań gospodarczych” – mówi Marek Herma.

Jako firma rozliczająca czas pracy kierowców IdeaPro oferuje komplet usług dla firm transportowych delegujących swoich kierowców do Francji. Firma wychodzi naprzeciw oczekiwaniom tych firm w swojej ofercie posiada usługę „Przedstawiciela we Francji”, jak również usługę rozliczania płacy minimalnej w Europie, w tym we Francji. „Zajmujemy się wszelkimi formalnościami związanymi z delegowaniem pracowników na terytorium Francji, takimi jak: dostosowanie dokumentacji w języku francuskim, pomoc przy wypełnieniu zaświadczenia o oddelegowaniu, kontakt z przedstawicielem we Francji oraz przeliczenie wynagrodzenia za czas pracy na terenie Francji” – mówi Sandra Roszak.

 

W ramach oferty, która ma na celu wsparcie polskich firm transportowych, również spółka SRW może zaproponować kompleksowe usługi. Oferuje pomoc w przygotowaniu dokumentów niezbędnych do oddelegowania pracownika na teren Francji oraz w rejestracji w samym systemie SIPSI. „Co najbardziej istotne, rozliczamy francuską płacę minimalną, nawiązaliśmy również współpracę z przedstawicielem we Francji, który reprezentuje polskich przewoźników. Jesteśmy też liderem na rynku spośród firm rozliczających, które w ramach swoich usług zajmują się obsługą firm z transportem o DMC do 3,5 t w zakresie rozliczania płacy minimalnej” – mówi Robert Matlak.

Podstawą, jeżeli chodzi o rozliczanie płacy minimalnej we Francji, w ofercie INELO jest oprogramowanie dla firm transportowych 4Trans, w szczególności moduł Rozliczenia. Pozwala on na zgodne z przepisami i proste wyliczenie należnego wynagrodzenia m.in. za czas pracy na terytorium Francji. Wyliczenie odbywa się na podstawie danych z tachografów oraz kart kierowców. Oczywiście w przypadku pracy w innych krajach do wyliczenia niezbędne jest jeszcze wprowadzenie danych o przekroczeniach granic. „W efekcie otrzymujemy przeliczoną ewidencję czasu pracy wraz ze wszystkimi składnikami wynagrodzenia i kwotami oraz raport dotyczący czasu pracy na terytorium innych krajów. Dla przykładu, raport z rozliczeniem płacy minimalnej we Francji jest po polsku i francusku, tak aby firma dodatkowo nie musiała tłumaczyć dokumentów” – mówi Mateusz Włoch.

Obecnie firma LONTEX, w zakresie usprawnienia obsługi klientów wykonujących transport na terenie Francji, wprowadza wiele znaczących udogodnień. Obsługa związana jest przede wszystkim z zagwarantowaniem przedstawicielstwa wraz z pełnym dostępem do dokumentacji rozliczeniowej, zapewnieniem wielu ułatwień, między innymi z lokalizacją pojazdu oraz automatycznym przesyłaniem danych zarówno z karty kierowcy, jak i z tachografu dzięki usłudze LONTEX TELEMATICS. „Nasz Serwis Prawny obecnie umożliwia współpracę z klientami w oparciu o dostęp do chmury, dzięki której nasi klienci mają możliwość stałego dostępu do wszystkich ważnych informacji związanych z wykonywaną pracą przez kierowców. Dzięki naszym rozwiązaniom możemy zapewnić firmom transportowym najbardziej komfortowe spełnienie wszystkich zobowiązań na nich ciążących, również ze szczególnym uwzględnieniem ustawy Loi Macron” – zapewnia Marek Herma.

Również OCRK eliminuje bariery administracyjne związane z płacą minimalną we Francji, przed którymi stoją polskie firmy transportowe. Rozliczenia czasu pracy kierowców wykonywane są w języku polskim i francuskim, podobnie jak aneksy do umów o pracę, zawierające niezbędne zapisy dotyczące wynagrodzenia minimalnego. „OCRK zapewnia dostęp do rekomendowanego reprezentanta na terenie Francji, na preferencyjnych warunkach, za stawkę 65 euro miesięcznie dla firmy, bez względu na ilość kierowców. Grono ekspertów dba o to, aby firmy transportowe mogły korzystać z pomocy podczas kontroli organów francuskich, sporządza odwołania od francuskich decyzji administracyjnych” – mówi Łukasz Włoch. OCRK pomaga firmom z branży TSL zabezpieczyć ich interesy i unikać kar. Ponadto, eksperci kontrolują i poprawiają dokumentację kadrowo-płacową związaną z zatrudnieniem kierowców tak, aby była zgodna zarówno z krajowym ustawodawstwem, jak i unijnymi regulacjami.

Firma InfoLab proponuje z kolei system Tachospeed, oprogramowanie komputerowe służące do analizy i ewidencjonowania czasu pracy kierowców (również według MiLoG, Loi Macron, Norwegia, Włochy, inne), naruszeń czasu jazdy, przerw i odpoczynków, według ponad 20 taryfikatorów z różnych krajów. Narzędzie jest w pełni integrowalne z programami kadrowo-płacowymi oraz systemem GPS i dostępne w 22 wersjach językowych.