Według badania przeprowadzonego przez znaną firmę badawczą Software Advice (Gartner) wynika, że aż 54% firm chce wymienić swój system ERP na inny. Dlaczego? Powodów jest wiele, ale wszystkie sprowadzają się do jednego zasadniczego – braku widocznych korzyści z wdrożenia. Aby nie popełnić tego błędu, każdy przedsiębiorca przed podjęciem decyzji o wyborze konkretnego rozwiązania powinien zadać sobie jedno pytanie: Jaki system ERP przyniesie realny zysk dla mojej organizacji? Wyjaśnijmy to na przykładach funkcjonalności jakie powinien zawierać system ERP dla firm działających w sektorach: Handel i Dystrybucja oraz Usługi.

W handlu i dystrybucji niezwykle ważna jest szybka i sprawna obsługa klienta. Jeżeli procesy takie jak sprawdzanie ceny, sprawdzanie dostępności towaru, dostarczanie towaru na miejsce przebiegają szybko i bezproblemowo to firma zyskuje stałych kontrahentów i realizuje więcej transakcji, dzięki czemu zwiększa swoją zyskowność. Niezbędnym narzędziem usprawniającym wyżej wymienione procesy jest nowoczesne oprogramowanie ERP. System tego typu powinien być skoordynowany z magazynami oraz innymi obiektami logistycznymi firmy (np. terminalami). Dzięki temu pracownik na prośbę klienta może bez problemu odszukać dany produkt w systemie ERP i sprawdzić jego cenę, dostępność czy czas dostawy. Warto też pamiętać, że wizytówką firmy są jej przedstawicie handlowi, którzy podczas spotkań z klientem powinni być wyposażeni w nowoczesne narzędzia do pracy(tablety, smartfony) dzięki którym będą szybko i sprawnie przedstawiać oferty, promocje oraz zbierać zamówienia. Do tych celów świetnie sprawdzi się mobilna aplikacja SFA (Sales Force Automation) skoordynowana z systemem ERP używanym w firmie. Dzięki SFA handlowcy pracują wydajnie i obsługują więcej klientów co ma znaczący wpływ na zwiększenie obrotów firmy.

Większość firm z branży handlowo-dystrybucyjnej musi sprostać wyzwaniu jakim jest obsługa magazynów wysokiego składu. Optymalizacja powierzchni magazynowej zmniejsza koszty eksploatacyjne magazynu i pracujących w nim osób, co pozytywnie wpływa na zyskowność całego przedsiębiorstwa. W optymalizowaniu i sprawnym funkcjonowaniu powierzchni magazynowych również pomaga odpowiednie oprogramowanie ERP. Nowoczesne systemy są skoordynowane z mobilnymi aplikacjami magazynowymi, do których pracownicy na bieżąco wprowadzają aktualne informacje o ilości poszczególnych towarów i ich rozłożeniu na półkach. Na tej podstawie tworzone są historyczne stany magazynowe, dzięki którym możliwe jest wykonanie szczegółowej analizy sprzedaży oraz regularne uzupełnianie stanów minimalnych. Analiza pomaga wykryć błędy w funkcjonowaniu magazynu i wprowadzić zmiany zwiększające efektywność przedsiębiorstwa.

 

Sprawny obieg dokumentów pomiędzy firmą handlowo – dystrybucyjną, a jej kontrahentami przyspiesza procesy płatnicze i pozytywnie wpływa na zyskowność przedsiębiorstwa. Najszybsza wymiana dokumentów odbywa się oczywiście drogą elektroniczną. Narzędziem, które znacznie ułatwia i przyspiesza obieg zamówień i faktur jest tzw. platforma EDI (Electronic Data Interchange). Celem EDI jest wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych np. na wielostronicowych fakturach. Platforma ma wbudowane formuły i indeksy, dzięki którym wygenerowanie i wysłanie odpowiedniego dokumentu zajmuje dosłownie kilka minut. To znaczne ułatwienie dla firm wystawiających faktury, na których często widnieje nawet ponad tysiąc pozycji. „Przedsiębiorcy prowadzący działalność handlowo- dystrybucyjną powinni wybrać oprogramowanie ERP, które jest kompatybilne z platformą EDI. W ten sposób usprawnią wymianę dokumentów ze swoimi kontrahentami i zwiększą zyskowność firmy.” – mówi Tomasz Dobrzański, Product Manager w Unit4 Polska. „W naszym oprogramowaniu Teta ERP dzięki koordynacji z platformą EDI można automatycznie tworzyć dokumenty przyjęć magazynowych, zamówienie/faktury sprzedaży oraz zakupu”- dodaje Dobrzański.

Oprogramowanie ERP powinno również zapewnić sprawną obsługę rozrachunków i faktoringu od sprzedaży oraz zakupu. Firmy handlowo-dystrybucyjne (np. hurtownie) korzystające z usług faktora muszą na bieżąco dostarczać faktorowi specyfikacje dotyczące sprzedaży w danym tygodniu. Odpowiednio dobrany system ERP przyspiesza ten proces dzięki gotowym formułom umożliwiającym szybkie wygenerowanie raportu sprzedaży w formie elektronicznej i wysłanie tej informacji bezpośrednio do faktora. Dobrej klasy oprogramowanie ERP posiada także funkcję prognozowania cashflow (przepływu pieniądza) w firmie. Taka analiza bardzo przydaje się do utrzymania płynności finansowej w organizacji ponieważ pokazuje stosunek faktur sprzedaży do faktur zakupu, dzięki czemu przedsiębiorca może kontrolować wydatki oraz limity kredytowe swoich kontrahentów. Jeżeli któryś z nabywców jest już zbyt zadłużony system ERP informuje o tym, dzięki czemu firma może wstrzymać sprzedaż do momentu aż dłużnik nie ureguluje zaległych faktur. Niektóre systemy ERP mają bardzo rozbudowaną kontrolę limitów kredytowych. „W oprogramowaniu Teta ERP mamy wielofirmową kontrolę limitów kredytowych. Jeżeli nabywca przekroczył limit, a jego firma jest częścią jednej grupy kapitałowej to wszystkie spółki należące do tej firmy mogą być objęte tym limitem.” – podkreśla Tomasz Dobrzański, Product Manager w Unit4 Polska.

Planowanie to słowo klucz do prawidłowego funkcjonowania firmy usługowej. Każdy projekt (np. stworzenie sprofilowanego systemu IT) zanim wejdzie w życie, powinien być dokładnie przeanalizowany pod kątem opłacalności. W tym celu powinien być stworzony tzw. budżet projektowy, który rozbija się na budżet przychodowy i budżet kosztowy. Podczas realizacji projektu firma musi regularnie śledzić oba budżety i sprawdzać czy koszty nie zaczynają być większe od ustalonego przychodu. Do tego celu idealnie sprawdzi się oprogramowanie ERP z funkcją budżetowania i analiz. Pracownik, który chce zrobić wydatek składa wniosek do systemu ERP. Następnie jego prośba jest weryfikowana przez osoby decyzyjne na podstawie danych o budżecie projektu, które znajdują się w systemie. Finalnie wniosek zostaje zaakceptowany lub odrzucony, w zależności od sytuacji finansowej projektu. Filarem każdej firmy usługowej powinna być także efektywnie działająca księgowość. Sprawne ewidencjonowanie przychodów oraz kosztów jest warunkiem utrzymania płynności finansowej w organizacji. Przy tworzeniu takich zestawień również pomocne jest dobre oprogramowanie ERP z rozbudowaną ewidencją zarządczą dostępną w każdym module całego pakietu ERP.

Wyniki Globalnego Badania Produktywności przeprowadzonego na zlecenie firmy Unit4 pokazują, że pracownicy biurowi spędzają średnio 552 godziny rocznie na wykonywaniu administracyjnych bądź powtarzalnych zadań, które nie są wprost związane z ich podstawowymi obowiązkami. Oznacza to, że na tego typu działania poświęcane jest nawet ok. jednej trzeciej roku pracy. W efekcie koszt utraty produktywności dla sektora usługowego w 11 badanych krajach przekracza 5 bln dolarów! Jak więc zmniejszyć te ogromne straty i zwiększyć zyskowność firm usługowych? Odciążenie pracowników z administracyjnych czynności spowoduje, że będą mogli skupić się na swoich podstawowych obowiązkach, przez co wzrośnie ich efektywność, a co za tym idzie zwiększą się przychody firmy. W szybkiej i sprawnej obsłudze pracownika i menedżera pomogą mobilne platformy HR. To nowoczesne systemy, zaprojektowane tak aby pracownik, przy użyciu swojego urządzenia mobilnego (tablet, smartfon) mógł jak najszybciej zrealizować podstawowe czynności administracyjne takie jak: złożenie wniosku urlopowego czy zmianę danych osobowych oraz inne wnioski kadrowe. Czynności, które wcześniej wiązały się z wizytami w dziale HR i wypełnianiem rozbudowanych druków teraz można załatwić elektronicznie przy pomocy kilku kliknięć. Przedsiębiorca, który zdecyduje się na wprowadzenie nowych technologii samoobsługowych w swojej organizacji nie tylko zwiększy jej zyskowność, ale także przyciągnie utalentowanych pracowników, którzy chcą pracować tylko w firmach, w których widzą potencjał do samorozwoju oraz pracy z najnowszymi narzędziami.