Każdy przedsiębiorca doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne jest monitorowanie przychodów oraz kosztów pojawiających się w firmie. Dotyczy to zwłaszcza transportu. A jak się okazuje, wielu właścicieli większych jak i mniejszych podmiotów, nadal pozwala na działania, które w ogólnym rozrachunku wpływają negatywnie na kondycję przedsiębiorstwa. Dzięki radom ekspertów i dokładnej analizie prawa, pomożemy zweryfikować ewidencję czasu pracy. Dobre praktyki pozwolą na oszczędności bez wpływu na komfort pracowników.

Wysokość stawki zasadniczej (minimalnej)
Zacznijmy od tego, że stawka minimalna to nie to samo co stawka zasadnicza. Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu w Polsce wymaga, aby dla pracowników zatrudnionych na umowie o pracę zagwarantowane zostało wynagrodzenie złożone z różnych składników na poziomie nie niższym niż 2100 zł brutto w 2018 roku. Na tę kwotę składa się stawka zasadnicza (etat), która może być na poziomie np. 1200 zł brutto (i wcale nie ma potrzeby aby ją podnosić) oraz inne dodatkowe składniki wliczane do wynagrodzenia minimalnego zgodnie z polską ustawą. Może to być wynagrodzenie za dyżury, premie, nagrody, dodatki funkcyjne lub choćby wyrównanie płacy minimalnej związane z oddelegowaniem kierowców do pracy w innych krajach (Francja, Niemcy, Austria, itd.)
Pamiętajmy jednak, że nie wolno do minimalnego wynagrodzenia wliczyć nadgodzin i dodatków za pracę w porze nocnej. Jak zatem uzyskać nową wyższą sumę wynagrodzenia? Można to zrobić poprzez zwiększenie wynagrodzenia za dyżur, ewentualną nagrodę lub kwotę wypłacaną tytułem płac minimalnych UE.
-Tutaj może pojawić się pytanie: dlaczego nie zalecamy zwiększana stawki zasadniczej? Bo ma ona automatycznie wpływ na wysokość wszystkich składników wynagrodzenia, co powoduje, że zwiększenie kwoty zasadniczej o 100 zł, wpływa liniowo na wszystkie stawki (dyżury, nadgodziny, praca w dni wolne) - zatem ogólny wzrost kosztów zatrudnienia będzie o wiele wyższy niż ustawowe 100 zł brutto- mówi Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP.
Weryfikując również swoje zasady pracy i wynagradzania warto wrócić do podstaw: przypomnieć sobie jakie aktywności związane z pracą kierowcy mają największy wpływ na wysokość składników dodatkowych wynagrodzenia.

Aktywności kierowcy
Zgodnie z wszelkimi zasadami rejestrowania aktywności kierowcy, oprócz standardowej "jazdy" kierowca wykonuje jeszcze inne czynności pracy, np. załadunki, obsługa pojazdu, prace administracyjne. -Te zdarzenia są zaliczane jako czas pracy i wprost wpływają na liczbę nadgodzin, dodatków za pracę w porze nocnej i przekroczenia średniotygodniowe. Warto zatem weryfikować czy aktywność typu "inna praca" nie jest rejestrowana nadmiarowo, np. podczas postojów czy oczekiwania. Na takie sytuacje (oczekiwania, dyspozycji) przepisy przewidują osobny tryb aktywności - a mianowicie "dyspozycja", rejestrowana na tachografie czy w pracy aut poniżej 3,5t jako "koperta/kwadracik" (ikona) – kontynuuje Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. Takie aktywności nie są czasem pracy i nie wywołują dodatkowego wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach, porze nocnej czy dni wolne. - Na szkoleniach prowadzonych w firmach tłumacząc te zasady spotykamy się nie tyle z niechęcią kierowców do takiego rejestrowania swoich aktywności, ile ze zdziwieniem, że tak można– dodaje ekspert. Brak takiej podstawowej wiedzy skutkuje zbyt wysoką liczbą godzin nadliczbowych, niewspółmiernymi dopłatami do płac minimalnych w UE za godziny, które w rzeczywistości nie były godzinami pracy.

Rozliczaj diety i ryczałty noclegowe
Kolejny etap to weryfikacja wysokości naliczanych diet oraz ryczałtów noclegowych. Jako składniki zagranicznych świadczeń (wg zagranicznych przepisów te świadczenia są częścią płacy minimalnej) ich wysokość wpływa na ostateczne wartości dopłat do tzw. Miloga czy Loi Macron. Korzystając z nowego roku rozliczeniowego i ostatnich uchwał Sadu Najwyższego - ustalmy diety i ryczałty noclegowe na poziomie pozwalającym spełnić wymagania przepisów UE oraz zoptymalizować obciążenia podatkowe i ZUS-owskie w Polsce.
-Diety i ryczałty za nocleg w kabinie można dość elastycznie dopasować do indywidualnych potrzeb i albo zrobić je na tym samym poziomie dla wszystkich krajów, albo zróżnicować odpowiednio dla każdego kraju osobno– radzi Mariusz Hendzel. Aby zadośćuczynić wymogom zapewnienia pracownikom minimum socjalnego związanego z wyżywieniem z odpowiednio wysokiej diety odliczyć minimum 8-10 EUR / dobę na faktyczne podwyższone koszty wyżywienia. Dzięki takiemu zabiegowi reszta diet oraz ryczałty noclegowe są zaliczone do wymaganych stawek minimalnych.

Staranności w liczeniu to podstawa
Noworoczne postanowienia poprawy nie powinny ominąć staranności w rozliczaniu. Na czym ta staranność miałaby polegać? Otóż niedokładne ustalanie godzin faktycznej pracy, złe ustawienie programów do rozliczania czasu pracy kierowców (brak wiedzy o wpływie poszczególnych opcji na końcowe rozliczenie), a w końcu na niedokładnym rejestrowaniu momentów przekraczania granic, potrafią generować dodatkowe koszty (lub może jednak oszczędności!) na poziomie nawet kilku tysięcy złotych miesięcznie. - Skąd taka suma? Nawet 20 minutowa rozbieżność w godzinie przekroczenia granicy, powoduje nadwyżkę w należności ok 3EUR dziennie, co w tygodniu daje ok 15EUR, a w miesiącu dla jednego kierowcy to ok 60EUR. A jeśli taki znikomy błąd popełnimy przy grupie 20 kierowców, daje to kilka tysięcy złotych miesięcznie. A gdy uwzględnimy kolejne 12 miesięcy? – mówi Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP.
Warto rozliczać czas pracy kierowców dokładniej, staranniej, z uwzględnieniem wszystkich zalet posiadanych systemów GPS (weryfikujmy zapisy kierowców z rzeczywistymi rejestrami systemów GPS).

Wykorzystuj narzędzia, które masz!
W dokonywaniu starannych rozliczeń, oprócz wiedzy i pomocy ze strony ekspertów, pomogą odpowiednie narzędzia. Warto korzystać z takich, które są przyjazne dla użytkowników – cechują się szybkością działania, mają przyjazny i intuicyjny interfejs oraz co najważniejsze, pozwalają w pełni wykorzystać potencjał posiadanych już rozwiązań. –Tak jest właśnie z systemami GPS. Wiele firm go posiada, jednak nie wykorzystują w pełni jego możliwości. GPS można wykorzystać podczas rozliczania czasu pracy kierowców realizujących zagraniczne zlecenia. Bowiem to właśnie od wskazania momentu przekroczenia granic zależy jaka kwota rozliczenia płacy minimalnej pojawi się pod koniec miesiąca. Kierowcy zazwyczaj zapisują te dane ręcznie, wskazując mniej więcej godzinę zmiany terytorium kraju. Dopuszczając się kilkuminutowego błędu, ostateczne wyliczenia okazują się być błędne i niekorzystne dla firmy. Dlatego też podczas wykonywania comiesięcznych rozliczeń dla naszych Klientów, korzystamy z programu SuperTacho, który nie tylko działa szybko (wczytanie danych i rozliczenie kierowcy zajmuje poniżej minuty), ale i pozwala na zaczerpnięcie danych z systemów GPS. Czy to jest opłacalne? Oczywiście! Tym sposobem oszczędzamy dla firm setki tysięcy złotych– mówi Mariusz Hendzel.
Tak zaoszczędzone (czyli zarobione) pieniądze mogą być zagospodarowane na premie i nagrody dla kierowców lub inwestycje a nie składniki "nadmiarowe", które w żaden sposób nie są doceniane przez pracowników i nie motywują ich do lepszej pracy.

**
Kancelaria transportowa ITD-PIP to zespół ekspertów działających w branży transportowej od 2004 roku. Od ponad 13 lat wykwalifikowani specjaliści doradzają polskim przedsiębiorstwom w zakresie pomocy prawnej i eksperckiej tworząc szerokie portfolio produktowe i usługowe. W ofercie kancelarii transportowej znajdują się m.in. szkolenia otwarte i indywidualne, audyty dokumentacji, usługowe rozliczanie kierowców, delegowanie oraz wyliczanie płacy minimalnej w krajach Unii Europejskiej. Wychodząc naprzeciw potrzebom, grupa ITD-PIP wprowadziła również na rynek szereg innowacyjnych narzędzi wspierających pracę przedsiębiorstw transportowych. Są to m.in. oprogramowanie SuperTacho służące szybkiej analizie i rozliczaniu składników wynagrodzeń i delegacji, czytnik kart i tachografów TachoDroid oraz system czytników TachoSpot. Więcej informacji o kancelarii na www.itd-pip.pl
Informacje nt. płacy minimalnej, zgłaszania pracowników delegowanych do zagranicznych systemów identyfikacyjnych oraz aktualne stawki obowiązujące w krajach Unii Europejskiej: www.minimalna.eu