W obecnych czasach firmy logistyczne i transportowe mogą w dużej mierze przyczyniać się do redukowania emisji dwutlenku węgla i jego ilości w atmosferze, a jak wiadomo, zgodnie z pakietem klimatyczno-energetycznym, Unia Europejska do 2020 roku zamierza ograniczyć emisję CO2 o 20 proc.
Ten dobroczynny wpływ to nie tylko efekt stosowania transportów multimodalnych lub ciężarówek Euro5, ale również konsekwencja znacznego zmniejszenie zużycia papieru i elektryczności, które jak wiemy w tradycyjnym modelu działalności firm spedycyjno-transportowych jest dość duże.
W GEFCO Polska sporo się już dzieje, aby wyeliminować papier z obiegu informacji.
Od zmian przepisów w dniu 1 stycznia 2011, elektroniczne dokumenty stają się coraz bardziej bezpieczne w kontaktach z instytucjami publicznymi, a w szczególności z urzędem skarbowym, zarówno dla firmy z branży TSL, jak i jej klientów. Regularnie pojawiają się także nowe orzeczenia sądowe w sprawach podatkowo-skarbowych, gdzie dokumenty, takie jak faktury i ich załączniki, są akceptowane tylko i wyłącznie w formacie elektronicznym.
Z tego względu GEFCO Polska już w 2011 roku wdrożyło elektroniczną fakturę dla swoich Klientów, a od kwietnia tego roku istnieje możliwość składania elektronicznego podpisu do zatwierdzania niezmienności pliku, w którym faktura jest przechowywana.
Format PDF jest uznawany przez instytucje państwowe III RP, ponieważ gwarantuje dużą niezmienność treści dokumentu, która dodatkowa jest zabezpieczana podpisem elektronicznym. Podpis działa jak plomba z datą, która gwarantuje, że w danym momencie dokument miał dokładnie taką treść, a każda zmiana tego dokumentu powoduje „zerwanie” plomby. Aktualnie GEFCO Polska wystawia e-faktury dla 140 swoich klientów. Elektroniczny transfer dokumentów do tych klientów obciąża dużo mniej środowisko w porównaniu do tradycyjnej wysyłki i dodatkowo zdecydowanie poprawia produktywność administracyjną zarówno pracowników firmy, jak i pracowników klienta ze względu na łatwość przepływu, składowania i odszukiwania dokumentów.
Z oczywistych powodów proces ten nie mógłby zostać sfinalizowany bez ewolucji systemów informatycznych w firmie oraz bez wsparcia wirtualizacji serwerów, która miała miejsce już w 2009r., tak zwane „private cloud”. Pozwoliła ona na 35% redukcję ilość fizycznych serwerów w firmie zwiększając tym samym elastyczności wdrażania systemów.
Po tym nadszedł czas na kolejne udoskonalenia. W lutym 2012 roku GEFCO Polska dopracowało i wymieniło swoje narzędzie do tracingu przesyłek uruchamiając portal zwany TLIBOX, który pozwala na bardziej optymalne i przyjazne śledzenie i filtrowania przesyłek, podglądanie elektronicznej wersji POD (proof of delivery) oraz swobodne tworzenie KPI dotyczących jakości wykonywanych przez operatora transportów. W kwietniu 2012, GEFCO udoskonaliło również swoje narzędzie do składania zamówień transportowych przez Internet - WEBLINE, dostępne aktualnie w języku polskim i dostosowane do każdej przeglądarki Internetowej. Narzędzie niesie ewidentne korzyści dla Klienta, gdyż o każdej porze daje możliwość odnalezienia potrzebnych danych wysyłkowych, pozwala na składanie zleceń dystrybucji towaru bez konieczności połączeń telefonicznych z działem obsługi klienta czy wymiany dokumentów w tradycyjny sposób. Dodatkowo, GEFCO Polska, jako jeden z niewielu operatorów w Polsce, wdraża aktualnie dla swoich przepływów drobnicowych mobilny tracing. Rozwiązanie opierające się na przenośnych terminalach nie tylko pozwala na bieżąco pozyskiwać informacje dotyczące statusu dostarczenia przesyłki, ale również w bliskiej przyszłości umożliwi całkowitą redukcję konieczności drukowania listów przewozowych. POD będą umieszczane na portalu z podpisem odbiorcy złożonym bezpośrednio na skanerze lub z dokładnymi współrzędnymi GPS w przypadku dostaw nocnych.
Wszystkie, więc wdrożone oraz aktualnie wprowadzane w GEFCO Polska rozwiązania dążą do zminimalizowania zużycia papieru z obiegu dokumentów przy jednoczesnym gwarantowaniu jakości przekazywanych informacji i możliwie jak najkrótszego czasu ich dostarczania. Miejmy również nadzieje, że Unia Europejska wkrótce doprowadzi do ratyfikowania protokołu dodatkowego do konwencji CMR wprowadzającego stosowanie elektronicznej wersji listu przewozowego - e-CMR, co pozwoli na jeszcze większą redukcję zużycia papieru, podniesienie produktywności procesów administracyjnych i wreszcie jeszcze bardziej przyczyni się do wzmocnienia przyjaznego środowisku profilu firmy.
Źródło: GEFCO Polska
