Tego typu aplikacje to bardzo praktyczne rozwiązanie, z którego z mogą korzystać przewoźnicy, spedytorzy dokonujący załadunków oraz zleceniodawcy związani z handlem i produkcją. Działanie platform przetargowych opiera się na założeniu przeniesienia systemu realizacji przetargów do internetu, w wyniku czego łatwiejszy jest dostęp do przetargów i znacznie zmniejszony koszt ich organizacji. „Narzędzia przetargowe ogólnego przeznaczenia (do materiałów, surowców, usług), często nie spełniają specyficznych potrzeb organizatora przetargu logistycznego. Tylko specjalistyczne platformy, projektowane od podstaw z pełnym zrozumieniem procesów zakupu usług logistycznych, oferują funkcjonalność, która może w pełni sprostać wymaganiom najbardziej złożonych przetargów na outsourcing logistyczny i wszelkiego rodzaju usług transportowych. Takie dedykowane rozwiązanie – platformę TICONTRACT, oferuje np. Grupa TRANSPOREON” – mówi Wojciech Bujak, Business Development Manager CEE, TICONTRACT GmbH (TRANSPOREON Group).

 

Platforma przetargowa służy do znajdowania stałych zleceń, w przeciwieństwie do giełdy transportowej, która wykorzystywana jest na rynku spot. Zazwyczaj działa to w ten sposób, że załadowcy zainteresowani złożeniem oferty zgłaszają się do właściciela oprogramowania. Ten po dokładnej weryfikacji dokumentów zezwala na wystawienie przetargu. Platforma przetargowa otworzyła polskim przewoźnikom dostęp do informacji o przetargach organizowanych na terenie innego kraju i świadczenie tam intratnych usług, co jest w dzisiejszych czasach bardzo cenne. Nic więc dziwnego, że w ostatnich latach narzędzia IT są wykorzystywane na ogromną skalę w firmach branży TSL, a zdaniem ekspertów przyszłość to dalszy rozwój tego typu programów.

 

Dokończenie całej procedury przetargowej wymaga jednak bezpośrednich konsultacji, negocjacji i konkretnych rozmów prowadzonych już poza platformą. Dlatego też narzędzie, jakim one są, to tylko pierwszy etap. W opinii Grzegorza Patynka, Eksperta ds. integracji, Trans.eu, może okazać się, że tylko ręczne obsłużenie przetargów w narzędziach obecnych na rynku gwarantuje ich skuteczność. „Spowodowane jest to głównie tym, że wszyscy dążą do automatyzacji procesów, jakie działają w ich firmach, a nie każde narzędzie jest na tyle elastyczne, aby dało się zintegrować. Brak tej cechy powoduje, że większość podmiotów chcących korzystać z takich narzędzi po prostu ich nie wdroży. Co do samego przetargu oraz poziomu jego skomplikowania, także bywa różnie – posiadanie wszystkich możliwych opcji nie jest równoznaczne z możliwością dowolnego ich modelowania czy też ustalania konkretnej kolejności”. – wyjaśnia Grzegorz Patynek.

Nieco inną formę usług niż moduł przetargowy posiada Trans.eu. „Nasza unikalna wartość to przede wszystkim klienci oraz narzędzie w postaci komunikatora, który pozwala im wykonywać najbardziej skomplikowane procesy. Mając narzędzie do komunikacji wraz z opcją jej archiwizacji, mamy gwarancję bezpieczeństwa, szybkiej odpowiedzi oraz potwierdzenia kontekstu, w jakim jest ona prowadzona. Wspominając w pierwszym zdaniu o klientach jako elemencie wyróżniającym, miałem na myśli społeczność, dla której nowoczesne narzędzia nie stanowią bariery technologicznej i do której są przyzwyczajeni” – informuje Grzegorz Patynek. „Większość negocjacji, które są pewnego rodzaju formą przetargu albo aukcji, odbywa się wewnątrz okna komunikatora. To powoduje, że forma i zasady mogą być w dowolny sposób ustalane przez obie strony transakcji” – dodaje ekspert.

Z kolei TC eBid to platforma przetargowa stworzona przez firmę TimoCom. Program pozwala załadowcom na łatwe przeprowadzanie przetargów na przewóz ładunków na stałych trasach w oparciu o umowy długoterminowe, z kolei przewoźnikom ułatwia dostęp do międzynarodowych przedsiębiorstw, zapewnia im płynność finansową i stabilność zatrudnienia. Z pomocą platformy TimoCom TC eBid rozpisanie przetargu jest bardzo proste. „Począwszy od 2009 r. większość z 36 000 przedsiębiorstw obecnych na platformie transportowej umieszcza przetargi on-line. Aplikacja pozwala przedsiębiorstwom uniknąć problemów związanych z ograniczonym dostępem do ofert wolnych przestrzeni ładunkowych, tradycyjną, długotrwałą selekcją usługodawców, ograniczonym przepływem informacji, wreszcie – analizą danych. Umożliwia wystawienie przetargu zarówno dla częściowych, jak i kompletnych ładunków. Umieszczenie istotnych dla przedsiębiorstwa parametrów jest bardzo proste i obejmuje m.in.: nadanie nazwy przetargu, zdefiniowanie sposobu wyceny, rodzaju towaru. Platforma daje też możliwość wyboru języka prowadzenia negocjacji, sposobu zlecania, warunków płatności, załączenia dokumentów pdf, które mogą doprecyzować wymagania odnośnie przetargu, jak np. zalecenia dotyczące ładunku lub reguły odpowiedzialności. Aplikacja umożliwia także ustalenie określonej grupy firm, dla której przetarg będzie dostępny” – wyjaśnia Dariusz Korbut z TimoCom. Jego zdaniem, aplikacja automatyzuje wyszukiwanie firm transportowych odbywające się w oparciu o wymogi danej firmy, a także przyspiesza analizę zebranych informacji dzięki gotowemu arkuszowi porównawczemu otrzymanych ofert, który pokazuje w skali procentowej konkretne oszczędności. „Przetarg jest weryfikowany przez ekspertów TimoCom, a następnie udostępniany on-line. TC eBid ze względu na szeroki zasięg oraz rzetelną politykę bezpieczeństwa TimoCom otwiera drogę do pozyskania międzynarodowej i sprawdzonej grupy usługodawców” – dodaje Dariusz Korbut.

W kwestii oszczędności większość ekspertów jest zgodna – elektroniczny proces przetargowy wiąże się z oszczędnościami w działalności przedsiębiorstwa. Zdaniem Wojciecha Bujaka, oszczędności kosztów transportu sięgają nawet 19 proc., a nakłady na administrację można zredukować o 30 proc.

„Wiemy jednak z doświadczeń, że efektywność i oszczędności zidentyfikowane w przetargu można zwiększyć, digitalizując kolejne etapy procesu, usprawniając kontrolę i egzekwowanie kontraktu, dodatkowo ograniczając poziom wydatków. Równie ważne są więc zarządzanie stawkami i kontraktami, automatyczna alokacja transportów i elektroniczny audyt faktur za transport” – dodaje Wojciech Bujak.
    
Poszukiwanie optymalizacji

Także firma TICONTRACT, która jest częścią międzynarodowej Grupy TRANSPOREON, posiada platformę przetargową – TICONTRACT Tendering, służącą do przeprowadzania przetargów logistycznych i zarządzania stawkami frachtowymi. Użytkownikami platformy jest ponad 360 międzynarodowych załadowców z różnych gałęzi przemysłu oraz ponad 40 000 przewoźników. Za pośrednictwem modułu przetargowego załadowcy mogą ogłaszać przetargi na wszystkie rodzaje transportu (drogowego, morskiego czy też lotniczego) oraz wybierać odpowiednich przewoźników wedle własnych preferencji. Platforma umożliwia załadowcom znalezienie odpowiednich partnerów, ocenę usługodawców, zebranie niezbędnych informacji, przygotowanie przetargu, analizę ofert, ewentualne negocjacje cenowe, wybór najlepszego dostawcy oraz tworzenie niezbędnej dokumentacji. Inteligentny i funkcjonalny system pozwala także na symulację i optymalizację kosztów usług transportowych i logistyki, redukcję nakładów na administrację, szybszą realizację procesów przetargowych, proste tworzenie nawet skomplikowanych formularzy ofert, czy przygotowanie indywidualnych wzorów zapytań.

„Widzimy wyraźnie, że firmy poszukują sposobów optymalizacji stawek frachtowych poprzez umożliwienie przewoźnikom konkurowania ze sobą specjalizacją (np. w określonych destynacjach) i uzyskaną efektywnością kosztową, bardziej niż poprzez dalsze obniżanie ich marży. Bardzo istotne dla organizatorów przetargu jest wykorzystanie czynnika skali w negocjacjach, ale zachowując relacje z obecnymi partnerami i uwzględniając możliwości przewozowe czy operacyjne przewoźników na etapie analizy przetargu. Dlatego załadowcy częściej poszukują specjalistycznych narzędzi, które pomogą im przeprowadzić przetarg, ale także opanować złożoność zapotrzebowania na usługi transportowo-logistyczne. To właśnie zapewnia TICONTRACT” – mówi Wojciech Bujak. Dodaje, że od początku priorytetem jest kompleksowe wsparcie procesu zakupowego, od analizy rynku dostawców, przez proces ofertowania, po analizę i implementację wyników. „Na TICONTRACT już ponad 500 załadowców organizuje blisko 9000 przetargów transportowych rocznie, komunikując się z 35 000 zarejestrowanych dostawców usług logistycznych na świecie” – uzupełnia Wojciech Bujak.

 

Sławomir Erkiert