(Żródło: TIMATE)
Każda ocena pracowników powinna służyć konkretnemu celowi, być jawna i podlegać jasnym kryteriom. Wtedy da miarodajne wyniki. Takie są założenia. Jak jednak wygląda rzeczywistość?
Ocena pracownicza pod lupą
Badanie przeprowadzone przez Grafton Recruitment pokazuje, że jeszcze kilka lat temu ocenę okresową pracowników organizowało jedynie 50% ankietowanych firm. Połowa z nich powtarzała ten proces raz do roku, jedna czwarta – raz na sześć miesięcy.
Co powstrzymuje przedsiębiorców przed ocenianiem pracowników? Powodów jest wiele. Sam proces – zwłaszcza w większej organizacji – jest złożonym projektem, angażującym wiele osób i działów. Wymaga indywidualnych rozmów z pracownikami, sporządzenia dokumentacji, a także analizy wyników. Ocena bowiem nie powinna być jedynie sztuką dla sztuki. Ma sens tylko wtedy, gdy zarządzający wyciągną wnioski z przeprowadzonych badań i wdrożą odpowiednie zmiany.
To wszystko jednak wiąże się z dodatkową pracą kadry kierowniczej i działów HR. Jeśli pracownicy ci nie rozumieją, jakie są cele oceny okresowej i do czego ma służyć, cały proces potraktują tylko jako zbędny i czasochłonny obowiązek, który trzeba odhaczyć na liście zadań.
Ocena okresowa często źle się kojarzy także pracownikom. Boją się, że może stać się ona podstawą do zwolnienia lub nałożenia dodatkowych zadań. Zdarza się, że czują się niesprawiedliwie potraktowani, jeśli oceniający skupi się tylko na ostatnich tygodniach pracy, nie biorąc pod uwagę projektów prowadzonych w ciągu całego roku czy półrocza.
Oceniać czy nie oceniać?
Czy w takim razie, w świetle takiej niechęci do oceny pracowniczej, warto w ogóle prowadzić ten proces? Korzyści, jakie zyskuje firma po wdrożeniu zmian opartych na wynikach analizy ocen, pokazują, że ocena pracownicza ma głęboki sens. Jeśli tylko zorganizowana jest z pełnym zaangażowaniem wszystkich stron projektu i jeśli nie jest przypadkowa, czyli przede wszystkim zbyt rzadka.
- Kiedy zastanawialiśmy nad tym, jak usprawnić działanie przedsiębiorstw, doszliśmy do wniosku, że kluczowa jest codzienna ocena pracowników. Także dlatego, że pozwala ona na jednoczesne ocenianie zarządzania firmą oraz procesów, które w organizacji funkcjonują. Żaden pracownik nie jest samotną wyspą – jeśli nie realizuje zadań w sposób, który nas satysfakcjonuje, jego postawa wynika z działań innych członków zespołu i na te działania wpływa. Nie zauważając tego od samego początku, pozwalamy problemom narastać. Po sześciu miesiącach czy roku naprawienie sytuacji i wprowadzenie odpowiednich zmian będzie dużo bardziej czaso- i kosztochłonne – tłumaczy Sebastian Młodziński, CEO TIMATE, firmy, która stworzyła i rozwija system do rejestracji i analizy czasu pracy. – To dlatego w naszym rozwiązaniu wprowadziliśmy możliwość oceniania pod koniec każdego dnia pracy różnych obszarów działań pracownika. Ocena jest wystawiana automatycznie przez system na podstawie danych na temat pracy gromadzonych przez system. Pracownik otrzymuje czytelne ikonki, które pokazują, czy w odpowiedni sposób wywiązał się ze swoich obowiązków. Smutna, neutralna lub uśmiechnięta buźka wyświetla się na jego indywidualnej karcie – identyfikatorze.
Jasna i natychmiastowa informacja zwrotna sprawia, że tak zatrudniony, jak i jego przełożony wiedzą od razu, czy wdrożony sposób pracy jest efektywny. W razie jakichkolwiek problemów mogą działać od razu, identyfikując i naprawiając obszary sprawiające trudności.
Motywacja na co dzień
Bieżąca ewaluacja przynosi jeszcze jedną korzyść – może stać się systemem motywacyjnym dla pracowników. Jeśli każdy dobrze przepracowany i oceniony dzień przełoży się na punkty, które z czasem zamienią się w nagrody i premie – firma zyska zaangażowanego pracownika, dbającego o swoje wyniki nie tylko w miesiącu poprzedzającym roczną czy półroczną ocenę.
- Przyznawanie premii na podstawie niejasnych kryteriów może być bardzo demotywujące dla zespołu. Powiązanie ich z dzienną oceną sprawia, że każdy z pracowników dokładnie wie, od czego uzależniona jest wysokość jego nagrody. Może też świadomie do niej dążyć, wykonując skrupulatnie oceniane działania. Dzięki temu cała firma zmienia swoje funkcjonowanie niejako oddolnie. Zatrudnieni są efektywniejsi, bo tego chcą, a nie dlatego że zmusza ich do tego przełożony – wyjaśnia Sebastian Młodziński z TIMATE. – Nasz system pozwala też doceniać współpracowników. Każdy użytkownik karty może przyznać dodatkowe punkty komuś, z kim dobrze mu się pracuje. To wzmacnia potrzebę współdziałania w zespole.
Co w ogóle można ocenić? Wszystko zależy od priorytetów i strategii przedsiębiorstwa. Warto brać pod uwagę między innymi punktualność i sposób wykorzystania czasu pracy, realizację przydzielonych zadań, wykonanie planów firmy, przestrzeganie zasad bezpieczeństwa czy zarządzanie zespołem. Wszystkie te obszary przekładają się na lepsze i efektywniejsze działanie organizacji oraz pokazują zaangażowanie pracownika.
- Karta TIMATE ocenia pracę w sześciu obszarach: czystej rejestracji czasu pracy – biorąc pod uwagę przyjście i wyjście z pracy, przerwy; korelacji ruchu pracownika z jego stanowiskiem – np. spawacz powinien stać, magazynier chodzić, księgowy siedzieć przy komputerze; bezpieczeństwa – tu sprawdza np. noszenie kasku, trzymanie dystansu, odpowiednie raportowanie wypadków; realizacji zadań wysyłanych na kartę; wykonania planów – te mogą być wprowadzone bezpośrednio w systemie TIMATE lub pobrane do systemu z zewnętrznego oprogramowania przez moduł komunikacji API; oraz w obszarze zarządzania, w którym końcowa ocena jest średnią not podwładnych w każdym z wymienionych przez mnie obszarów – dodaje Sebastian Młodziński.
Ocena pracowników ma wielu przeciwników, warto jednak ją zastosować w przedsiębiorstwie. Prowadzona na bieżąco i na podstawie jasnych kryteriów przekłada się w rezultacie na poprawę procesów biznesowych i produkcyjnych oraz wzrost motywacji zespołów.
