Czym jest obieg dokumentów?
Obieg dokumentów jest procesem przekazywania oraz przetwarzania danych w ramach organizacji lub instytucji. Pozwala na strukturalny i kontrolowany przepływ pomiędzy różnymi osobami czy działami w celu wykonania określonych ruchów lub procesów. Główne jego zadania wiążą się z zapewnieniem płynnego przepływu informacji, zapewnienia poprawności i dokładności danych, odpowiedniej autoryzacji i uwierzytelniania oraz zwiększenia efektywności, oraz kontroli nad dokumentami w organizacji. Dodatkowo wpływa on na zmniejszenie kosztów pracy i szybkość reakcji.
Jakie są zalety obiegu dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów oferuje wiele korzyści w porównaniu do działania tradycyjnego, papierowego. Jego główne zalety to:
- Łatwy dostęp i wyszukiwanie: przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej, umożliwiające łatwy i szybki dostęp do nich z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.
- Oszczędność miejsca i redukcja kosztów: eliminowanie potrzeby przechowywania dokumentów papierowych, prowadzące do znacznego oszczędzania miejsca w biurach i magazynach. Ponadto, zmniejsza się zakup papieru, tonerów, folderów i innych materiałów, co przekłada się na redukcję kosztów.
- Poprawa efektywności i wydajności: narzędzia do obiegu dokumentów oferują automatyzację procesów, powiadomienia i przypomnienia, śledzenie postępu prac oraz integrację z innymi systemami. To przyspiesza przetwarzanie dokumentów, redukuje opóźnienia i błędy, oraz poprawia ogólną efektywność oraz wydajność pracowników.
- Zwiększenie kontroli i bezpieczeństwa: umożliwia zastosowanie zaawansowanych mechanizmów kontroli dostępu, autoryzacji i uwierzytelniania.
- Ułatwienie współpracy i komunikacji: umożliwia łatwe udostępnianie dokumentów, pracę nad nimi w czasie rzeczywistym, dodawanie komentarzy i zmian, a także szybkie przesyłanie informacji pomiędzy różnymi osobami i działami.
- Środowiskowa równoważność: przyczynia się do redukcji zużycia papieru i wpływu na środowisko naturalne, a to na mniejszą wycinkę drzew i ilość odpadów.
Jak można usprawniać obieg dokumentów w firmie?
Aby usprawnić obieg dokumentów w firmie, można wdrożyć elektroniczny system zarządzania dokumentami, taki jak np. Baseline. Zastosowanie go umożliwia przechowywanie, organizowanie i udostępnianie dokumentów w sposób zautomatyzowany. Ułatwia wyszukiwanie i śledzenie, zarządza uprawnieniami dostępu, współpracę nad informacjami. System elektroniczny Baseline jest modułem CRM, co ma znaczenie w przypadku przepływu informacji o umowach, dokumentach finansowych klientów i dostawców. Dodatkowo firma wprowadziła komunikację, dzięki której w łatwy sposób udostępnia się informacje o fakturach, zamówieniach oraz wprowadza możliwość zgłaszania reklamacji, jak również wysyłania powiadomień. Jest to profesjonalne i elastyczne narzędzie umożliwiające komunikację z systemami, które funkcjonują w przedsiębiorstwie.
*Artykuł sponsorowany
