Około 50% naszego mózgu zajmuje się ciągłym przetwarzaniem obrazu. W drodze ewolucji natura obdarzyła człowieka wzrokiem, który jest niezbędny do odbioru otaczającego świata i podejmowania decyzji. Nasze przeszłe doświadczenia i wspomnienia wracają do nas w postaci obrazów. Obraz kojarzony z przeszłym doświadczeniem potrafi wywołać emocje lub wygenerować konkretne zachowanie. Dlaczego? Mózg znacznie szybciej i skuteczniej przetwarza obraz niż tekst – zapamiętujemy zaledwie 20% tego, co przeczytamy, natomiast aż 80% tego, co zobaczymy. Wzrok jest najważniejszym dla percepcji zmysłem.

Język bezpieczeństwa

Ten fakt znajduje zastosowanie w wielu obszarach naszego życia. Język oparty o proste symbole stosujemy w przepisach ruchu drogowego, oznaczeniach na produktach spożywczych, czy na metkach odzieży. Korzystając z pierwszego przykładu – nikt sobie przecież nie wyobraża, aby zamiast okrągłych, niebieskich znaków na ulicach stosowano pisemne wskazówki, dla przykładu „Tylko w prawo” albo „Jedź prosto lub w lewo”. Obraz działa na naszą percepcję błyskawicznie, nie wymaga uruchamiania myślenia. Szeroka gama urządzeń wizualnych, które wypełniają nasze drogi i autostrady, umożliwia kierowcom wszędzie precyzyjne dotarcie tam, dokąd chcą, bezpiecznie – dzień po dniu i rok po roku.

Te znaki to język bezpieczeństwa kierowcy wkomponowany w samą drogę i język operacyjny dużej części gospodarki. Wystarczy wyobrazić sobie, jak wyglądałaby sytuacja na drodze bez tych wizualnych urządzeń, aby natychmiast zrozumieć ich moc oraz poczuć wdzięczność za ich istnienie i działanie.

Wizualne miejsce pracy

Wizualne rozwiązania na drodze, lotnisku, dworcu czy w metrze zmniejszają wysiłek związany z naszymi codziennymi obowiązkami i rutynowymi czynnościami, które powtarzamy każdego dnia. Dlaczego nie miałoby to działać również w pracy? Informacje w organizacji mogą się szybko i często zmieniać – harmonogramy produkcji, wymagania klientów, specyfikacje techniczne, metody operacyjne, zaopatrzenie w materiał, praca w toku i tysiące innych szczegółów, od których zależy codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. W ciągu jednego dnia dosłownie setki precyzyjnych informacji są potrzebne do kontynuowania pracy.

W takim środowisku idealnie sprawdzają się proste komunikaty, dające jednoznaczne odpowiedzi na nasze pytania, zapobiegające błędom w pracy, przyjazne przepływowi danych. O otrzymywaniu wiadomości w taki sposób marzy każdy – mniej i bardziej zabiegany, pracujący w jednym obszarze i ten zarządzający wieloma. Każdy, kto czuje odpowiedzialność za to, co dostarcza.

Wizualne miejsce pracy opiera się zatem o strategię tłumaczenia tysięcy operacji wymiany i przekazywania informacji, które każdego dnia mają miejsce w każdej organizacji, i nadania im wizualnego charakter.

Przy czym warto dostrzec, że nie ogranicza się to tylko do pomiaru wydajności – wizualność podnosi wydajność. Ma bowiem kluczowe znaczenie dla upowszechniania się i podtrzymywania dobrych praktyk, rutyn, które są fundamentem podnoszenia efektywności.

Koncepcja Wizualnego Przedsiębiorstwa

Praktyczną aplikacją wizualnego miejsca pracy jest stworzona przez amerykańską ekspertkę zarządzania, dr Gwendolyn Galsworth (patrz ramka), koncepcja Wizualnego Przedsiębiorstwa. Podstawą tak zarządzanego przedsiębiorstwa jest kultura napędzana potrzebami informacyjnymi pracownika. Kreowanie tej kultury wymaga od nas ciągłego zachęcania pracowników do szukania odpowiedzi na 2 rodzaje pytań:

1. Co ja powinienem wiedzieć, aby wykonać swoją pracę najlepiej?
2. Co ja powinienem przekazać innym, aby wykonywali swoją pracę jak najlepiej?

Odpowiedzi na te pytania – informacje, standardy, wzory funkcjonowania – są przekazywane innym za pomocą wizualnych urządzeń i systemów. To takie mechanizmy i rzeczy, które wpływają na zachowania ludzi, udostępniając najważniejsze informacje wszystkim, którzy tego potrzebują. Bez słowa. Za pomocą obrazu, koloru, kształtu. Według projektu i potrzeb pracowników.

Wdrożenie musi obejmować wszystkich pracowników, na każdym szczeblu organizacji. Rozpoczyna się zawsze tam, gdzie są ludzie lub zespoły, które odkryją w sobie potencjał do zadawania 2 kluczowych pytań i odnajdywania na nie poprawnych odpowiedzi. Prawdopodobnie właśnie tam występuje największy deficyt informacji generujący marnotrawstwa w organizacji. Podczas wdrożenia przechodzimy przez dziesięcioro drzwi (patrz obrazek), które prowadzą do doskonałości operacyjnej, m.in. w obszarach: produkcji, technologii i planowania, nadzoru czy pracy biura.

Lepsze miejsce pracy

Jaki jest efekt? Dobrze wdrożona wizualizacja zapobiega przede wszystkim opóźnieniom, brakom, błędom. Od komunikacji po dostarczenie produktu do klienta – wszystko odbywa się zgodnie z planem. Tak więc wizualizacja służy nie tylko organizacji, ale i całemu otoczeniu firmy. Brzmi jak utopia? Warto przekonać się samemu, wdrażając na szeroką skalę elementy wizualne do miejsca pracy. Niech miejsce pracy przemawia!

Badania kultury organizacyjnej przedsiębiorstw, wywiady z liderami i menadżerami potwierdzają, że innym wyzwaniem, przed którym stoją przedsiębiorstwa jest zaangażowanie pracowników, budowanie skutecznej komunikacji i utrwalanie właściwych zachowań. Doświadczamy dużej rotacji pracowników, różnic kulturowych i pokoleniowych. Odpowiedzią na te bolączki może być właśnie Wizualne Przedsiębiorstwo.

Anna Borowiec, Katarzyna Stołkowska, Kazimierz Żurek, Paweł Rynkiewicz, Renata Łapińska, 4Results Sp. z o.o.

*************************************************************************************************
Dr Gwendolyn Galsworth

Autorką koncepcji Wizualnego Przedsiębiorstwa jest dr Gwendolyn Galsworth. Jest światowej klasy specjalistą, autorytetem i praktykiem w dziedzinie Wizualnego Myślenia. Ponad 30 lat kariery zawodowej dr Galsworth poświęciła na współtworzenie Wizualnych Organizacji, co wyznaczyło nowe standardy w tym obszarze i pozwoliło na osiąganie spektakularnych wyników. Oprócz wdrażania w firmach Wizualnego Myślenia, dr Galsworth zajmuje się szkoleniami i przekazywaniem wiedzy. Jest autorką 7 książek – aż 2 z nich zostały uhonorowane wyróżnieniem przez zajmujący się doskonaleniem organizacji Instytut Shingo.