Pomimo tego, że przedstawiciele służb mają prawo do przejrzenia niemalże każdego dokumentu, obowiązują ich również pewne ograniczenia. Nie może być tu mowy o samowoli i wykorzystywaniu władzy. Zobacz, jak zachować się podczas kontroli.

Mandat czy grzywna?

Często drobne nieporozumienia zaczynają się już na samym początku. I tak też jest w tym wypadku. Musimy pamiętać, że mandat przeznaczony jest dla osoby fizycznej (w tym wypadku dla kierowcy), natomiast pozostałe podmioty (firma czy też osoba zarządzająca) otrzymują grzywnę w wyniku decyzji administracyjnej.

Kontrola na drodze

Kontrolę na drodze mogą przeprowadzić: Inspekcja Transportu Drogowego, Policja, Straż Graniczna oraz Służba Celna. I jak sama nazwa wskazuje, odbywa się ona na drodze publicznej, w wyniku zatrzymania pojazdu oraz uprawnionych do tego funkcjonariuszy i pracowników służb kontrolnych. „Pamiętajmy, że znaczącym nadużyciem jest kontrola przeprowadzana podczas załadunku czy też odpoczynku. Takie kontrole nie mogą odbywać się w nocy, na parkingu. Służby nie mogą wybudzać kierowcy odbierającego odpoczynek lub weryfikować jego dokumentów, kiedy ten np. korzysta z przerwy i spożywa posiłek. Aby działania służb przebiegły prawidłowo, pojazd powinien zostać zatrzymany na drodze publicznej, podczas normalnej jazdy oraz skierowany na odpowiednie i bezpieczne miejsce do przeprowadzenia dalszych czynności” – komentuje Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. Warto również wiedzieć, że kontrolowanie kart kierowców podczas odprawy celnej lub odpoczynku, tylko dlatego, że przebywa on w okolicy pojazdu, nie jest prawidłowym zachowaniem kontrolujących.

Kontrola w przedsiębiorstwie

Kontrola w przedsiębiorstwie, z zasady, nie odbywa się bez zapowiedzi. Właściciel firmy zostaje poinformowany o takim zamiarze z minimum siedmiodniowym wyprzedzeniem. Inną, wyjątkową sytuacją, jest podejrzenie matactwa, niszczenia dokumentów czy też nielegalnego zatrudnienia. Standardowa kontrola odbywa się w spokojnej atmosferze. Osoby delegowane do jej wykonania przeglądają wymagane dokumenty. „Nasze doświadczenie jasno pokazuje, że jeżeli przewoźnik jest profesjonalistą i prowadzi prawidłową dokumentację kierowców oraz pojazdów, nie musi obawiać się pojawienia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli w przedsiębiorstwie. Aby osiągnąć status tak ogromnego spokoju podczas kontroli, drogi są dwie: stale pogłębiać wiedzę z zakresu samodzielnego rozliczania kierowców i wybrać odpowiednie oprogramowanie (np. SuperTacho) lub powierzyć obowiązki prowadzenia ewidencji zewnętrznej firmie” – sugeruje Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP.

Kontrola. I co dalej?

Po każdej kontroli, czy to drogowej czy też na miejscu w firmie, sporządzany jest protokół. Znajdują się w nim, ogólnie rzecz ujmując, wnioski kontrolującego, czyli zapisy, od których można lub nawet należy złożyć wyjaśnienia. Tłumaczymy tym samym powody ewentualnych uchybień czy popełnionych naruszeń. „Oczywiście wszystkie wyjaśnienia należy poprzeć dowodami. Mogą to być wydruki, dokumenty, oświadczenia kierowców, potwierdzenia usunięcia awarii technicznych pojazdu będących powodem naruszeń (dlatego właśnie tak niezwykle ważna jest skrupulatność i dokładność prowadzenia wszelakiej dokumentacji wewnątrzfirmowej). Jeżeli wyjaśnienia nie są wiarygodne, kontrolujący wyda decyzję o nałożeniu kary finansowej. Od decyzji tej możemy się odwołać wskazując dowody na nieprawidłowe postępowanie kontrolującego (nie wzięcie pod uwagę wszystkich faktów, pominięcie dowodów, mylna interpretacja zaistniałej sytuacji lub przepisów). Co warto podkreślić: na tym etapie nie jest to już składanie wyjaśnień, tylko wskazanie nieprawidłowości przy wydawaniu decyzji przez I instancję. Jeśli zaniedbamy możliwość złożenia wyjaśnień do protokołu, odwoływanie się od decyzji będzie niestety cechowało się niewielką skutecznością” – tłumaczy Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. Ekspert podkreśla również, że w postępowaniu administracyjnym należy uczestniczyć od początku do końca, nie ignorując przy tym żadnej możliwości złożenia dokumentów oraz szczegółowego wyjaśnienia sytuacji.

Jeśli odwołanie od decyzji nie zostało uwzględnione, kolejnym etapem jest skarga do Sądu, w której wyszczególniamy nieprawidłowe zachowania ze strony służb kontrolnych. Tutaj również należy w odpowiednim trybie przedstawić zarzuty do postępowania kontrolnego. Takimi błędami mogą być: błędy proceduralne, ignorowanie dokumentów, dążenie do nałożenia kary bez względu na istotne dla sprawy okoliczności przedstawiane w wyjaśnieniach.

Jakie są szanse na uniknięcie kar?

Aby mieć szanse na skuteczne uniknięcie kary podczas kontroli należy dbać o prawidłową dokumentację oraz skrupulatność w magazynowaniu dokumentów pomagających uchylić się od przykrych konsekwencji. Jednak aby wspomniana wcześniej dokumentacja była przygotowana zgodnie ze sztuką, ważne jest również aby utrzymywać wysoki poziom znajomości przepisów i procedur transportowych wśród swoich kierowców i dyspozytorów. „Często zdarza się, że zgłaszają się do nas firmy, które decydują się na szereg szkoleń zarówno dla osób rozliczających, dyspozytorów czy też kierowców. Ogromna część z nich robi ten krok niestety dopiero po… szkodzie. Czyli wówczas, gdy podczas kontroli wykazano szereg nieścisłości, a nałożona kara jest niezwykle dotkliwa. Przypominamy zatem, że lepiej jest zapobiegać, niż leczyć” – sugeruje Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej.

Na co jeszcze zwrócić uwagę?

Należy szczegółowo dokumentować pouczenia generowane dla kierowców, organizować cykliczne szkolenia i nawet przeprowadzać testy sprawdzające wiedzę. Pamiętajmy również, że pod żadnym pozorem nie wolno wydawać poleceń zachęcających kierowców do naginania prawa. Ustalanie premii finansowych za wyniki i rekordy w przebytych trasach jest najgorszą z całego zestawy złych praktyk w transporcie.

„Jeżeli jako firma potrafimy wykazać szereg procedur kontrolnych i dyscyplinujących, nasza dokumentacja jest prowadzona prawidłowo, a pracownik jest regularnie szkolony, mamy możliwość wskazania, że to kierowca jest w pełni odpowiedzialny za niektóre uchybienia. Wtedy za takie naruszenia to właśnie kierowca otrzyma karę. Jednak w praktyce jest to bardzo rzadkie, gdyż pracownik w większości przypadków działa w porozumieniu z przedsiębiorcą” – kontynuuje Mariusz Hendzel.

Kluczowym elementem pozwalającym na szybkie i sprawne zakończenie kontroli, jest skrupulatna dokumentacja. Musimy dołożyć wszelkich starań, aby w pełni wykazać transparentność zdarzeń i działań. Rzetelność, która polega na wcześniejszym zbieraniu dokumentów, potwierdzeń, pouczeń, wydruków z tachografu, pozwala na zachowanie spokoju oraz przedstawienie swoich racji w sposób jasny i logiczny.

Pamiętajmy też, że przewinienia pracodawcy rzutują ostatecznie tylko na niego. Kończą się karą finansową, nakazami lub zaleceniami pokontrolnymi. W niedługim czasie zalecenia te są weryfikowane, zatem nie da się uniknąć wprowadzenia ich w życie. Jednak w przypadku niezastosowania się do zaleceń pokontrolnych, kary są znacznie dotkliwsze, łącznie z odebraniem licencji transportowej.