Czym właściwie jest Rusałka?
Rafał Ruciński: Rusałka jest naszym autorskim systemem komputerowym, właściwie systemem workflow, zaprojektowanym przez nasz internal team i wykonanym na nasze zlecenie przez zewnętrzną firmę specjalizującą się w tego typu projektach – ”szytych na miarę”.
Skoro system autorskim, to skąd pomysł na jego stworzenie?
Pomysł podsunęło nam samo życie. W obecnych czasach, zleceniodawcy wymagają od nas coraz bardziej zaawansowanego raportowania. Centralizacja naszego systemu zgłoszeń celnych, była pierwszym krokiem w kierunku utworzenia prostego i jednolitego systemu raportowania, jednak okazała się niewystarczająca. Potrzebowaliśmy spójnej bazy danych, obejmującej wszystkie usługi, wykonywane dla wszystkich kontrahentów, w całej firmie (a właściwie w całej grupie kapitałowej). Ponadto, chcieliśmy stworzyć elektroniczne archiwum dokumentów, rzecz na dzień dzisiejszy niezbędną. W ‘wyklarowaniu’ docelowego kształtu systemu, pomocna była również obserwacja branż pokrewnych, chociażby TSL. Obecnie, bardzo popularne są wszelkiego rodzaju ”strefy klienta”, dzięki którym zleceniodawca może aktywnie uczestniczyć w procesie obsługi swojego zlecenia – tj. rejestrować zlecenie, obserwować jego status online, pobierać dokumenty z nim związane, czy na żądanie generować wspomniane już raporty. Tak właśnie zrodziła się idea systemu Rusałka.
Wynika z tego, że system już istnieje. Jaka jest jego obecna funkcjonalność?
Tak, system już działa, został uruchomiony w całej firmie na przełomie lat 2018 i 2019. A dokładniej – w obydwu firmach Grupy Rusak. W pierwszym etapie wdrożenia, skupiliśmy się na kilku podstawowych blokach funkcjonalnych, tj.: centralny rejestr zleceń, czyli globalna baza danych o zleceniach, elektroniczne archiwum dokumentów oraz Strefa Klienta wraz z systemem standardowych raportów. Oczywiście, żaden z tych modułów nie mógłby funkcjonować bez tego wszystkiego, co jest „pod spodem”, czego nie widać, czyli przede wszystkim integracji z naszym systemem zgłoszeń celnych. Integracja obydwu systemów pozwala na pobieranie w czasie rzeczywistym informacji o zgłoszeniach celnych, przede wszystkim o ich statusach, ale również o szczegółach zgłoszeń, czy też załączonych dokumentach.
Skupmy się wobec tego na Strefie Klienta. Jakie możliwości daje ona na dzień dzisiejszy?
Zgodnie z początkowymi założeniami, pozwala ona Zleceniodawcy w aktywny sposób uczestniczyć w procesie realizacji zlecenia. W pierwszym etapie, pozwala na złożenie zlecenia. Zleceniodawca otrzymuje unikalny numer, którym może się od tego momentu posługiwać w komunikacji z obsługującym. Następnie powinien przekazać dokumenty źródłowe do zgłoszenia celnego (lub innej zlecanej usługi). Robi to oczywiście poprzez formularz w systemie. W tym momencie, możliwe jest już przekazanie zlecenia do realizacji. Podstawowe etapy realizacji są uwidocznione w systemie. Po wykonaniu usługi, możliwe jest pobranie dokumentów zwrotnych, w formie komunikatów z systemów celnych.
Możliwe jest również wykonanie standardowych raportów, które udostępniliśmy wszystkim Zleceniodawcom bez dodatkowych opłat. Zawierają one podstawowe informacje o wykonanych usługach, m. in. numery i daty zgłoszeń, nadawcę i odbiorcę towarów, a w raporcie szczegółowym – również informację i towarach, ich wartościach, wagach, kodach celnych, itp.
Jaka wobec tego korzyść w stosunku do tradycyjnej wymiany informacji, np. via e-mail?
Przede wszystkim uporządkowanie procesu. Raz nadany numer zlecenia, powoduje wprowadzenie pewnego rygoru. E-maile „lubią” ginąć w natłoku pracy, często również zdarzało się, że jedno zlecenie trafiało do nas wielokrotnie. To wszystko powodowało chaos. Ponadto, w każdej chwili widoczny jest status zlecenia. Po zakończonej odprawie możliwe jest pobranie komunikatów zwrotnych. Wcześniej wielokrotnie spotykaliśmy się z prośbami o ponowne przesłanie tych komunikatów. No i oczywiście raporty, które z pewnością będą bardzo pomocne. Słowem – same korzyści.
Jaka jest docelowa grupa użytkowników zewnętrznych systemu? Małe firmy, czy może korporacje?
System jest kierowany do wszystkich naszych zleceniodawców. Zarówno firmy, które robią kilka odpraw miesięcznie, jak i duże korporacje, masowo zlecające nam usługi, z pewnością szybko dostrzegą korzyści z użytkowania Rusałki.
Co trzeba zrobić, aby uzyskać dostęp do systemu?
Wystarczy zgłosić się do oddziału obsługującego zlecenia, albo do swojego opiekuna i wyrazić taką chęć. Dział IT nada odpowiednie uprawnienia, przekaże dostępy wraz z krótką instrukcją i można działać. Strefa Klienta jest bardzo intuicyjna i nie wymaga jakichś specjalnych szkoleń czy też zaawansowanych umiejętności informatycznych.
Z wcześniejszych wypowiedzi, da się wywnioskować, że projekt nie jest zamknięty. Jakie są plany na jego rozwój?
Plany są bardzo ambitne. Od samego początku, wiedzieliśmy, że system ma wielki potencjał. Myślimy o jego rozwoju w wielu kierunkach. Jednym z dużych obszarów jest rozwój automatycznych powiadomień. Na obecnym etapie, dało się zaobserwować, że bardzo przydała by się taka funkcjonalność. Po drugie – indywidualne raporty dla kontrahentów. W dzisiejszych czasach, jest to rzecz niezbędna. Pracujemy również nad rozbudową integracji z systemem celnym tak, aby umożliwić automatyczne tworzenie zgłoszeń na podstawie plików zawierających elektroniczną formę faktury, czy innej specyfikacji. Pozwoli to wyeliminować pomyłki, mogące powstać podczas ręcznego wprowadzania danych do zgłoszeń (prawdę mówiąc dziś już takie rzeczy robimy, ale nie jest to w pełni zautomatyzowany proces). Następnie planujemy uruchomić niewizualną wersję Strefy Klienta – API, które pozwoli zakładać zlecenia i przekazywać niezbędne dokumenty bezpośrednio z systemu Zleceniodawcy. Kolejnym tematem jest automatyczne fakturowanie za usługę oraz udostępnienie e-faktur poprzez Strefę Klienta. Mamy również wiele innych pomysłów, na tą chwilę nie sposób wszystkie wymienić.
Czego można życzyć Rusałce?
Kolejnej, dojrzalszej wersji 2.0. i dalszego rozwoju projektu. Choć obecnie pracujemy nad wersją roboczo nazywaną 1.1, która pozwoli wprowadzić część z wymienionych przeze mnie wcześniej modyfikacji.
