Firma spedycyjna Timotrans specjalizująca się w międzynarodowym transporcie podczas wyboru dostawców kieruje się przede wszystkim bezpieczeństwem inwestycji oraz elastycznością. Od dwóch lat stosuje ona system do zarządzania transportem CarLo firmy Soloplan.
Jens Müller nie wyklucza w przyszłości niczego. Prezes Timotransu, firmy spedycyjnej z Düsseldorfu, ma na myśli przede wszystkim życzenia i wymagania klientów. "Być może w przyszłości nie będziemy się zajmowali tylko transportem towarów ale być może będziemy je również magazynowali" - mówi Müller. Jako przedsiębiorstwo zorientowane na klienta nie chciałby w żadnym wypadku pozbawić siebie szansy, jaką stwarza rynek. Ta otwarta i elastyczna postawa jest jedną z przyczyn, dla których w roku 2010 Timotrans zdecydował się na system do zarzadzania transportem CarLo firmy Soloplan.
"Szukaliśmy wtedy oprogramowania dla spedycji i poznaliśmy różne programy" - wspomina prezes. Do tej pory ta wyspecjalizowana w obrocie towarowym firma spedycyjna korzystała z opracowanego przez siebie oprogramowania, które jednakże przestało być wystarczającym. "Nie było w nim na przykład żadnych interfejsów pozwalających na komunikację z wewnętrznymi i zewnętrznymi systemami" - mówi Müller. Jako przykład podaje oprogramowanie Diamant zainstalowane w księgowości i różne systemy do gospodarki towarami.
"W CarLo funkcjonuje już większość interfejsów i użytkownik ma je standardowo do dyspozycji" - stwierdza Müller. Dlatego połączenie z Diamantem nie stanowiło od początku żadnego problemu i umożliwiło Timotrans-owi bezbłędny i dwukierunkowy przepływ danych pomiędzy działalnością operacyjną a księgowością.
Gwałtowny rozwój
Kolejne przydatne interfejsy dotyczą wprowadzania zamówień: niebawem pierwsze firmy załadunkowe będą przesyłać dane dotyczące zlecenia bezpośrednio przez DFÜ do CarLo, przy czym Timotrans korzysta z istniejącego interfejsu do SAP, Navision i innych systemów ERP. Za dwa lata Müller chce w ten sposób zmniejszyć o około 50 procent ilość ręcznie wprowadzanych zleceń.
"Duże ułatwienie dla nas stanowi także wiele automatycznych operacji, jakie możemy przeprowadzać w CarLo" - podkreśla Müller. I tak, może on teraz tylko za "jednym kliknięciem" wygenerować i wysłać potwierdzenie zamówienia dla klienta, zlecenie transportu dla podwykonawcy oraz awizo do stacji załadunku i rozładunku. Te racjonalizatorskie rozwiązania pomogły Timotrans-owi poradzić sobie z gwałtownym wzrostem zleceń w ostatnich dwóch latach. W samym tylko 2012 roku obrót przedsiębiorstwa wzrósł o ponad 40 procent.
Korzyść psychologiczna
Müller szacuje, że funkcje źródłowe oprogramowania logistycznego wykorzystywane są aktualnie tylko w dwóch trzecich. Obok dyspozycji i rozliczania wymienia Müller przede wszystkim zarządzanie załadunkiem. "Zainstalowana w czerwcu nowa wersja zarządzania środkami ładunkowymi jest bardzo intuicyjna. Program pokazuje nie tylko istniejące zapotrzebowania i zobowiązania lecz umożliwia nam również błyskawiczne wystawianie odpowiednich faktur" - mówi Müller. W tym miejscu nie bez znaczenia jest to, że w danych bazowych CarLo można wprowadzić cenę każdego pojedynczego załadunku. Dla użytkowników ta łatwa obsługa okazuje się stanowić dużą psychologiczna zaletę.
Bezpieczna przyszłość
Fakt, że jego przedsiębiorstwo nie wykorzystuje jeszcze wszystkich funkcji CarLo, uważa Müller za pozytywny. Dla niego liczy się to, że oprogramowanie to także w przyszłości będzie można dostosować do wszelkich możliwych życzeń ze strony klienta.
Z tego powodu Timotrans podczas wyboru systemu sprawdził wiarygodność i wypłacalność przedsiębiorstwa a także perspektywy dotyczące przyszłości firmy Soloplan. "Szczególnie wśród firm średniej wielkości oferujących oprogramowanie jest wielu oferentów, których dalsza egzystencja pozostaje w sferze marzeń" - stwierdza Müller. Zła sytuacja finansowa jest co najmniej tak samo źle odbierana jak brakujący następca w firmie rodzinnej. W przypadku Soloplanu przekonał go fakt, iż następne pokolenie w postaci trzech synów już pracuje w przedsiębiorstwie. "Dla mnie oznacza to bezpieczną inwestycję" - mówi Müller.
Pomimo tego było w programie kilka rzeczy, które musiały zostać zmienione. W przypadku niektórych dużych klientów mamy do czynienia nawet z 20 osobami kontaktowymi, które przesyłają swoje zlecenia do Timotrans-u. Dlatego koniecznym jest przyporządkowanie do każdego zlecenia osoby kontaktowej aby w razie problemów bądź dodatkowych pytań dotyczących poszczególnych załadunków wiadomo było z kim należy się kontaktować. Podczas wprowadzania zlecenia w CarLo nie było pola przewidzianego do tego celu i musiało to zostać zmienione. "Był to dla nas pierwszy test, jak elastycznie i jak szybko Soloplan jest w stanie zareagować na życzenia dotyczące zmian zgłaszane przez pojedynczego klienta" - wspomina Müller. Dopasowanie przebiegło sprawnie i nowe pole danych w CarLo jest do dyspozycji wszystkich innych klientów posiadających CarLo – jako standardowe w tym oprogramowaniu.
