Centrum Logistyczne Erkada funkcjonuje od 2008 r. w Gorzycach Wielkich koło Ostrowa Wielkopolskiego. Od początku główny zakres działalności firmy stanowią usługi transportu i spedycji materiałów sypkich i masowych przewożonych samochodami samowyładowczymi. Firma zajmuje się przede wszystkim przewozem zbóż, śrut, pasz, nawozów, kruszyw, węgla, biomasy, peletu itp. Korzysta z usług zewnętrznych podwykonawców i niemal cały tabor, jakim zarządza, stanowią umowy najmu na wyłączność. Na dzień dzisiejszy są to 33 zestawy, spośród których własnością centrum logistycznego są tylko trzy naczepy samowyładowcze marki KEMPF. Firma jest w stanie bardzo elastycznie dostosować ofertę do wymagań klientów dzięki szerokiemu zakresowi kubatury, jaki charakteryzuje tabor. W jego skład wchodzą bowiem naczepy o pojemności od 39 do 80 msześc. Część taboru (12 zestawów) od lutego 2012 r. posiada ponadto Certyfikat GMP+ B4.1, potwierdzający wysoką jakość w zakresie „Organizacji transportu oraz drogowym transporcie materiałów paszowych”. O skali działalności transportowej Erkady świadczą liczby. W samym 2012 r. firma wykonała 4780 zleceń. Średnia waga jednego przewozu wyniosła 25,5 t, a łączna ilość przewiezionych towarów 122 775 t.

 

 

Zanim kierownictwo Erkady podjęło decyzję o wdrożeniu nowego systemu wspierającego zarządzanie transportem, firma korzystała z narzędzia innego dostawcy systemów logistycznych. W 2010 r., w początkowej wówczas fazie rozwoju, zakupiła proste narzędzie wspierające proces fakturowania i rozliczania kosztów transportu. Prosty system pozbawiony był jednak takich funkcjonalności, jak planowanie zleceń czy przekazywanie w czasie rzeczywistym informacji pomiędzy rozproszonymi geograficznie oddziałami (lokalizacja głównego spedytora mieści się w Radomiu).

 

W miarę upływu czasu przy powiększającym się taborze dotychczasowy system okazał się niewydajny. Przed nowym dostawcą systemu firma postawiła kilka kluczowych wymagań z punktu widzenia specyfiki biznesu i przewozów, które realizuje. – Przede wszystkim chodziło nam o możliwie jak najbardziej przyjazny interfejs, który będzie prosty w obsłudze dla każdego spedytora, nawet niedoświadczonego nowo przyjętego pracownika, który nie musi do końca znać specyfiki naszej branży – mówi Dariusz Mikołajczyk, właściciel Erkady. – Bardzo istotnym elementem było również umożliwienie spedytorom automatycznego planowania zleceń. Wobec szybkiego rozwoju naszego biznesu i przyrastającego taboru nie byliśmy już w stanie wydajnie obsługiwać zleceń ręcznie – dodaje. W celu efektywnego planowania zleceń i optymalizacji kosztów przejazdów istotnym aspektem dla użytkownika była również możliwość korzystania z najbardziej aktualnych map.

 

Elementem typowym z punktu widzenia specyfiki przewozów towarów sypkich i masowych była możliwość dzielenia jednego dużego zlecenia na szereg mniejszych. Przy bardzo dużych przewozach, zamiast wprowadzać kilkadziesiąt pojedynczych zleceń do systemu, obecnie firma oszczędza czas, wprowadzając jedno zlecenie i jednym kliknięciem myszką dzieli to zlecenie na mniejsze, dobierając dla nich odpowiedni środek transportu. Ważna z punktu widzenia kontroli kosztów była także możliwość generowania statystyk ubytków. Dzięki tej opcji kierownictwo łatwo może zapanować nad nadmiernymi stratami, szybciej niż dotąd identyfikując przyczyny powstawania nadmiernych ubytków w przewożonych towarach.

Rosnąca liczba podwykonawców wiązała się również z koniecznością rozliczenia większej liczby kierowców. – Dlatego jednym z kluczowych wymagań było dla nas zapewnienie szybkiego rozliczenia z przewoźnikami. Wcześniej papierowy obieg dokumentów zabierał zbyt dużo czasu, aby sprawnie rozliczyć podwykonawców – mówi Dariusz Mikołajczyk. – Chcąc świadczyć wysokiej jakości usługi, musimy na czas wywiązywać się ze zobowiązań wobec naszych kierowców. Dlatego ta funkcjonalność systemu była dla nas tak ważna – dodaje.

 

Na etapie analizy ofert kierownictwo Erkady brało pod uwagę kilka popularnych na polskim rynku systemów wspierających proces decyzyjny w zarządzaniu transportem. Zdecydowanie najbardziej dopasowanym do wymagań firmy i najbardziej elastycznym pod względem konfiguracji i dopasowania do specyfiki branży okazał się oferowany przez Soloplan system CarLo.

 

 

Decyzja o wyborze systemu CarLo zapadła w październiku ubiegłego roku. Prace nad wdrożeniem ruszyły w grudniu. Przygotowanie do wdrożenia po stronie klienta polegało na przygotowaniu kompletnej bazy danych o kontrahentach i wszystkich podwykonawcach.

 

Pierwszym etapem wdrożenia była instalacja systemu na stanowiskach spedytorów i administratorów przez informatyka z firmy Soloplan. Na dzień dzisiejszy Erkada posiada licencję na korzystanie z systemu CarLo łącznie na pięciu stanowiskach. Wydajność systemu umożliwia kompletną obsługę obecnego taboru, korzystając z usług zaledwie trzech spedytorów. Jeden spedytor z powodzeniem jest w stanie planować zlecenia, optymalizować trasy, komunikować się z klientami i kierowcami około dziesięciu pojazdów. – Najtrudniejsze w trakcie całego wdrożenia było precyzyjne uchwycenie specyfiki naszej branży i realizowanych przez nas przewozów. Przede wszystkim trzeba było ustawić zlecenia w taki sposób, aby szybko i łatwo można je było dzielić. Musieliśmy również ustalić odpowiednie przeliczenia stawek transportowych tak, aby system przeliczał zrealizowane kilometry puste, ładowne, łączną ilość kilometrów, a także obliczał stawki za przewóz od wagi rozładowanej – wymienia Dariusz Mikołajczyk.

 

Po skonfigurowaniu systemu pod charakter przewozów, pracownicy przeszli szkolenie z obsługi systemu, w trakcie którego testowali działanie CarLo na rzeczywistych zleceniach realizowanych przez Erkadę, pracując de facto symultanicznie z dotychczas używaną aplikacją. Ilość elementów wymagających konfiguracji okazała się na tyle znacząca, że konieczne było dalsze dopasowywanie systemu do potrzeb Erkady, zwłaszcza w newralgicznym z punktu widzenia klienta obszarze fakturowania. – Po kolejnym szkoleniu i dalszych kilku tygodniach ćwiczeń, od pierwszego marca br. Erkada definitywnie przeszła na obsługę stu procent zleceń przy użyciu systemu CarLo – relacjonuje Dariusz Mikołajczyk.

 

 

Dziś, po kilku miesiącach pracy z systemem, spedytorzy Erkady wykazują zdecydowanie większą wydajność obsługi zleceń niż miało to miejsce do tej pory. Wdrożenie systemu CarLo umożliwi w przyszłości bezproblemowe zwiększenie taboru, a tym samym liczby przebiegów bez konieczności zwiększania zatrudnienia w administracji i spedycji. Zdecydowanie skrócił się całkowity czas logistycznej obsługi zleceń. Usprawnieniu uległa bowiem przede wszystkim komunikacja, zarówno pomiędzy spedytorem a kierowcą, jak i pomiędzy spedytorem a klientem. – Komunikację telefoniczną z kierowcami zastąpiły komunikaty mailowe o przydzielonych i zrealizowanych zleceniach, natomiast sprawną i bezbłędną komunikację z klientami zapewnia automatyczna awizacja zleceń. Dzięki temu znacząco zaoszczędziliśmy na samych kosztach połączeń. W przypadku rosnącego taboru to duża oszczędność – zapewnia Dariusz Mikołajczyk. – Z drugiej strony taka niezawodna komunikacja z klientem jest dla niego bardzo ważna i zdecydowanie podnosi w jego oczach postrzeganie jakości naszych usług. Jest to trudne do zmierzenia, ale taka dbałość o relacje z klientami wspierana narzędziem IT jest nieoceniona z punktu widzenia powodzenia całego biznesu – przekonuje nasz rozmówca.

 

Wysoka wydajność pracy na systemie CarLo możliwa jest dzięki wygodnemu interfejsowi. Dowolność indywidualnej konfiguracji okien przez każdego ze spedytorów sprawia, że system jest bardzo przejrzysty dla użytkownika, a w razie potrzeby łatwy do przyswojenia dla nowego pracownika. System wspiera spedytorów w wyborze najwłaściwszego pojazdu ze względu na odległości, w jakich znajdują się od punktu załadunku, a także ładowność, jaką dysponują wolne w danym momencie pojazdy. – Dzięki temu unikamy problemów, z którymi mieliśmy do czynienia wcześniej, czyli błędnej oceny sytuacji przez spedytora, który wysyłał np. naczepę o zbyt małej kubaturze pod konkretne zlecenie lub wybrał niekoniecznie najbliżej w danym momencie dostępny pojazd. Pracując z CarLo pracownik zawsze wie, gdzie znajdują się pojazdy, jaką dysponują ładownością i na tej podstawie optymalizuje realizację zleceń, dzięki czemu redukujemy niepotrzebne straty. Często mając taką wiedzę, jesteśmy w stanie zaproponować klientowi konkurencyjną cenę – przekonuje Dariusz Mikołajczyk.

 

Poprawę relacji z klientami i podwykonawcami gwarantuje kierownictwu Erkady sprawny system fakturowania. Wszystkie dane dotyczące przebiegu kilometrów pustych, ładownych, tonażu, stawek dla wagi rozładowanej itp. gromadzone są w systemie w czasie rzeczywistym. System automatycznie przelicza dane potrzebne do rozliczenia konkretnego kontrahenta, a administrator odpowiedzialny za fakturowanie ma w ręku narzędzie, dzięki któremu szybciej ściągnie należności od klientów, jak również ureguluje zobowiązania wobec podwykonawców. Taki stan rzeczy pozytywnie wpływa na relację z obiema stronami, a co za tym idzie – poprawia jakość usług i wizerunek w oczach kontrahentów.