Do której godziny zamówienia mogą wyjść jeszcze tego samego dnia? Zasady wysyłek w e-commerce*
Wraz ze wzrostem liczby zamówień rośnie presja czasu, szczególnie w końcówce dnia. Wtedy łatwo o poprawki danych, zmianę priorytetów i kolejne pytania o termin nadania. Stała godzina przyjmowania zamówień do wysyłki tego samego dnia pomaga uporządkować pracę i komunikację z klientem. To podejście szczególnie się przydaje, gdy wysyłki działają w stałych ramach umowy współpracy z InPost.
Jasna godzina przyjmowania zamówień – dlaczego ułatwia wysyłki?
Stała godzina przyjmowania zamówień pomaga Ci uporządkować dzień i utrzymać przewidywalny rytm pracy. Zamówienia złożone wcześniej możesz nadać jeszcze tego samego dnia, a te przyjęte później przechodzą na kolejny dzień roboczy. Dzięki temu łatwiej domknąć nadania bez przeciągania etapów i bez nerwowego zmieniania priorytetów w ostatniej chwili. Klient dostaje jasną informację o terminie nadania, a Ty masz większą kontrolę nad przebiegiem dnia.
Jak ustalić godzinę przyjmowania zamówień do wysyłki tego samego dnia?
Najlepiej oprzeć tę godzinę na realnym czasie potrzebnym na domknięcie dziennej listy nadań i zostawić niewielki margines na pojedyncze nieścisłości. W praktyce warto wziąć pod uwagę:
- moment weryfikacji danych odbiorcy i uzupełniania braków,
- przygotowanie dokumentów nadania,
- czas potrzebny na domknięcie bieżącej kolejki bez przestawiania priorytetów.
Dobrze działa zasada, że zamówienia wymagające doprecyzowania nie wchodzą automatycznie do tej samej wysyłki, dopóki nie zostaną uzupełnione. Dzięki temu ustalona pora jest czytelna i możliwa do utrzymania w codziennej pracy.
Stałe zasady współpracy przy wysyłkach - umowa współpracy z InPost w modelu abonamentowym
W e-commerce łatwiej utrzymać stałe zasady wysyłki, gdy współpraca opiera się na jasno określonych regułach i cyklicznym rozliczeniu. Umowa współpracy z InPost w rozwiązaniu Abonament dla firm zawierana jest na 12 albo 24 miesiące, a koszt abonamentu pozostaje niezmienny przez cały okres trwania umowy. Taka umowa pomaga uporządkować codzienną organizację nadań, bo daje przewidywalne ramy współpracy i pozwala planować pracę w stałych turach.
Szczegóły znajdziesz na https://inpost.pl/abonamenty-dla-firm.
Liczą się też elementy operacyjne, które wspierają utrzymanie rytmu nadań. W ramach umowy współpracy z InPost rozliczenie odbywa się po zakończonym miesiącu, bez opłat z góry, a opłata paliwowa jest wliczona w cenę. Po aktywacji umowa współpracy z InPost daje dostęp do panelu wysyłkowego z generowaniem listów przewozowych i śledzeniem przesyłek oraz obejmuje usługi bezpłatne, takie jak podjazd kuriera czy przekierowanie paczki kurierskiej do odbioru przez Paczkomat®. Jeśli liczba paczek przekroczy limit, kolejne przesyłki są rozliczane zgodnie z cennikiem, a niewykorzystane środki nie przechodzą na kolejny miesiąc.
Zamówienia złożone później – jak je obsłużyć bez rozbijania pracy
Żeby zasada miała sens, zamówienia złożone po określonej godzinie powinny trafiać do puli na kolejny dzień roboczy. Kluczowe jest rozdzielenie ich od przesyłek, które są już w przygotowaniu, bo mieszanie tych dwóch grup zwykle kończy się nagłymi zmianami priorytetów. Dobrze działa prosty układ: dzisiejsze nadania są domykane bez dopisywania nowych spraw, a późniejsze zamówienia dostają jasny status i plan nadania w następnej turze.
Pomaga trzymanie się trzech reguł:
- Zamówienia złożone po tej godzinie przechodzą na kolejny dzień roboczy i nie wchodzą do dzisiejszej wysyłki.
- Sprawy wymagające doprecyzowania danych wracają do kolejki dopiero po uzupełnieniu informacji.
- Komunikat o terminie nadania jest stały, niezależnie od tego, kto odpowiada i jakim kanałem.
Informacja o terminie nadania – jak mówić jednym głosem w obsłudze klienta
W e-commerce spójna informacja o terminie nadania działa lepiej niż długie wyjaśnienia. Klient chce wiedzieć, kiedy zamówienie zostanie nadane i kiedy może spodziewać się kolejnej aktualizacji. To ogranicza liczbę zapytań i zmniejsza presję na wyjątki w końcówce dnia.
Najczęstsze błędy przy ustalaniu godziny wysyłki tego samego dnia
Najwięcej trudności nie wynika z samej godziny, tylko z jej obchodzenia albo niejasnych wyjątków. Warto zwrócić uwagę na kilka powtarzających się sytuacji:
- Godzina jest ustawiona zbyt późno w stosunku do czasu potrzebnego na domknięcie nadań.
- Zamówienia przyjęte po czasie trafiają do tej samej kolejki, przez co priorytety zmieniają się w trakcie pracy.
- Brakuje jednej osoby decyzyjnej do wyjątków, a ustalenia nie są zapisywane w stały sposób.
- Komunikaty do klientów różnią się w zależności od osoby i kanału kontaktu.
- Nie ma jasnej reguły, co zrobić, gdy danych nie da się uzupełnić od razu.
Jak utrzymać tempo wysyłek dzień po dniu
Ustalenie jednej godziny przyjmowania zamówień na wysyłkę tego samego dnia pomaga zamknąć dzień bez nerwowego dopinania spraw w ostatniej chwili. Kiedy reguła działa konsekwentnie, łatwiej zapanować nad kolejnością zadań, a klienci dostają czytelną informację o terminie nadania. W takim układzie umowa współpracy z InPost może wspierać organizację nadań, bo daje stałe zasady współpracy i narzędzia, które ułatwiają utrzymanie porządku.
*Artykuł sponsorowany
Źródło zdjęć: InPost
