Każde państwo członkowskie Unii Europejskiej, wprowadzając płacę minimalną, obowiązującą również pracowników delegowanych na jego terytorium, narzuca zasady rozliczania czasu pracy. Niejednokrotnie, by prawidłowo rozliczyć należne wynagrodzenie, trzeba zapoznać się również z regulacjami zawartymi w branżowych układach zbiorowych. Zmiany, z którymi mieliśmy do czynienia w ostatnich latach, dotyczą jednak nie tyle sposobu rozliczania czasu pracy, co wprowadzania płac minimalnych w poszczególnych krajach. Wywołują dyskusję, szczególnie że cały europejski rynek transportowy boryka się już z poważnymi problemami, tzn. brakiem kierowców i rosnącymi kosztami wynagrodzeń.

 

     
Agnieszka Raunmiagi, Kierownik Transportu, Mainfreight Poland, przypomina, że pierwszym krajem, który wprowadził zmiany w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu, były Niemcy. Wywołały szok na rynku, pojawiło się pytanie, czy taka forma zabezpieczenia własnych interesów przez jedno państwo członkowskie w UE jest prawnie właściwa. „Trzeba podkreślić, że wynagrodzenie kierowcy w znacznej części opiera się na składnikach opłacanych w formie diet oraz ryczałtów za nocleg w kabinie. Jednak przepisy niemieckie dostosowały się do tych realiów i również uwzględniały te składniki jako część płacy minimalnej. Stąd firmy transportowe sprawnie poradziły sobie ze zmianami na terenie Niemiec. Gorzej już było z kolejnym krajem, który wprowadził podobne regulacje, czyli z Francją. Wdrożone tam zmiany są bardziej restrykcyjnie i ograniczają składniki, które mogą być wliczane jako składniki płacy minimalnej. Największym wyzwaniem jest różnorodność przepisów prawa i ich interpretacji. Każdy kraj – obecnie Niemcy, Francja, Austria, Norwegia, Włochy – wprowadza własne regulacje, które różnią się zarówno składnikami, zakresem i formą obowiązywania przepisów, jak również wymogami formalnymi, jakie należy spełniać przed wjazdem na jego terenie” – zaznacza nasza rozmówczyni.

Łukasz Włoch, Ekspert, OCRK, za najbardziej problematyczny dla polskich firm transportowych uważa zdecydowanie rynek francuski. Pierwszym z powodów są skomplikowane obowiązki administracyjne związane ze zgłaszaniem delegowania kierowców, a następnie tłumaczeniem oraz przechowywaniem dokumentów. Kolejnym jest konieczność powołania oraz wynagradzania francuskiego przedstawiciela. Problemów przysparza też sam sposób rozliczenia płacy minimalnej, który musi opierać się na układzie zbiorowym obowiązującym we Francji dla sektora transportowego. „Francja, zgodnie z zasadą – ta sama płaca za tę samą pracę w tym samym miejscu – zobligowała polskich przedsiębiorców do naliczania nie tylko minimalnej stawki godzinowej, ale także wszystkich dodatkowych składników wynagrodzenia, takich jak dodatek za pracę w porze nocnej, za niedziele i święta czy związany z tzw. amplitudą czasu pracy. Dodatkowo, inspektorzy francuscy kontrolujący polskie przedsiębiorstwa nie poprzestają jedynie na weryfikacji poprawności wypłaty minimalnego francuskiego wynagrodzenia dla kierowców. Za pośrednictwem Polskiej Inspekcji Pracy sprawdzają również inne aspekty pracy przedsiębiorstw transportowych, dotyczące np. faktycznego prowadzenia działalności na polskim rynku” – wylicza Ł. Włoch.

Piotr Dajema, Ekspert ds. wdrożeń i szkoleń, INELO, nie określa jednoznacznie, który rynek sprawia najwięcej trudności polskiemu przewoźnikowi pod kątem formalności oraz kosztów związanych z delegowaniem pracowników, jednak i on jako jedno z bardziej problematycznych wymienia rozliczenie czasu pracy na terytorium Francji. „Na stopień skomplikowania procedur wpływa fakt, że oprócz wyliczenia wynagrodzenia, należy uwzględnić również ewentualne dodatkowe składniki wynikające z tzw. amplitudy, dodatki za staż pracy, nadgodziny oraz szereg innych. Kolejnym krajem, gdzie rozliczenie płacy minimalnej nastręcza wiele problemów, jest Austria. Jednak właściwe wyliczenie płacy minimalnej to nie są wszystkie obowiązki pracodawcy. Niezbędne jest dopełnienie obowiązków administracyjnych, takich jak właściwe zgłoszenie delegowania pracownika czy powołanie zewnętrznego przedstawiciela (w niektórych krajach)” – mówi P. Dajema, zachęcając, by w celu ułatwienia rozliczenia minimalnej płacy skorzystać z gotowych rozwiązań dostępnych na polskim rynku. Przydatne są też różnego rodzaju szkolenia.

 

Wprowadzenie przepisów o płacy minimalnej na terytorium Niemiec wywołało spore zamieszanie w branży transportowej. Dyskutowano, czy nie naruszają one podstawowych regulacji UE dotyczących swobodnego przepływu towarów i usług. Dariusz Wata, ekspert Infolab i CORTE, twierdzi, że niemiecka płaca minimalna z perspektywy czasu okazała się przyjazna polskim pracodawcom. – Można powiedzieć, że polskie firmy nauczyły się MiLoG-a i rozliczenie czasu pracy kierowcy w Niemczech nie stanowi większego problemu. Inaczej wygląda kwestia rozliczenia Loi Macron. Strona francuska co pewien czas wprowadza zmiany i coraz to nowe wymogi, które muszą spełniać zagraniczne firmy transportowe delegujące swoich kierowców do pracy we Francji. Każda z tych zmian zawsze budzi kontrowersje i wprowadza zamieszanie – konkluduje D. Wata.

P. Dajema (INELO) in plus traktuje korzystne dla polskich przewoźników zapisy w wytycznych niemieckich, zaliczające w określonej formie świadczenia z tytułu podróży służbowych do płacy minimalnej. Sprawiają one, że dopłaty do wynagrodzeń z tego tytułu są w Niemczech dużo mniejsze niż na terytorium Austrii czy Francji. „Właśnie Francja była kolejnym krajem, który wprowadził w życie przepisy określające zasady delegowania pracownika. Zostały one zawarte w ustawie tzw. La Loi Macron. O ile na terytorium Niemiec czas pracy kierowcy nie przysparza problemów rozliczeniowych, o tyle we Francji obowiązuje branżowy układ zbiorowy, który w znacznym stopniu komplikuje rozliczenie. Można zaryzykować stwierdzenie, że tak restrykcyjne i skomplikowane obowiązki administracyjne, jak we Francji, byłyby sporym zagrożeniem dla funkcjonowania zagranicznych przewoźników (także z Polski), jeśli wprowadzono by je w innych krajach. Należy pamiętać, że stawka godzinowa jest zależna od kwalifikacji kierowcy, rodzaju pojazdu oraz zakresu obowiązków. Najczęściej stosowana stawka dla kierowców w przewozie towarów wynosi 10 euro” – mówi P. Dajema. Większość obowiązków administracyjnych, ciążących na pracodawcy, aktualnie nie stanowi większego problemu dzięki udostępnionym instrukcjom wypełniania formularzy. Kłopotliwe może się okazać wyliczenie czasu pracy kierowców, zwłaszcza tych, którzy przemieszczają się pojazdami niewyposażonymi w urządzenia rejestrujące okresy aktywności. Dodatkowo należy rejestrować informacje o wjeździe i opuszczeniu terytorium danego państwa członkowskiego objętego tzw. płacą minimalną. „Z naszej wiedzy o praktykach rynkowych wynika, że w takich przypadkach firmy posiłkują się zapisami kierowcy, które nie zawsze muszą się pokrywać z rzeczywistością. Nieprawidłowe zapisy mogą w znaczącym stopniu wpłynąć na wysokość dopłat oraz ewentualne naruszenia wykazane podczas kontroli. W celu uniknięcia takiego problemu warto wspomagać się rozwiązaniami telematycznymi” – podkreśla nasz rozmówca.

Podobnego zdania jest Kacper Gołubowski, Kierownik Działu Rozliczeń, SRW, twierdząc, że rozwiązania niemieckie okazały się stosunkowo przejrzyste i obecnie są one po prostu obowiązującą formalnością. Mimo tego strona niemiecka wykonała niedawno kolejny ruch i zakazała kierowcom odbioru 45-godzinnego odpoczynku w kabinach pojazdów. „Rozwiązania francuskie są wciąż rozbudowywane, kierowcy muszą posiadać w kabinie druk A1 oraz umowę o pracę, przedsiębiorca musi nawiązać współpracę z przedstawicielem stale przebywającym na terenie Francji, każdego kierowcę należy zarejestrować w specjalnie do tego przygotowanym systemie, do którego logowanie jest dodatkowo płatne itd.” – przypomina K. Gołubowski.

A. Raunmiagi (Mainfreight Poland) podkreśla, że polskie firmy potrafią szybko reagować i dostosowywać się do zmian otoczenia. Największym problemem w pierwszym okresie był chaos informacyjny, interpretacja przepisów wymagała czasu. Regularnie na rynku pojawiały się i nadal pojawiają nowe informacje prawne, a na tym nie koniec, gdyż kolejne kraje przygotowują się na wprowadzenia podobnych zmian. Obecnie mamy już większą wiedzę w temacie płacy minimalnej kierowców, a rynek wypracował już pewne rozwiązania, które są powielane i systematycznie wdrażane jako powszechna praktyka.

Polscy pracodawcy powinni na bieżąco śledzić wszystkie zmiany i wdrażać je w swoich firmach, aby uniknąć wysokich kar za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących płacy minimalnej. „W ślad za Niemcami i Francją podążyły kolejne kraje, takie jak Norwegia, Włochy czy Austria. Przepisy dotyczące płacy minimalnej nie zostały niestety ujednolicone i należy podchodzić do nich indywidualnie. Jednakże możemy dostrzec części wspólne, obowiązujące we wszystkich państwach, takie jak: zgłoszenie oddelegowania, konieczność posiadania przez kierowcę dokumentu A1 oraz umowy o pracę, przechowywanie dokumentacji płacowej oraz potwierdzenia, że należne wynagrodzenie kierowcy zostało wypłacone” – mówi P. Dajema (INELO), przypominając, że organy kontrolne mogą weryfikować płacę minimalną za okres dwóch lat wstecz, a częstokroć wymagane jest, by przedmiotowa dokumentacja była przetłumaczona na język urzędowy obowiązujący w danym państwie członkowskim. Kary za brak wymaganych dokumentów czy niewypłacanie należnego wynagrodzenia są dotkliwe, mogą sięgać 500 tys. euro. W przypadku rozliczenia austriackiego wynagrodzenia minimalnego warto zwrócić uwagę, że ważnym jego elementem jest naliczenie dodatkowej diety i ryczałtu za nocleg według zasad określonych w układzie zbiorowym dla branży transportowej. W Austrii od 1.06.2017 r. obowiązuje nowy formularz zgłoszeniowy ZKO3-T. Przedsiębiorstwo delegujące pracowników na terytorium Francji ma obowiązek powołania przedstawiciela, którego dane należy wprowadzić w formularzu zgłoszeniowym. Francuski organ kontrolny może zweryfikować autentyczność danych reprezentanta firmy. Nasz rozmówca przypomina przypadki, że kontrahent zażądał okazania stosownych dokumentów potwierdzających oddelegowanie pracownika i stwierdzone uchybienia skutkowały trudnościami w wydaniu/przyjęciu towaru.

 

                                    fot. Fotolia

Zdaniem K. Gołubowskiego (SRW) w przypadku Niemiec warto szczególnie zwrócić uwagę na zakaz odbioru odpoczynku 45-godzinnego w kabinie pojazdu, co zdecydowanie komplikuje kwestię organizacji i systemów pracy w firmach transportowych, a we Francji na obowiązek posiadania druku A1 w kabinie pojazdu, który został wprowadzony 1 kwietnia 2017 r. Nasz rozmówca przypomina, że w ostatnich tygodniach wprowadzono obowiązek rozliczania płacy minimalnej w Luksemburgu.

A. Raunmiagi (Mainfreight Poland) zwraca uwagę na to, że przepisy wprowadzone we Francji nie biorą pod uwagę różnic w systemach płacowych w różnych krajach. W praktyce oznacza to, że niektóre składniki wynagrodzenia kierowcy, tak jak dieta czy ryczałt za nocleg w kabinie pojazdu, nie są traktowane jako część wynagrodzenia kierowcy wliczanego do francuskiej płacy minimalnej. Dla firm transportowych oznacza to konieczność nie tylko spełnienia wymogów formalnych, ale przede wszystkim znalezienia rozwiązania na spełnienie wymagań finansowych w wynagrodzeniu.

Sytuacja jest dynamiczna, na europejskim rynku można spodziewać się w najbliższym czasie kolejnych zmian. Jak najlepiej się do nich przygotować? D. Wata, (Infolab i CORTE) zaznacza, że nie wiadomo który kraj jako kolejny określi minimalne stawki wynagrodzenia dla kierowców i jakie będą zasady rozliczania płacy minimalnej. „Wydaje się, że jedynym rozwiązaniem problemu może być ustalenie jednolitych zasad rozliczania płacy minimalnej w całej Europie. Nasi klienci mają możliwość rozliczenia wszystkich obowiązujących płac minimalnych w module kalkulatorów płacy minimalnej. Narzędzie to daje pewność, że wyrównanie, które otrzymuje kierowca, jest wyliczone zgodnie z obowiązującymi przepisami w danym kraju. Z pewnością ten moduł programu Tachospeed będzie rozbudowywany o kolejne kraje, gdy tylko zajdzie taka potrzeba” – mówi D. Wata.

P. Dajema (INELO) zauważa, że w dalszej perspektywie Komisja Europejska zapowiedziała rewizję przepisów dotyczących międzynarodowego sektora transportu drogowego. W projekcie określanym mianem Pakietu Drogowego KE kładzie nacisk zwłaszcza na poprawę warunków socjalnych pracowników delegowanych, m.in. poprzez zmiany zasad odbierania odpoczynków tygodniowych. Korzystną zmianą zapowiedzianą przez Komisję będzie dla przewoźników z pewnością obowiązek ujednolicenia przez państwa członkowskie UE przepisów administracyjnych dotyczących zgłaszania delegowania pracowników do pracy na terytorium Unii. Ograniczy to panującą biurokrację. Kolejna nowa regulacja ma dotyczyć rejestrowania przez kierowcę przy użyciu tachografu przekroczenia granicy danego kraju. Ma to ułatwić weryfikację czasu pracy podlegającego pod płacę minimalną. „Omawiane zmiany zaproponowane przez Komisję Europejską według wstępnych zapowiedzi wejdą w życie w pierwszym kwartale 2019 r., jest więc sporo czasu na przygotowanie się do nich” – konkluduje P. Dajema.

K. Gołubowski (SRW) nie ma wątpliwości, że kolejne kraje wprowadzą zaostrzone przepisy dotyczące odbywania odpoczynków 45-godzinnych, co spowoduje znaczne utrudnienia w realizowaniu transportu, szczególnie na najdłuższych trasach. Dodatkowo, kolejne kraje wprowadzą zapisy dotyczące płacy minimalnej, co podniesie koszty związane z wynagrodzeniem pracownika.

A. Raunmiagi (Mainfreight Poland) za największą planowaną zmianę uznaje wejście w życie tzw. pakietu mobilności, którego głównym zadaniem jest wyrównanie wynagrodzeń oraz poprawa warunków bytowych kierowców. Dodatkowo pakiet ma uporządkować kwestie płacy minimalnej dla kierowców, uprościć przepisy dotyczące czasu jazdy oraz odpoczynku, a także wprowadzić zmiany w kwestiach kabotażu. W Komisji Europejskiej trwają konsultację nad pakietem – ostateczny termin wdrożenia nie jest jeszcze znany, mają być wprowadzane stopniowo w ciągu najbliższych kilku lat. Nie brakuje kontrowersyjnych propozycji.

Kamil Wolański, Ekspert, OCRK, przypomina, że w prezentowanym niedawno projekcie zmian ujętych w Pakiecie Drogowym określono m.in., że wystarczą zaledwie 3 dni pracy delegowanego kierowcy w danym państwie w miesiącu lub jedna operacja kabotażowa, aby jego wynagrodzenie wynikało z przepisów kraju przyjmującego. Mając na uwadze planowaną rewizję dyrektywy 96/71, oznaczałoby to konieczność wypłaty w każdym kraju UE oprócz stawki minimalnej, również lokalnych dodatków do wynagrodzenia, zgodnie z odpowiednim układem zbiorowym obowiązującym w branży. KE planuje także ujednolicić system zgłoszenia delegowania w całej Unii Europejskiej poprzez wprowadzenie odpowiedniej platformy elektronicznej, zniesienie obowiązku posiadania przedstawicielstwa w każdym kraju, do którego pracownik jest delegowany oraz dopuszczenie przechowywania dokumentacji płacowej jedynie w formie elektronicznej. To dobre wiadomości dla przewoźników. Jednocześnie jednak Komisja zamierza wprowadzić wymóg rejestracji przez kierowców momentu przekroczenia granic za pomocą tachografu, w celu lepszej kontroli przestrzegania zasad odpowiedniego wynagradzania w danym kraju. „Na tę chwilę nie da się do końca przygotować do nadchodzących zmian. Najlepszym rozwiązaniem jest ciągłe monitorowanie zmieniających się przepisów i adaptowanie organizacji przedsiębiorstwa do nowych regulacji. Aby zminimalizować dodatkowe, zbędne koszty, dokumentacja pracownicza obowiązująca w firmie powinna uwzględniać zarówno przepisy prawa polskiego, jak i europejskiego” – konkluduje K. Wolański.

 

Michał Jurczak