(Żródło: Fotolia)
Określenie potrzeb
Współpracę z firmą spedycyjną, a nawet samo poszukiwanie odpowiedniej firmy spedycyjnej, powinniśmy rozpocząć od określenia swoich potrzeb. Co właściwie ma zrobić spedytor? Jaki towar ma przewieźć, jak często, w takim terminie, dokąd? Skrupulatne spisanie tych elementów ułatwi firmie spedycyjnej przygotowanie szczegółowej wyceny - a taka będzie dla nas najbardziej przydatna, jeśli mamy porównać oferty kilku firm. Przy okazji wykonania tego zadania warto się też zastanowić, czy może zamiast często wozić małe partie towaru, taniej wyjdzie przewozić rzadziej - ale więcej? Wyprodukowany towar można przecież składować w wynajętym magazynie (jeśli nasze powierzchnie magazynowe są niewystarczające).Może się też okazać, że wysłanie towaru do klienta, po uwzględnieniu szczegółowo opracowanych kosztów spedycji, staje się nieopłacalne bądź ledwie opłacalne. Możemy się wtedy zastanawiać nad dalszymi krokami - rezygnacją ze współpracy z klientem, renegocjacją warunków lub… poszukaniem tańszego spedytora.
Cena to nie wszystko
Spedytorzy nie cierpią rozmów z klientami, którzy rozpoczynają rozmowę od zdania "Chcę przewieźć 3 tony produktu X, ile to będzie kosztowało?". Wydaje się, że doskonale o tym wiadomo, a jednak nigdy dość przypominania - cena jakiejś usługi jest ważna, ale nie powinna być jedynym kryterium branym pod uwagę. W przypadku skomplikowanego transportu na dużą odległość koszt usługi spedytora może być wysoki, stąd naturalna skłonność do szukania tańszych ofert. Nie można w tym jednak popadać w przesadę - przewiezienie towaru na drugi koniec Europy musi sporo kosztować, bo angażuje to osoby, sprzęt i zasoby. Zwłaszcza, jeżeli interesuje nas przewiezienie bezpieczne (czyli na przykład bez uszkodzenia towaru) i terminowe.
Jeżeli interesuje nas tylko cena, to wiadomo, że porządne, wiarygodne firmy zawsze przegrają z “firmami-krzakami”. Będzie tanio? Będzie. A czy nasz towar dotrze na czas do miejsca przeznaczenia? Lub czy w ogóle do niego dotrze? Tego na pewno nie wiadomo, a trudno wyjaśniać takie sprawy z firmą składającą się jedynie z “wygadanego” właściciela i jego telefonu komórkowego. Lepiej więc wydać nieco więcej, ale mieć pewność, że zamówiona usługa zostanie wykonana. Po powodzeniu pierwszego czy kilku pierwszych zleceń na pewno będzie można wynegocjować znaczne rabaty dla stałego klienta.
Uwaga na drobny druk
Przed rozpoczęciem współpracy należy uważnie przestudiować umowę i zwrócić uwagę nie tylko na cenę. Należy sprawdzić definicje określające to, co wchodzi w zakres usługi - może na pierwszy rzut oka będą wyglądać naturalnie i bezpiecznie, ale warto je uważnie przeanalizować. Dotyczy to również umów z dużymi, znanymi firmami, którym instynktownie bardziej ufamy z powodu ich rozpoznawalnej marki. Okazuje się bowiem, że takie właśnie firmy mają najbardziej zawiłe umowy, przygotowywane przy aktywnym udziale doświadczonych prawników. Szczególnie starannie należy przyjrzeć się warunkom określającym odpowiedzialność w przypadku opóźnień - może się bowiem okazać, że całe ryzyko bierze na siebie klient. Jeśli taki jest zapis w umowie, powinni się twardo negocjować warunki - a jeśli się to nie uda, zrezygnować ze współpracy, nawet jeśli pozostałe warunki są wyjątkowo atrakcyjne. Zwłaszcza w przypadku szczególnie wartościowych przewozów warto zapłacić więcej, ale nie zgadzać się na to, aby spedytor przerzucał całe ryzyko na klienta.
Doświadczenie
Wspieranie raczkujących firm jest piękną ideą, ale nieco ryzykowną. Doświadczenie w branży spedycyjnej jest bardzo ważne, gdyż zależy od niego terminowa realizacja transakcji i wiarygodność naszej firmy w oczach kontrahentów. Dlatego koniecznie należy sprawdzić, ile lat dany spedytor działa na rynku, jakich ma klientów, jakie kierunki obsługuje i czym może się pochwalić.
Najlepszym sposobem na weryfikację doświadczenia firmy spedycyjnej jest poproszenie o przesłanie skanów referencji, bo fakt ich wystawienia oznacza, że klient był zadowolony z obsługi. Samo zamieszczenie nazwy klienta na stronie internetowej nie oznacza przecież, że taki klient poleciłby spedytora. Zakładka “Klienci” na firmowej stronie www może więc wyglądać imponująco, zweryfikować jest ją jednak trudno. Nagminne jest zamieszczanie tam nazw i logotypów firm, dla których pracowało się jednorazowo czy wiele lat wcześniej. Często firmy chwalą się także klientami, których same nie miały, ale których obsługiwali jej pracownicy… w swoich poprzednich miejscach pracy.
Nie można się także kierować samym wyglądem strony internetowej, chociaż większość z nas zakłada, że firma z ładną, nowoczesną stroną internetową będzie lepszym partnerem niż firma z witryną archaiczną, stworzoną kilkanaście lat temu. Tymczasem może być dokładnie odwrotnie. Przyciągającą wzrok stronę www będzie miała firma stawiająca pierwsze kroki w biznesie, a stronę starą - doświadczony spedytor, który będzie dla nas cennym wsparciem.
Pewną wskazówką, którą warto wziąć pod uwagę, jest przynależność do branżowych stowarzyszeń. Oczywiście nie jest to całkowite zabezpieczenie przed przykrymi niespodziankami i nierzetelnymi spedytorami. Z dużą dozą prawdopodobieństwa można jednak założyć, że tak zwane “firmy-krzaki” nie mogą się pochwalić członkostwem w jakimś branżowym stowarzyszeniu.
Źródło: AMC Logistic
