Swój dotychczas największy projekt Cavit Kaplan rozpoczął od odbycia licznych podróży. Menedżer działu IT firmy STI świadczącej usługi w branży logistycznej chciał dowiedzieć się bezpośrednio na miejscu, jakie wymagania stawiane są systemowi zarządzania transportem przez osiem spółek krajowych organizacji STI. Celem było wdrożenie powszechnie przyjętego rozwiązania informatycznego ze wspólną bazą danych Oracle stanowiącej podstawę jasnej współpracy pomiędzy krajami.
Firma spedycyjna obsługująca w głównej mierze kluczowych klientów przemysłu Food Service obok takich krajów jak Polska czy Niemcy działa również we Włoszech, Francji, Anglii, Hiszpanii, Szwecji, Rosji i na Węgrzech. Wkrótce dołączą do niej przedsiębiorstwa-córki w Dubaju i Japonii. Dotychczas każde przedsiębiorstwo zależne STI pracowało na własnej niezależnej aplikacji służącej do zarządzania transportem. Jedynie Hiszpania, Włochy i Węgry używały tego samego oprogramowania, które nie było jednak połączone ze sobą w sieć i nie sprostało rosnącym wymaganiom.
Prince2 jako metodyka zarządzania projektem
„Niezawodna wymiana danych pomiędzy przedsiębiorstwami sieci STI była praktycznie niemożliwa"- wspomina Kaplan. Przede wszystkim brak było przejrzystości w wykraczającej poza poszczególne kraje liczbie używanych w danym momencie pojazdów lub wolnych ładunkach. „Efektywne planowanie transportu międzynarodowego było z tego powodu niewykonalne" - potwierdza szef działu IT.
Po oszacowaniu wartości zasobów stworzył on międzynarodowy zespół pracowników składający się z ekspertów z firmy STI i koncernu macierzystego HAVI Logistics. Już na początku ustalono, że grupa ta powinna pracować w oparciu o metodykę zarządzania projektem Prince2. Metoda zarządzania projektem Prince2 odznacza się stałymi strukturami, dokładnie określonymi kompetencjami i sprawdziła się w ponad 50 krajach. Kolejnym czynnikiem odpowiadającym za sukces był fakt dysponowania przez Kaplana odpowiednią ilością czasu. „Istniejące rozwiązanie informatyczne funkcjonowało na tyle stabilnie, że nie odczuwaliśmy z tego powodu "kłopotów" i mogliśmy przez to uwzględnić w naszej pracy wszelkie szczegóły”.
Pułapki w praktyce
Jednym z pierwszych zadań nowego zespołu było opracowanie specyfikacji funkcjonalnej. „Chcieliśmy wielojęzycznego i wielofirmowego systemu o strukturze modularnej opartego na systemie operacyjnym Windows" - opisuje Kaplan. Ponadto szukano oferenta mogącego pochwalić się doświadczeniem w pracy nad międzynarodowymi projektami. Jednym z wymagań stawianych nowemu rozwiązaniu była możliwość bezproblemowego zintegrowania go ze środowiskiem SAP.
W trakcie poszukiwania odpowiednich dostawców firma STI natrafiła na ponad 20 firm z terenu całej Europy, z którymi na pierwszy rzut oka można by było rozpocząć współpracę. Po bliższej obserwacji i licznych spotkaniach z ich przedstawicielami lista została zredukowana do 4 Software House'ów, z których dwa leżą w Niemczech, a dwa pozostałe wywodzą się z Wielkiej Brytanii i Skandynawii. Wybrani kandydaci — znalazła się wśród nich spółka Soloplan GmbH z Kempten — nie mogli zaprezentować swoich rozwiązań przed pracownikami firmy STI. Każdy z dostawców otrzymał do dyspozycji jednakowy briefing i ten sam czas na wykonanie zadania. Jako wspólny język wszystkich prezentacji wybrano język angielski. Oprócz udziału w spotkaniu organizacyjnym oferenci ukończyli dwudniowe warsztaty z wykorzystaniem prawdziwych danych, obejmujące wszystkie zagadnienia związane z występującymi w praktyce pułapkami.
McDonald´s zaangażowany w podjęcie decyzji
„Za pomocą ankiet wyszukaliśmy u użytkowników kluczowych ośmiu decydujących kryteriów lub funkcji oprogramowania, a wyniki ankiet przeanalizowaliśmy“ - wspomina Kaplan. Celem było podjęcie uczciwej i rzeczowej decyzji dla wszystkich ośmiu krajów. Chodziło przy tym o system informatyczny CRM, gromadzenie danych, dyspozycję, zarządzanie zamówieniami oraz paletami i szkodami, rozliczanie i analizę wskaźników. Pracownicy odpowiednich działów mogli przyznawać za to punkty od 0 do 10.
Spółka Soloplan mogła na tym etapie podjąć dla siebie jasną decyzję. „System CarLo nie pokazał żadnych słabych stron, a na jego korzyść przemawia przede wszystkim prosty sposób dysponowania i wprowadzania zlecenia" - informuje Kaplan. Ważnym wydawał się wówczas poniekąd fakt, że przyczepami do transportu i ciągnikami samochodowymi można zarządzać osobno. Poza tym interfejs programu CarLo można dopasować do indywidualnych potrzeb pracowników. „To rozwiązanie oferuje wysoką wydajność połączoną z ergonomią i elastycznością” - podsumowuje Kaplan. Przekonał się o tym również znaczący klient, jakim jest McDonald´s, który także zaangażował się w podjęcie decyzji.
Po wyborze dostawcy przystąpiono do sporządzania specyfikacji warunków realizacji, która została ukończona w lutym 2009. Programiści z Kempten musieli zrealizować dla firmy STI kilka specjalnych życzeń, zanim mogła być przeprowadzona pierwsza instalacja w lokalizacji w Niemczech. W sierpniu i wrześniu zgodnie z ustaleniami dostarczono oprogramowanie w dwóch pakietach. Właściwa implementacja trwała jeszcze tylko około dwóch miesięcy i całość udało się zakończyć w listopadzie 2009 roku. „Soloplan także i w tym przypadku zrobił dobrą robotę" - stwierdza Kaplan.
Czas na niezaplanowane wydarzenia
Od tamtej pory oprogramowanie CarLo używane jest w Niemczech i w Polsce przez 65 użytkowników. „Zintegrowane testy kontrolne i restrykcyjne pozwalają teraz stwierdzić, że żaden z pojazdów nie jest przeładowany i że przestrzegane są ustawowe przepisy dotyczące czasu prowadzenia pojazdu i wypoczynku" - relacjonuje menedżer działu IT i dodaje: "Samo planowanie i optymalizowanie tras wykonywane jest przez program CarLo, co prowadzi do zredukowania ilości pustych kilometrów."
Przez zintegrowane rozwiązania telematyczne dysponenci mogą pozostawać w ciągłym kontakcie z kierowcami będącymi w trasie. Współrzędne pojazdów przekazywane są bezpośrednio do komputera w centrali, a następnie w przejrzysty sposób przedstawiane są na monitorach w postaci cyfrowej mapy. W efekcie udało się przez to osiągnąć znacznie większą przejrzystość w procesach zachodzących w działaniach branży spedycyjnej. „Dysponenci mogą na przykład o wiele szybciej i w sposób bardziej zaplanowany reagować na nieplanowane wydarzenia podczas trasy" -stwierdza Kaplan. Budzi to większe zaufanie zleceniodawców i umacnia więzi z klientami.
Siedem pozostałych spółek STI otrzyma oprogramowanie CarLo w nadchodzących miesiącach — najprędzej otrzymają je Francja, Węgry i Anglia. Łącznie rozwiązanie to skupi pracę około 130 pracowników. „W późniejszej fazie ujednolicone rozwiązanie będzie mogło się nadal rozwijać, wykorzystując swoje możliwości i optymalizując międzynarodową dyspozycję"- o czym przekonany jest dyrektor spółki STI, Horst Rauscher. Każdego roku jego celem jest zaoszczędzenie: „sześciocyfrowej kwoty dzięki wykorzystaniu oprogramowania CarLo.”
Źródło: Soloplan
