Operator musi wziąć pod uwagę nie tylko przewidziane przez farmakopeę warunki, w jakich powinny być składowane i przewożone farmaceutyki, ale także poprawność realizacji zamówień, tak aby właściwe, nieuszkodzone leki dotarły do odbiorców na czas.

 

 

Nowoczesne systemy zarządzania jakością opierają się na prostym założeniu: jeżeli praca na każdym etapie przebiega prawidłowo, cały proces będzie zrealizowany na wysokim poziomie. W przypadku logistyki wiąże się to z koniecznością regularnej kontroli przebiegu wszystkich faz procesu dystrybucji: od momentu przyjęcia zamówienia przez skompletowanie go, aż po dostarczenie do ostatecznego odbiorcy. W praktyce wygląda to tak, że ustala się wąskie granice, w których muszą mieścić się parametry określające prawidłowość przebiegu poszczególnych etapów procesu dystrybucji. Jeżeli zostanie stwierdzone przekroczenie ustalonych granic, należy zlokalizować źródło pomyłek i usunąć je. Inaczej, błąd popełniany na jednym etapie odbije się negatywnie na całości procesu. Oznacza to, że proces zarządzania jakością nie może opierać się wyłącznie na wymogach Prawa farmaceutycznego i normach określonych w Dobrej Praktyce Dystrybucyjnej. Potrzeba czegoś więcej.

 

Im bardziej skomplikowany proces, tym większa ilość potencjalnych błędów, jakie można popełnić. Regularna kontrola poprawności przeprowadzania wszystkich procesów pozwala zminimalizować ryzyko pomyłek.

 

 

- Proces zarządzania jakością zaczyna się już na etapie rekrutacji pracowników. Przed rozpoczęciem rozmów kwalifikacyjnych należy dokładnie określić profil poszukiwanego pracownika, czyli zakres jego obowiązków oraz umiejętności, jakie powinien posiadać, aby się z nich wywiązać – mówi Mariusz Nowakowski z firmy Poltraf. Jest to tak ważne, ponieważ duża rotacja pracowników, charakterystyczna dla branży logistycznej, niesie za sobą ryzyko spadku jakości. Zatrudniając osoby o odpowiednich kwalifikacjach – ani za niskich, ani zbyt wysokich – można ograniczyć niepotrzebną rotację pracowników. Każdy nowoprzyjęty pracownik musi przejść wieloetapowe szkolenie wstępne. - Dopiero po zaliczeniu egzaminu może rozpocząć samodzielną pracę. Kolejnym elementem jest planowanie procesów logistycznych. Procedury powinny być jednocześnie proste i skuteczne. Zbyt trudne procedury w połączeniu z rotacją pracowników uniemożliwiają utrzymanie wskaźników jakości na wymaganym poziomie – wyjaśnia Mariusz Nowakowski.

 

 

Z punktu widzenia klientów operatora logistycznego miarą jakości jest poprawna realizacja zamówienia dostarczanego do odbiorcy. Na tym przykładzie można łatwo prześledzić, jak dobrze zorganizowany system zarządzania jakością pozwala utrzymać wskaźniki na bardzo wysokim poziomie. Dystrybucja rozpoczyna się już w magazynie, na etapie pobierania towaru z półki i kompletacji zamówienia. Już w tym momencie powinna rozpocząć się kontrola, pozwalająca na odkrycie ewentualnych błędów. - Aby zweryfikować poprawność realizacji zamówień, przygotowuje się dwa zestawienia: pierwsze podsumowuje skuteczność kompletacji zleceń dla każdego towaru z osobna, drugie – skuteczność kompletacji poszczególnych pracowników – mówi Mariusz Nowakowski. Jeżeli okaże się, że ilość poprawnie zrealizowanych zamówień na dany towar spada poniżej ustalonego wskaźnika, zajmuje się tym dział jakości. Na początku sprawdza, co jest przyczyną częstych pomyłek przy pobieraniu tego towaru z półki: weryfikuje, czy produkt jest prawidłowo oznaczony w systemie, czy jego nazwa, dawka i postać się zgadzają, a także czy towar jest prawidłowo rozmieszczony w magazynie (np. czy nie leży obok bardzo podobnie wyglądającego produktu). Następnie dział jakości usuwa źródło błędu i przeprowadza pracownikom dodatkowe szkolenia dotyczące produktów, w przypadku których wymagany wskaźnik nie został dotrzymany. Kontrola pracowników wygląda bardzo podobnie: jeżeli skuteczność kompletacji towarów przez któregoś z nich spada poniżej wymaganej wartości, sprawdza się, jakie błędy popełnia on najczęściej i co może być ich przyczyną. Następnie pracownik przechodzi indywidualne szkolenie. Analogiczny nadzór prowadzi się wobec kontrolerów, z tym, że w ich przypadku dopuszczalna ilość pomyłek jest mniejsza i reaguje się już przy mniejszym spadku wskaźnika.

 

 

Trzecim elementem systemu zarządzania jakością jest kontrola lokalizacji. Na etapie przygotowania zamówienia generowany jest raport, w którym uwzględnia się wszystkie lokalizacje, w których przeprowadzono danego dnia operacje przyjęcia, przesunięcia lub wydania towaru. Sprawdza się, czy towary znajdujące się na danych lokalizacjach odpowiadają danym w systemie. Jeżeli na lokalizacji zostanie stwierdzona jakaś rozbieżność (np. okaże się, że na półce jest za dużo towaru, co może oznaczać, że wydano go za mało), raz jeszcze weryfikowane są wszystkie zamówienia, w których powinien znaleźć się dany towar.

 

- Szczególnie istotne dla prawidłowego przebiegu procesu dystrybucji jest regularna kontrola kluczowych wskaźników. Codzienny monitoring takich wskaźników, jak: jakość kompletacji wg linii i jakość zleceń dostarczonych do klienta wg zamówień pozwala szybko wykryć nieprawidłowości i zareagować, zanim zostanie popełniona większa liczba błędów – tłumaczy Mariusz Nowakowski.

 

Najważniejszymi uczestnikami procesu dystrybucji są operator logistyczny, producent oraz ostateczny odbiorca towaru. Relacje pomiędzy nimi w znacznym stopniu zależą od stopnia zaangażowania operatora logistycznego na rzecz jakości. Z jednej strony, odbiorca zamawia leki od producenta wtedy, kiedy ma pewność, że dotrą one na czas i w nienaruszonym stanie. Dlatego też wytwórcy zależy, żeby operator logistyczny dobrze wywiązał się ze swoich obowiązków. Z drugiej strony, operator musi zdać sobie sprawę, że sukces producenta jest jednocześnie jego własnym sukcesem.