Jak ułatwić sobie rozliczanie delegacji dzięki dedykowanemu programowi?*

Wydelegowanie przez pracodawcę pracownika poza miejscowość, w której znajduje się firma, wiąże się z obowiązkiem wypłaty zatrudnionemu środków finansowych na pokrycie kosztów podróży służbowej. Planowanie i rozliczanie delegacji nie jest łatwym zadaniem, zwłaszcza jeśli robi się to ręcznie. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie do tego celu z dedykowanego oprogramowania online.

Oprogramowanie do rozliczania delegacji online - jakie wybrać?

Na rynku dostępne są różne systemy umożliwiające planowanie i rozliczanie delegacji online. Warto postawić na przejrzystość i łatwość w obsłudze. Oprogramowanie powinno być wyposażone w funkcję umożliwiającą komunikację między pracownikiem działu kard, kierownikiem i pracownikami. Znacząco przyspieszy to wymianę informacji między wszystkimi uczestnikami procesu planowania i rozliczania podróży służbowej. Pamiętać bowiem trzeba, że oprogramowanie służące do zarządzania delegacjami online w dużej mierze opiera się na elektronicznej wymianie dokumentów. Oprogramowaniem spełniającym powyższe warunki jest m.in. system InEwi.

Jak zaplanować delegację w dedykowanym oprogramowaniu online?

Planowanie delegacji z wykorzystaniem tego typu oprogramowania jest niezwykle proste. W tym celu wystarczy wybrać odpowiedni formularz i go wypełnić, podając niezbędne dane. Mowa tu o:

• terminie wyjazdu i powrotu,
• docelowej lokalizacji,
• danych pracownika,
• wysokości zaliczki oraz diety (pozwala to na wcześniejsze zaplanowanie kosztów związanych z delegacją).

Co ważne, formularz daje także możliwość wyboru środka transportu (auto służbowe, auto prywatne, komunikacja publiczna), co ma znaczenie w kontekście późniejszego rozliczenia delegacji.

Po przesłaniu dokumentu pracownik jest niemal natychmiast informowany o planowanej delegacji. Wszystkie informacje otrzymuje na dedykowaną aplikację. Dzięki temu może się on właściwie przygotować do wyjazdu z odpowiednim wyprzedzeniem. Ma także możliwość zgłoszenia swoich uwag co do zaplanowanego wyjazdu. Samo zatwierdzenie delegacji przez osobę delegującą także odbywa się online.

Dlaczego warto planować i rozliczać delegacje online?

Korzyści wynikających z planowania i rozliczania delegacji pracowniczych online jest wiele. Takie oprogramowanie daje możliwość analizy danych historycznych. Pozwala to przedsiębiorcy na szybkie dokonanie oceny kosztów związanych z podróżami służbowymi w wybranym okresie.

Zarządzanie delegacjami online wiąże się także z automatyzacją całego procesu. To z kolei oznacza ogromną oszczędność czasu. Jest to również spora optymalizacja procesu obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Warto na koniec dodać, że tego typu rozwiązania, jak choćby to proponowane przez InEwi, daje znacznie więcej możliwości niż tylko planowanie i rozliczanie delegacji online. Mowa tu choćby o zarządzaniu ewidencją czasu pracy. Harmonogram pracy online to rozwiązanie znacznie wydajniejsze w porównaniu z przygotowywaniem tego typu dokumentów ręcznie.

*Artykuł sponsorowany