Outsourcing znajduje coraz szersze zastosowanie w praktyce zakładów przemysłowych. Może być tańszym rozwiązaniem, aniżeli utrzymywanie własnego działu, np. utrzymania ruchu. Chodzi jednak nie tylko o pieniądze. Czasem oprócz prostych argumentów finansowych pojawiają się też inne, niektórzy akcentują kwestię tzw. korzyści utraconych powstałych np. w wyniku niedotrzymania umów podpisanych z kontrahentami (w przypadku outsourcingu utrzymania ruchu ryzyko to ma być w znacznym stopniu minimalizowane). Paleta usług outsourcingowych jest coraz szersza. W firmie Bilfinger podkreślają, że istnieje kilka form outsourcingu utrzymania ruchu: przejęcie wydzielonej części przedsiębiorstwa, zakup udziałów w spółce zależnej, zakup udziałów w spółkach świadczących usługi utrzymania ruchu u klienta, zbudowanie organizacji utrzymania ruchu u klienta. Specjaliści przestrzegają jednak, że w outsourcingu nie należy przyjmować jako strategii działania firmy lub stosować na potrzeby doraźnego rozwiązywania problemów, np. ograniczenia zatrudnienia. Ma on być skutecznym sposobem na uzyskanie długotrwałych korzyści w obszarze utrzymania ruchu, mającym przyczynić się racjonalizacji działania. Po stronie minusów najczęściej wymienia się to, że zlecający usługę w mniejszym lub większym stopniu pozbywa się niezależności, a rzetelnie wyliczone efekty finansowe i organizacyjne mogą nie rekompensować tej straty. Trzeba sobie również zdawać sprawę, że nie ma stuprocentowej pewności, że jakość funkcjonowania służb UR nie pogorszy się. – Oddanie w ręce zewnętrznych specjalistów niektórych obszarów to trafne posunięcie zwłaszcza w przypadku średnich i większych firm, gdzie rezultaty będą zauważalne już w krótkim czasie. Istotne jest także to, aby samej usługi nie postrzegać wyłącznie jako sposobu na pozyskanie oszczędności, którą rozważamy w czasach kryzysowych. Outsourcing nie powinien być traktowany jako panaceum na gorsze czasy, ale stanowić element przemyślanej strategii biznesowej – podkreśla Piotr Krzysztoporski (Epicor).

 

Przykłady można mnożyć, np. KBR Poland w ramach outsourcingu UR współpracuje już od dwudziestu lat z International Paper – Kwidzyn (utrzymanie ruchu w trzech branżach: mechaniczna, elektryczna i automatyczna); niewiele krócej z Velvet CARE – poprzednio Kimberly Clark (utrzymanie ruchu w branżach: mechanicznej, elektrycznej i elektronicznej; obsługa logistyki wewnętrznej) czy Kemira Świecie (utrzymanie ruchu w branży mechanicznej; obsługa logistyczna magazynu produktów). Z kolei Elpak (zarządza utrzymaniem ruchu urządzeń elektrycznych w oparciu o system CMMS Maximo) od kilkunastu lat obsługuje m.in. Zespół Elektrowni Pątnów – Adamów – Konin (układy automatyki i sterowania; systemy i sieci telekomunikacyjne, systemy sygnalizacji włamania i napadu, kontroli dostępu, telewizji przemysłowej i dozorowej, rejestracji czasu pracy, urządzenia i układy zabezpieczeń technologicznych oraz elektroenergetycznej automatyki zabezpieczeniowej); Polskie Sieci Elektroenergetyczne „Zachód” (kompleksowy serwis stacji elektroenergetycznych); Zakład Utylizacji Odpadów w Koninie (obsługa w zakresie serwisu poawaryjnego i modernizacji układów i instalacji technologicznych w branżach: automatyka przemysłowa, urządzenia elektryczne oraz telekomunikacja).

 

 

Badania sondażowe potwierdzają, że najczęściej wydzielane jest wszystko to, co wiąże się z utrzymaniem maszyn i urządzeń (monitoring pracy, przeglądy, serwis itp.). Istotną grupę zleceń stanowią te dotyczące utrzymania różnego rodzaju instalacji (np. energetycznej, wentylacyjnej, sprężonego powietrza). Outsourcing może też objąć to, co związane z gospodarką paliwem i olejami, a także z gospodarkę ciepłem. W przypadku dostaw mediów, chodzi o zapewnienie ich w odpowiedniej ilości i o odpowiednich parametrach do wyznaczonych urządzeń technologicznych, ale też np. utrzymania (w zależności od warunków pogodowych) odpowiedniej temperatury ogrzewania hal i budynków czy dostawy chłodu na potrzeby technologiczne i do układów wentylacyjnych. W grę wchodzić może także np. utrzymywanie w stałej sprawności sieci i urządzeń instalacji ciepłowniczej na terenie danej firmy, jak również zabezpieczenie alternatywnego źródła ciepła na wypadek, gdyby doszło do nieprzewidzianych wcześniej zdarzeń. Bywa też, że outsourcing związany jest z funkcjonowaniem maszyn, dotyczy również wszystkiego, co związane z ich instalacją, montażem, demontażem, przenoszeniem i uruchamianiem kompletnych maszyn i linii technologicznych. Ważnym elementem jest również doradztwo techniczne w zakresie konserwacji zapobiegawczej. W ramach usługi najczęściej zapewniony jest zarówno nadzór inżynierski prowadzonych kontraktów, jak i oddanie do dyspozycji wykwalifikowanych zespołów pracowniczych, na które składają się m.in. monterzy, ślusarze, hydraulicy.

 

Usługi tego rodzaju proponuje np. Partner Serwis, firma specjalizująca się w remontach, diagnostyce i naprawach silników elektrycznych średniego i niskiego napięcia oraz tematyce napędu elektrycznego, posiadająca też kompetencje i środki techniczne do realizacji usług obejmujących zespoły pompowe. Sławomir Adamkiewicz, Dyrektor Zarządzania Dostawami i Informatyzacją, Partner Serwis podkreśla, że zakres usług outsourcingowych jest niezmiernie szeroki począwszy od zlecania wykonania usług o sprecyzowanym jednostkowym zakresie (remonty) poprzez stałe zlecanie usług okresowych (pomiary ochronne, przeglądy serwisowe), a kończąc na współpracy strategicznej z jednym dostawcą w zakresie kompleksowego utrzymania ruchu. – Ten ostatni zakres jest najpełniejszy, ponieważ oprócz funkcji wykonawczych zawiera w sobie funkcje zarządcze, planistyczne (harmonogramy prac prewencyjnych, plany remontów i modernizacji), dostawcze (zakupy materiałów, części zamiennych, zarządzanie magazynami, również zakupy usług od stron trzecich), zarządzanie dokumentacją techniczną – wylicza nasz rozmówca. Bywa, że służbom utrzymania ruchu problem sprawia utrzymanie magazynów, odrębnym zagadnieniem jest wszystko to dzieje się w służbach utrzymania ruchu, a ma związek z informatyzacją. W sektorze IT zmiany technologiczne mają charakter ciągły, niemal „na okrągło” istnieje potrzeba wdrażania nowych rozwiązań, bądź znaczącego modyfikowania już istniejących.

 

Decyzja o przekazaniu wyspecjalizowanej firmie pieczy nad częścią swej działalności nie może być pochopna. Powinna mieć solidne podstawy, poprzedzone zdefiniowaniem obszarów przewidzianych do outsourcingu, celów, jakie chcemy osiągnąć. W BIS MainServ podkreślają, że wdrażanie każdego outsourcingu utrzymania ruchu jest procesem, który powinien być podzielony na kilka bardzo istotnych z punktu widzenia efektywności tego działania etapów. Pierwszym krokiem powinno być stworzenie projektu wstępnego, w którego skład powinny wchodzić informacje dotyczące ogólnych warunków wykonalności usługi utrzymania ruchu w konkretnym przypadku. To swoista wizytówka firmy, która chce skorzystać z takich usług. Takie wstępne założenia powinny określać warunki, w jakich działa dany podmiot, opisywać otoczenie biznesowe, jak również charakteryzować specyfikę sektora, w którym funkcjonuje. Trzeba zdefiniować cele klienta, nie może zatem obyć się bez swoistego audytu konkretnego obszaru, bo tylko na jego podstawie można dokonać oceny stanu faktycznego. Ocena ta jest z kolei podstawą do wskazania ryzyk występujących w danym sektorze. Przydaje się tu ocena mocnych i słabych stron. SWOT to technika analityczna polegająca na posegregowaniu posiadanych informacji na cztery grupy: S (Strengths) – mocne strony: wszystko, co stanowi atut analizowanego obiektu; W (Weaknesses) – słabe strony: wszystko, co stanowi słabość analizowanego obiektu; O (Opportunities) – szanse: wszystko, co stwarza szansę korzystnej zmiany; T (Threats) – zagrożenia: wszystko, co stwarza ryzyko zmiany niekorzystnej. Na tej bazie można zdefiniować zakres, jak również sformułować zadania i cel projektu. To na bazie tych analiz należy stworzyć prezentację z konkretnymi propozycjami. Dokument ten powinien również bardzo precyzyjnie ustalać ramy prawne, w jakich porusza się jednostka świadcząca usługę.

 

S. Adamkiewicz (Partner Serwis) zaznacza, że należy uwzględnić: cele przyszłej współpracy (krótkoterminowa, długoterminowa); rzeczywisty poziom kosztów utrzymania ruchu (koszty bezpośrednie, pośrednie) dla całego obszaru, który zamierza zlecać. Wiedza na temat tych zagadnień pozwoli określić cele przyszłej współpracy. Na pewno należy unikać sytuacji, w których oczekiwania wiążą się wyłącznie z redukcją kosztów związanych z kosztami osobowymi. Z punktu widzenia ekonomicznego, uwzględniać powinniśmy całość zagadnień łącznie z nieproduktywnością. To m.in. dlatego utrzymanie ruchu posługuje się wskaźnikami opisującymi nieproduktywny czas i koszty odnoszone bezpośrednio do urządzenia. Istotnym elementem jest otwartość na ofertę dostawców, bardzo często wynika ona z wielu lat doświadczeń. Ostatnią kwestią jest nieunikanie bezpośredniej wizyty u dostawcy i zapoznania się nie tylko z metodami pracy, ale również jej efektami.

 

 

Stosowanie outsourcingu ma sens tylko wówczas, jeśli gwarantuje nam lepszą efektywność w obszarze, w którym go stosujemy, ale też wówczas, gdy jesteśmy w stanie i potrafimy skutecznie nadzorować działanie firm outsourcingowych. Ważnym zadaniem jest wybór dostawcy takiej usługi. Warto zwrócić uwagę na takie elementy, jak reputacja danej organizacji na rynku, zakres jej oferty oraz kondycja finansowa. Kwestią kluczową jest współpraca z taką firmą, która w standardzie gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa. Dlatego zanim podpiszemy umowę z outsourcerem należy sprawdzić jej zawartość, ze szczególnym uwzględnieniem aspektów bezpieczeństwa technicznego, prawnego oraz bezpieczeństwa informacji krytycznych. Dobrym pomysłem jest także jej przeanalizowanie pod kątem elastyczności. Jest to szczególnie przydatne w przypadku wystąpienia ewentualnych problemów, których rozwiązanie będzie wymagało od usługodawcy większego zaangażowania. Dodatkowo powinny zostać w niej opisane środki zaradcze na wypadek niezrealizowania lub nienależytego wykonania umowy.

 

Michał Jurczak       

Wspólny drogowskaz   

 

– Odpowiedź na pytanie, co może zyskać firma korzystająca z usług zewnętrznego dostawcy jest niewątpliwie częścią procesu podejmowania decyzji o outsourcingu. Najczęściej mówimy – redukcja kosztów – i jest to niewątpliwie prawda, o ile jesteśmy świadomi źródeł pochodzenia tych kosztów. Redukcja kosztów postrzegana poprzez pryzmat kosztu wytworzenia produktu wydaje się być najbardziej pełną. Często firmy w rozmowach o outsourcingu pomijają kwestie zwiększenia produktywności posiadanego parku maszynowego (np. przerwy nieplanowane wynikające z awarii). Możliwość korzystania z zasobów dostawcy w zakresie nie tylko wykwalifikowanej kadry (czasami rzadkie specjalności), ale również wyposażenia (np. sprzęt diagnostyczny). Rzeczą szczególnie istotną jest uzyskanie do współpracy partnera, dla którego ważne są cele klienta, tzw. wspólny drogowskaz.