Przejdź do artykułu
2024-12-18 | Z ładunkiem w drodze

Szansa na optymalizację w trudnych czasach - outsourcing rozliczania czasu pracy kierowców w 2025 roku

Rozliczanie czasu pracy kierowców to od lat jedno z najbardziej złożonych wyzwań w branży transportowej. Skomplikowane procedury rozliczania, zmienność przepisów unijnych, a także krajowych sprawiają, że firmy transportowe często nie są pewne, jak prawidłowo rozliczać kierowców. Wątpliwości przewoźników wzbudzają, m.in. odpoczynki pracowników, przewozy w załodze czy rozliczanie podróży służbowych. Błędy w rozliczeniach czasu pracy kierowców wiążą się z surowymi karami, które mogą wynosić w Polsce nawet do 30 tysięcy złotych, a także narażają firmy na pozwy pracownicze.[1] Aby się przed nimi zabezpieczać, coraz więcej firm w Polsce decyduje się przekazywać te najtrudniejsze i najbardziej odpowiedzialne zadania dotyczące rozliczeń – firmom zewnętrznym.

AdobeStock 169754087rozliczanieczasu1812

 Źródło: AdobeStock

Rozliczanie czasu pracy - zbyt duże ryzyko błędów ludzkich

Samodzielne rozliczanie czasu pracy kierowców może prowadzić do licznych pomyłek, które dla firmy będą kosztowne w skutkach. Przewoźnicy muszą zmierzyć się ze wszystkimi wymaganiami w zakresie prawidłowej dokumentacji pracownika, a także poradzić sobie ze złożonością obliczeń, które obejmują różne rodzaje pracy, przerwy, odpoczynki, diety czy delegacje, co sprawia, że cały proces administracyjny jest bardzo skomplikowany. Z jakim najczęściej trudnościami spotykają się firmy transportowe przy rozliczaniu kierowców zawodowych na własną rękę? Na to pytanie odpowiada Paulina Wołowiec, Dyrektor Procesu OCRK w Grupie Inelo, spółki należącej do Eurowag.

– W Inelo na co dzień w zakresie naszych usług rozliczamy kilkadziesiąt tysięcy kierowców i najczęstszym zjawiskiem jest nieznajomość wszystkich przepisów krajowych i unijnych lub błędna interpretacja. Ich złożoność sprawia, że od przewoźników wymaga się bycia na bieżąco ze wszystkimi zmianami w regulacjach i ciągłego aktualizowania dostępnej wiedzy. Powszechnie występującym problem są również błędy dotyczące analizy danych z tachografów czy niewłaściwe naliczanie wynagrodzenia kierowcy z pominięciem dodatków za nadgodziny, pracę nocną czy dyżury, które mogą doprowadzić do późniejszych nieporozumień między pracodawcą a pracownikiem – komentuje Paulina Wołowiec, Dyrektor Procesu OCRK, Grupa Eurowag.

Paulina Wołowiec dodaje również, że przewoźnicy równie często nie radzą sobie z realnym planowaniem pracy kierowców, a także nie reagują na naruszenia oraz nieświadomie narażają swój biznes na sankcje.

– Firmy transportowe mają również trudności z planowaniem pracy kierowców, które byłyby adekwatne do przepisów. Niestety zauważamy, że zdarzają się przedsiębiorcy, którzy planują pracę truckera niezgodnie z przepisami dotyczącymi odpoczynku i maksymalnego czasu jazdy lub nie uwzględniają w nim czasu niezbędnego na dojazd do miejsca rozpoczęcia pracy (np. z bazy do miejsca załadunku). Z kolei niewłaściwe zareagowanie na naruszenia czasu pracy w postaci zwlekania z działaniem i niewprowadzenie środków naprawczych od razu zwiększa ryzyko kontroli i kar i jednocześnie obniża efektywność operacyjną firmy – podkreśla dyrektor.

Rozliczanie czasu pracy – dlaczego outsourcing ma sens?

Głównym powodem, dla którego przewoźnicy sięgają po outsourcing, jest w dużej mierze skomplikowanie procesu rozliczania czasu pracy. Analiza danych z tachografów, naliczanie diet, wynagrodzeń i świadczeń to zadania wymagające wiedzy i zaawansowanych narzędzi. Nawet niewielkie uchybienia mogą prowadzić do poważnych problemów prawnych i zwiększają ryzyko utraty dobrej reputacji. To właśnie tutaj outsourcing okazuje się rozwiązaniem, które eliminuje wiele potencjalnych trudności.

– Cyfryzacja transportu sprawiła, że firmy muszą inwestować w technologie, takie jak oprogramowanie do analizy czasu pracy kierowców, typu 4Trans czy w inne systemy do zarządzania flotą. Outsourcing nie tylko minimalizuje ryzyko błędów, ale także pozwala przewoźnikom skupić się na kluczowej działalności operacyjnej. Dodatkowo nasi eksperci z OCRK mają najbardziej aktualną wiedzę na temat przepisów i pomogą przewoźnikom wypracować najlepsze praktyki prowadzenia działalności, i prawidłowego rozliczania kierowców – zaznacza Paulina Wołowiec, dyrektor Procesu OCRK, Grupa Eurowag.

Na jakie wsparcie w ramach outsourcingu można liczyć?

Standardowy zakres obejmuje, chociażby dokładną analizę czasu pracy w postaci wykrywania naruszeń i rekomendacji zmian, które pomagają zminimalizować ryzyko kar, rozliczanie wynagrodzeń, gdzie uwzględniane są wszelkie dodatki, ulgi i delegacje. To zapewnia z kolei zgodność z przepisami krajowymi i międzynarodowymi. Do jeszcze innych zadań Inelo w tym zakresie możemy zaliczyć wsparcie prawne, za sprawą monitorowania zmian w przepisach i ich prawidłowego stosowania w praktyce, pomoc w trakcie kontroli, reprezentując Klienta przed instytucjami kontrolnymi oraz przygotowując niezbędną dokumentację, czy też szeroko pojęte doradztwo operacyjne, czyli wsparcie w optymalizacji procesów zarządzania czasem pracy i flotą.

Jak zatem widzimy, korzystając z outsourcingu, firmy w dużej mierze minimalizują ryzyko błędów, oszczędzają czas i zasoby, a także zyskują wsparcie w sytuacjach kryzysowych. To nie tylko oszczędność, ale także inwestycja w profesjonalizm i bezpieczeństwo operacyjne.

Rozliczanie czasu pracy – ile to kosztuje?

Koszty outsourcingu zależą w dużej mierze od wielkości floty i zakresu usług, jednak w dłuższej perspektywie są dużo niższe niż utrzymywanie własnego zespołu specjalistów. Co więcej, firmy korzystające z profesjonalnego wsparcia notują mniej naruszeń i unikają kosztów wynikających z kar czy roszczeń pracowniczych. Eksperci w tym zakresie pomagają również identyfikować obszary, w których można generować oszczędności, na przykład poprzez optymalizację składników wynagrodzeń, poprawę organizacji pracy czy redukcję kosztów administracyjnych.

Outsourcing to doskonały sposób na zwiększenie zadowolenia kierowców. Precyzyjne rozliczenia, terminowe wynagrodzenia i wsparcie w rozwiązywaniu potencjalnych problemów wpływają na poprawę relacji pracodawca-pracownik, co w trudnych czasach ma kluczowe znaczenie dla utrzymania stabilności zespołu.

[1] https://inelo.pl/biblioteka-inelo/

Aktualności, wydarzenia, komentarze, branżowe czasopisma - bądź na bieżąco. Zapisz się do newslettera portalu logistyczny.com - KLIKNIJ


Zobacz także

40 nowych Volvo FM Electric we flocie DB Schenker
Nevomo z kontraktem od Captrain Deutschland
WIŚNIOWSKI Expo hostem półfinału "LEGO Masters"
Narzędzie do raportowania Webfleet z certyfikatem TÜV
REKLAMA
Newsletter Grafika na strone1

Więcej na temat

DKV Fleet Management Software już na rynku
DAF od 30 lat na polskim rynku
Poznaj nowy elektryczny samochód ciężarowy Volvo
Stacje Teboil akceptują kartę paliwową E100

Nasze czasopisma

top logistyk 2020
mid 20202
Logo KAIZEN rgb
 

Aktualności

Biblioteka Tekstów