Rozliczenia na jednej zbiorczej fakturze, korzystne ceny paliw czy 24-godzinny nadzór on-line to tylko niektóre z czynników pozwalających właścicielom firm na sprawniejsze i bardziej wydajne zarządzanie bieżącą pracą. Same karty są w każdym przypadku podobne. To procesorowe płytki cechowane numerem zewnętrznym i posiadające kod identyfikacyjny.

 

 

Sławomir Borczyk, country manager w PL W.A.G. payment solutions, a.s. informuje, że za pomocą kart paliwowymi Eurowag można dokonywać zakupu oleju napędowego i AdBlue praktycznie w całej Europie. W ofercie są trzy rodzaje kart: Eurowag One: produkt dla średnich i dużych firm transportowych; Eurowag Vector: produkt dla firm spedycyjnych; Eurowag Easy: karta pre-paid. – Dodatkowo umożliwiamy dokonywanie opłat autostradowych i zwrotu VAT w trybie standardowym i fakturowanie netto – podkreśla S. Borczyk.

 

Paweł Wydymus, dyrektor Biura Rozwoju Sprzedaży Paliw PKN Orlen, przypomina, że karty Flota umożliwiają bezgotówkowy zakup paliw, usług i produktów w najliczniejszej sieci stacji paliw w Polsce (około 1,7 tys. placówek pod marką Orlen i Bliska). Oferta obejmuje też kartę Open Drive, umożliwiającą bezgotówkowe zakupy na ponad 2,5 tys. stacji paliw należących do Grupy Kapitałowej PKN Orlen, nie tylko w Polsce, ale także w Czechach – pod marką Benzina i Benzina Plus, w Niemczech – pod marką Star i na Litwie – pod marką Orlen. Kartami Flota i Open Drive można płacić za przejazd całą autostradą A2 oraz odcinkiem A4 od zachodniej granicy do Katowic oraz za system viaTOLL w opcji post-paid i pre-paid. Emitent oferuje też bezpłatny dostęp do portalu flotowego, na którym znajdują się raporty na temat transakcji, możliwy jest także wgląd do faktur oraz zamawianie nowych i zastrzeganie zagubionych kart, jak również zmiany limitów przypisanych do kart.

 

 

Nieco mniej znane są na razie na naszym rynku produkty Transit Card. Jak podkreśla Ramunas Vaskevicius, prezes Transit Card, karty te służą wyłącznie do rozliczeń tankowania samochodów służbowych. Wszystkie transakcje, bilansy oraz limity na kartach można śledzić na stronie internetowej (strona klienta działa w trybie on-line). Użytkownicy mają do dyspozycji: Transit Card Eco i Transit Card Multi. Karty Transit Card Eco pozwalają oszczędzać na paliwie na głównych trasach Rosji, Białorusi i Ukrainy. – Korzystanie z kart Transit Card Eco jest bardzo łatwe, wystarczy dokonać przedpłatę, przekazać kierowcom karty razem ze spisem stacji, które je honorują i dalej tylko pilnować za pomocą internetowej strony klienta wszystkie transakcje na kartach – mówi R. Vaskevicius. Karty Transit Card Multi dają natomiast możliwość otrzymania podstawowego finansowania. Dla obu rodzajów kart stworzono spersonalizowaną obsługę klientów, poprzez całodobową gorącą linię oraz bezpłatną pomoc informacyjną. Nabycie towarów i usług na stacjach może nastąpić tylko po wprowadzeniu 4-cyfrowego kodu PIN (karta jest automatycznie blokowana po trzykrotnym wprowadzeniu błędnego kodu).

 

Do największych niezależnych emitentów kart flotowych należy DKV. Dają dostęp do ok. 3,4 tys. stacji w Polsce i ponad 54 tys. na świecie. Kluczowym elementem oferty DKV są szeroko rozumiane usługi serwisowe: rozliczanie opłat drogowych w całej Europie, zwrot zagranicznego VAT, podatku akcyzowego, usługi internetowe, płatności za naprawy, myjnie i wymianę opon oraz 24-godzinna pomoc drogowa. W DKV klient nie jest zobligowany do tankowania na stacji wybranego koncernu, ale może dowolnie wybierać z oferty stacji wszystkich marek. Informacje o poziomie bieżących cen paliwa znajduje w specjalnym serwisie na stronie internetowej, gdzie można wpisać swoją lokalizację, trasę lub obszar, w jakim poszukuje najtańszych stacji. Emitent przekonuje, że tylko dzięki skutecznemu planowaniu tankowań klienci oszczędzają na paliwie średnio 7–10 proc. DKV oferuje rozliczenia we wszystkich systemach opłat drogowych, które działają w Europie. Dotyczy to zarówno winiet, jak i elektronicznych systemów pobierania myta, m.in.: Toll Collect w Niemczech, GO Box w Austrii, TIS PL we Francji, Premid w Czechach, Myto w Słowacji, Via T Hiszpanii oraz viaTOLL w Polsce. Dodatkowo DKV rozliczy Ecotaxe, nowy podatek ekologiczny, który w formie opłaty drogowej będzie obowiązywał we Francji od połowy 2013 r.

 

Kolejnym z rynkowych potentatów jest UTA. UTA Full Service Card to karta zapewniająca dostęp do pełnego zakresu towarów i usług oferowanych przez sieć akceptacji UTA. Są to m.in.: paliwo, opłaty drogowe, akcesoria, naprawy serwisowe, pomoc drogowa, odprawy celne, pełen zakres mycia i czyszczenia pojazdów. SetraCard, OMNIplus ServiceCard i MercedesServiceCard to karty wydawane w ramach współpracy z poszczególnymi markami. Łączą możliwości, jakie daje UTA, Full Service Card z preferencyjnymi warunkami w autoryzowanych serwisach Mercedesa, Setry i EvoBus. UTA Diesel Card to karta, która pozwala na regulowanie opłat za paliwo oraz opłat drogowych (np. autostrady, tunele). UTA oferuje różne systemy odzyskiwania podatku VAT z zagranicy (obecnie z 26 państw). To klient decyduje o formie zwrotu, wybierając otrzymywanie na bieżąco faktur pomniejszonych o podatek VAT (fakturowanie netto) lub na odzyskiwanie go jednorazowo po zakończeniu roku.

 

Piotr Sokołowski, dyrektor Działu Kart Paliwowych BP Europa SE, Oddział w Polsce podkreśla, że Karta BP Plus zapewnia swobodny dostęp do produktów i usług na dowolnej stacji spośród ponad 18 tys. punktów w Europie. W większości są stacje wyposażone specjalnie dla samochodów ciężarowych, m.in. w szybkie pompy do tankowania oleju napędowego, dodatek adBlue, duże parkingi, restauracje.

 

Kartę zabezpieczono kodem PIN (możliwość wyboru PIN przy zamówieniu karty przez internet). Istnieje możliwość wyboru opcji karty na Polskę (PL) lub całą Europę (INT), a także możliwość określenia poziomu uprawnień dla kierowców poprzez nadanie karcie odpowiedniego kodu produktu. Można wyrobić kartę z opcją obowiązkowego podawania stanu licznika, karty wystawiane są na numer rejestracyjny pojazdu, na nazwisko lub na okaziciela. Podpisując umowę na karty paliwowe BP Plus, klient otrzymuje dostęp do BP e-Konto, systemu służącego do administrowania kartami paliwowymi przez internet. Dzięki temu można samodzielne ustalać kod PIN do nowej karty, blokować i unieważniać kartę, zastąpić anulowanej karty nową itp. BP Raporty generuje z kolei sumaryczny raport zużycia paliw zawierający podsumowanie i uśrednione wartości dla transakcji paliwowych, a także kalkulacje zużycie paliwa np. litr/100 km; sumaryczne raporty zestawienia kosztów przypadających na poszczególne karty. Zawiera podsumowanie i uśrednione wartości dla wszystkich transakcji (paliwowych i produktowych); raport kart, czyli 6 raportów kontrolnych, które sumują liczbę kart z danym statusem, dostarczają szczegółowych informacji o każdej z nich oraz umożliwiają sprawdzanie ich ze względu na: nabywanie produktów; częstotliwość ich używania; zużycie paliwa; ilość tankowanego paliwa; dystans pomiędzy poszczególnymi transakcjami; pory dokonywania transakcji.

 

 

 

Również S. Borczyk (PL W.A.G.) podkreśla, że z punktu widzenia użytkowników kart Eurowag, równie ważna jest możliwość płacenia kartami flotowymi za paliwo, jak i regulowanie nimi opłat drogowych.

 

Różnorodność propozycji, a także specyficzne wymagania konkretnych użytkowników sprawiają, że karty w wielu przypadkach są produktem „krojonym na miarę”. Paweł Wydymus (PKN Orlen) podkreśla, że sprzyja temu możliwość dowolnego zaprogramowania limitów z uwzględnieniem takich parametrów, jak: liczba dziennych wizyt na stacjach paliwowych, ilość tankowanych paliw, wartość zakupionych produktów i usług czy innych opcji wskazanych przez klienta, a później także zmieniać je on-line, bez potrzeby wymiany karty. Dodatkowo do każdej karty można określić wysokość dziennego limitu wartościowego zakupionych produktów. Można też dopasować do potrzeb użytkownika system płatności za korzystanie z viaTOLL (post-paid i pre-paid). – Ofertę kart flotowych uzupełniają usługi świadczone przez naszych partnerów. Klienci mają np. możliwość skorzystania z pomocy prawnej, która jest realizowana przez europejskiego lidera w zakresie ochrony prawnej, czyli firmę D.A.S. Towarzystwo Ubezpieczeń Ochrony Prawnej S.A. – zaznacza P. Wydymus.

 

 

W przypadku produktów Transit Card szczególnie ważna jest możliwość zwiększenia bezpieczeństwa płatności dzięki bezgotówkowym zakupom i możliwości kontroli dokonywanych transakcji. Wynika to z faktu, że klienci Transit Card są zorientowani głównie na transport na Wschód.

 

Bardzo istotnym elementem decydującym o wyborze konkretnego rozwiązania staje się to, że w zarządzaniu taborem pomaga internet. W UTA Polska usłyszeliśmy, że coraz bardziej doceniana jest np., oferowana również przez tego emitenta, możliwość korzystania z aplikacji pozwalających na bieżąco śledzić transakcje, planować trasy, analizować ceny paliw czy wyszukać stację z najtańszym paliwem.

 

 

Emitenci kart są zgodni: korzystający z ich produktów mogą znacząco ograniczyć koszty zakupu paliwa w Polsce i Europie. – Oferujemy naszym klientom system zniżkowy, indywidualnie dobierany do każdego klienta, w zależności od ilości tankowanego paliwa, terminu płatności oraz trasy pojazdu. Można zatem powiedzieć, że wielkość otrzymanej przez firmę zniżki całkowicie zależy od samej firmy – podkreśla R. Vaskevicius (Transit Card). Oczywiste jest też, że możliwość korzystania z tak dużej sieci stacji, jaką dysponuje np. Orlen, oznacza nie tylko wygodę w planowaniu tras i jazdy kierowców, ale także mniejszy dystans do pokonania, a w efekcie krótszy czas i oszczędność paliwa na dojazdy. – Rozliczenia opłat za paliwa i inne koszty związane z transportem i podróżami są niezwykle ważnym aspektem zarządzania flotą, dlatego istotne jest, aby procedury związane z ich obsługą maksymalnie upraszczać. System rozliczeń w PKN Orlen opiera się na prostych do księgowania dokumentach, udostępnianych bezpłatnie w wersji elektronicznej poprzez dedykowany, spełniający standardy bezpieczeństwa, portal internetowy – informuje P. Wydymus (Orlen).

 

O tym, że źródeł oszczędności jest wiele, mówią też w DKV Euro Service. W przypadku rabatów na tankowanie realne oszczędności, wynikające z bezpośredniego przeliczenia kwot, które trzeba byłoby wyłożyć w gotówce do płaconych za pośrednictwem kart, wynoszą w Unii Europejskiej, zależności od kraju od 2 do 5 proc. Zaoszczędzić można na rachunkach za usługi serwisowe, np. umowa DKV z firmą MAN upoważnia do korzystania z rabatów do 30 proc. Zwrot podatku VAT płaconego za paliwo i usługi za granicą, który w przypadku DKV wykonywany jest od razu w postaci fakturowania „netto”, może przynieść oszczędności do 13–18 proc. kosztów. Dochodzi do tego obniżenie kosztów księgowości, dział ten nawet w dużych firmach można ograniczyć do jednej osoby, która pracuje wykorzystując elektroniczne faktury, zestawienia, raporty. Dodatkowym źródłem korzyści jest też to, że w DKV przewoźnik może wybrać walutę transakcji: euro lub PLN lub obie. Szacuje się, że brak ryzyka kursowego pozwala oszczędzić średnio 10 groszy na 1 euro. System Bottom Up to z kolei sieć tanich stacji, która obejmuje wybrane stacje prywatne na terenie Polski, Austrii i Węgier. Mogą z nich wszyscy klienci DKV, bez dodatkowych formalności. Klienci płacą za paliwo cenę, o 5–7 proc. niższą niż stawka dystrybutora.

 

 

Również dla P. Sokołowskiego (BP) szczególnie istotne jest to, by karty zapewniały wygodę w dokonywaniu zakupów na stacji oraz pomagały kontrolować transakcje. Zostały zaprojektowane tak, aby zapewnić kierowcom swobodny dostęp do produktów i usług, a administratorom floty dać pełny wgląd w wydatki przy ograniczeniu pracy księgowości. – Klienci szczególnie doceniają naszą ofertę za skuteczną weryfikację zgodności numerów rejestracyjnych na kartach i pojazdach oraz bezpieczeństwo transakcji na stacjach. Karty z założenia funkcjonują jako karty do bezgotówkowego tankowania, nie zaś rabatowe. Ewentualne negocjacje cen paliw rozpatrywane są indywidualnie, w oparciu o wartość miesięcznego zużycia paliwa. Korzystanie z narzędzi, które oferuje BP e-Konto, to zdecydowana oszczędność czasu, który administratorzy floty bądź sami kierowcy mogą przeznaczyć na inne zadania – mówi P. Sokołowski.

 

W UTA Polska wyliczają, że karty pozwalają ograniczyć nawet 80 proc. kosztów związanych z prowadzeniem księgowości. Z kolei zwrot VAT za paliwo oraz inne produkty i usługi przynosi oszczędności równe wysokości podatku, czyli około 15–25 proc. Dodatkowo posiadając kartę niezależnego emitenta, kierowca może wybierać stacje należące do różnych koncernów, dzięki czemu ma większą swobodę w wyborze ceny i lokalizacji. Swoją trasę może zaplanować wcześniej w oparciu o ceny paliwa, korzystając z aplikacji „Station Finder”.

 

 

Wprawdzie niektórzy emitenci, np. Orlen, strzegą informacji na temat najbliższych planów jak oka w głowie, są jednak i tacy, którzy zdecydowali się podzielić tego rodzaju informacjami. DKV zapowiada np. intensyfikację usług on-line. – Stawiamy na aplikacje, które ułatwią klientowi samodzielną obróbkę każdego typu danych. Dążymy do tego, aby osobisty doradca dostępny telefonicznie rozwiązywał kwestie o znaczeniu strategicznym, podczas gdy wszystkie sprawy bieżące klient będzie mógł rozwiązać samodzielnie. Dzięki temu będziemy mogli świadczyć coraz bardziej wyspecjalizowane usługi, oferując klientom ogromną elastyczność w dopasowaniu oferty. Bazą do tego typu rozwiązań jest program eReporting DKV, który już teraz umożliwia dowolną obróbkę danych o transakcjach przy pomocy kilku kliknięć – usłyszeliśmy w DKV Euro Service.

 

UTA zapowiada już nowinki dla polskich firm obsługujących swym taborem m.in. Francję. Aby rozliczanie nowych opłat było maksymalnie wygodne i proste, UTA umożliwi ich regulowanie przy użyciu nowego interoperacyjnego urządzenia UTA Multibox. Pozwoli on na rozliczanie opłat drogowych w czterech różnych systemach: TIS-PL (Francja), Ecotaxe (Francja), Via-T (Hiszpania), tunel Liefkenshoek (Belgia). Klienci UTA będą mogli rozliczać opłaty w systemie Ecotaxe w trybie post-pay, dzięki czemu uzyskają 10 proc. rabatu. Dodatkowo za każdy miesiąc użytkowania UTA Multibox obsługującego Ecotaxe, klienci UTA uzyskają zwrot 3,36 euro. UTA Multibox będzie miał też inne funkcjonalności, np. planowanie tras przejazdu wraz z kalkulacją kosztów myta, lokalizację pojazdu na terenie całej Europy, kontrolę tras przejazdu, czy przekazywanie alertów związanych z nieprawidłowym działaniem urządzenia.

 

BP natomiast w ostatnim czasie zintensyfikowało prace nad możliwością wystawiania faktur netto. To szczególnie ważne zagadnienie dla firm tankujących poza granicami Polski. Zanim jednak przedstawione zostanie konkretne rozwiązanie – tak jak dotychczas – firma będzie wspierać klientów w odzyskiwaniu podatku VAT z zakupów zagranicznych.

 

Michał Jurczak