Przejdź do artykułu

Top Logistyk

Top Logistyk 3/2014
<< Cofnij

Panować nad kosztami

Wsparcie IT dla ewidencji i rozliczania kosztów transportu staje się dla wielu firm nieodzowne. Rzecz w tym aby właściwie wybrać z licznych, dostępnych na rynku produktów. Wybór nie jest prosty, bo i branża do łatwych nie należy. Administrowanie flotą ma swoją specyfikę, kontrolę jakości funkcjonowania taboru i pracowników utrudnia to, że samochody przemieszczają się, co wymusza zarządzanie na odległość. Dodatkowym problemem bywa to, że ciężarówki wyjeżdżają w trasę na długi tygodnie, a administrować flotą trzeba na bieżąco.
panowacEdyta Milko, Konsultant – Analityk spółki PSI Polska zauważa, iż rozliczenia związane z wykonywaniem usług transportowych napotykają na wiele barier. Pracownicy tej branży skarżą się m.in. na brak rzetelnej informacji w systemach informatycznych, zróżnicowanie sposobu rozliczeń w odniesieniu do poszczególnych pojazdów, brak możliwości zmiany danych w sytuacjach wyjątkowych oraz brak możliwości wielostronnych rozliczeń. Stąd tak ważne staje się przeanalizowanie wszystkich parametrów danego rozwiązania, wybór takiego, który spełnia maksymalną ilość niezbędnych funkcji, bądź wzbogacenie standardowego rozwiązania w konieczne dla danej firmy funkcjonalności. Kamil Kulasza, COO, Prodefinity zaznacza, że problem jest złożony. - Gdyby odpowiedź na to pytanie była prosta i jednowymiarowa, to Prodefinity sprzedawałoby zeszyty, a nie zaawansowane oprogramowanie naszpikowane rozmaitymi algorytmami. Koszty transportu, to nie tylko paliwo. To również puste kilometry, sposób eksploatacji pojazdów, dar do nie przegapiania terminów, uczciwość kadry, a nawet kary i mandaty oraz wiele innych elementów. Transport bywa trudnym kawałkiem chleba – mówi K. Kulasza.
 
Problem? Jaki problem?
 
Anna Kalista, Manager Sprzedaży, Comp-Win wymienia czynniki mające wpływ na rzeczywisty koszt transportu: ilość kilometrów, cena paliwa, wielkość ładunku, rodzaj auta, postoje, opłaty drogowe… Często nie wszystkie informacje znajdują się w systemach, funkcjonuje papierowy obieg dokumentów, a dokumenty do rozliczeń spływają bardzo długo. Finalnie, informacja o ostatecznym koszcie transportu bardzo rozciąga się w czasie, jest niepełna i obarczona błędem ludzkim.
 
Z doświadczeń Andrzeja Kalupy, Dyrektora ds. Handlowych, Członka Zarządu, frameLOGIC wynika, że głównymi bolączkami transportu są kwestie paliwa i czasu pracy kierowców. Paliwo stanowi przynajmniej 35 proc. a czasami sięga nawet 50 proc. wszystkich kosztów funkcjonowania firmy transportowej. Ten kto potrafi nad tym zapanować zyskuje znaczną przewagę konkurencyjną. Czas pracy kierowców to natomiast ogromne kary za wykroczenia, które dodatkowo dość długo mogą działać wstecz. - Biorąc pod uwagę zawiłość tego zagadnienia i stawki kar jest to realne zagrożenie dla zachowania płynności, zwłaszcza w mniejszych przedsiębiorstwach – mówi A. Kalupa.
 
 
Adam Adamczyk, Business Solution Architect w SAP Polska zaznacza, że 70 procentach transport stanowią przesyłki niejednorodne. Dodatkowym wyzwaniem jest liczba odbiorców, którzy operują w innych miejscach i do których można dotrzeć, korzystając przynajmniej z kilku środków transportu: drogowego, lotniczego, kolejowego lub morskiego. - Bez wsparcia ze strony systemu informatycznego tak duża liczba zmiennych sprawia, że dokładne ewidencjonowanie i rozliczanie kosztów staje się równie czasochłonnym, co skomplikowanym zadaniem. Tym trudniejszym, jeśli np. na skutek wypadków pogodowych czas transportu wydłuża się i trzeba zaktualizować koszty, uwzględniając przy tym różne miary, choćby objętość lub wagę przewożonych towarów. Przewoźnicy często postępują inaczej: decydują się rozłożyć dodatkowe koszty po równo. Ale koniec końców nie wiedzą, którzy klienci są najbardziej dochodowi, a którzy generują straty – mówi A. Adamczyk.
 
Szymon Malinowski, Specjalista ds. obsługi klientów biznesowych, Trakero.pl zwraca uwagę na to, jak czasochłonne potrafią być kwestie administracyjno–rozliczeniowe, szczególnie w nadmiernie rozbudowanym systemie prawno-podatkowym. Wymagają specjalistycznej wiedzy, dokładności, wdrożenia polityki obrotu dokumentami, procedur, a także archiwizacji danych. - Przez to obszar ten często stanowi dużą część kosztów, które obniżają zyskowność firmy oraz nie pozwala skupić się na zasadniczym przedmiocie działania. Nic więc dziwnego, że przedsiębiorstwa coraz częściej outsourcingują te zadania na zewnątrz i sięgają po narzędzia, które prostu ułatwią i usprawnią pracę – stwierdza nasz rozmówca.
 
Bartłomiej Dębski, Prezes Zarządu Cartrack Polska konkluduje, że realizacja procesów w obszarze ewidencji i rozliczania kosztów transportu zależy od rodzaju i działalności firmy transportowej. Wyzwanie stanowi archiwizacja np. kart drogowych w pojazdach do 3,5 t, które nie są wyposażone w tachograf. Zazwyczaj pojazdy te każdego dnia pokonują różne trasy w różnych godzinach w ciągu dnia. Kontrola takich flot oraz prowadzenie pełnej dokumentacja tras jest trudnym i czasochłonnym zadaniem.
 
Zdaniem Anity Tokarz, Specjalisty ds. Marketingu i PR, Emapa mnóstwo firm temat profesjonalnej ewidencji i rozliczania kosztów transportu traktuje po macoszemu. Na rynku dostępne są proste, darmowe kalkulatory, obarczone sporym błędem, w mocno przybliżony sposób liczące koszty transportu, bez uwzględnienia szeregu ważnych zmiennych. Przedsiębiorcy rezygnujący z jednego z najważniejszych narzędzi, czyli odpowiedniego oprogramowania tracą możliwość zaoszczędzenia choćby na tańszych przejazdach czy umiejętnym wyeliminowaniu pustych przebiegów. - Wielu przedsiębiorców cierpi na brak jednego, multifunkcjonalnego rozwiązania, opartego o dokładną mapę, liczącego precyzyjne koszty obsługi floty transportowej uwzględniającego szereg zmiennych, jak choćby zużycie paliwa, czas jazdy i postoju kierowcy czy opłaty drogowe (w tym myto). W związku z tym przedsiębiorca nawet nie jest w stanie wyobrazić sobie skali oszczędności, jakie w ten sposób traci – mówi A. Tokarz.
 
Na rolę zmian w prawie zwraca uwagę Robert Kuczyński, Dyrektor Biura Handlowego, AutoGuard. Przykład? Na początku kwietnia została wprowadzona nowelizacja ustawy o VAT, dotycząca możliwości odliczania podatku za wykorzystywanie samochodów w celach służbowych. Ustawa nakłada na firmy odliczające pełny VAT od samochodów służbowych konieczność prowadzenia ewidencji przebiegów pojazdów z podziałem na jazdy służbowe i prywatne. - Jeżeli taka ewidencja prowadzona będzie nierzetelnie, bądź jej nie będzie, przedsiębiorcom grożą poważna konsekwencje – począwszy od zwrotu podatku a skończywszy na ogromnych karach finansowych rzędu nawet 16 mln. zł! Ostatnie zmiany prawne nie kończą zamieszania z problemem użytkowania pojazdów, posłowie przygotowują kolejne zmiany dotyczące użytkowania samochodów. Z kolei pojazdy flot ciężkich i ich kierowcy narażeni są na mandaty nakładane przez Inspekcję Transportu Drogowego – podkreśla R.Kuczyński.
 
Rozwiązana do… wyboru
 
Oferowane narzędzia IT mają służyć zniwelowaniu tych problemów. Czy robią to skutecznie? Jacek Herosimczyk, Account Manager, Astrata Europe zachęca do zainteresowania otwartą platformą telematyczną FleetVisor, narzędziem pozwalającym na bieżąco monitorować stan floty oraz generowane koszty. Może być wykorzystywana przez niewielkie floty nadzorowane przez jedną osobę lub też przez duże przedsiębiorstwa z liczniejszymi flotami oraz bardziej złożoną administracją, z wyraźnie wyodrębnionymi działami. Dysponenci mają możliwość zaplanowania optymalnej trasy ze względu na odległość oraz koszty opłat drogowych. Uzyskują również pełne i wiarygodne dane dotyczące dostępnego czasu pracy poszczególnych kierowców. Wykorzystując Driver Coach można również obiektywnie oceniać i w konsekwencji korygować styl jazdy poszczególnych kierowców, wpływając tym samym na zużycie paliwa. - Administracja biurowa może tymczasem mieć łatwy dostęp do informacji dotyczących czasu pracy poszczególnych kierowców. Możliwość generowania raportów w oparciu o założone przedziały czasowe czy pojedyncze trasy, ułatwia naliczanie wynagrodzeń lub też poszczególnych składników wynagrodzeń kierowców, w zależności od przyjętego modelu. Pełne wykorzystanie funkcjonalności FleetVisor umożliwia optymalizację zatrudnienia w obszarach administracji biurowej – szczególnie w dużych firmach, gdzie po wprowadzeniu automatyzacji niektórych procesów, zwiększa się jednostkowa wydajność pracy – tłumaczy Jacek Herosimczyk.
 
B. Dębski (Cartrack Polska) podkreśla, że oferowane przez jego firmę system zbiera wszystkie dane na serwerach i udostępnia historię przebytych tras nawet do 5 lat wstecz. Klient może w każdej chwili w dowolnym miejscu na świecie zalogować się i wygenerować np. tzw. „Kartę Drogową”, zawierającą dane o pierwszym uruchomieniu pojazdu w danym dniu, liczbie odbytych podróży, przejechanym dystansie oraz informacje na temat kierowcy pojazdu. Możliwe jest automatyczne generowanie takiej „Karty” i jej podgląd za pomocą urządzeń mobilnych.
 
W sposób kompletny pomagają też wspomagać i ewidencjonować oraz rozliczać koszty transportu rozwiązania oferowane przez SAP. - Firmy transportowe lub logistyczne wiedzą, które zlecenia są rentowne, a które de facto generują straty, i jak należy efektywnie alokować dodatkowe koszty. Ponadto, mogą sprawniej zarządzać kierowcami. Rozwiązania SAP m.in. ewidencjonują i rozliczają zaliczki pobierane przez kierowców na potrzeby zleceń transportowych, w tym wszelkie koszty powstałe podczas realizacji przejazdów. Dają również możliwość rozliczenia kierowcy na podstawie rozbudowanej karty drogowej, uwzględniając w tym celu m.in. kursy pojazdu, załadunki i rozładunki, normy spalania, diety oraz dane o ilości zatankowanego paliwa przy wyjeździe i powrocie, godziny pracy kierowców – wymienia A. Adamczyk. (SAP) .
 
A.Kalupa (frameLOGIC) mówiąc o pełnej kontroli paliwa, zwraca uwagę na precyzyjny system, bazujący na sondach instalowanych w zbiorniku. W przeciwieństwie do odczytów z szyny CAN, to rozwiązanie eliminuje rozbieżności odczytów, co przy wspomnianym poziomie kosztów, nie tylko się samofinansuje, ale często generuje ogromne oszczędności. - To wszystko zapewnia nasze rozwiązanie Fuel Control. Gwarantujemy przy tym najwyższą precyzję w Europie – rozbieżności pomiarów nie przekraczają 1,5 proc. w warunkach drogowych. Z drugiej strony oferowany przez nas moduł kontroli czasu pracy kierowców to jedyne rozwiązanie na rynku, które udziela porad w czasie rzeczywistym. Pozyskuje dane bezpośrednio z tachografu i analizuje je pod kątem ustawy o czasie pracy kierowców. W jasny sposób informuje jak długo kierowca może kontynuować jazdę danego dnia i automatycznie ostrzega o wszelkich wykrytych nieprawidłowościach – zachwala przedstawiciel frameLOGIC
 
R.Kuczyński (AutoGuard) podkreśla, jak rolę ma do spełnienia monitoring pojazdów. Dzięki systemowi AutoControl firmy optymalizują koszty związane z naliczaniem wypłacanych diet poprzez weryfikację pobytu w strefie gdzie koszty przedsiębiorcy są niższe. Powiadomienia m.in. o zbliżających się przekroczeniach czasów pracy i przestrzegania wymaganych przerw i odpoczynków pomogą uniknąć kar nakładanych przez Inspekcję Transportu Drogowego.
 
- Rozwiązania Comp-Win pozwalają na automatyczne wyliczanie przychodów i kosztów na każdym etapie obsługi zlecenia. Pozwala to firmie na rzeczywiste szacowanie i wyliczanie rentowności zleceń. W rozliczeniach jesteśmy w stanie zejść od ogółu do wysokiego szczegółu: od oszacowania całości zlecenia do pojedynczej palety, czy linii towarowej. Wiemy ile konkretnie kosztuje nas dostarczenie danej jednostki towarowej. Klientom nie wystarczają już ogólne informacje typu: ten transport kosztował mnie tyle,…chcą wiedzieć zdecydowanie więcej i szybciej, tak aby na bieżąco analizować , planować lepiej i wyciągać wnioski na przyszłość – mówi A.Kalista (Comp-Win). Wszechstronność jest też walorem platformy Finder Online. Do systemu trafia ponad 30 mln rekordów dziennie. Nieodzowną częścią platformy są moduły planowania i analizy statystycznej. Planując zadania i trasy dla swojej floty menedżerowie automatycznie są informowani o statusie ich realizacji, a odstępstwa od założeń są im przesyłane w formie alertów. Pozwala to błyskawicznie reagować na zagrożenia. Moduł analizy statystycznej pozwala dokonywać ocen wydajności pracy, opłacalności tras i poszczególnych zleceń.
 
- W systemie Microsoft Dynamics NAV opracowaliśmy moduł transportowy powiązany z księgowością oraz modułem płacowym. Moduł umożliwia kontrolę kosztów związanych ze środkami transportu oraz płacami i delegacjami kierowców. Oczywiście można także obliczyć koszty i przychody m.in. na konkretnych zleceniach transportu, środkach transportu lub trasach. Dodatkowo posiadamy również rozwiązanie zintegrowane z systemem monitoringu GPS pojazdów (Flota-Online), które może zbierać jeszcze większą ilość danych np. o spalaniu paliwa, czasu pracy pojazdu, czasu pracy kierowcy – wylicza Bartosz Szczech, ekspert Microsoft Dynamics NAV, IT.integro – centrum wdrożeń ERP.
 
Kamil Kulasza COO Prodefinity zauważa, że narzędzia oferowane przez reprezentowaną przez niego firmę pozwalają niwelować puste kilometry, monitorować anomalie w kosztach eksploatacji, przypominają aby nie przegapić ważnych terminów oraz pomagają ocenić trudne sytuacje. - Wychodzimy z założenia, że dobra komunikacja to podstawa, dlatego stawiamy na włączenie wszystkich czynników procesu transportowego do tej samej gry. Chcemy, żeby nie tylko dyspozytor, ale i kierowca za pośrednictwem smartfona oraz kontrahent poprzez interface online, mieli dostęp w czasie rzeczywistym do informacji zgromadzonych w systemie– mówi K. Kulasza.
 
E.Milko (PSI Polska) informuje, że PSI przygotowało w systemie TMS moduł do wielostronnych rozliczeń, dzięki któremu wszystkie informacje są przechowywane w jednym miejscu. Wspiera rozliczenia ze zleceniodawcami, z podwykonawcami, jak również naliczanie własnych kosztów transportu. Zaletą modułu jest możliwość wprowadzania zróżnicowanych miar stawek, np. dla jednego pojazdu lub przewoźnika można wprowadzić stawki kilometrowe, dla innego godzinowe. Istnieje także możliwość wprowadzenia stawek stałych, za przestój oraz stawek mieszanych. Nawet po wykonaniu transportu dane można zmieniać i dopasować według wskazań działu rozliczeń.
 
Robert Bastrzyk, Operations Manager Poland, Czech R., Slovakia and Baltics w firmie Transics jest zdania, że każda firma działająca w transporcie krajowym czy międzynarodowym zderza się z problemem poprawnego planowania w ujęciu realnych kilometrów i kosztów przejazdu oraz późniejszego rozliczenia czy przejechana trasa pokrywa się z zaplanowaną. Odchylenia w tym obszarze mogą znacząco zaważyć na fakcie czy dany transport był opłacalny czy nie. - Kierowca może dojechać z punktu A do B i wygenerować przykładowo 150 Euro dodatkowych kosztów w postaci dodatkowych kilometrów i opłat drogowych, których można było uniknąć. Rozliczanie tego typu nadużyć jest szczególnie trudne i pracochłonne. Nasza firma oferuje zintegrowany system nawigacji TX-Navigation pozwalający na wysyłanie i kontrolowanie zaplanowanych tras do komputera pokładowego. Jakie są zalety tego rozwiązania? Po pierwsze wszyscy pracownicy w firmie pracują na tych samych danych, począwszy od spedytora, skończywszy na osobach rozliczających. Pozwala to na zachowanie przejrzystości i porządku w zarządzaniu danymi oraz gwarantuje poprawność rozliczeń. Po drugie, czynności rozliczeniowe w takim przypadku oparte są o proaktywne działanie na zasadzie wyjątków oraz pełną automatyzację rozliczeń. Kilometry zaplanowane powinny odpowiadać przejechanym, a informacja o odstępstwie od planu powinna pojawić się w momencie zaistnienia odchylania. Kiedy informacja ta pojawia się przy rozliczaniu często jest już za późno, aby podjąć jakiekolwiek czynności korygujące – wymienia R. Bastrzyk.
 
Lista kluczowych korzyści
 
O korzyściach mówią nie tylko dostawcy, ale i użytkownicy systemów. - Dzięki AutoControl wiemy jak eksploatowane są samochody, o której dany pracownik zaczyna pracę, ile czasu spędza u klienta i czy jeździ ekonomicznie. Część pojazdów floty jest przeznaczona do działań stricte transportowych i dzięki modułowi zarządzania czasem pracy kierowcy otrzymujemy pełne informacje o tym, ile pracuje dany kierowca i kiedy musi udać się na wymaganą przerwę lub odpoczynek. Planowanie tras i zleceń transportowych pozwala na optymalne wykorzystanie pojazdów i minimalizację „pustych” przejazdów. Oszczędności, które generuje monitoring GPS wykorzystujemy inwestując między innymi w nowy tabor i umiejętności naszych pracowników, którzy mogą skorzystać z szeregu szkoleń doskonalących technikę i bezpieczeństwo jazdy – wylicza Michał Legowicz, szef floty w firmie produkcyjno-handlowej, działającej w branży poligraficznej.
 
A.Kalista (Comp-Win) podkreśla, że rozwiązania do rozliczania kosztów oferowane przez Comp-Win odbywają się w pełni automatycznie. Systemy wystawiają zaproszenia do faktur, przygotowują faktury, alokują, przygotowują interfejsy do systemów finansowych. Wszystko na podstawie konfiguracji i wymagań użytkowników. Operacje te mogą być wykonywane poprzez portale dostawców, ale również tylko poprzez e-maila. Pełna automatyzacja oznacza ograniczenie do minimum zbędnej pracy administracyjnej związanej z „obróbką dokumentów” oraz ograniczenie do minimum czynników tzw. błędu ludzkiego.
 
B. Szczech (IT.integro) zauważa, że korzyści wynikające z wdrożenia narzędzi IT takich, jak Microsoft Dynamics NAV z modułem do zarządzania transportem to przede wszystkim skrócenie czasu wprowadzania i interpretowania danych. Dane są wprowadzane tylko raz, a często np. zlecenia transportu są po prostu importowane do systemu z innych źródeł. Dzięki temu jest o wiele mniej miejsca na pomyłkę użytkownika oraz wprowadzanie danych jest nieporównywalnie szybsze od ręcznej ewidencji.
 
- Przedsiębiorstwa korzystające z platformy lokalizacyjnej Finder Online mogą na bieżąco analizować przebieg procesów zachodzących w firmie i reagować na nie, optymalizując wykorzystanie zasobów. Raporty dają bardzo precyzyjny, realny obraz funkcjonowania floty, co umożliwia również obniżenie kosztów. Partnerzy biznesowi zyskują pełną wiedzę na temat realizacji procesów, dzięki dostępowi do wiarygodnego źródła danych. Zarówno nadawca jak i odbiorca towarów ma możliwość szybkiej i pewnej informacji o postępie dostaw. Dodatkowo, firmy z sektora logistyczno-spedycyjnego mają sposobność zasilenia własnych systemów danych o dodatkowe informacje umożliwiające zaoferowanie korzystniejszych ofert – mówi Piotr Jakubowski, Prezes, Finder S.A.
 
R.Bastrzyk (Transics) wymienia efekty pozyskiwania danych w czasie rzeczywistym. To m.in. usprawnienie pracy i obniżenie jej kosztów, szybsze rozliczanie usług; stała kontrola nad pojazdem oraz kierowcą znajdującym się w ruchu, czasem pracy kierowcy, kosztami eksploatacyjnymi, a w konsekwencji wyższa jakość świadczonych usług i obsługi klientów.
 
Na trzy kwestie zwraca uwagę A.Adamczyk (SAP). Po pierwsze, firma transportowa lub logistyczna może działać w oparciu o zdrowe fundamenty: wie, które zlecenia realizuje z zyskiem, i gdzie jest granica, której w negocjacjach cenowych nie powinna przekroczyć, bo inaczej biznes stanie się niedochodowy. Po drugie, może szybko i efektywnie reagować, gdy trzeba zaktualizować koszty transportu, spowodowane winą kierowcy lub innymi niezależnymi zdarzeniami. Po trzecie, jest w stanie monitorować pracę swoich kierowców pod względem przestrzegania prawa, jak i wydajności. Ponadto, działania kierowców są bardziej transparentne.
 
Szymon Malinowski, Spec. ds. obsługi klientów biznesowych, Trakero.pl zauważa, że dzięki systemowi uzyskujemy stałą kontrolę nad pojazdem i kierowcą znajdującym się w ruchu, w tym liczne parametry jazdy: czas jazdy, czas postojów, prędkości, spalanie paliwa, obroty silnika. Możemy również zdalnie odczytywać dane z tachografu oraz identyfikować kierowcę. Dzięki temu możemy: łatwiej oszacować / wyliczyć koszty np. paliwowe lub czasowe dla dowolnego odcinka jazdy; ewidencjonować i kontrolować czas pracy kierowców; wychwytywać niekontrolowane ubytki paliwa; kontrolować styl jazdy kierowcy (ecoDriving), który wpływa na koszty eksploatacyjne pojazdu. Panel pojazdu i kierowcy przypomina nam o koniecznych naprawach, przeglądach, zbliżających się terminach ważności dokumentów i uprawnień. Otrzymujemy narzędzie, które pozwala nam na łatwe wygenerowanie ewidencji przejazdów. Wyjazdy wygeneruje aplikacja. Wystarczy dopisać kierowcę i cel wyjazdu. Otrzymujemy narzędzie, które pozwala na skanowanie i wysłanie dokumentów z pojazdu do biura. W dowolnym momencie możemy wrócić do danych dla danego przedziału czasowego.
 
- Pytać o korzyści wynikające ze stosowania systemów IT w firmie transportowej, to tak jakby zapytać jakie korzyści odnosi klient w markecie z tego, że na półkach ma ceny, a na paragonie podsumowanie wydatków. Jeżeli nie wiem na co wydaje swoje pieniądze, to znaczy, że nie mam nad tym kontroli – konkluduje Kamil Kulasza (Prodefinity).
 
Michał Jurczak
 
***
 
Szacowanie to sztuka
 
- Problemem firm transportowych jest szacowanie własnych kosztów oraz optymalne kalkulowanie cen przewozów. Kiedy klient poszukuje przewoźnika dla danego towaru z punktu A do punktu B do wyceny takiej usługi konieczne jest ustalenie określonych składowych kosztu. Pierwszy to właściwe zaplanowanie trasy. Drugim jest określenie dystansu jaki musi przebyć powierzony ładunek oraz związanych z tym kosztów odpowiedniej liczby kierowców, określenie wymaganej ładowności środków transportu, a także wynikającego z tego czasu realizacji usługi. Tę część możemy określić jako koszty bezpośrednie, które kalkulowane są w funkcjonalności transportowej systemu. Ale kluczem do sukcesu jest szersze spojrzenie, które zapewniają inne funkcjonalności zintegrowanego systemu klasy ERP. To właśnie integracja pozwala zautomatyzować właściwe wykorzystanie w procesie określania kosztu takich elementów jak wynagrodzenie pracowników, paliwa, koszty przeglądów oraz inne eksploatacyjne. System ERP dostarcza również dokładną informację o kosztach leasingów, ubezpieczeń czy amortyzacji. Dodatkowo proces ten może się skomplikować w przypadku przewozów międzynarodowych, gdzie dochodzą kwestie różnic kursowych czy różnic cen paliwa, a kolejne utrudnienie stanowić może skala działalności – w przypadku kilkuset pojazdów czynności są znacznie bardziej skomplikowane niż w przypadku mniejszych firm. Właśnie dlatego podczas kalkulowania swoich usług tak znaczące korzyści może firmom transportowym dać zintegrowane środowisko informatyczne, które oferujemy naszym klientom w postaci systemu Impuls EVO zintegrowanego z dedykowanym oprogramowaniem transportowym.
 
Jarosław Staroń, Menadżer ds. kontraktów, BPSC
 
***

Pierwszy punkt – paliwo!
 
- Rozliczanie głównych kosztów działalności takich jak zużycie paliwa nie jest obecnie problemem dla firm transportowych. Do tego wystarczają im podstawowe systemy informatyczne. Jednak kontrola samego zużycia paliwa, chociaż oczywiście powinna być skrupulatna, nie wystarcza, aby flota funkcjonowała optymalnie. Problem stanowi obecnie rozproszenie ogromnej ilości danych pochodzących zarówno z samych pojazdów, jak i planowanych tras i założonych zadań do wykonania. Problemem jest również brak jednego narzędzia, zintegrowanego z systemami ewidencji kosztów, które umożliwiałoby ich analizę i dostarczało wniosków. Floty ponoszą straty z powodu niewłaściwego planowania i wykorzystania zasobów.
 
Piotr Jakubowski, Prezes, Finder
 
***

Ważna kompleksowość
 
- Jedną z kluczowych korzyści posiadania PSItms z modułem do rozliczeń kosztów transportu jest kompleksowość, a mianowicie możliwość wielostronnych rozliczeń. System pozwala kontrolować nie tylko własne koszty transportu, wspiera także rozliczenia z partnerami biznesowymi, niezależnie od tego czy są to zleceniodawcy, czy podwykonawcy. System utrzymuje wszystkie niezbędne dane w porządku i znacznie ułatwia komunikację. Dzięki PSItms nie tylko nasi klienci uzyskują rzetelne informacje, także ich partnerzy chętnie korzystają z profesjonalnych zestawień kosztów transportu. Zaletą systemu jest także możliwość rozliczeń kosztów transportu w różnych jednostkach. Ta funkcjonalność ułatwia także porównanie kosztów transportu pomiędzy partnerami, którzy stosują różne sposoby rozliczeń frachtu. Klienci bardzo cenią sobie tę funkcjonalność.
 
Edyta Milko, Konsultant – Analityk, PSI Polska
 
***

Oceniać po efektach
 
- Profesjonalne narzędzia IT do ewidencji i rozliczania kosztów transportu mają przede wszystkim szukać oszczędności wszędzie tam, gdzie tylko jest to możliwe. Klient płacąc za wdrożenie i aktualizację zamówionego oprogramowania musi mieć pewność, że w krótkim czasie taka inwestycja się zwróci i w zauważalny sposób obniży ogólne koszty działalności. Dobry system optymalizacji tras w oparciu o jak najniższe koszty ma za zadanie całkowicie zdjąć ten ciężar z przedsiębiorcy, który wraz ze swoimi partnerami może wówczas skupić się na pomnażaniu zysków i szukaniu nowych możliwości inwestycyjnych dla firmy. Odbiorca nowoczesnych rozwiązań IT musi również mieć pewność, że po wdrożeniu nowego oprogramowania nie zostanie on pozostawiony sam sobie. Oczekuje nie tylko oczywistej obsługi posprzedażowej, ale i stałej opieki polegającej na dostosowaniu rozwiązania, z którego korzysta do zmieniającej się sytuacji na rynku i jego indywidualnych (zmiennych) oczekiwań. Profesjonalny dostawca jest mu w stanie to wszystko zagwarantować.
 
Anita Tokarz, Specjalista ds. Marketingu i PR, Emapa
 
***

Zapanować nad danymi
 
- Największy problem to rozmiar danych do wprowadzenia oraz późniejsza ich weryfikacja. Przykładowo, firma transportowa, która przewozi kilka tysięcy samochodów miesięcznie musi dla każdego pojazdu ewidencjonować m.in: czas otrzymania zlecenia, czas załadunku, czas dostarczenia, koszty transportu oraz przychody z wykonanego zlecenia. Ponadto należy także kontrolować zużycie paliwa pojazdów i porównywać dane z fakturami zakup paliwa. Tylko nowoczesny system klasy ERP potrafi powiązać dane z działu logistyki z danymi z księgowości, żeby poprawnie obliczyć koszty i przychody związane z transportem.
 
Bartosz Szczech, ekspert Microsoft Dynamics NAV, IT.integro – centrum wdrożeń ERP
 
***

Czas, dokumentacja... kradzieże
 
-Wśród licznych problemów ewidencji i rozliczania kosztów transportu w przypadku flot transportowych: Rozliczanie czasu i kontrola pracy kierowców, uprawnienia kierowców, dokumentacja pojazdu, przypisywanie konkretnych wyjazdów do konkretnych kierowców. Dane z kart kierowców mogą z reguły być zgrane dopiero po jego powrocie do bazy. Eksploatacja pojazdu: przebiegi, spalanie, ekonomika jazdy, zużycie części eksploatacyjnych, uszkodzenia pojazdu – często kolizyjne lub wypadkowe. Szacowanie rentowności poszczególnych tras – wyjazdów – zleceń. W wielu krajach, w tym w Polsce, wciąż realnym problemem pozostają kradzieże paliwa – w branży ładnie nazywane „niekontrolowanym ubytkiem paliwa”.
 
Od tego roku, nowym wyzwaniem dla flot osobowych jest możliwa konieczność prowadzenia ewidencji przejazdów, dla potrącenia kosztów paliwa z podatku VAT.
 
Nasi klienci często wspominają o problemie obiegu dokumentów pomiędzy firmą a kierowcą znajdującym się w trasie, a które to potrzebne są do rozliczenia danego zlecenia. Często pojazd jedzie dalej w trasę, a wykonana wcześniej usługa mogłaby zostać już w międzyczasie rozliczona. Natomiast to kierowca posiada potrzebne do tego dokumenty. Warto nadmienić, iż badania wskazują na słabe zainteresowanie właścicieli firm transportowych różnego rodzaju rozwiązaniami informatycznymi.
 
Szymon Malinowski, Specjalista ds. obsługi klientów biznesowych, Trakero.pl
 

·         II Ogólnopolska Konferencja Menadżerów Jakości Produkcji i Logistyki (Rzeszów)

REKLAMA

Zapisz się do naszego newslettera
REKLAMA

Nasze czasopisma

top logistyk 2020
mid 20202
Logo KAIZEN rgb
 

Aktualności

Biblioteka Tekstów

REKLAMA