W logistyce kontraktowej w ostatnich latach dominują twarde negocjacje i duże transakcje. Wydawałoby się, że czas pandemii mocniej odciśnie swoje piętno także i w tym obszarze. Badania jednak dowodzą, że polski rynek dostawców usług z dziedziny logistyki kontraktowej w najmniejszym stopniu odczuł skutki pandemii w porównaniu z resztą branży TSL. Istotną rolę odgrywają firmy doradcze, których zakres kompetencji z roku na rok się powiększa, m.in. zapewniają kompleksową obsługę klienta chcącego wynająć magazyn, doradzają deweloperom jak mogą podnieść atrakcyjność swoich inwestycji, tak aby mogły one spełniać coraz większe wymogi najemców.

Wymagana jest elastyczność

Zdaniem Wojciecha Nowickiego, Business Development Managera, FIEGE sp. z o.o., podejście klientów do negocjacji kontraktów nadal nacechowane jest silnym dążeniem do poszukiwania najlepszego stosunku jakości do ceny w ramach kupowanej usługi logistycznej. „Aktualnie dla większości klientów czynnikiem różnicującym operatorów jest podejście do zarządzania bezpieczeństwem i utrzymywaniem ciągłości działania operacji. Wprowadzenie dodatkowych środków ochrony osobistej, separacja personelu między zmianami i obszarami magazynowymi czy możliwość relokacji pracowników z innych jednostek – to tylko niektóre z elementów mających zapewnić niezaburzony bieg łańcuchów logistycznych klientów. Kolejnym istotnym elementem jest gwarantowana elastyczność operatora logistycznego i jego potencjał wykonawczy, które mogą przejawiać się np. w szybkim adaptowaniu się do gwałtownych zmian wolumenów lub uruchamianie krótkoterminowych lokalizacji magazynowych pod nadwyżki zapasów” – dodaje Wojciech Nowicki. Na elastyczność operatora wskazuje także Anna Galas, Senior Business Development Director, FM Logistic CE. „Mam tu na myśli nie tylko obecne trudności klientów z precyzyjnym oszacowaniem wolumenów i związane z tym kwestie odpowiedniej powierzchni magazynowej oraz organizacji procesów, ale też wspieranie klientów w rozwoju ich biznesu. Kontrakty logistyczne to zazwyczaj umowy długoterminowe zawierane na wiele lat, w tym czasie na rynku często zachodzą różne zmiany, a firmy są zmuszone dostosować do nich swoją ofertę, np. uruchomić nowe kanały sprzedaży, co może się wiązać z modyfikacjami w obsłudze logistycznej. Klientom zależy zatem, aby już na etapie umowy zagwarantować sobie takie możliwości rozwoju współpracy, otwartość partnera logistycznego na nowoczesne technologie i ciągłe doskonalenia procesów” – wyjaśnia Anna Galas.

W opinii Kamila Walukiewicza, Contract Logistics Business Development Managera, Uni-logistics Sp. z o.o., dobie COVID-19 zmieniły się struktura i ilości zamówień, w zależności od klientów w jedną bądź w drugą. Niektórzy mają całkowity zastój, a inni zwiększone stany i wysyłki. Z każdym klientem należy ponownie ustalić jego potrzeby oraz przekazać nasze możliwości przyjmowania i wydawania towarów oraz miejsca w magazynie. „Patrząc z punktu widzenia operatora, chcielibyśmy mieć również przewidywalne, optymalne stocki w magazynach – negocjujemy więc minimum logistyczne z uwzględnieniem okresów szczytowych i określeniem maksymalnych ilości towaru w poszczególnych okresach roku. Klienci, mimo że planują, nie zawsze są w stanie przewidzieć, jak będzie wyglądał potok ładunkowy od dostawców i później zamówienia ich klientów. My chcemy zapewnić sobie optymalne wypełnienie, a klientom dostępność i pełną przepustowość magazynu” – uzupełnia Kamil Walukiewicz.

Podczas negocjacji mogą się zdarzać różnego rodzaju sytuacje konfliktowe. Kluczem do sukcesu jest doświadczenie i wiedza obu stron. Proces negocjacji obfituje w zwroty akcji i aby osiągnąć najlepszy założony wynik, warto, aby każdy wiedział, co należy do jego obowiązków. W ostatnim czasie operatorzy logistyczni i ich klienci są zmuszeni niemalże na nowo definiować podstawy swoich łańcuchów dostaw, które w tym czasie mogły zmienić swoje oblicze, jeśli nie całkowicie, to w pewnej jego części. Nawet jeśli tylko w części strony muszą bacznie obserwować, jakie konsekwencje wywołują zmiany w logistyce, w procesach. Najdrobniejsza zmiana, która dotyka 80% operacji, może mieć niebotyczny wpływ na osiągane wyniki, gdyż założenia biznesowe projektu mogły ulec zmianie.

W opinii Mieszka Rusinowskiego, Managing Directora, Axell Logistics Sp. z o.o., w takiej sytuacji strony muszą być świadome konsekwencji i umowy muszą zagwarantować możliwość rewizji założeń operacyjnych w każdą stronę. Proces ten jest dość żmudny, ale przyczynia się do budowania przejrzystości tak, by wypracować relacje win-win. „Nowa rzeczywistość obnaża nasze luki w umowach, a świadomość biznesowa powinna podpowiadać nam, gdzie szukać obszarów będących poza obecną regulacją w umowach, lub które w sposób niewystarczający były wyczerpane. Konieczne jest znalezienie rozwiązań służących obu stronom „tu i teraz”, lecz nie bez znaczenia pozostaje kształt tej współpracy na dalsze lata” – wyjaśnia Mieszko Rusinowski. Dodaje jednocześnie, że nie można sobie zawłaszczyć sytuacji z COVID-19 do realizacji swoich jednostronnych celów. „Pandemia to czas na wspólne omówienie ryzyk, określenie przepustowości i jej wpływ na elastyczność. Stan epidemiczny znacząco wpłynął na wyhamowanie skali operacji, ale doświadczamy też szybkich zrywów, by ponownie zauważyć wyhamowanie” – kończy Mieszko Rusinowski.

Musi być wola osiągnięcia porozumienia

Potencjalny problem czy nawet trudność w negocjacjach zależy od wielu czynników i może być za każdym razem inny. Wyzwaniem może być trudny rodzaj działalności (zarówno pod względem technicznym, jak też środowiskowym), napięty harmonogram związany z koniecznością szybkiego wejścia do magazynu, budżet czy też dopasowanie powierzchni. Zdaniem Artura Czylkowskiego, Logistics Directora Distribution Services, VGL Group Sp. z o.o., punktem spornym jest wysokość oferowanych stawek w kontekście do pozyskiwanych przez klientów kontrofert. „Jednak warto pamiętać, że w momencie ofertowania i negocjacji wyłącznie na wycinek współpracy z operatorem logistycznym, jakim jest logistyka kontraktowa, ograniczamy pole do poszukiwania innych miejsc optymalizacji procesu logistycznego. Możliwości operatorów logistycznych są dużo większe i warto pamiętać, że każdy dodatkowy obszar współpracy rozszerza pole do wygenerowania oszczędności, dlatego ofertowanie w zakresie szerszej współpracy umożliwia większą elastyczność w zakresie obniżania stawek. Zamiast skupiania się na stawkach, rekomendujemy wspólne poszukiwanie możliwości ich obniżenia poprzez pozostałe obszary logistyki” – wyjaśnia Artur Czylkowski.

Innym bardzo częstym elementem spornym są wahania wolumenów i oczekiwania klienta wobec operatora logistycznego co do zapewnienia obsługi logistycznej tej samej jakości, niezależnie od wahań wolumenów. Zdaniem Romualda Jaworskiego, Konsultanta Łańcucha Dostaw, Logisys / Hub Logistics, tak jak zachowanie rynków jest trudno przewidywalne, tak trudno przewidywalne są wolumeny produktów zamawiane przez odbiorców klienta operatora logistycznego. Wzrost lub spadki wolumenu zamówień są bezpośrednio przekładane na operatora logistycznego. „W idealnej sytuacji operator chciałby być informowany z wyprzedzeniem co najmniej kilku dni o wyraźnej zmianie wolumenów zarówno w dół, jak i w górę. Pozwoli mu to na zaplanowanie zasobów i jednocześnie sprawi, że jakość obsługi będzie na poziomie oczekiwanym przez klienta. Z drugiej strony klient – o ile wahania wolumenów nie są wynikiem np. promocji lub wyprzedaży – też nie zawsze jest w stanie przewidzieć ilości zamówień i bywa zaskakiwany przez swoich klientów. Wyjściem z tego impasu jest ustalenie akceptowalnego poziomu jakości obsługi magazynowej w zależności od wzrostu lub spadku wolumenów bez uprzedzenia ze strony klienta” – dodaje Romuald Jaworski.

Z doświadczenia Anny Galas wynika, że jednym z głównych punktów spornych podczas negocjacji jest zakres odpowiedzialności i ubezpieczenie. „Często jest to kwestia sprawdzenia polis po stronie kontrahenta i przekonanie się, że nie ma potrzeby, aby partner logistyczny dublował ubezpieczenie mienia klienta od ryzyk, na które operator nie ma wpływu. Czasami jednak, zanim dojdzie do porozumienia, potrzebne są dłuższe dyskusje na ten temat” – wyjaśnia Anna Galas. Od razu dodaje, że sposobem na rozwiązanie wszelkich sporów jest zawsze angażowanie w negocjacje osób odpowiedzialnych za biznes po obu stronach. Sami prawnicy nie wystarczą, potrzebni są ludzie, którzy znają od podszewki procesy logistyczne, mogą podać rzeczowe argumenty i pomóc wypracować takie rozwiązania, które będą akceptowalne dla obu stron.

Specjaliści wskazują, że punkty sporne wynikają także ze specyfiki klienta. Niekiedy są to tematy związane z czasem realizacji zamówienia, innym razem z nośnikami. Zdaniem jednak Agnieszki Sałek, Dyrektora handlowego, Quick Service Logistics Polska, niezależnie od specyfiki, sposób na rozwiązanie problemu jest jeden: szukanie kompromisu i możliwości alternatywnych rozwiązań. „Przy założeniu, że po obu stronach mamy wolę osiągnięcia porozumienia, znalezienie rozwiązania to tylko kwestia czasu, chęci i wspólnej rozmowy” – dodaje Agnieszka Sałek.

Negocjacje w dobie pandemii

W obecnej pandemicznej rzeczywistości wydaje się oczywistym docenianie przez przedsiębiorców, jak ważny jest pewny, stabilny i zaufany partner logistyczny. „Jakość świadczonych usług ma dla nich kluczowe znaczenie, więc szybciej i łatwiej decydują się na kontynuowanie współpracy, nie chcąc podejmować dodatkowego ryzyka związanego z niepewnością u nowego usługodawcy. Dodatkowym czynnikiem wspierającym takie podejście jest ograniczona możliwość spotkań face to face, co nie ułatwia nawiązania nowych relacji” – mówi Anna Galas.

W opinii Kamila Walukiewicza wbrew pozorom sam proces negocjacyjny przebiega szybciej. Firmy przekonały się do spotkań on-line i negocjacji poprzez komunikatory. „Same spotkania i negocjacje on-line nie wystarczą. Klienci często chcą zobaczyć magazyn przed podjęciem współpracy. Spotkania te odbywają się w reżimie sanitarnym i przy użyciu odpowiednich środków ostrożności. Stworzyliśmy w firmie procedurę na tego rodzaju wizyty, jak również na bieżącą obsługę kierowców z dostawami i odbiorami. Ograniczyliśmy liczbę wejść do magazynu przez osoby postronne oraz przekazywanie dokumentów magazynowych i przewozowych. Przestawiliśmy się na dokumenty elektroniczne i przesyłanie ich drogą mailową do klientów” – dodaje Kamil Walukiewicz.

Wiele wskazuje na to, że przedsiębiorstwa, które wykażą się dojrzałością i elastycznością, mogą zyskać przewagę konkurencyjną. Obecny stan rynku niekoniecznie może być dla nich kryzysowym. Zdaniem Mieszka Rusinowskiego COVID-19 jest szansą. Rozpatrywanie obecnej pandemii w kategoriach kryzysu prowadzi do spłaszczania problemu, a to droga w ślepy zaułek. Stan epidemiologiczny stanowi poważny sprawdzian dla operatora logistycznego, ale i nakłada na niego ogromną odpowiedzialność zachowania ciągłości operacyjnej. „Obecnie prowadzimy kilka projektów zmierzających w stronę pełnej przejrzystości procesów i klienci, chcąc zagwarantować sobie kontynuację swojej działalności, chętniej godzą się na zwiększenie wydatków na logistykę pod warunkiem pełnego wsparcia operatora w wspieraniu jego podstawowej działalności. Mowa o partycypowaniu w procesach rekrutacyjnych, zapewnieniu minimum logistycznego dającego stronom możliwość zachowania ciągłości operacyjnej. klienci często też decydują się, by upraszczać modele współpracy, czego przejawem mogą być całościowe renegocjacje obecnych klauzul w umowach” – podsumowuje Mieszko Rusinowski.

Sławomir Erkiert