Źródło zdjęcia: AdobeStock

Istotą WMS jest informatyzacja każdego elementu pracy magazynu, zaczynając od przyjęcia towaru, przez jego składowanie, aż po wydanie do klienta. Efektem wdrożenia systemu mają być w każdym przypadku wzrosty wydajności pracy magazynu, również takiego, który działa na rzecz e-handlu. W praktyce sięgać mogą nawet 30–40% względem sytuacji wcześniejszej. Dodatkowym bonusem jest z reguły niemal całkowita eliminacja pomyłek. Marek Wiązowski, Starszy specjalista ds. marketingu, Quantum, podkreśla, że również w przypadku sprzedaży internetowej trudno już zarządzać magazynem za pomocą przysłowiowej kartki i ołówka. – W branży e-commerce niezbędne są szybkość działania i zdolność do reagowania w czasie rzeczywistym. Takie możliwości może zapewnić wyłącznie wydajny system informatyczny. Decyzja o wdrożeniu WMS-a zależy od wielkości firmy i charakteru jej działalności. Nie ma sztywnej reguły. Argumentem za wdrożeniem systemu WMS może być wystąpienie jednej (lub wielu) z poniższych sytuacji: częste błędy w procesach kompletacji zamówień lub zarządzania zapasami; firma szybko się rozwija i coraz trudniej jest zarządzać operacjami magazynowymi ręcznie lub za pomocą istniejącej aplikacji (która jest niekompletna i/lub trudna do skalowania); chęć obniżenia kosztów operacyjnych przy jednoczesnym utrzymaniu lub poprawie jakości usług; potrzeba szybszej kompletacji i wysyłki zamówień; trudności w zarządzaniu pracowitymi okresami (szczyty sezonowe, promocje itp.); wdrożenie strategii sprzedaży wielokanałowej i potrzeba optymalizacji oraz koordynacji procesów logistycznych; plany wdrożenie w magazynie lub zautomatyzowanych systemów przepływu towarów – wylicza M. Wiązowski.

Gdy się pali i się wali

Aneta Janeczko, Dyrektor Konsultingu, DataConsult, podkreśla, że każdy magazyn, bez względu na jego wielkość, musi się zmierzyć z wieloma różnymi problemami, których ignorowanie może poważnie zakłócić jego funkcjonowanie. Wśród kluczowych wyzwań, z którymi borykają się magazyny, a które nazywa „czynnikiem zapalnym” do wdrożenia WMS, wymienia: niedokładne stany magazynowe, nieefektywną kompletację towarów, nieoptymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej, obsługę reklamacji i zwrotów, uszkodzenie produktów, przeterminowane produkty czy wysokie koszty pracy oraz rotację pracowników. – System WMS, w tym ExpertWMS^®, poradzi sobie z wszystkimi wymienionymi wyzwaniami w magazynach. Wdrożenie rozwiązania tej klasy w przedsiębiorstwie pomoże w ewidencji, sterowaniu i zarządzaniu procesami magazynowymi oraz usprawni i zoptymalizuje całą logistykę przedsiębiorstwa – zapewnia A. Janeczko.

Dawid Szczygieł, LVS Senior Implementation Consultant, Mantis Polska, przekonuje, że w przypadku klientów, którzy wybierają WMS po raz pierwszy, kluczowym procesem do poprawy jakości jest proces wyjścia z magazynu. W wielu przypadkach sterując ręcznie pracą magazynu, można pominąć istotne kwestie związane z wysyłką do specyficznych klientów, takich jak sieci handlowe czy wysyłka do krajów spoza UE. System WMS wspiera użytkownika w wydaniu odpowiedniej partii towaru oraz w przygotowaniu odpowiednich etykiet i dokumentów wysyłkowych. – Istotną kategorią potencjalnych klientów są organizacje, które nie są stanie rozwijać sprzedaży przez ograniczania narzucone przez obecnie użytkowany system. Do takich aspektów, które wpływają na decyzję o zmianę WMS-a można zaliczyć: brak stabilności rozwiązania, brak integralności stanów magazynowych, ograniczenia technologiczne uniemożliwiające integrację z automatyką czy innymi systemami oraz brak możliwości optymalizacji procesów logistycznych ze względu na ograniczone możliwości konfiguracji/dostosowania systemu do wymagań klienta – dodaje.

Sztuka wdrożenia
– Podział obowiązków we wdrożeniu systemu WMS powinien obejmować: zarządzania projektem (kierownik projektu po stronie zamawiającego oraz dostawcy, analitycy, sponsor), zespół techniczny (konsultanci WMS/ERP, programiści), testerzy, kluczowi użytkownicy. Najważniejszy z etapów realizacji to precyzyjne zebranie wymagań przez dostawcę, obustronne zrozumienie funkcjonalności do dostarczenia oraz zatwierdzenie projektu systemu przez zamawiającego.
Dawid Szczygieł
LVS Senior Implementation Consultant
Mantis Polska

Dość pesymistyczny obraz rysuje również Paweł Mączka, Szef Wydziału Modułów Magazynowych, Asseco Bussines Solutions, twierdząc, że firmy najczęściej zaczynają myśleć o WMS dopiero wtedy, gdy magazyn przestaje nadążać za tempem biznesu. Firmy dochodzą do punktu, w którym liczba zamówień rośnie, liczba pomyłek wzrasta, a ręczne zarządzanie magazynem staje się nieefektywne. Podaje przykład typowego magazynu e-commerce. Początkowo kilka osób radzi sobie z obsługą zamówień, ale gdy ich liczba się podwaja, a potem potraja – zaczyna brakować czasu, pojawiają się błędy, rosną koszty zwrotów. Wtedy pada pytanie: „Czy da się to zrobić lepiej?”. – Firmy produkcyjne z kolei często dostrzegają potrzebę WMS-a, gdy integracja magazynu z produkcją staje się wąskim gardłem. Jeśli planowane jest wdrożenie sorterów, przenośników taśmowych czy robotów AMR, to system WMS staje się niezbędnym centrum zarządzania całą logistyką. Dobrze to widać na przykładzie firm, które wdrożyły WMS by Asseco – już po kilku miesiącach pracy na nowym systemie raportują znaczną redukcję błędów i przyśpieszenie operacji – mówi P. Mączka.

Podobne obserwacje prezentuje Kamil Tomaszewski, Dyrektor ds. rozwoju, AVOCADO Soft / YOSI.PL, twierdząc, że najczęstszym powodem jest rosnąca skala działalności, która sprawia, że dotychczasowe metody zarządzania magazynem stają się niewydolne. Wzrost sprzedaży i liczby wysyłek prowadzi do sytuacji, w której bez wsparcia odpowiedniego oprogramowania firma nie jest w stanie realizować zamówień na czas. Pojawiają się opóźnienia w dostawach, a klienci nie otrzymują zamówionych produktów zgodnie z harmonogramem, co negatywnie wpływa na poziom obsługi i satysfakcję klientów. – Istotnym czynnikiem skłaniającym firmy do wdrożenia systemu WMS jest wzrost liczby reklamacji i pomyłek magazynowych. System WMS staje się strategicznym wsparciem, a nie tylko doraźnym rozwiązaniem problemów wynikających z dynamicznego wzrostu. Zdarza się również, że impulsem do wdrożenia systemu WMS jest zmiana lub implementacja systemu ERP, wdrożenie nowego sklepu internetowego, migracja na inną platformę sprzedażową czy otwarcie nowego kanału dystrybucji – dodaje.

Świadomość konsekwencji
– Poza oczywistymi aspektami, takimi jak usprawnienie pracy magazynu oraz osiągnięcie kluczowych wskaźników efektywności (KPI), menadżerowie odpowiedzialni za wybór systemu WMS powinni zwrócić uwagę na szereg konsekwencji związanych z jego wdrożeniem i utrzymaniem. Oczywiście system WMS pomaga skrócić czas kompletacji i pakowania zamówień, zwiększyć liczbę realizowanych wysyłek przy tej samej liczbie pracowników, zmniejszyć liczbę błędów przy kompletacji, a tym samym i liczbę reklamacji, zoptymalizować rozmieszczenie towaru czy usprawnić proces inwentaryzacji. Jednak kluczowe jest również to, jak nowy system wpłynie na dotychczasowe procesy biznesowe firmy.
Kamil Tomaszewski
Dyrektor ds. rozwoju
AVOCADO Soft / YOSI.PL

Ważne przy wyborze

A. Janeczko (DataConsult) przekonuje, że menadżerowie odpowiedzialni za wybór odpowiedniego rozwiązania klasy WMS powinni przede wszystkim pamiętać, że system, na który się zdecydują, będzie miał za zadanie wspierać procesy logistyczne w ich firmie przez najbliższe kilka czy kilkanaście lat. – Jego producentem powinna być firma o ugruntowanej pozycji na rynku, z bogatym doświadczeniem w logistyce, licznymi projektami realizowanymi dla wielu branż i, co ważne, zakończonymi sukcesem. Wdrożenia te powinny się charakteryzować różnym stopniem skomplikowania oraz dostosowaniem do specyfiki działania przedsiębiorstwa – dodaje A. Janeczko i zaznacza, jak istotne są również pewność i bezpieczeństwo prowadzonych projektów, które zapewnią, wypracowane przez dostawcę systemu dobre praktyki wdrożenia oraz potencjał i elastyczność zespołu. Dopasowany do potrzeb firmy pakiet usług serwisowych asysty technicznej dają z kolei gwarancję, że współpraca na przestrzeni lat będzie się dobrze układała. Niezbędne są również elastyczność i umiejętność dopasowania produktów oraz usług do potrzeb, oczekiwań rynku i specyfiki branży, w której działa klient.

Czas na decyzję?
– Decyzje kierujące firmy do wdrożenia systemu WMS i sam moment wdrożenia to kwestie indywidualne. Na inwestycję w WMS firmy decydują się często w momencie, gdy produkcja, sprzedaż, a co za tym idzie ruch w magazynie, zwiększa swoją skalę. Wtedy zazwyczaj następuje pilna potrzeba skrupulatnego identyfikowania istniejących procesów w obszarze produkcyjno-magazynowym oraz zapewnienia możliwości rejestracji i śledzenia towarów. Główne problemy, które nękają firmy przed wdrożeniem WMS to przede wszystkim znacząca liczba błędów ludzkich i długi czas wykonywania poszczególnych procesów, a co za tym idzie – wysokie koszty operacyjne firmy.
Aneta Janeczko
Dyrektor Konsultingu
DataConsult

Fakt, że menadżerowie wybierający system WMS powinni przede wszystkim uwzględnić specyficzne potrzeby swojego magazynu, zwłaszcza, jeśli obsługują dynamiczne zamówienia e-commerce, akcentuje Mikołaj Garbarek, Senior Vice President, Logistics CEE Lead, PSI Polska. Kluczowe są elastyczność i skalowalność systemu, które umożliwią łatwą adaptację do zmian, takich jak rozbudowa magazynu, wdrożenie nowych sorterów czy zwiększenie liczby SKU. Równie istotna jest integracja WMS-a z innymi systemami IT oraz urządzeniami automatyki magazynowej, często pochodzącymi od różnych dostawców. – Warto zwrócić uwagę na doświadczenie dostawcy w zakresie integracji i możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe moduły. W PSI nieustannie inwestujemy w nowoczesną technologię, korzystamy z zaawansowanych algorytmów, w tym metod uczenia maszynowego zapewniając naszym klientom długofalowy rozwój i bezpieczeństwo inwestycji. Warto wziąć także pod uwagę, czy dostawca zapewnia dostępność zespołu wdrożeniowego i wsparcie powdrożeniowe – dodaje M. Garbarek.

Przejrzeć procesy
– Inwestycja w zaawansowany system WMS jest procesem długofalowym, jednak korzyści, które z niej płyną często są widoczne dopiero po pewnym czasie od uruchomienia systemu i przejścia tzw. fazy stabilizacji. Czas uzyskania zwrotu z inwestycji w system WMS różni się w przypadku każdej firmy. Najważniejszym elementem wdrożenia systemu WMS, jest poukładanie procesu logistycznego, które jest okazją do ich optymalizacji. System WMS narzuca pewne ramy i niejednokrotnie wymusza pracę według założonego schematu. Wdrożenie nowego WMS-a jest okazją do przejrzenia i uporządkowania procesu logistycznego lub, co obserwuję coraz częściej, dopasowania go do standardu systemu PSIwms opracowanego na bazie doświadczeń z setek wdrożeń systemu w Polsce i Europie.
Mikołaj Garbarek
Senior Vice President
Logistics CEE Lead, PSI Polska

P. Mączka (Asseco Bussines Solutions) radzi, aby nie patrzeć na WMS tylko jako na narzędzie do zarządzania stanami magazynowymi – to system, który musi działać w ekosystemie firmy. Z jego doświadczenia wynika, że menadżerowie powinni przede wszystkim zastanowić się nad tym: jak wygląda integracja z ERP, TMS, automatyką magazynową (WMS powinien płynnie współpracować z resztą środowiska IT. – WMS by Asseco jest zaprojektowany tak, aby integrować się z różnymi systemami, w tym z ERP Asseco Softlab czy innymi rozwiązaniami stosowanymi na rynku); czy system jest skalowalny? (warto postawić na rozwiązanie, które można łatwo dostosować do nowych procesów czy większej liczby operacji); jakie są możliwości automatyzacji? (jeśli magazyn korzysta, lub planuje korzystać) z sorterów, robotów AMR, regałów automatycznych – WMS musi z nimi współpracować), jak również czy system wspiera nowoczesne technologie? (coraz więcej firm sięga po rozwiązania AI, analitykę predykcyjną czy asystentów głosowych, takich jak Voice Picking w WMS by Asseco, który umożliwia głosowe sterowanie operacjami magazynowymi, skracając czas kompletacji nawet o 30%) – podsumowuje P. Mączka.

Newralgiczne połączenia

D. Szczygieł (Mantis Polska) zastrzega, że automatyzacja, która optymalizuje procesy magazynowe, dla wielu procesów nie wymaga połączenia z automatyką magazynową. Przykładami takich optymalizacji mogą być: automatyczne uruchamianie oraz alokowanie zamówień według określonych reguł i wymagań użytkowników, przypisywanie zadań do użytkownika, nadawanie paczek kurierskich w procesie pakowania czy wydruk odpowiednich dokumentów/etykiet w zależności od odbiorcy/kraju docelowego. W większości przypadków zaoszczędzony czas jest wykorzystywany w celu podnoszenia jakości procesu i jego kolejnych optymalizacji.

Istnieją jednak możliwości, by włączyć automatyzację do procesu. Przykładem może być zastosowanie maszyny pakującej w branży e-commerce, gdzie ilość przesyłek stosunku do ilości wydawanego towaru jest bardzo duża. Innym przykładem może być antresola z układem przenośników w przypadku, kiedy wymagana jest duża ilość lokalizacji pobierania na małej powierzchni. – Przy wyborze i wdrożeniu maszyn automatyzujących kluczowe są możliwości integracji – metoda oraz logika wymienianych komunikatów. Istotne jest czy sterowanie urządzeniem odbywa się za pomocą WMS czy też algorytmy sterujące są zaimplementowane w automatyce, która w tej perspektywie jest dla WMS czarną skrzynką – tłumaczy D. Szczygieł.

P. Mączka (Asseco Bussines Solutions) nie ma wątpliwości, że automatyzacja magazynu bez sprawnie działającego WMS-a po prostu się nie uda. Można, rzecz jasna, wdrożyć autonomiczne roboty, sortery czy regały automatyczne, ale bez systemu, który nimi steruje i koordynuje przepływ towarów, ich potencjał pozostanie niewykorzystany. – W pełni zautomatyzowany magazyn to miejsce, gdzie człowiek i maszyna współpracują ze sobą w harmonii. WMS pełni tu rolę „dyrygenta” – decyduje, które zadania mają priorytet, optymalizuje trasę ruchu towarów i przydziela zadania pracownikom oraz maszynom – mówi P. Mączka, a wśród głównych punktów styku między WMS a automatyką magazynową wymienia: systemy AS/RS (Automated Storage and Retrieval Systems), czyli automatyczne regały wysokiego składowania, które potrzebują precyzyjnych instrukcji, gdzie składować i skąd pobierać towary (WMS zarządza tą logistyką, uwzględniając m.in. rotację produktów czy ich atrybuty); roboty AMR i AGV (autonomiczne pojazdy transportowe wymagają stałego przepływu informacji, ograniczają błędy ludzkie, przyśpieszają prace i optymalizują wykorzystanie powierzchni magazynowej); systemy sortujące i przenośniki taśmowe – to WMS decyduje, do której bramki kierować paczki, biorąc pod uwagę np. priorytet zamówienia, kierunek wysyłki czy wymagane operacje dodatkowe (np. etykietowanie). Wspomina również o systemach identyfikacji (RFID, skanery kodów kreskowych) – nowoczesnych rozwiązaniach, które przyśpieszają wykonywanie procesów magazynowych przez automatyzację identyfikacji towarów, jak również o asystentach głosowych (w WMS by Asseco operatorzy mogą korzystać z głosowego sterowania operacjami, co przyspiesza kompletację i redukuje błędy).

M. Wiązowski (Quantum) zwraca uwagę na rolę modułu MFC (Material Flow Control) we współpracy oprogramowania WMS z urządzeniami automatyki magazynowej. Program steruje przepływem materiałów, synchronizując pracę wielu urządzeń jednocześnie. System Qguar MFC umożliwia sterowanie nadzorcze nad dowolnym urządzeniem wyposażonym w sterownik PLC. – Typowy schemat działania oprogramowania MFC wygląda następująco: WMS generuje polecenia dotyczące przetransportowania konkretnej jednostki towarowej (paleta, kuweta, box), z miejsca źródłowego w systemie automatycznego magazynowania, do miejsca docelowego. System MFC przetwarza otrzymane polecenie logistyczne na odpowiednie sygnały sterujące poszczególnymi urządzeniami i sekcjami obszaru automatycznego, komunikując się w tym celu z PLC, aby zrealizować otrzymane od WMS zadanie. Po zakończeniu każdego zadania, MFC przesyła do WMS komunikat informujący o wyniku i stanie realizacji konkretnego zadania – dodaje.

M. Garbarek (PSI Polska) zastrzega, że brak płynnej wymiany danych między systemem zarządzania magazynem a automatyką może prowadzić do błędów, opóźnień w krytycznych procesach i utraty nad nimi kontroli. Największym wyzwaniem w integracji systemów jest różnorodność technologii – urządzenia różnych dostawców często nie są do siebie dostosowane. WMS łączy się z systemami sterowania automatyką, takimi jak PLC, WCS i MFC, wysyłając polecenia dotyczące transportu palet, obsługi sorterów, układnic i systemów shuttle. Pobiera również dane o stanie urządzeń i dostosowuje strategie operacyjne w czasie rzeczywistym. – WMS zarządza flotą autonomicznych robotów transportowych (AMR, AGV), optymalizując ich i zadania, a także współpracuje z robotami w procesach kompletacji zamówień. Koordynuje również pracę automatycznych systemów składowania (AS/RS), wyznaczając optymalne lokalizacje towarów i przyśpieszając ich pobieranie – wyjaśnia nasz rozmówca.

Wdrażanie czas zacząć

M. Garbarek (PSI) zaznacza, że proces wdrożenia WMS-a powinien rozpocząć się jeszcze przed wyborem dostawcy systemu. Kluczowym krokiem jest wcześniejsze zdefiniowanie procesów logistycznych w magazynie. Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa pozwala na precyzyjne określenie wymagań i przekazanie ich potencjalnym dostawcom, co z kolei umożliwia porównanie ofert na równych zasadach. M. Garbarek radzi jednak, aby zachować balans – zbyt szczegółowa analiza na tym etapie może być nieefektywna, ponieważ niektóre aspekty procesu będą zależały od sposobu ich implementacji w danym systemie. Z praktyki wynika, że przydatnym narzędziem jest dokumentacja procesów w formie diagramów BPMN, uwzględniających interfejsy do zewnętrznych systemów. – Dodatkowo warto przygotować zbiór kluczowych wymagań funkcjonalnych, który posłuży, jako punkt odniesienia w dalszych negocjacjach i fazie projektowej – zaznacza, informując przy tym, że dobrze przygotowany etap początkowy zwiększa szanse na sprawne wdrożenie, minimalizując ryzyko nieoczekiwanych problemów i zmian w późniejszych fazach projektu. Przedstawiciel PSI Polska zwraca uwagę na częsty błąd polegający na tym, że odpowiedzialność przekazywana jest wyłącznie jednej jednostce, np. działowi IT lub logistyki. Tymczasem sukces projektu wymaga ścisłej współpracy różnych obszarów przedsiębiorstwa. – Analitycy biznesowi odpowiadają za opracowanie koncepcji systemu, definiowanie wymagań i przygotowanie przypadków testowych; konsultanci / programiści realizują implementację rozwiązania zgodnie z wypracowaną koncepcją; dział infrastruktury IT przygotowuje środowisko, na którym będzie działał system WMS, dział logistyki przekazuje wymagania funkcjonalne, weryfikuje koncepcję oraz testuje system przed jego wdrożeniem natomiast Dział IT (integracja systemów) odpowiada za realizację interfejsów do systemów zewnętrznych – wylicza M. Garbarek, zaznaczając również, że zespoły odpowiedzialne za opracowanie koncepcji i implementację mogą pochodzić zarówno od dostawcy systemu, być zespołami wewnętrznymi, jak i mieć charakter mieszany. Kluczowe jest zaangażowanie menadżerów liniowych, którzy znają realne potrzeby operacyjne. Pominięcie logistyki operacyjnej na etapie definiowania wymagań i testowania systemu znacząco zwiększa ryzyko braku akceptacji dla wdrożonego rozwiązania.

Zdaniem D. Szczygła (Mantis Polska) najważniejsze dane wejściowe w przypadku wdrożenia systemu WMS dotyczą opisu procesów magazynowych. Krok ten pozwala wspólnie z dostawcą zastanowić się nad możliwościami optymalizacji każdego z procesów. Wieloletnie doświadczenie konsultantów pozwala na usunięcie zbędnych kroków w procesie oraz na podniesienie jakości przez odpowiednie zaprojektowanie docelowych procesów przy maksymalnym wykorzystaniu zalet wdrażanego oprogramowania. – Istotną kwestią jest określenie, jakie cechy towarów, lokalizacji, kontrahentów będą wymagane do sprawnej realizacji lub optymalizacji procesów. Wskazanie brakujących obecnie danych na wczesnym etapie pozwoli odpowiednio zaplanować prace związane na przykład ze zbieraniem danych odnośnie do wymiarów/cech produktów czy lokalizacji w magazynie – mówi D. Szczygieł.

Zdaniem K. Tomaszewskiego (AVOCADO Soft / YOSI.PL) wdrożenie WMS może wymagać dostosowania niektórych procesów operacyjnych. Choć dostawcy systemów często są w stanie dopasować swoje rozwiązanie do specyfiki firmy, nie zawsze jest to optymalne. Radzi pamiętać, że firmy wdrażające WMS mają doświadczenie z wielu różnych przedsiębiorstw i mogą zaproponować bardziej efektywne sposoby realizacji procesów. – Jeśli jednak zdecydujemy się na specyficzne rozwiązania dopasowane do naszej organizacji, należy sprawdzić, czy dostawca systemu jest w stanie świadczyć bieżące wsparcie dla tych niestandardowych procesów. Kluczowe jest, aby firma wdrażająca system miała świadomość, że w naszej konkretnej implementacji niektóre procesy mogą działać inaczej, niż w standardowych wdrożeniach. Bardzo istotnym aspektem jest także integracja WMS-a z innymi systemami IT w firmie. Zazwyczaj nie funkcjonuje on w oderwaniu, lecz współpracuje z systemami klasy ERP, platformami e-commerce czy rozwiązaniami do obsługi klientów B2B. Dlatego już na etapie projektowania i implementacji należy uwzględnić przepływ informacji między tymi systemami, ręczne przekazywanie danych byłoby bowiem nieefektywne i podatne na błędy – tłumaczy K. Tomaszewski.

Korzyści szybko widoczne

Potencjalnych użytkowników WMS szczególnie interesują, rzecz jasna, wymierne korzyści finansowe, jakie mogą uzyskać. A. Janeczko (DataConsult) potwierdza, że czas zwrotu z inwestycji jest jednym z kluczowych elementów decydujących o wdrożeniu. – Analizując ROI u naszych klientów z ostatnich badań wynika, że dla 13% firm zwrot z inwestycji nastąpił poniżej 6 miesięcy od wdrożenia, a dla 42% w czasie między 6 a 12 miesięcy. 23% firm wykazało ROI między 12 a 18 miesiącami, a 20% do 24 miesięcy. W zaledwie 2% przedsiębiorstw WMS jak dotąd w ogóle się nie zwrócił – informuje A. Janeczko.

To, że oszczędności wynikające z implementacji systemu WMS zależą od skali biznesu i obecnych procesów, jednak można je oszacować na podstawie rzeczywistych przykładów. – Jeden z klientów, niewielka firma, zdecydował się na wdrożenie WMS Avocado Parking z powodu gwałtownego wzrostu liczby wysyłek. Przed implementacją cztery osoby były w stanie zapakować dziennie około 400 paczek, korzystając z dedykowanego rozwiązania zastępującego w pewnym stopniu WMS. Po wdrożeniu naszego systemu i dostosowaniu procesu kompletacji do specyfiki asortymentu ten sam zespół, na tym samym magazynie i przy niezmienionej infrastrukturze, zwiększył wydajność do 1600 paczek dziennie. Oznacza to czterokrotny wzrost efektywności i oszczędność rzędu 12 etatów miesięcznie, które byłyby konieczne do osiągnięcia takiej samej liczby wysyłek w starym systemie pracy – opowiada K. Tomaszewski (AVOCADO Soft / YOSI.PL), zastrzegając jednocześnie, że nie zawsze udaje się uzyskać tak spektakularne efekty, jednak już na etapie planowania można przewidzieć zwrot z inwestycji, analizując obecne procesy i wprowadzając usprawnienia. Inną istotną korzyścią jest redukcja liczby pomyłek w wysyłkach, co przekłada się na mniejszą liczbę zwrotów i reklamacji. Jako przykład podaje przedsiębiorcę, który po roku od wdrożenia rozwiązania AVOCADO po raz pierwszy od sześciu lat nie miał opóźnień w wysyłkach. – Poza oczywistymi korzyściami finansowymi, czyli możliwością szybszej realizacji zamówień i zwiększenia wolumenu wysyłek, pojawiają się również korzyści wizerunkowe – większe zadowolenie klientów i zwiększone prawdopodobieństwo ich powrotu – podsumowuje K. Tomaszewski.

Z doświadczenia P. Mączki (Asseco Bussines Solutions) wynika, że pierwsze efekty widać już po kilku miesiącach od wdrożenia, a pełny zwrot inwestycji następuje zazwyczaj w okresie 12–24 miesięcy. Nasz rozmówca radzi jednak, by pamiętać, że oszczędności nie wynikają wyłącznie z redukcji kosztów – WMS pozwala też na zwiększenie efektywności operacyjnej, co często przekłada się na wyższe przychody. Podaje przykład jednego z klientów Asseco, firmy z branży dystrybucyjnej. – Błędy w kompletacji spadły o 70%, dzięki czemu firma zaoszczędziła setki tysięcy złotych na zwrotach i reklamacjach; czas realizacji zamówień skrócił się o 45%, co pozwoliło na zwiększenie przepustowości magazynu, rezygnację z nadgodzin i zatrudniania dodatkowych pracowników; nastąpiła optymalizacja tras kompletacji zmniejszyła liczbę kilometrów pokonywanych przez magazynierów o 50%, co przełożyło się na mniejsze zmęczenie pracowników i wyższą wydajność – wylicza P. Mączka, zapewniając jednocześnie, że po 24 miesiącach inwestycja się zwróciła i zaczęła przynosić realne oszczędności. Wdrożenie WMS to – co podkreśla, nie tylko kwestia technologii, ale przede wszystkim zmiana sposobu myślenia o magazynie. Firmy, które świadomie podchodzą do tego procesu, zyskują przewagę konkurencyjną, lepszą kontrolę nad operacjami i realne oszczędności.

To, że oszczędności z wykorzystania odpowiedniego WMS oraz dzięki optymalnemu wdrożeniu widoczne są od pierwszych dni po uruchomieniu, potwierdza D. Szczygieł (Mantis Polska), podkreślając istotny jest poziom wyszkolenia użytkowników końcowych oraz ergonomię, przejrzystość oraz prostotę zaimplementowanego procesu. – Dzięki zastosowaniu modułu kurierskiego naszego autorstwa oraz automatycznej komunikacji z kurierem po zakończeniu pakowania, jeden z klientów już w pierwszym dniu wdrożenia uzyskał wydajność wyższą niż w poprzednim procesie, który wymagał przełączenia się do innej aplikacji w celu wygenerowania listu przewozowego. Pozwoliło to na podniesienie wydajności pakowania o ok. 30%, co równocześnie umożliwiło odblokowanie sprzedaży i otwarcie się organizacji na inne kanały sprzedaży. Zastosowanie różnych modeli zbiórki w stosunku do poprzedniej jedynej reguły zamówienie po zamówieniu pozwoliła na oszczędności czasowe przy realizacji zamówień na poziomie ok 20%. Czas ten został wykorzystany na porządkowanie magazynu przez uzupełnienia miejsc pickingowych oraz umożliwił wykonywanie inwentaryzacji kroczącej – wylicza D. Szczygieł.

Michał Jurczak