Przenoszenie systemów komputerowych do chmury to proces postępujący od dobrych kilku lat. Nikogo nie dziwi już ERP czy TMS w 100% dostępny w chmurze oferowany w modelu Software as a Service. Proces ten jednak do niedawna omijał systemy zarządzania magazynem. Głównym problemem była obawa o dostępność chmury, ciągłość pracy na terminalach, a także bezpieczeństwo danych. Przy tempie, w jakim pracuje magazyn czy centrum dystrybucyjne, nie ma mowy o nawet kilkusekundowym opóźnieniu w reakcji systemu, bo po przemnożeniu przez ilość operacji okazałoby się, że w ciągu tych „kilka sekund” tracimy dni, a nawet tygodnie. O ile w kadrach czy księgowości opóźnienie wydruku o 5 sekund nie robi różnicy, bo dojście do drukarki zajmuje dłużej, o tyle w magazynie taki czas oczekiwania na etykietę byłby trudny do zaakceptowania. To wszystko jest już jednak tylko historią cyfryzacji.
WMS ucieka w chmurę
Mamy rok 2020 i chmury obliczeniowe zmieniają właściwie każdą gałąź naszego życia. Łatwy, stabilny, a w dodatku w pełni bezpieczny dostęp do mocy obliczeniowej nie wymaga już posiadania serwerów, a tylko szerokopasmowej łączności z Internetem. Tę zapewniają światłowody, które stopniowo oplatają kraj. Producenci, a przede wszystkim nabywcy systemów magazynowych, nie mogli pozostać na to obojętni. Pojawiły się konkretne oczekiwania, a jakiś czas później bardzo konkretna odpowiedź – klasowy WMS dostępny w chmurze. Zaraz za tym pojawiła się również nowa oferta, bo nie każdy chce dziś inwestować w tradycyjne licencje wieczyste. Tak jak nikt w firmie nie kupuje samochodu czy telefonu za gotówkę, tak i finansowanie systemu IT przybrało formę abonamentu.
Korzyści na abonament
Jakie to wszystko niesie ze sobą korzyści? Przede wszystkim dużo mniejszy próg wejścia przez brak kosztów licencji, serwera i jego oprogramowania. Początkowa inwestycja w dobrej klasy system WMS, posiadający dokładnie te same funkcje co w wersji lokalnej, staje się teraz dostępna dla większego grona firm, w tym takich, które nie posiadają własnych zasobów IT. Serwer, oprogramowanie bazodanowe, systemy operacyjne – to tylko niektóre inwestycje, które możemy wykreślić z CAPEX-u, decydując się na SaaS. Co więcej, przeważająca część pozostałych kosztów jest rozłożona w czasie i pojawia się wtedy, gdy dostrzegamy już pierwsze oszczędności wygenerowane dzięki nowemu systemowi.
Ważnym argumentem przemawiającym za oprogramowaniem w formie usługi jest też pełna odpowiedzialność jednego dostawcy za działanie systemu. W przypadku instalacji lokalnej w razie awarii musimy najpierw ustalić, czy za problem odpowiada WMS, czy może baza danych, oprogramowanie serwera czy inny element infrastruktury IT. W przypadku SaaS mamy zawsze jeden punkt kontaktu w postaci dostawcy WMS-a, który odpowiada za całość. Taki model pozwala zaoferować dużo lepsze SLA niż w przypadku instalacji on-premises.
Na miarę potrzeb
Niewątpliwą zaletą oprogramowania dostarczanego w formie usługi jest jego skalowalność. Ma to szczególne znaczenie, gdy sezonowość naszego biznesu wpływa bezpośrednio na moce przerobowe potrzebne w magazynie. W niektórych branżach różnica pomiędzy liczbą pracowników w sezonie a poza nim sięga kilkuset procent. Przykładowo, jeśli sezon trwa 3 miesiące, to zakup licencji wieczystych dla pracowników sezonowych może się okazać zbyt dużym obciążeniem finansowym i pogrzebać ROI całego przedsięwzięcia. W modelu SaaS zawsze płacimy tylko za taką liczbę użytkowników i moc obliczeniową, jakiej w danym momencie potrzebujemy. Minimalizuje to również ryzyko „przeinwestowania” w licencje, które być może po wdrożeniu systemu i na etapie jego eksploatacji okażą się niepotrzebne. Przecież nierzadko jednym z celów inwestycji w nowy WMS jest chęć zredukowania liczby pracowników w magazynie. Co więcej, możemy mieć zawsze dostępną taką moc obliczeniową, jaka dziś jest potrzebna, nie utrzymując przez cały rok infrastruktury potrzebnej w rzeczywistości jedynie w wysokim sezonie. Mówi się, że 9 kobiet nie urodzi dziecka w miesiąc, ale akurat 9 serwerów może wykonać w godzinę pracę, która jednemu serwerowi zajęłaby 9 godzin. A to nie koniec korzyści…
Co dalej?
Wyzwaniem, przed jakim dzisiaj stoją użytkownicy systemów IT, jest proces starzenia się oprogramowania. Oczywiście znaczna część dostawców oferuje już dzisiaj możliwość podniesienia wersji za dodatkową opłatą licencyjną lub w ramach opłaty utrzymaniowej stanowiącej najczęściej określony procent zakupionych licencji. Wyzwanie pojawia się najczęściej, kiedy system w naszym magazynie jest mocno „uszyty” pod nasze „specyficzne potrzeby”. O ile więksi dostawcy potrafią zapewnić kompatybilność naszych specyficznych funkcjonalności z nowymi wersjami systemu, o tyle przy mniej dojrzałych systemach najczęściej kończy się na nowym wdrożeniu…
W przypadku modelu SaaS dostęp do nowych wersji jest zapewniony w ramach abonamentu, a w przyszłości będzie dokonywał się w sposób nieodczuwalny dla klienta. Dziś to klient decyduje, kiedy chce podnieść wersję systemu, a sama operacja wymaga zaangażowania klienta przy testach. W przyszłości będzie to już proces automatyczny, dziejący się w tle, co spowoduje, że wszyscy klienci będą zawsze pracować na tej samej, najnowszej wersji oprogramowania.
Dlaczego to się opłaca?
Z perspektywy finansowej mamy przede wszystkim znaczne przesunięcie potrzebnych środków z CAPEX do OPEX, co samo w sobie ma pozytywny wpływ na cashflow. W liczbach bezwzględnych powinniśmy skupić się na analizie TCO (Total Costs of Ownership), czyli całości kosztów, jakie wygeneruje inwestycja w danym czasie (najczęściej 3 lub 5 lat). Najbardziej interesujące będzie jednak porównanie TCO w modelu SaaS z tradycyjnymi licencjami i lokalną instalacją na serwerze fizycznym. O ile w wypadku usługi mamy tylko dwie pozycje, czyli koszt prac wdrożeniowych i miesięczny abonament przemnożony przez ilość miesięcy, o tyle w wersji on-premises poza wdrożeniem, licencjami i utrzymaniem musimy doliczyć koszt infrastruktury IT, w tym serwerów, oprogramowania bazodanowego, systemu operacyjnego i obsługi serwisowej. Kiedy zestawimy te koszty ze sobą na osi czasu, zobaczymy punkt przełamania, czyli moment, gdy SaaS zaczyna być „droższy” niż klasyczna instalacja. Najczęściej ten moment wypada pomiędzy 3 a 5 rokiem, a im bardziej zbliżamy się do granicy 5 lat, tym bardziej powinniśmy skłaniać się do WMS-a w formie SaaS. Znacznie mniejsze ryzyko, szybszy zwrot z inwestycji, a do tego skalowalność systemu i odporność na wyzwania przyszłości z nawiązką wynagrodzą różnicę w kosztach. Może się okazać, że nawet w perspektywie dalszej niż pięcioletnia SaaS będzie tańszy, a wtedy wybór staje się niezwykle prosty.
