Niezależnie od branży, inwestycja w system zarządzania magazynem będzie inwestycją trafioną i przyniesie długoterminowe skutki w postaci wyższej jakości usług, niższych kosztów obsługi i oszczędności z tytułu sprawnego zarządzania gospodarką magazynową. Nie jest jednak sztuką inwestycja w system i oczekiwanie, że teraz magazyn będzie działał bez zarzutu, a aplikacja sama dobierze rozwiązanie i poukłada procesy. Tak stanie się dopiero po tym, jak właściwie zdiagnozujemy potrzeby magazynu i wąskie gardła, a następnie zaprojektujemy modele działań dostosowane do procesów realizowanych w konkretnym przedsiębiorstwie. Pamiętajmy o tym, że bez wcześniejszej analizy potrzeb i specyfiki przedsiębiorstwa, nawet najlepszy WMS nie będzie w stanie udźwignąć i wyprowadzić na prostą niewłaściwie zarządzanego magazynu. Natomiast po dogłębnej analizie, WMS sam będzie wyznaczał i kontrolował procesy powtarzalne, na podstawie wypracowanych algorytmów, stale dążąc do ich optymalizacji.
Na jakie zagadnienia powinniśmy zatem zwrócić uwagę? Na początku oczywiście na kwestie podstawowe: przechowywanie i składowanie towarów (ze względu na ich datę przydatności, rotacyjność, wagę, gabaryty, etc.), czas poświęcony na obsługę zleceń takich jak przyjęcia/kompletacje/wydania towarów, pełne informacje dotyczące stanów magazynowych, wydajność pracowników. Zapewnienie pełnej transparentności procesów oraz ruchów towarowych to skuteczniejsze zarządzanie przestrzenią magazynową. Istotne także jest właściwe określenie jednostek logistycznych i pomocniczych (palety, sztuki, beczki, kontenery, szpule etc.), w jakich będą pobierane towary. Kolejnym ważnym czynnikiem jest mechanizm podpowiadania lokalizacji towarów uwzględniający FIFO, FEFO, LIFO oraz przeprowadzanie cyklicznych inwentaryzacji. System magazynowy musi także dostarczać aktualne dane i raporty, które przeanalizowane posłużą do wprowadzania usprawnień.
W związku z coraz bardziej powszechnym korzystaniem z systemów do zarządzania magazynem, wzrasta zapotrzebowanie na WMSy zintegrowane także z ERP, CRM, MES czy innymi aplikacjami wspierającymi logistykę. Bardzo istotne są zagadnienia, które w dłuższej perspektywie mogą zadecydować o zdobyciu przez przedsiębiorstwo przewagi konkurencyjnej, takie jak: lepsza obsługa klienta rozumiana jako przyspieszenie wysyłek, usprawnienia w obsłudze zwrotów i reklamacji, bieżąca komunikacja na linii biuro-magazyn-spedycja z wykorzystaniem urządzeń mobilnych (np. w przypadku problematycznych zamówień). Jest to szczególnie istotne w branży e-commerce. Ponadto, WMS pilnuje miejsc składowania, ustala algorytmy przyjmowania i rozkładania towarów biorąc pod uwagę FIFO, LIFO, FEFO oraz towary o najwyższej rotacyjności i na tej podstawie podpowiada dla nich lokalizacje (np. najbliżej stref kompletacji). Możliwość zgłaszania awizacji dostaw gwarantuje właściwe zarządzanie przyjęciem towarów i ich rozmieszczeniem. System tworzy mapy ciepła, tzn. zajętości poszczególnych stref w magazynie i pokazuje te o największym/najmniejszym obłożeniu. WMS monitoruje stany magazynowe, a przy współpracy z automatyką magazynową (np. regałami automatycznymi), optymalizuje wykorzystanie powierzchni magazynowej i automatyzuje proces kompletacji. Takie usprawnienia oferuje system AVOCADO Packing.
Jedną z podstawowych, a znaczących funkcjonalności systemu WMS jest możliwość obsługi kolektorów danych i czytników kodów kreskowych. Kody kreskowe są stosowaną na skalę globalną technologią identyfikacji towarów. Używane od lat osiemdziesiątych ubiegłego wieku, nadal są podstawą w szeroko pojętej logistyce. Zapewniają łatwość i szybkość identyfikacji, a dzięki użytkowaniu kolektorów danych skanujących kody kreskowe, zwiększa się wydajność całego magazynu. Znajduje to zastosowanie w przypadku mechanizmu One Click: opcja ta umożliwia operatorowi za pomocą kilkukrotnego zeskanowania kodu EAN, zwiększenie ilości na realizacji, dzięki czemu nie jest on zobligowany do ręcznego wpisywania ilości towaru.
Wykorzystanie kodów kreskowych wiąże się także z wyznaczeniem optymalnej ścieżki pobierania towarów, czyli marszrutą, którą aplikacja narzuca optymalnie określając ich lokalizację. Multi-order Picking to rodzaj kompletacji, który umożliwia automatyczne pobieranie kilku czy kilkunastu zamówień za jednym razem np. z wykorzystaniem jednego przejazdu wózka kompletacyjnego. Działa to tak, że w ramach jednej kompletacji możemy zagregować kilka zamówień (zebrać kilka dyspozycji wydań) przypisując do nich poszczególne nośniki (np. kuwety, wózki kompletacyjne itp.) w ramach jednej zbiórki towarów.
Korzyści z automatyzacji procesów magazynowych, od przyjęcia towaru do śledzenia przesyłki w drodze do klienta
Zwłaszcza w branży e-commerce, integracja z WMS przekłada się na znaczące i wymierne korzyści. Automatyczne generowanie listu przewozowego i etykiety dla kuriera wprost z systemu magazynowego, to funkcjonalność na której można znacząco zaoszczędzić czas. W magazynach e-commerce, obsługujących wiele odrębnych zamówień, gdzie sezonowość sprzedaży odgrywa dużą rolę, jest to szczególnie ważne. W przypadku okresów wzmożonych wysyłek (Black Friday, okres świąteczny itd.), wydajność magazynu, bezbłędna kompletacja i terminowość wysyłek wpływa na finalne zadowolenie klienta. Tutaj nawet drobna oszczędność czasu podczas przygotowania każdego zamówienia może mieć kluczowe znaczenie, kiedy przekłada się na skalę kilkudziesięciu lub kilkuset wysyłek dziennie! W AVOCADO Packing rozwiązano to wbudowaną integracją z aplikacją Shipping, skomunikowaną bezpośrednio z systemami kurierów i spedytorów, gdzie jednym kliknięciem generowany jest list przewozowy wprost z systemu magazynowego. Integracja taka jest istotna na końcowym etapie magazynowym - nadawania przesyłek i całych transportów.
Kolejną kwestią są zwroty niechcianego towaru. Jeśli zwrot zamówienia jest obsłużony już na najwcześniejszym etapie, czyli zgłoszenia przez klienta jego chęci na przykład poprzez formularz D2D, mamy sytuację win-win. Klient jest zadowolony, bowiem po wypełnieniu formularza zwrotu kurier odbierze przesyłkę i dostarczy z powrotem do magazynu, a przedsiębiorstwo ma zapewnioną krótką i całkowicie przejrzystą wędrówkę zwracanego towaru, aż do momentu jego ponownego rozlokowania w magazynie.
Często zwroty towaru wynikają z błędnej kompletacji zamówienia lub wysyłki wadliwego towaru. Takie przypadki można wyłapywać już na etapie realizacji zamówień. W systemie Packing WMS wprowadzono odrębny moduł Obsługi Problemów. Pozwala on ewidencjonować i rozwiązywać problemy wynikające m.in. z braku towaru lub uszkodzonych produktów w magazynie. Działa to w sposób następujący: magazynier podczas realizacji dokumentu zgłasza problem. Może on dotyczyć pojedynczego towaru lub całego dokumentu, a do zgłoszenia można dołączyć zdjęcie lub film. Wysłanie zgłoszenia skutkuje powiadomieniem osoby nadzorującej, np. kierownika magazynu lub w dalszym kroku handlowca odpowiedzialnego za zamówienie. W ten sposób, można w czasie rzeczywistym reagować na wadliwe produkty czy braki towarowe, nie zaburzając jednocześnie pracy całego magazynu.
Za minimalizację błędów przy kompletacji odpowiadają algorytmy systemu WMS, które precyzyjnie wskazują operatorom lokalizację produktu, co w połączeniu z identyfikacją kodem kreskowym, wpływa na bezbłędną kompletację zamówienia.
“Czasami okazuje się, że standardowe moduły WMS można wykorzystać niestandardowo. Produkcja na przykład jest ciągła, w przeciwieństwie do pracy biura. Problem pojawia się zatem przy dokumentach przesunięć magazynowych” - mówi Władysław Kuć, CEO i architekt aplikacji AVOCADO Soft” - “W takim przypadku, moduł przesunięcia sprawdza się doskonale. Dzięki integracji z systemem ERP/MES, proces uzupełniania magazynu produkcyjnego może być na bieżąco synchronizowany z planem produkcji. Magazynier dokonując przesunięcia rejestruje zdarzenie w systemie, dzięki czemu zawsze jest ślad po pobraniach towaru do produkcji. Ponadto, system AVOCADO Packing obsługuje identyfikację zawartości nośników (beczek, palet, kartonów), co pozwala na szybkie sprawdzenie jaki surowiec znajduje się w danej lokalizacji oraz w jakiej ilości”. W ujęciu ogólnym, istotna w rozwiązaniach magazynowych jest integracja z systemami ERP oraz MES, pozwalająca na usprawnienie współpracy na linii produkcja-magazyn.
Atutem systemu Packing jest również jego wieloplatformowość (Windows, Android), co ułatwia dopasowanie rozwiązań sprzętowych zgodnie w wymogami danego stanowiska pracy. Z systemu można korzystać na każdym urządzeniu z dostępem do internetu (w przeglądarce Chrome), czyli na tabletach, smartfonach, komputerach stacjonarnych czy laptopach. Rynek mobilnych terminali ręcznych rozwija się w oparciu o system operacyjny Android, zatem wielu producentów systemów magazynowych (w tym AVOCADO Soft) stawiając na Androida zagwarantowało swoim aplikacjom wsparcie i rozwój wersji mobilnej.
Rozwój nowych technologii i zastosowanie uczenia maszynowego w systemach WMS sprawia, że zarządzanie magazynem z pomocą takiego narzędzia jest znaczenie prostsze. Algorytmy decydują o lokalizacji towaru, ścieżkach kompletacji, pomagają kierownikom magazynu w podejmowaniu decyzji o przypisywaniu zleceń pracownikom w oparciu o wskaźniki wydajności lub o priorytetach w dyspozycjach magazynowych. Czasy ręcznej pracy magazyniera z kartką z zamówieniem minęły bezpowrotnie, także sam system ERP nie jest na tyle funkcjonalny, aby zapewnić bieżącą obsługę magazynu. Na przykładzie chociażby branży e-commerce i znacznym wzroście zainteresowania handlem online jaki obserwujemy od momentu ogłoszenia pandemii widzimy, że wdrożenie sprawnych rozwiązań gwarantujących wydajność magazynu jest kluczowe. Niejedna firma w obliczu wzmożonego popytu odnotowała ogromne opóźnienia, które zaważyły na wydłużonym czasie realizacji wszystkich zamówień i pociągnęły za sobą straty finansowe i wizerunkowe.
Wg raportu Zebra Technologies “Warehousing Vision Study” opublikowanego w 2019 r., 77% respondentów zgadza się z faktem konieczności modernizacji operacji magazynowych, jednocześnie przyznając, że wdrażanie nowych urządzeń i technologii w ich przedsiębiorstwach odbywa się powoli. W dzisiejszych magazynach WMS to konieczność, bo tuż za nim jest WCS, czyli Warehouse Control System (wykorzystywany w magazynach w pełni zautomatyzowanych do kontroli nad nim) oraz WES - Warehouse Execution System (połączenie WMS i WES, które organizuje i koordynuje pracę ludzi i maszyn, w bezpośredniej integracji z ERP, czyli systemem planowania zasobów w przedsiębiorstwie).
