Wprowadzenie polityki racjonalizowania wydatków może przyczynić się do znacznych oszczędności w obszarze kosztów bieżących. W poniższym tekście Mateusz Borowiecki z firmy OptiBuy udziela wskazówek, na co należy zwrócić uwagę optymalizując koszty energii elektrycznej, sprzątania, druku oraz opłat czynszowych.
Optymalizacja kosztów energii elektrycznej, czyli dbanie o środowisko się opłaca
Można powiedzieć, że optymalizacja kosztów energii elektrycznej zaczyna się w głowach pracowników i managerów firmy. Należy bowiem pamiętać, że istotne oszczędności dla firmy może przynieść np. gaszenie światła w biurowych pomieszczeniach czy wyłączanie przez pracowników komputera na swoim stanowisku pracy podczas nieobecności w biurze. Dlatego zdecydowanie polecam prowadzenie w firmie działań komunikacyjnych zachęcających pracowników do odpowiedzialnego korzystania z energii elektrycznej. F Poza tym takie programy przekładają się na kształtowanie wizerunku firmy odpowiedzialnej społecznie.
Wprowadzenie energooszczędnych rozwiązań w dużych przedsiębiorstwach (np. wymianę urządzeń, które pochłaniają najwięcej energii) można zrealizować pozyskując dodatkowe środki z Programu Finansowania Rozwoju Energii Zrównoważonej w Polsce (PolSEFF), który dysponuje linią kredytową o wartości 190 mln euro. Finansowanie można uzyskać w formie kredytu albo leasingu do 1 miliona euro, a spłata odbywa się dzięki oszczędnościom wynikającym ze zmniejszenia zużycia energii.
Efektywną metodą optymalizacji kosztów zakupu energii elektrycznej jest także tworzenie grup zakupowych, czyli zrzeszeń podmiotów, które dokonując zakupu za pośrednictwem jednego przedsiębiorstwa mogą uzyskać lepsze warunki handlowe. Przykładem takiej grupy jest Urząd Miasta Olsztyna oraz miejskie jednostki budżetowe (szkoły, MZDiM, OSiR)która zaoszczędziła ok 8 mln złotych zawierając grupową umowę na zakup energii elektrycznej na rok 2013.
Prowadząc optymalizację kosztów zakupu energii elektrycznej i innych mediów polecam wykorzystać nowoczesne działania zakupowe, np. metodę optiCAT umożliwiającą opracowanie najlepszej strategii postępowania dla każdej kategorii zakupowej. W tej metodzie analiza obszarów, które mają największy potencjał do wygenerowania realnych oszczędności rozpoczyna się od znalezienia odpowiedzi na 3 kluczowe pytania pozwalające ustalić stan wyjściowy: Co kupuje firma? Gdzie kupuje? Jak kupuje? Taką analizę przedsiębiorstwo może przeprowadzić samodzielnie, lub przy wsparciu firmy zewnętrznej.
Optymalizacja kosztów sprzątania, czyli taniej nie znaczy gorzej
W celu obniżenia kosztów sprzątania, niektórzy przedsiębiorcy decydują się na zastępowanie profesjonalnych środków chemicznych, tańszymi odpowiednikami. Nie jest to niestety krok w dobrym kierunku, ponieważ takie działanie może negatywnie przełożyć się na jakość usług firmy sprzątającej. Problem polega na nierzadko słabej wydajności środków oraz nieprawidłowym ich dozowaniu. Ważne, aby managerowie zdawali sobie sprawę z tego, że optymalizacja kosztów nie jest tożsama wyłącznie z ich obniżaniem. W tej strategii chodzi bowiem o to, aby osiągnąć zakładane oszczędności przy równoczesnym zachowaniu optymalnej jakości usług i produktów. Dlatego warto zweryfikować, jak na koszt sprzątania wpływa np. użycie profesjonalnych środków w powiązaniu z ich prawidłowym stosowaniem. Według badań firmy Merida wynika, że stosowanie specjalnych miarek i dozowników pozwala na ograniczenie kosztów utrzymania czystości nawet o 70 proc.
Duży wpływ na optymalizację kosztów sprzątania ma również wybór firmy sprzątającej. Polskie firmy coraz rzadziej zatrudniają własny personel sprzątający, czego powodem są m.in. rosnące koszty pracy. Dla większości przedsiębiorstw zlecenie sprzątania firmie zewnętrznej wiąże się z oszczędnościami i większą kontrolą nad kosztami.
Z raportu „Dojrzałość outsourcingowa polskich przedsiębiorstw”opracowanego przez Seendico Doradcy wynika, że z usług zewnętrznych firm sprzątających korzysta ponad 54 proc. przedsiębiorstw w Polsce. Mimo wielu podmiotów działających na rynku (wg PKD takich firm jest w Polsce ponad 12 tysięcy) wybór firmy sprzątającej nie jest jednak łatwy. Głównym problemem jest tutaj brak standaryzacji usług, niewykwalifikowany personel (duża część pracowników to osoby pracujące w branży z tzw. przypadku), dumpingowe stawki na usługi sprzątania oraz zatory płatnicze, które destabilizują rynek firm sprzątających. Decydując się na współpracę z firmą sprzątającą warto przeprowadzić dokładną analizę dostawców w tym obszarze, aby wybrany partner gwarantował właściwy poziom usług.
Optymalizacja kosztów druku, czyli lasom na ratunek!
Koszty drukowania, na które składają się m.in. zakup lub leasing urządzeń, koszty serwisowania, materiałów eksploatacyjnych czy wsparcie i ewentualne naprawy urządzenia, mogą pochłonąć istotny procent przychodów firmy. Ustalenie strategii, która będzie miała na celu optymalizację kosztów w tym dziale jest punktem wyjścia w drodze do sukcesu. Prowadzenie efektywnych działań optymalizacyjnych kosztów drukowania wymaga od osoby odpowiedzialnej za zakupy posiadania wiedzy na temat ilości i rodzajów wykonywanych wydruków. Dlatego sugeruję przeprowadzić szczegółową analizę stanu wyjściowego. Efektem działań optymalizacyjnych może być redukcja liczby wydruków, wzrost wydajności pracy, wskazanie przeciążonych i niedociążonych drukarek oraz podniesienie efektywności posiadanych zasobów informatycznych.
Według raportu firmy KPMG “Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce”, przedsiębiorstwa wykorzystują miesięcznie ponad 11 milionów ryz papieru, co odpowiada zużyciu ponad 5,5 miliarda arkuszy formatu A4. Warto zwrócić uwagę, że niepotrzebne wydruki stanowią ok. 10 proc. powyższej liczby. Przy tej skali oznacza to około 500 milionów zmarnowanych kartek miesięcznie w skali kraju. Dane te pokazują, jak duży jest potencjał do prowadzenia działań optymalizacyjnych w obszarze kosztów druku. Na racjonalnym korzystaniu z papieru i tuszów zyska zarówno firma, jak i środowisko naturalne.
Optymalizacja kosztów wynajmu, czyli deweloperzy pod presją
Wysokość czynszu z wynajem powierzchni biurowej jest ściśle powiązana z aktualną koniunkturą na rynku nieruchomości. Aktualnie sytuacja na rynku w Polsce sprzyja działaniom optymalizacyjnym w tym obszarze. Wskazują na to ustalenia analityków z firmy Cushman & Wakefield, którzy zwracają uwagę na wysoką presję na zmniejszanie stawek za wynajem biur w Warszawie. Ich zdaniem taka sytuacja powinna utrzymać się w kolejnych latach. Na dobrą pozycję do negocjacji wpływa m.in. wysoka podaż biur oraz pustostanów w istniejących budynkach, które technologicznie coraz bardziej odstają od tych, które są aktualnie w budowie, przez co nie są w stanie utrzymać wysokich stawek najmu.
Jeśli koszt z tytułu najmu znacząco wpływa na dochodowość naszego biznesu, radzę zweryfikować, czy adres naszej siedziby wpływa np. na pozyskiwanie klientów. Jeżeli atrakcyjna lokalizacja nie przyciąga ich wielu, może warto przenieść się o jedną przecznicę dalej za mniejsze pieniądze. Wcześniej zaplanowana akcja informacyjna dotychczasowych klientów nie spowoduje ich utraty, a koszty opłat za wynajem powierzchni biurowej spadną.
