Zarządzanie transportem w przedsiębiorstwach bywa zadaniem kłopotliwym, zwłaszcza w przypadku dużych firm, które codziennie ekspediują dziesiątki czy setki pojazdów. Opóźnienia w dostawach, błędy w rozliczeniach czy zgubiony towar – to tylko niektóre z możliwych problemów, z jakimi borykają się zarządzający flotami pojazdów. Nie są to jednak problemy nie do rozwiązania. TMS, jako wszechstronne oprogramowanie, ma ułatwiać codzienną pracę w hubie przeładunkowym czy biurze. Ilość rozwiązań dostępnych na rynku sprawia, że wybór stanowi spore wyzwanie.
Aplikacje dla dużych i małych
Na przestrzeni ostatnich lat zmieniło się podejście osób zarządzających firmami transportowymi do wdrażania aplikacji/narzędzi IT do zarządzania transportem. Patryk Pietrzak, Specjalista ds. TMS, Hellmann Worldwide Logistics Polska, podkreśla, że przewoźnicy coraz częściej korzystają z rozwiązań informatycznych, które pozwalają na skuteczniejsze zarządzanie flotą pojazdów oraz procesami logistycznymi. – W Hellmann Worldwide Logistics kładziemy duży nacisk na takie funkcjonalności, jak: monitorowanie przesyłek w czasie rzeczywistym (autorska aplikacja do nadawania statusów, wykorzystanie platform integrujących rozwiązania GPS), planowanie tras i ładunków (TMS wdrażany i rozwijany w wieloletniej współpracy z dostawcą), zarządzanie dokumentami (elektroniczna wymiana dokumentów z klientami) oraz automatyzację procesów biznesowych –mówi P. Pietrzak, dodając, że wykorzystanie tych narzędzi pozwala na zwiększenie efektywności i poprawę jakości usług dla klientów przy jednoczesnej redukcji kosztów.
Daje się czasem słyszeć opinie, że rozwiązania do zarządzania transportem są zarezerwowane jedynie dla dużych graczy, realizujących większą liczbę zleceń i posiadających spory budżet na technologie. Dementuje to w jednej z wypowiedzi prasowych Dawid Kochalski, ekspert Grupy Inelo. – Trzeba odczarować przekonanie, że technologie, w tym TMS przeznaczony jest wyłącznie dla dużych firm transportowych i spedycyjnych. Na polskim rynku są już dostępne rozwiązania lekkie, webowe, które znacznie szybciej możemy wdrożyć do przedsiębiorstwa, a które przyniosą realną oszczędność czasu i pieniędzy przy relatywnie niewielkim koszcie dla firmy – tłumaczy.
Cyfryzacja czyni cuda?
Wdrażanie TMS to element postępującej cyfryzacji w obszarze TSL. Z tego rodzaju procesem mamy do czynienia na dobre od kilku lat. Cała branża transportowa ma zresztą z tego tytułu określone profity. – W firmie Hellmann idziemy w kierunku modularnych rozwiązań cyfrowych. Trzy kluczowe obszary objęte cyfryzacją to: moduł transportowy pozwalający na automatyzację wielu procesów (zarządzanie flotą, monitorowanie ładunków czy planowanie tras – takie podejście pozwala na oszczędność czasu i pieniędzy przy jednoczesnej poprawie jakości świadczonych usług); moduł analityczny – nasz zespół wykorzystuje nowe technologie do analizy danych. Efektem tych działań jest lepsze zarządzanie własnymi zasobami, możliwość przewidywania ryzyka, optymalizacja kosztów oraz poprawa jakości usług. Jest też moduł relacji pomiędzy partnerami biznesowymi (klient, Hellmann, przewoźnik) – wylicza P. Pietrzak, dodając, że wykorzystanie nowoczesnych technologii umożliwia szybsze i skuteczniejsze reagowanie na potrzeby klientów. Integracje z klientami są ważnym elementem naszej działalności. – Klienci zintegrowani z naszym TMS mogą składać zlecenia oraz sprawdzać statusy swoich przesyłek (na żywo) przy użyciu własnego narzędzia. Przewoźnicy mogą skorzystać z rozwiązania, jakim jest selfbilling – dodaje P. Pietrzak.
Oczekiwania rosną
Znalezienie odpowiedniego dostawcy TMS bywa dość trudnym wyzwaniem. P. Pietrzak podaje przykład Hellmann Worldwide Logistics Polska, która wiele lat temu zdecydowała się na wybór polskiego dostawcy rozwiązań. – Bazując na zaufaniu i partnerskim podejściu, wspólnie z dostawcą mogliśmy realizować projekty obejmujące kolejne obszary naszej działalności, tj. obsługę transportu drogowego, cross-dock, webbooking – dodaje nasz rozmówca. Na bazie doświadczeń wymienia też najważniejsze oczekiwania wobec dostawców TMS. To współpraca z partnerami biznesowymi – rozwiązanie, na które bardzo mocno stawia Hellmann, powinno zapewnić możliwość łatwego i szybkiego nawiązania współpracy z partnerami biznesowymi. Wykorzystując elektroniczną wymianę danych, udostępnia klientom wymianę dokumentów, raportowanie czy śledzenie przesyłek. Chodzi też o optymalizację procesów – efektywność operacji jest bardzo ważnym aspektem działalności firmy. Optymalizacja procesów, takich jak planowanie tras, zarządzanie flotą, procesów związanych z obsługą przesyłek w magazynach przeładunkowych, pozwoli na skrócenie czasów potrzebnych na wykonanie operacji. Z kolei analityka danych pozwala na lepsze zrozumienie własnych procesów oraz podejmowanie bardziej racjonalnych decyzji. – System powinien oferować możliwość zbierania, analizowania i raportowania danych związanych z kosztami, wydajnością oraz jakością usług; wsparcie techniczne i szkolenia – kluczowym z punktu widzenia użytkownika jest szybka reakcja na zgłaszane problemy i błędy. Równie istotnym wyzwaniem z punktu widzenia wsparcia technicznego jest dostosowywanie systemu do zmieniających się przepisów – dostawca powinien umożliwiać łatwe i szybkie dostosowanie systemu do obowiązujących przepisów. Jeżeli TMS posiada moduł finansowy, przykładem może być KSeF, który zgodnie z zapowiedziami rządu będzie obowiązywał od połowy 2024 r. Ponadto firmy transportowe oczekują od dostawcy pomocy przy wdrożeniu, zapewnieniu szkoleń oraz materiałów edukacyjnych, pozwalających na pełne wykorzystanie potencjału narzędzi TMS, jak również skalowalność. System, na który się zdecydowaliśmy, rósł wraz z rozwojem naszej organizacji i stopniowo obejmował kolejne obszary naszej działalności. Współczesne firmy transportowe, które stoją przed wyborem systemu, powinny mieć możliwość wyboru modułów dostosowanych do aktualnych potrzeb oraz możliwości finansowych. System, który będzie mógł rosnąć wraz ze wzrostem ich biznesu – podkreśla P. Pietrzak.
Potrafią coraz więcej
Wybierając TMS, warto zwrócić uwagę nie tylko na możliwość mobilnego korzystania, ale także na to, czy jest zintegrowany z innymi aplikacjami: giełdami transportowymi, programami do księgowości lub systemami telematycznymi. Systemy to potrafią, co bardzo ułatwia pracę.
Zdaniem P. Pietrzaka (Hellmann Worldwide Logistics) branża TSL w ciągu ostatnich kilku lat zdecydowanie zwiększyła poziom cyfryzacji i digitalizacji swoich procesów. Dzisiaj większość firm transportowych wykorzystuje różnego rodzaju narzędzia i aplikacje IT, takie jak TMS, GPS, systemy monitoringowe, platformy wymiany dokumentów elektronicznych itp. – Nasz TMS pozwala na efektywniejsze wykorzystanie pojazdów, lepsze planowanie i zarządzanie trasami. Wykorzystanie autorskiej aplikacji eKierowca na raportowanie statusów na żywo dla naszych klientów. Wykorzystujemy rozwiązania GPS pozwalające na monitorowanie przewozów na żywo. Elektroniczna wymiana danych pomiędzy nami a naszymi klientami ogranicza ryzyko wystąpienia błędu w stosunku do działań manualnych. Jednym z kluczowych aspektów, nad którymi muszą pracować firmy transportowe, jest dbałość o bezpieczeństwo danych. Kładziemy na to duży nacisk, szczególnie w kontekście zagrożeń związanych cyberprzestępczością – tłumaczy P. Pietrzak.
Wdrożeniem TMS-a chwali się też EPO-Trans. Rozwiązanie AddSecure zaczęto stosować kilka lat temu, ale później EPO-Trans i AddSecure wspólnie przeprowadziły analizę procesów zakończoną rekomendacją wdrożenia kolejnych modułów systemu. – Planowanie tras i kontrola ich realizacji, terminowość dostaw oraz długi czas od rozładunku do faktury udało się zoptymalizować, wdrażając gotowe usługi AddSecure, rozwiązania mobilne oraz tunelowanie. Kierowców wyposażono w terminale mobilne z autorskim oprogramowaniem AddSecure. Urządzenia pozwalają na dwukierunkową komunikację między kierowcą a dyspozytorem z uwzględnieniem wszystkich wytycznych zlecenia. Umożliwiają również robienie zdjęć CMR i dokumentów towarzyszących oraz przesyłanie ustalonej przez dyspozytora trasy na terminal kierowcy wraz z wszystkimi niezbędnymi do realizacji detalami – tłumaczą w EPO-Trans, dodając, że większym wyzwaniem była automatyzacja procesu zamawiania przewozów. Jednym z kluczowych kontrahentów EPO-Trans jest duży producent z branży AGD. Zamówienia były obsługiwane dotychczas przez zewnętrzną, pośredniczącą, platformę logistyczną, co generowało istotne koszty. Zdecydowano się więc na bezpośrednią integrację z systemami kontrahenta, która automatyzuje import zamówień do TMS AddSecure. W ramach integracji zrealizowano również skomplikowany proces raportowania w czasie rzeczywistym. Składają się na niego: pozycja GPS, awizacja, potwierdzanie rozładunków oraz ETA do punktów strategicznych. Ten ostatni element wspiera obie strony kontraktu. Załadowca otrzymuje informacje niezbędne dla procesów wewnętrznych, a przewoźnik może zdalnie czuwać nad kluczowymi elementami przewozu (czas realizacji załadunków i rozładunków, przewidywana godzina dojazdu, awizacja zestawu itp.).
Jednakże, mimo postępów w zakresie cyfryzacji branży TSL, nadal istnieje wiele wyzwań związanych z zarządzaniem danymi. Dostawcy i użytkownicy zwracają uwagę na potrzebę zintegrowania różnych narzędzi i aplikacji IT, aby umożliwić łatwy oraz bezpieczny przepływ danych między nimi. Ponadto rosnące ilości danych wymagają skutecznego zarządzania.
Będą ewoluować
Przewoźnicy muszą ciągle udoskonalać swoje narzędzia oraz procesy, aby pozostać konkurencyjnymi i efektywnymi na rynku. To sprawia, że TMS-y nie są produktami skończonymi .
P. Pietrzak (Hellmann) spodziewa się w przyszłości szerszego wykorzystania sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego (ML). AI i ML mogą pomóc w automatyzacji procesów, takich jak planowanie tras przy efektywnym wykorzystaniu taboru, oraz w analizie danych, co pozwoli na lepsze podejmowanie decyzji.
Nastąpi też większa integracja z Internetem Rzeczy (IoT). – TMS-y będą coraz bardziej integrować się z różnego rodzaju czujnikami oraz urządzeniami IoT, co pozwoli na lepsze monitorowanie floty i zapewnienie większej efektywności. Firma Hellmann korzysta z rozwiązań oferowanych przez jednego z integratorów rozwiązań GPS w zakresie monitorowania ładunków. Nastąpił też przyrost liczby użytkowników smartfonów i tabletów, co sprawiło, że korzystanie z aplikacji mobilnych jest coraz powszechniejsze. System w chmurze pozwala na dostęp do danych z dowolnego miejsca i urządzenia. Połączenie tych dwóch opcji umożliwi skuteczniejsze zarządzanie własnymi zasobami – prognozuje nasz rozmówca, spodziewając się zwiększenia znaczenia analizy danych, co wraz z rosnącą ich ilością pozwoli na lepsze zrozumienie efektywności procesów transportowych oraz podejmowanie bardziej trafnych decyzji. Będzie też większy nacisk na zintegrowanie systemów między firmami, co umożliwi bardziej efektywne zarządzanie łańcuchem dostaw, zwiększy transparentność procesów i pozwoli na lepszą współpracę.
– Wszystkie te trendy mogą prowadzić do rozwoju innowacyjnych funkcjonalności w systemach TMS, takich jak automatyczne planowanie tras, rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji, zaawansowane analizy danych itp. Jednakże kluczowym aspektem będzie zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony danych, aby uniknąć wycieków oraz naruszeń prywatności – podsumowuje przedstawiciel Hellmann Worldwide Logistics Polska.
Adam Brzozowski
Ten i inne artykuły znajdziesz w czasopiśmie Top Logistyk – dostępnym w naszym sklepie
