Firma Kawczyński Logistics ze Ślesina k. Nakła specjalizuje się w usługach logistycznych i transporcie realizowanym w warunkach wymagających kontrolowanej temperatury. Ekspansję na rynki zagraniczne zaczęła od 2008 roku, kiedy to rozpoczęła współpracę z pierwszymi kontrahentami pochodzącymi z Hiszpanii. Wówczas tabor liczył cztery samochody wyposażone w naczepy chłodnicze. Z biegiem czasu rozwijała się skala działalności i kierunki, na których firma realizowała przewozy. Przełomowym okazał się rok 2012, w którym Kawczyński Logistics przejęła dwa duże kontrakty od hiszpańskich kontrahentów i rozpoczęła na własną rękę obsługiwać klientów z tego kraju. Na dzień dzisiejszy firma dysponuje taborem liczącym 52 własne ciągniki siodłowe, z których większość (40) stanowią nowe pojazdy marki Mercedes wyposażone w systemy telematyczne typu Fleet Board stale monitorujące relacje transportowe i punktualność dostaw. Systemy te mają fundamentalne znaczenie w trakcie realizacji przyjętych zobowiązań wobec klientów i utrzymywaniu najwyższej jakości świadczonych usług. Tabor naczep składa się z produktów marki Krone, Schmitz i Lambert, które wyposażone są w termografy oraz alarmy zapewniające właściwe bezpieczeństwo powierzonych ładunków na poziomie europejskim.

Cel wdrożenia

Głównym impulsem, który skłonił kierownictwo firmy Kawczyński Logistics do wdrożenia nowego systemu informatycznego, który będzie zarządzał procesami transportowymi w przedsiębiorstwie była chęć poprawy jakości świadczonych usług, która bez odpowiedniego oprogramowania przy dynamicznie rosnącej liczbie podwykonawców i taboru była realnie zagrożona. – Przy taborze liczącym około 20 pojazdów, mając określone doświadczenie w zarządzaniu firmą transportową, można zapanować nad bieżącymi problemami i skutecznie je rozwiązywać przy pomocy własnych narzędzi. Jest jednak pewna granica, przy której konieczne jest odpowiednie wsparcie IT. Obecnie przy ponad 50 pojazdach, program sam pokazuje nam błędy i możemy wyciągać wnioski na podstawie gotowych raportów generowanych przez system – mówi Stanisław Kawczyński, pełniący w firmie funkcję dyrektora zarządzającego.

Poprawa jakości usługi transportowej to również aspekt wizerunkowy. Jak przyznaje Stanisław Kawczyński, w przypadku firmy transportowej, trudno jest się czymś konkretnym wyróżnić, a korzyści wizerunkowe na etapie negocjacji z klientami można zapewnić sobie, deklarując m.in. korzystanie najwyższej jakości systemów wspierających zarządzanie. – Jako Kawczyński Logistics celujemy w klientów z najwyższej półki, a to zobowiązuje nas również do stosowania wysokiej klasy narzędzi w codziennej pracy. Chcąc być najlepszym w swojej branży, trzeba stawiać na technologię – przekonuje Stanisław Kawczyński.

Rozważając dostępne na rynku systemy TMS firma poszukiwała rozwiązania, które będzie można sprawnie zintegrować ze stosowanymi w pojazdach urządzeniami telematycznymi firmy Transics oraz Fleet Boardami będącymi standardem wyposażenia nowych Mercedesów. Oprogramowanie CarLo firmy Soloplan spełniło to kryterium w największym stopniu.
Wdrożenie

Decyzja o wyborze systemu Carlo zapadła w czerwcu ubiegłego roku. Konkretne prace wdrożeniowe ruszyły jesienią i koordynowane były przez zespół, w skład którego wchodzili konsultanci firmy Soloplan oraz informatyk zatrudniony w Kawczyński Logistics. W pierwszej kolejności miała miejsce instalacja systemu na wszystkich stanowiskach, na których pracownicy korzystają z CarLo. Obecnie jest to kilkanaście osób z działów transportu, spedycji i księgowości.

Najważniejszym aspektem gwarantującym powodzenie wdrożenia było połączenie systemu Soloplanu z urządzeniami telematycznymi Transics, które z racji bliskiej współpracy obydwu firm przebiegło bez zarzutu. W efekcie tej integracji możliwe jest sprawne planowanie transportu i komunikacja z kierowcami z wykorzystaniem systemu CarLo.
W ramach wdrożenia, zanim pracownicy Kawczyński Logistics rozpoczęli korzystanie z systemu, dział transportu odbył dedykowane szkolenie z konsultantami Soloplanu. W ramach obsługi posprzedażnej dostawca oprogramowania oferuje też serwis, wspierając użytkownika przy wszelkich aktualizacjach systemu i szybko reagując na wszelkie pojawiające się na bieżąco problemy.

Efekty

Obecnie przy taborze liczącym ponad 50 zestawów transportowych firma Kawczyński Logistics bez problemu planuje przejazdy w transporcie międzynarodowym. System CarLo daje możliwość wyboru najbardziej optymalnej trasy uwzględniając kilometraż, a także płatne odcinki autostrad i ich alternatywy. Kierowcy mają możliwość zapisania najkorzystniejszej ekonomicznie trasy w systemie i odtworzenia jej za każdym razem przy realizacji transportu w danej destynacji. System jest zintegrowany z mapami Tele Atlas, dzięki czemu może wybrać konkretny punkt docelowy (np. miejsce rozładunku u kontrahenta), a każde odstępstwo od obranej trasy jest automatycznie sygnalizowane kierowcy na ekranie urządzenia telematycznego. – Wybór najkorzystniejszej trasy to dla nas jedna z najważniejszych funkcjonalności systemu. W skali miesiąca pozwala wygenerować nawet 200 EUR oszczędności w przeliczeniu na jeden zestaw transportowy – mówi Stanisław Kawczyński.

Nasz rozmówca potwierdza również, że dzięki wdrożeniu nowego oprogramowania poprawiła się komunikacja pomiędzy spedytorami a kierowcami. Wszystkie informacje i polecenia są przekazywane na piśmie i wyświetlane na panelu w kabinie kierowcy, dzięki czemu łatwiej można porozumiewać się w czasie rzeczywistym.
Dużym ułatwianiem pracy dyspozytorów jest alarmowość systemu. Oznacza to, że w przypadku wystąpienia nieoczekiwanych zdarzeń na trasie (np. korki na autostradzie) dyspozytor reaguje dopiero w momencie gdy pojawi się konkretny problem. – To dla nas bardzo ważna funkcjonalność, ponieważ odciąża ona w znacznym stopniu dyspozytorów. Nie muszą oni bez przerwy kontrolować transportu, tylko rozwiązują problemy po otrzymaniu alarmu. Dzięki temu mogą mieć pod opieką większą liczbę samochodów, a to znacząco przekłada się na ograniczenie kosztów– tłumaczy Stanisław Kawczyński.

Firma Kawczyński Logistics ma w planach wdrożenie w najbliższej przyszłości systemu track&trace, który pozwoli kontrolować w czasie rzeczywistym realizowane przewozy również pod kątem warunków panujących w naczepie-chłodni. Ośrodkiem łączącym również tę dodatkową aplikację będzie system CarLo, którego alarmowość również będzie odgrywała w tym obszarze bardzo ważną rolę. Każde odstępstwo od normy w przypadku transportu chłodniczego (nieprawidłowa temperatura wewnątrz naczepy, czy nieszczelność drzwi) będzie automatycznie sygnalizowane kierowcy. To również aspekt poprawiający jakość usługi i korzyść wizerunkowa w oczach klientów, o której mowa była wcześniej. - Klient mając możliwość samodzielnego kontrolowania transportu w czasie rzeczywistym, będzie miał pełne poczucie bezpieczeństwa powierzonego nam towaru – podsumowuje Stanisław Kawczyński.

Michał Klecha

Komfort rozwoju

- To co najbardziej odpowiada mi w systemie CarLo to zdolność jego sprawnej integracji z pozostałymi aplikacjami, z których korzystamy. Są to systemy telematyczne Transics, system księgowy Symfonia, a także tracking Thermo King, który planujemy wdrożyć. System Soloplanu jest swego rodzaju rdzeniem, od którego odchodzą pozostałe programy. W codziennej pracy korzystamy z CarLo, a on pozyskuje dane z pozostałych aplikacji i generuje dla nas gotowe raporty, z których łatwo można wyciągnąć wnioski. Wybór tego rozwiązania był ponadto bardzo perspektywiczny, ponieważ system jest otwarty i gotowy na rozwój struktur spedycji i transportu na przyszłość. Daje nam to komfort rozwijania się razem z programem, co oznacza, że w sytuacji powiększenia naszego taboru i działów odpowiedzialnych za jego obsługę, nie będziemy musieli „uczyć się” systemu na nowo. Gdybyśmy z czasem zdywersyfikowali swoje usługi np. w stronę obsługi transportowej branży farmaceutycznej, wiem, że system będzie gotowy na taką zmianę.

Stanisław Kawczyński
Dyrektor Zarządzający
Kawczyński Logistics