Systemy klasy SFA to aplikacje wspierające różnego rodzaju szeroko pojęte procesy sprzedażowe. Pomagają nie tylko w łatwy sposób zarządzać kalendarzem wizyt i rejestrować ich realizację, są to przede wszystkim narzędzia dające szybki i stały dostęp do informacji rynkowych pozwalający na  podejmowanie decyzji na podstawie aktualnych i przejrzystych danych. Inną zaletą jest analiza skuteczności centralnych i lokalnych akcji marketingowych.  - Nasi klienci cenią sobie także możliwość ustalenia realnego potencjału kontrahenta oraz mierzenia efektywności współpracy (P&L). Optymalizacja zapasów (target sell-out, target sell-in) i produkcji własnej – mówi Justyna Włodarczyk, Comarch SFA Product Manager.

 
Zakres funkcjonalności dzisiejszych systemów SFA nie ogranicza się tylko do zbierania zamówień. Obecnie przedstawiciel wyposażony w smartfon lub tablet z systemem SFA, może także przeprowadzać ankiety z klientami, badać rynek pod kątem obecności konkurencji, raportować jakość ekspozycji zwyczajnie robiąc zdjęcie smartfonem, kontrolować przebieg akcji promocyjnych w sieciach handlowych. - SFA to także narzędzia dla kadry zarządzającej. Dla Key-Account-Managerów, Regionalnych Kierowników Sprzedaży, dyrektorów handlowych, analityków. Wszystkie informacje, które w terenie za pośrednictwem mobilnej końcówki systemu zbierają przedstawiciele, służą do analizowania oraz poprawiania kolejnych planów sprzedaży – mówi Anna Świercz z firmy Sagra Technology i dodaje, że SFA musi dostarczyć managerom funkcjonalności, które pozwolą m.in. na wizualizację danych i budowanie przejrzystych raportów, planowanie pracy zespołów z podziałem na terytoria sprzedaży, planowanie i przeprowadzanie akcji promocyjnych z sieciami handlowymi, szybkie i sprawne przetwarzanie zamówień sieciowych.

 

Artur Ostrowski, Partner w firmie enxoo oferującej systemy klasy SFA sugeruje, iż główne korzyści związane z zastosowania oprogramowania klasy SFA w przedsiębiorstwie możemy podzielić na dwie części: twarde oraz miękkie. - Te pierwsze to korzyści, których wartość łatwo obliczyć na podstawie zmiany wartości mierzalnych KPI (kluczowych wskaźników efektywności). Zaliczają się do nich: wzrost efektywności dzięki automatyzacji działań, minimalizacja błędów, lepsze planowanie i zwiększenie szybkości reagowania na zdarzenia – wymienia nasz rozmówca.

Drugi obszar, to korzyści miękkie, których obliczenie jest bardziej skomplikowane, ale które prawdopodobnie prezentują jeszcze większą wartość dla organizacji wprowadzającej system SFA. Ekspert firmy enxoo do korzyści miękkich zalicza:

 

• wzrost motywacji wynikający ze wzrostu rywalizacji, lepszych relacji z klientem, większej wiedzy produktowej, łatwiejszego dostępu do historii relacji i polepszonej komunikajci w zespole
• Poprawę dostępu do informacji magazynowej
• Lepsze zarządzanie sprzedawcami - poprzez dostęp do rzetelnych danych w czasie rzeczywistym pozwala managerom sprzedaży precyzyjnie planować zadania i lepiej wyznaczać cele a następnie sprawniej takie cele rozliczać
• Poprawę wizerunku w PoS (Point of Sale)
• Poprawę jakości prognozowania poprzez zastosowanie automatyzacji sprzedaży w przedsiębiorstwie i lepszy dostęp do danych sprzyja tworzeniu dokładniejszych prognoz sprzedaży.

- Wszystkie te czynniki składają się zarówno na ulepszenie, zwiększenie przejrzystości oraz ogólne skrócenie cyklu sprzedaży i poprawę efektywności. Oszczędności kosztów wynikają z faktu, że możemy tymi samymi zasobami zrobić więcej, albo osiągnąć ten sam efekt angażując mniejsze zasoby – mówi Artur Ostrowski.

 

Przede wszystkim aplikacje klasy SFA pomagają firmom w optymalizacji kosztów w trzech obszarach. Po pierwsze optymalizują koszty pracy osób zaangażowanych w procesy sprzedażowe. Po drugie dzięki niej można zredukować koszty zbierania, przetwarzania i wykorzystania informacji. Po trzecie poprzez optymalizację tras, usprawnienie kontroli nad pracownikami mobilnymi pozwalają zmniejszyć wydatki na paliwo.

 

 

Optymalizacja kosztów jest kluczowym elementem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Implementacja systemów SFA pomaga firmom optymalizować szereg kosztów na wielu etapach procesu sprzedaży, dystrybucji czy obsługi klienta. - Zaczynając od pierwszego kroku zarządzania wizytami handlowymi, jakim jest planowanie oraz przebieg tras handlowych, dzięki aplikacjom takim jak enxoo mobilo przedsiębiorstwa mogą zoptymalizować koszty związane z paliwem czy zaoszczędzonym czasem, jak również unikaniem sytuacji dublowania wizyt przez różnych przedstawicieli – mówi Artur Ostrowski.

 

Inny przykład optymalizacji kosztów to przygotowanie do wprowadzenia nowego produktu czy asortymentu, co wiąże się z zatowarowaniem sklepu. Na bazie informacji dostępnych w systemie ERP możemy ocenić, na jakich półkach zlokalizowane są nasze produkty i jaki wpływ ma to na dotychczasową sprzedaż. W przypadku wycofywania określonych produktów można ustalić jakie ilości towaru zostały sprzedane, a jakie powinny jeszcze być dostępne w danym sklepie. - Dzięki integracji z innymi obszarami systemu ERP – a co za tym idzie dostępem do informacji produkcyjnych, magazynowych czy np. fitosanitarnych – aplikacje SFA pełnią również funkcję bazy wiedzy nie tylko o kliencie lecz również o jego potrzebach oraz sposobach ich zaspokojenia – mówi Sławomir Kuźniak, Główny Analityk w firmie BPSC.

 

Codzienny monitoring rzeczywistej sprzedaży i stanów magazynowych pozwala na bardziej efektywne rozliczanie przedstawicieli handlowych zarówno po stronie producenta jak i dystrybutora oraz obniżenie kosztów obsługi partnerów handlowych poprzez optymalizację zapasów (target sell-out, target sell-in) i produkcji własnej. - Stały monitoring sprzedaży i stanów magazynowych sprzyja optymalizacji procesów logistycznych, a elektroniczna wymiana danych pozwala na obniżenie kosztów obsługi partnerów – zauważa Justyna Włodarczyk z firmy Comarch.

Korzystanie z systemów SFA to również lepsze zarządzanie czasem, dzięki czemu pracownicy mogą poprawić kluczowe parametry swojej pracy, a  więc realizować więcej wizyt u klientów, generować więcej zamówień czy gromadzić więcej danych rynkowych, które są niezbędne do planowania dalszych działań handlowych. - Optymalizacja czasu pracy generuje dodatkowy potencjał i możliwości zespołu handlowego przy niezmienionych kosztach jego utrzymania. Dodatkowe oszczędności mogą ponadto wynikać z automatyzacji przepływu i realizacji zamówień oraz optymalnego doboru załogi na magazynie. – potwierdza Artur Śpiewak, Dyrektor Sprzedaży i Rozwoju Produktu Infinite SFA.

Rozwiązania typu SFA pozwalając na lepszy wgląd w historię relacji z klientem, co między innymi, pozwalają na ograniczenie kosztów złych długów i redukcję kosztu monitoringu należności i procesu windykacji. - Wgląd w niezapłacone faktury i możliwość reakcji bezpośrednio u klienta jest niezwykle skutecznym sposobem egzekucji należności. To z kolei przekłada się wymiernie na oszczędności finansowe związane z lepszym zarządzaniem Cash Flow – zwraca uwagę Artur Ostrowski z firmy enxoo.

Korzystanie z aplikacji SFA przekłada się na poprawę jakości takich czynności logistycznych w firmie jak: cykl obsługi zamówień czy obsługa zwrotna. Wojciech Piotrkowicz, Dyrektor Działu Technicznego w firmie K3System zwraca uwagę, że dzięki zastosowaniu oprogramowania SFA można w znaczący sposób skrócić czas przepływu informacji w procesie dystrybucji.  Informacja o zamówieniu od klienta, wprowadzana do systemu przez sprzedawcę  w czasie jego składania  trafia bezpośrednio do odpowiednich osób w firmie. - Pozwala to na skrócenie czasu przygotowania zamówienia do realizacji i co za tym idzie jego szybszym dostarczeniu do klienta. Możliwość łatwego sprawdzenia przez sprzedawcę aktualnych stanów magazynowych pozwala na dostarczenie klientowi wiarygodnych informacji o możliwości dostarczenia zamówienia w oczekiwanym przez niego czasie. – wyjaśnia Wojciech Piotrkowicz.

Systemy SFA automatyzują przepływ ważnych z punktu widzenia logistyki informacji. Zapewniają one systematyczny spływ zamówień z rynku w formie elektronicznej, dzięki czemu zamówienia te mogą być automatycznie przetwarzane w centralnych systemach sprzedażowo-magazynowych i systematycznie realizowane przez magazyny. Artur Śpiewak z firmy Infinite twierdzi, że takie rozwiązanie eliminuje nadmierne zwyżki w obciążeniu magazynów spowodowane spływem dużej ilości zamówień w krótkim czasie, np. na zakończenie dnia pracy handlowców. - Elektroniczna forma dokumentów, jaką obsługują systemy SFA, redukuje nakłady pracy ręcznej i liczbę ludzkich błędów praktycznie w całym procesie realizacji sprzedaży. Dzięki temu, proces ten może przebiegać sprawniej, przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów obsługi reklamacji czy zwrotów. – argumentuje nasz rozmówca.

 

Korzystając z aplikacji klasy SFA, pierwszym elementem procesów logistycznych jest opracowanie zamówień klienta. Element ten de facto jest katalizatorem dla pozostałych procesów takich jak:

 

• zarządzanie zapasami
• transport
• magazynowanie
• komunikacja

Na każdym z tych etapów jesteśmy wspierani przez mobilną aplikacje SFA. - Dokonując sprzedaży naszym celem jest dostarczenie klientowi zamawianego towaru w dogodnym czasie. Aplikacja pozwoli nam określić ilość i lokalizację dostępnych zapasów. Niezależnie, czy sprzedawany towar posiadamy od ręki czy wymaga on zamówienia, możemy dokonać zafakturowania, tworząc dokument sprzedaży czy też od razu drukując fakturę do podłączanej zdalnie drukarki. – mówi Marcin Gawlik, Konsultant w firmie enxoo. Jeżeli towar musimy zamówić możemy bezpośrednio przekazać informację do systemu zamówień.

Aplikacja EMIGO to flagowy produkt Sagra Technology. To system SFA z powodzeniem wykorzystywany w branży farmaceutycznej, chemicznej, kosmetycznej, FMCG, materiałów budowlanych i dekoracyjnych. Wśród biznesowych partnerów pojawiają się takie marki jak Polpharma, Johnson & Johnson, Dr Irena Eris czy Intersnack. Zaletą systemu jest fakt integracji z systemami dystrybutorów. Wymiana informacji o stanach magazynowych i automatyczne przekazywanie zamówień znacznie usprawniają proces ich realizacji. Zamówienia trafiają do dystrybutorów, którzy posiadają na stanie zamawiane produkty. To skraca czas przetwarzania zamówień. Natomiast producent może śledzić status ich realizacji. - Emigo jest sprzężone z prowadzonymi przez nas bazami danych teleadresowych detalistów (w przypadku farmacji także personelu medycznego i placówek medycznych), do których ze swoją ofertą docierają producenci. – mówi Anan Świercz. - Bazy są na bieżąco aktualizowane, dzięki czemu nasi klienci zawsze trafiają pod właściwy adres. Zakres informacji zawartych w bazach pozwala producentom m.in. na segmentowanie swoich klientów wg przeróżnych wskaźników, np. potencjału, wielkości powierzchni ekspozycji, obrotu, czy wielkości asortymentu – dodaje nasza rozmówczyni.

Firma enxoo w dziedzinie systemów klasy SFA proponuje aplikację enxoo mobilo. Dedykowanym odbiorcą tego rozwiązania są wszystkie firmy, które realizują procesy sprzedaży w terenie, niezależnie od realizowanego sposobu sprzedaży: preselling lub vanselling. Aplikacja enxoo mobilo trafia także do osób prowadzących działania typu merchandesingowego bezpośrednio w punktach sprzedaży. Do głównych atutów tej aplikacji zaliczyć można m.in.:

 

• System zbudowany na platformie Salesforce – największej i najszybciej rozwijającej się globalnie platformie CRM. Platforma CRM Salesforce jest przez 9 lat z rzędu wybierana jako absolutny leader wśród systemów SFA;
• Zaawansowana funkcjonalność on/off-line – system pracuje domyślnie w trybie on-line. W przypadku braku zasięgu sieci Internet, system nadal dostarcza pełną funkcjonalność do obsługi wizyty i zbierania zamówień. Informacje są synchronizowane w momencie ponownego uzyskania dostępu do sieci;
• Dane w czasie rzeczywistym – wszelkie dane dostępne są w trybie rzeczywistym, bez żadnego opóźnienia;
• Rozbudowane możliwości raportowe – platforma Salesforce posiada niezwykle rozbudowane możliwości raportowe. Dane mogą być dowolnie łączone i prezentowe w raportach, wykresach i panelach managerskich (dashboards)
• Modularna aplikacja mobilna – aplikacja enxoo mobilo jest zbudowana w koncepcji modularnej i pozwala na dopasowane funkcjonalności do indywidualnych potrzeb klienta.

Do czołowych rozwiązań tej klasy na polskim rynku należy również system Infinite SFA. Korzysta z niego blisko 45 firm reprezentujących różne branże tj. spożywcza, budowlana, przemysłowa czy motoryzacyjna. Rozwiązanie adresowane jest zarówno do producentów, jak i dystrybutorów. Dzięki swojej elastycznej architekturze, zakres funkcjonalny aplikacji mobilnej jest dobierany adekwatnie do modelu biznesowego i aktualnych potrzeb klienta.

- Ponadto, system może być rekonfigurowany w czasie rzeczywistym wraz ze zmianami następującymi w otoczeniu rynkowym stosującego go podmiotu. Infinite SFA cechuje się wysoką ergonomią interfejsów aplikacji, dzięki czemu jest łatwy w obsłudze i przyjazny dla użytkownika – mówi Artur Śpiewak. System jest oferowany w modelu pełnego outsourcingu, co oznacza, że wraz z samą aplikacją Infinite zapewnia szereg usług około-systemowych, dzięki którym klienci mogą koncentrować się na podstawowej działalności biznesowej, nie zaś na technologii, która ma ją wspierać.  

Aplikacje SFA można znaleźć również w ofercie firmy K3System. - Nasz system pozwala handlowcom za pośrednictwem smartfona uzyskać w każdym miejscu dostęp do systemu wspierającego ich pracę w terenie i dostęp do niezbędnych informacji. – mówi Wojciech Piotrkowicz. System przygotowany jest do współpracy z systemami biznesowymi klienta takimi jak system finansowo-księgowy, system magazynowy, CRM czy też systemy zintegrowane typu ERP, umożliwiając tym samym synchronizację danych z kluczowymi dla funkcjonowania firmy systemami i ciągły dostęp do nich dla pracowników mobilnych w przyznanym im zakresie uprawnień. - Nasze SFA to platforma do obsługi sprzedaży, wspomaga zarządzanie sieciami przedstawicieli handlowych w zakresie działalności sprzedażowej (bezpośredniej i zbierania zamówień), marketingowej oraz logistycznej, pozwalając na usprawnienie działań sprzedażowych oraz umożliwiając elektroniczne ewidencjonowanie, przesyłanie i analizę informacji rynkowych i zarządczych. – dodaje Wojciech Piotrkowicz.

 

Z kolei Oprogramowanie SFA oferowane przez firmę JCommerce rozwijane jest przede wszystkim dla firm z branży RTV AGD, jednak istnieje możliwość wdrożenia dedykowanych systemów także w przedsiębiorstwach o innym profilu działalności. Dużą zaletą oprogramowania SFA proponowanego przez JCommerce jest możliwość integracji z innymi systemami, w tym także z hurtowniami danych, systemami ERP, BI, itd., co sprawia, że w zależności od potrzeb i oczekiwań konkretnego klienta, można osiągnąć różnorodne korzyści biznesowe.

 

***

Wyzwania pracowników terenowych

Oprogramowanie klasy SFA jest jednym z kluczowych narzędzi, wspierających pracowników terenowych w sprawnym wykonywaniu powierzonych zadań. Poprzez ograniczenie nakładów pracy ręcznej oraz eliminację typowych dla niej błędów, system mobilny znacząco zwiększa efektywność pracowników. Uwolniony czas mogą oni przeznaczyć na poprawę wyników handlowych, ograniczając do minimum ryzyko sprzedaży utraconej.

SFA jest źródłem aktualnych informacji z rynku. Dostęp do takich danych pozwala przedsiębiorcom sprawnie reagować na jakiekolwiek zmiany, jak również lepiej wykorzystać potencjał obsługiwanego sektora. Dane gromadzone w aplikacji przez pracowników terenowych w toku współpracy z klientem ułatwiają firmom podejmowanie decyzji biznesowych.

 

***

 

Systemy SFA pozwalają na skuteczne zarządzanie procesami sprzedażowo-marketingowymi. Dzięki temu, że składają się z części centralnej, zbierającej dane i aplikacji mobilnej, znacząco zmniejsza się czas potrzebny na komunikację między pracownikami a przedsiębiorstwem. Bez potrzeby tworzenia papierowych raportów, bez trudności w pozyskiwaniu aktualnych danych, przedsiębiorstwo jest w stanie na bieżąco monitorować pracę swoich pracowników, a także sytuację na rynku, w tym udziały na półce klienta i konkurencji, poziomy cen i system dystrybucji.