Po pierwsze i najważniejsze system zarządzania procesami logistycznymi nawet dla stosunkowo prostych rozwiązań nie jest towarem, który można kupić po prostu z półki. Są owszem takie oferty, ale dla bardzo trywialnych zastosowań, o których jednak nie chciałbym się wypowiadać.
Moim zdaniem ceny usług IT dla logistyki należy przede wszystkim rozpatrywać w szerszym zakresie i perspektywie, tzn. brać pod uwagę nie tylko koszty zakupu samego systemu logistycznego, ale i wiele innych elementów składających się na całkowity budżet zapewniający powodzenie przedsięwzięcia. Do najważniejszych elementów kosztowych zaliczyć należy: analizę (audyt), projektowanie, wdrożenie, optymalizację, licencję, obsługę i serwis. Dopiero suma tych wszystkich cen i wydatków ponoszonych na poszczególnych etapach, daje wyobrażenie o rzeczywistych kosztach usług IT.
Zazwyczaj praca firmy inżynierskiej, która zajmuje się projektowaniem i wdrażaniem systemów, zaczyna się od analizy logistycznej lub audytu procesów magazynowych oraz opracowania koncepcji. Zakres tych czynności zależy od wielkości firmy, złożoności procesów. A koszty takiej usługi wylicza się na podstawie pracochłonności, w dniach lub godzinach, podając stawkę dzienną. I tak dzień pracy wykwalifikowanego inżyniera waha się obecnie od tysiąca sześćset do około dwóch i pół tysiąca zł. Średnio można, więc przyjąć, że przygotowanie audytu trwającego od kilka do kilkunastu dni, to koszt od kilkunastu do około trzydziestu tysięcy złotych. W złożonych przypadkach koszt ten może być oczywiście wyższy.
Kolejny etap to wybór systemu klasy WMS (Warehouse Management System). Żaden system z reguły nie jest od razu gotowy do zastosowania w przypadku konkretnego magazynu, gdyż zawsze w mniejszym lub większym stopniu wymaga dodatkowego programowania, tworzenia rozszerzeń, parametryzowania standardu itd. co wynika ze specyficznych potrzeb i życzeń klienta. Sama złożoność systemu (wynikająca bezpośrednio ze złożoności obsługiwanych przez niego procesów logistycznych) oraz zakres rozszerzeń w stosunku do posiadanego przez firmę wdrożeniową standardu to najważniejsze czynniki kosztotwórcze na tym etapie.
Jeśli już mamy zaprojektowany i odpowiednio sparametryzowany system, to musimy go wdrożyć u klienta w magazynie. Pracochłonność związana z wdrożeniem jest decydującym czynnikiem wpływającym na koszt tego etapu. Pojęcie wdrożenia też często nie jest jednoznacznie rozumiane. W szerokim rozumieniu zawiera ono uruchomienie systemu u klienta, szkolenia, pracę próbną (lub nadzorowaną), dochodzenie do wydajności oraz na zakończenie optymalizację dostarczonego systemu.
Faza uruchamiania systemu i interfejsów, na początku odbywa się dla przebiegów testowych, ale wykonywanych w rzeczywistych warunkach pracy i na rzeczywistych strumieniach materiałowych. W tej fazie rozpoczyna się także szkolenie liderów i pracowników magazynowych.
Dopiero po wyszkoleniu pracowników oraz osiągnięciu stabilności systemu przy pracy na zleceniach testowych następuje faza, w której rozpoczyna się samodzielna praca, ale jeszcze pod nadzorem firmy wdrażającej. Z powodu swojej trudności proces ten może trwać od kilku tygodni przy prostych systemach nawet do kilkunastu przy bardziej skomplikowanych operacjach. Wtedy właśnie firma, dla której wdraża się system zaczyna stopniowo przejmować jego obsługę a system doprowadzany jest do zakładanej wydajności.
Po pewnym okresie funkcjonowania na bazie praktycznych doświadczeń z codziennej pracy niezbędna jest na ogół jeszcze optymalizacja, czyli wprowadzenie pewnych niewielkich dopasowań do systemu, których na etapie projektowania i wdrożenia nikt nie mógł przewidzieć. Operacja ta nie powinna dotyczyć więcej niż dwóch, trzech procent całego systemu.
We wszystkich tych etapach uczestniczą na ogół wyspecjalizowane firmy zewnętrzne, których zakres usług uwarunkowany jest na ogół tym w jakim stopniu firma i jej pracowniczy są przygotowani do pracy z nowym systemem wspomagającym zarządzania oraz jak szybko się uczą i przejmują obowiązki od firm zewnętrznych. Zdarza się, że cały ten zakres obejmuje jedna firma projektowo-wdrożeniowa, co nie jest wprawdzie regułą, ale dobrze sprawdza się w praktyce.
Przechodząc do kosztów wyliczonych powyżej usług można stwierdzić, że – przypomnijmy jeszcze raz - zaprojektowanie i wdrożenie systemu zarządzania procesami logistycznymi, od fazy nawet krótkiego audytu poprzez parametryzację standardu, konfigurację systemu, uruchomienie, szkolenie, pracę próbną, dochodzenie do wydajności i optymalizację, mieści się w przedziale od sześćdziesięciu, osiemdziesięciu do kilkuset tysięcy złotych.
Na tym jednak nie koniec. Klient ponosi bowiem jeszcze koszty licencji. Polityka licencyjna jest różna w różnych firmach dostarczających systemy IT, jednakże koszty te należy zawsze brać po uwagę. Poza tym nie można zapominać o administrowaniu systemu i o serwisie.
Administrowanie systemem wykonuje w olbrzymiej większości wypadków klient – koszty w tym przypadku dotyczą utrzymania administratora systemu. Jednym z poważnych błędów jest myślenie, że tego typu systemy są bezobsługowe i po wdrożeniu wszystko będzie już „samo chodziło”. Tak nie jest. Przynajmniej na razie jakość rozwiązań informatycznych nie jest tak doskonała. Stąd niezbędne koszty administrowania systemu. Przy dużych systemach potrzebny jest administrator na cały etat i zmianę. W przypadku mniejszych wystarczy np. pół lub jedna czwarta etatu.
Koszty serwisowe natomiast uzależnione są od wielu czynników, a przede wszystkim od czasu, jaki obejmuje serwis oraz od czasu reakcji, czy firma reaguje za cztery godziny, czy za dwanaście godzin. Ceny za takie usługi wahają się od dwóch-trzech do nawet kilkunastu tysięcy złotych miesięcznie. Przy czym koszty te zawsze można minimalizować, wiele zależy od kompetencji osób zajmujących się administrowaniem systemu. Warto także dodać, że z czasem stają się one kosztami stałymi funkcjonowania przedsiębiorstwa.
dr inż. Andrzej Bobiński, prezes Logifact-Systems Sp. z o.o.
Więcej informacji na temat systemu WMS firmy Logifact: http://logifact.pl/oferta/magazyn-logifact-wms-informacje-ogolne.html
