Handel międzynarodowy to wciąż jedna z najszybciej rozwijających się gałęzi gospodarki światowej. Osoby, które pracują dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) i czytają niniejszy tekst, zapewne poczyniły już pierwsze kroki w kierunku wykorzystania maksymalnego potencjału tego wzrostu.

Atrakcyjny produkt, który klienci chcą kupić, to świetny początek. Firmy gotowe do przejścia na następny poziom i chcące eksportować produkty do krajów całego świata potrzebują jednak dogłębnego zrozumienia, jak wygląda współpraca z organami celnymi.

Firma FedEx Express zdaje sobie sprawę, że wiedza praktyczna ma kluczowe znaczenie w momencie kiedy rozpoczyna się takie działania. Z tego właśnie powodu przygotowaliśmy ten krótki przewodnik, który pomoże wszystkim czytelnikom na początkowym etapie ich działalności. Dzięki niemu procedury celne na całym świecie staną się znacznie prostsze. Przygotowane wskazówki mają pomóc w szybszym i skuteczniejszym wprowadzeniu produktu na rynek w dowolnym miejscu na świecie.

Zanim przejdziemy do szczegółowych informacji, warto zapamiętać jedną zasadę: najważniejsze jest odpowiednie przygotowanie. Przed rozpoczęciem ekspansji globalnej warto poświęcić więcej czasu na właściwe zaplanowanie wszystkich działań wstępnych. Zapewni to każdej firmie dobry start.

1. Zrozumieć proces

Organy celne odgrywają ważną rolę we współczesnym świecie. Zapewniają dobrą kondycję i bezpieczeństwo kraju, jego obywateli i całej gospodarki. Pobierają opłaty i podatki, a poza tym zabezpieczają granice kraju przed potencjalnymi zagrożeniami zewnętrznymi i podróbkami produktów.

• Warto przeanalizować różnice w procedurach celnych w poszczególnych krajach. Często są one zaskakujące!

Procedury celne wciąż się zmieniają, a każdy produkt/towar wymaga zastosowania innych przepisów. Warto zacząć od przygotowanej przez Komisję Europejską bazy danych dostępu do rynków (MADB), która w przejrzysty sposób prezentuje różnice w procedurach celnych obowiązujących w poszczególnych krajach:

http://madb.europa.eu/madb/indexPubli.htm

Organy celne na rynkach wschodzących wymagają na ogół bardziej szczegółowej dokumentacji niż np. w Europie. Współpraca z agencjami celnymi w tych krajach obejmuje większą liczbę etapów, procesów i formularzy. Zazwyczaj opiera się na modelu transakcyjnym (każda przesyłka jest obsługiwana indywidualnie), co wiąże się również z bardziej szczegółowymi kontrolami. Natomiast kraje takie jak Wielka Brytania, Stany Zjednoczone i wiele państw UE inwestują ogromne środki finansowe w automatyzację procesów i rozwój relacji z organizacjami handlowymi już od znacznie dłuższego czasu. Procedury celne w tych krajach często w większym stopniu opierają się na audytach, w ramach których agenci celni podpisują zobowiązanie do samodzielnego zapewniania zgodności działań z obowiązującymi przepisami celnymi. Takie podejście zapewnia szybsze wydawanie przesyłek fizycznych i mniejszą liczbę kontroli celnych.

Nie chodzi o to, aby koniecznie zrozumieć każdą, nawet najdrobniejszą zasadę i przepis celny obowiązujący w kraju docelowym. Bez obaw, większość dostawców usług ekspresowych może udzielić odpowiedzi na wszystkie szczegółowe lub złożone pytania klienta. Jednak przed wprowadzeniem produktu na określony rynek zagraniczny być może warto zapoznać się przynajmniej z podstawowymi przepisami tam obowiązującymi.

2. "Paszport" dla przesyłki

Niezależnie od systemu, z którym będziemy mieć do czynienia, wydajność całego procesu w dużej mierze zależy od posiadania dokładnych informacji. Na przykład warto pomyśleć o dokumentach, które trzeba będzie złożyć. Jeśli krok ten zostanie wykonany precyzyjne, jesteśmy na dobrej drodze do sukcesu, a pozostałe wskazówki mają już znaczenie drugorzędne.

• Przygotowanie przesyłki warto potraktować podobnie jak przygotowania do wyjazdu wakacyjnego.
• Należy zanotować jak najwięcej szczegółów.

Przygotowywanie wysyłki produktów przypomina przygotowania do wyjazdu wakacyjnego. Przed podróżą do danego kraju warto sprawdzić kilka kwestii, np. dowiedzieć się, czy potrzebny będzie paszport, wiza lub szczepienia. W zależności od celu podróży można również odwiedzić serwis internetowy kraju, aby upewnić się, że nie ma żadnych ostrzeżeń o zagrożeniach i nie trzeba spełniać żadnych dodatkowych warunków. Wysyłka towarów za granicę wygląda podobnie. Wszystkie działania sprowadzają się do wyszukania podstawowych informacji przed wysłaniem produktów do danego kraju.

W przypadku każdej przesyłki zawsze należy podać wszystkie informacje szczegółowe, takie jak certyfikaty, licencje itp. Dyżurny oficer celny nie będzie znał firmy ani jej profilu działalności, a złożone dokumenty ułatwią mu pracę.

• Podczas wypełniania faktury handlowej należy podać jak najwięcej szczegółowych informacji, ponieważ jest to prawdopodobnie najważniejszy dokument w transporcie międzynarodowym.
• Faktura handlowa = Paszport przesyłki.

W celu uniknięcia opóźnień wszystkie informacje podane na fakturze muszą być poprawne i spójne.

Poniżej znajdują się niektóre kluczowe terminy, które należy zrozumieć w celu poprawnego wypełnienia faktury handlowej.

• „Odbiorca” to osoba, do której jest wysyłana przesyłka. Jeśli przesyłka jest wysyłana do osoby innej niż nabywca, należy to wyraźnie zaznaczyć.
• „Nabywca” to osoba, która płaci za towar, jeśli jest to ktoś inny niż odbiorca. Osoba ta staje się zazwyczaj „Oficjalnie zgłoszonym importerem” w kraju docelowym.
• Poza standardowymi informacjami kontaktowymi, takimi jak imię i nazwisko, adres i numer telefonu oraz adres e-mail, z perspektywy procedur celnych coraz większego znaczenia nabiera numer VAT , NIP i numer EORI (Wspólnotowy System Rejestracji i Identyfikacji Podmiotów Gospodarczych) importera.
• „Spedytor” to nadawca, czyli osoba wysyłająca przesyłkę. „Wartość” do zadeklarowania dla potrzeb celnych to cena zapłacona przez nabywcę lub należna sprzedającemu towar.
• Oryginalne próbki nie podlegają opłatom celnym, jeśli ich wartość nie przekracza określonego poziomu — jest on różny w zależności od kraju docelowego. Na fakturze handlowej i lotniczym liście przewozowym należy umieścić informację „Próbki dostarczane bezpłatnie”, a zawartość przesyłki oznaczyć etykietą „Próbki”.
• „Opis zawartości” musi zawierać:

- opis produktu: należy dokładnie przemyśleć słownictwo. Czy słowo „zamek” oznacza zamek do drzwi, zamek błyskawiczny czy dmuchaną zabawkę dla dzieci?

- materiały, z których produkt został wykonany;
- kody Schedule B lub kody zharmonizowanej taryfy celnej HTS (są to kody obowiązujące na całym świecie); poza prawidłową klasyfikacją wysyłanego produktu dla agencji celnej kraju docelowego pomocne może się okazać podanie pierwszych 6–8 cyfr numeru taryfy celnej;
- przeznaczenie produktu;
- kraj wytworzenia;
- numery części lub numery seryjne (jeśli dotyczy);
- ilość oraz jednostkę miary;
- wartość jednostkową i wartość łączną.

• „Kraj pochodzenia” to kraj, z którego pochodzą produkty. Upewnij się, że niezbędna dokumentacja jest załączona, gdy starasz się o specjalne korzyści dot. cła w związku z krajem pochodzenia

Należy również zaktualizować bazę danych produktów, aby mieć pewność, że podawane informacje są kompletne i wysokiej jakości (włącznie z informacjami na temat klienta, do którego wysyłana jest przesyłka). Warto też rozważyć możliwość współpracy z wybranym dostawcą ekspresowych usług transportowych w formie elektronicznej.

Ilość i poziom szczegółowości wszystkich powyższych wskazówek mogą na początku przytłaczać. Warto jednak poświęcić trochę czasu na zapoznanie się z nimi, aby zapewnić sobie bezproblemowe funkcjonowanie jako eksporter.

Jeśli początkowe przygotowania będą wystarczająco dokładne i przebiegną prawidłowo, każda transakcja lub przesyłka przejdzie procedurę celną przy minimalnych opóźnieniach.

Na zakończenie warto wspomnieć o kilku innych wskazówkach, które warto wziąć pod uwagę, aby maksymalnie wykorzystać potencjał procedury celnej.

3. Znajomość lokalnych rynków i przepisów celnych

Warto myśleć jak tubylec — im więcej informacji z pierwszej ręki, tym lepiej.

Aby uzyskać realną przewagę nad konkurencją, trzeba dokładnie poznać lokalne środowisko i zapewnić zgodność z obowiązującymi tam standardami. Wiele przedsiębiorstw, takich jak FedEx, od dawna oferuje dokumentację dostępną w trybie on-line, pomagającą firmom z sektora MŚP poszerzać wiedzę na temat rynków lokalnych. Nic nie może się jednak równać z osobistą wizytą w danym kraju. Czy odbywają się jakieś wydarzenia lokalne w danym kraju, na które warto się wybrać? Czy dysponujemy osobami kontaktowymi w danym kraju, które mogą udzielić istotnych informacji? Czy istnieje lokalna organizacja wspierająca firmy z sektora MŚP, do której można przystąpić w celu uzyskania wskazówek?

4. Wolne tempo rozwoju

Śpiesz się powoli

Działalność warto rozwijać w tempie gwarantującym komfort i satysfakcję. Należy mieć pewność, że sprzedaż produktu za granicą przyniesie nam korzyści.

Niezależnie od branży najlepiej rozwijać działalność powoli, kraj po kraju. Ważne jest to, aby mieć konsekwentne i długoterminowe podejście do rozwoju, dające pełną kontrolę nad tym procesem. Należy się upewnić, że firma jest w 100% przygotowana do wejścia na nowy rynek. Dzięki temu można sprawniej przejść procedury celne i osiągnąć realny, długotrwały sukces komercyjny na całym świecie.

5. Współpraca z zaufanym globalnym dostawcą ekspresowych usług transportowych

Przewoźnicy ekspresowi (integratorzy), tacy jak FedEx, mają nie tylko zaspokajać potrzeby transportowe swoich klientów. Często prowadzą zintegrowaną działalność w zakresie pośrednictwa w procedurach celnych w każdym zakątku globu. Przedsiębiorstwa te należą do największych tego typu firm na świecie, dysponujących ogromną wiedzą na temat procedur celnych w poszczególnych krajach.

Wiedza i doświadczenie w zastosowaniu lokalnych procedur ułatwia przejście odpraw celnych, często upraszczając je i przyśpieszając.

Nigdy wcześniej handel w skali światowej nie był tak łatwo osiągalny dla MŚP. Łatwy dostęp do nowoczesnych technologii komunikacji, w połączeniu z globalnym doświadczeniem transportowym takich firm jak FedEx, pozwalają MŚP skoncentrować się na swojej podstawowej działalności, jednocześnie zdobywając nowe rynki i budując wyższy poziom zgodności z przepisami. Zatem warto spróbować i zaangażować się: nowe możliwości rozwoju czekają.

Harald Schoenfelder, Managing Director Global Trade Services w firmie FedEx Express w regionie Europy, Bliskiego Wschodu, subkontynentu indyjskiego i Afryki (EMEA)

*Poglądy wyrażone w artykule są wyłącznie poglądami autora i nie wiążą FedEx Express lub któregokolwiek z jego podmiotów zależnych. Poglądy te nie są ani nie powinny być traktowane jako porady lub wskazówki dla każdej indywidualnej sytuacji. Spedytorzy, zanim przekażą swoje przesyłki, powinni skontaktować się z lokalnym biurem FedEx Express, aby uzyskać szczegółowe informacje nt. ceł.