Pytania jakie zadają sobie menedżerowie dotyczą przede wszystkim tego, jakie konkretnie korzyści może przynieść system WMS w magazynie. Wśród argumentów przemawiających za tym, aby na pewnym etapie rozwoju przedsiębiorstwa wprowadzić system zarządzania magazynem można wyróżnić trzy podstawowe: bezpośrednie efekty finansowe, podniesienie na wyższy stopień organizacji przedsiębiorstwa i jego zarządzania oraz zwiększenie konkurencyjności.

 

 

Po pierwsze, system WMS w przedsiębiorstwie, po jego prawidłowym wdrożeniu i ustabilizowaniu się, powinien przynieść stosunkowo szybko bezpośredni efekt finansowy. Efekt ten osiągany jest poprzez wzrost wydajności pracy. Inaczej mówiąc, ten sam przepływ materiałowy przez magazyn można obsłużyć szybciej, efektywniej oraz przy zaangażowaniu mniejszej liczby pracowników. Albo też z tą samą załogą można obsługiwać większy strumień materiałowy.

 

Warto pamiętać o tym, że nie można zawężać problematyki zarządzania magazynem do samego systemu informatycznego. Szczególnie w małych i średnich firmach często powtarzającym się błędem jest wiara w to, że sam system WMS przyczyni się do poprawy pracy magazynu. O ile duże, bogate firmy stać na zatrudnianie niezależnych doradców i specjalistów od logistyki, na kosztowne audyty, oddzielne analizy i projekty, o tyle mniejsze przedsiębiorstwa często rezygnują z doradztwa logistycznego, które wydaje im się mało potrzebne. Oczywistym jest fakt, że nakłady na analizę logistyczną w mniejszych firmach muszą być adekwatne do całości inwestycji tzn. znacznie mniejsze niż w dużych firmach. Jednakże całkowite pomijanie tych nakładów w budżecie w wielu przypadkach powoduje zaprzepaszczenie szans na uzyskanie pełnych korzyści z wdrożenia systemów IT wspomagających zarządzanie magazynem.

 

System WMS w magazynie to nie tylko kwestia nowego programu informatycznego, ale przede wszystkim jakościowa zmiana organizacji pracy i obsługi przepływów materiałowych. Jeśli już mała lub średnia firma decyduje się na wdrożenie systemu informatycznego, to powinna kupować program wraz z doradztwem logistycznym. Aby inwestycja okazała się korzystna dla przedsiębiorstwa należy najpierw przeprowadzić choćby krótki audyt logistyczny i zweryfikować istniejące lub zaprojektować nowe procesy przepływu materiałów i organizację pracy. Dopiero z kolejnym krokiem można decydować się na wybór systemu. Chodzi o to, aby prawidłowy projekt funkcjonowania magazynu był podstawą, która określa najważniejsze wymagania dla systemu informatycznego a nie odwrotnie. Niemniej ważne jest to, aby wybrany przez firmę system był ustandaryzowany, co decyduje o jego stosunkowo niższej cenie, prostszym wdrożeniu i szybszym niż w przypadku bardziej rozbudowanego i drogiego systemu, zwrocie zainwestowanego kapitału. System zarządzania magazynem dla małych i średnich firm powinien być "silnie" ustandaryzowany, ale jednocześnie w znacznym stopniu konfigurowalny. Możliwość łatwej konfiguracji standardu dotyczy zarówno działań producenta systemu jak i użytkownika. Konfiguracja systemu przez producenta dotyczy łatwej (a tym samym odpowiednio taniej) adaptacji standardu do prawidłowo zaprojektowanych procesów przepływu materiałów i organizacji pracy. Natomiast konfiguracja systemu przez użytkownika obejmuje łatwe jego "dopasowanie" do zmieniających się potrzeb w ramach ustalonych procesów pracy.     
 
Podsumowując, jeśli firma dojrzewa do tego, aby wprowadzić system WMS w swoim magazynie, to w pierwszym kroku powinna przeprowadzić analizę czy też audyt logistyczny. Następnie należy wybrać, korzystając z doradztwa osób, które mają doświadczenie, odpowiedni system i wdrożyć go w sposób wcześniej przemyślany i zaplanowany.

 

 

Większość małych firm osiąga na pewnym etapie swojego rozwoju poziom chaosu organizacyjnego, który jest uwarunkowany niemalże historycznie. Chaos ten szczególnie widoczny jest w magazynie, gdyż firmy rozwijając się w pierwszej kolejności inwestują w systemy zajmujące się finansami, sprzedażą, marketingiem itd. Natomiast obsługa procesów magazynowych zostaje zazwyczaj trochę w tyle. Stąd wynika potrzeba podniesienia na wyższy poziom również tej części firmy, która odpowiada za zarządzanie strumieniem przepływu towarów. Bardzo ważnym zadaniem nowego systemu zarządzania magazynem jest uporządkowanie procesów magazynowych, wprowadzenie pewniej jasności i transparentności oraz standaryzacji obsługi logistyki, co odblokowuje bariery i jest podstawą rozwoju przedsiębiorstwa.

Należy także zdawać sobie sprawę z tego, że system zarządzania magazynem nie funkcjonuje sam dla siebie, nie jest też czymś odrębnym, zamkniętym na inne obszary aktywności firmy i otoczenia. Wprowadzenie nowego systemu zarządzania magazynem to bardzo często pierwszy krok na drodze kompleksowego połączenia interfejsami systemu magazynowego z systemem nadrzędnym klasy ERP czy podobnymi. Już sam ten krok usprawnia często w znacznym stopniu pracę całego przedsiębiorstwa i przyczynia się do znacznych oszczędności przez eliminację uciążliwej pracy opartej na obróbce dokumentów papierowych.

 

Mówiąc o podniesieniu na wyższy poziom organizacji przedsiębiorstwa nie można zapominać o tym, że system daje możliwości raportowania dla kierownictwa. Odtąd w każdej chwili dostępne są raporty o stanach, pracy i wydajności magazynu. W przypadku małych i średnich firm dopiero wdrożenie systemu pozwala kierownictwu na otrzymywanie wiarygodnych informacji o tym, jak przebiega praca, jakie jest obciążenie i wydajność poszczególnych pracowników, jakie są przepływy przez różne strefy, czy dotrzymywane są zakładane normatywy, co przyjmujemy w danym czasie, ile wydajemy, ile błędów popełniamy itd.

 

 

Lepsza organizacja pracy ma niewątpliwie wpływ na poprawę jakości obsługi logistycznej klienta. Jakość zaś jest głównym polem bitwy we współczesnej logistyce. Od tego jak szybko, sprawnie i bez błędów obsługiwani są klienci zależy pozycja konkurencyjna przedsiębiorstwa. Trudno jest więc w ogóle myśleć, przy rosnących przepływach, o istotnej poprawie jakości obsługi klientów bez pomocy systemu zarządzania.