(Żródło: Infinite)
– Eliminacja papierowych dokumentów to pierwszy krok do wprowadzenia cyfryzacji w firmie. Warto jednak pamiętać, by takich zmian nie wprowadzać adhoc, bez uprzedniego zbadania tematu i konsultacji z ekspertami. Każda firma potrzebuje innych rozwiązań. I właśnie dlatego tak ważna jest odpowiedź, czy wybraliśmy rozwiązania, które sprostają naszym oczekiwaniom – mówi Mariusz Sławek wiceprezes zarządu firmy Infinite IT Solutions.
Oszczędność dzięki dokumentom online
Jednym z takich rozwiązań jest EDInet, narzędzie wymiany dokumentów i transakcji między firmami. Podstawową zaletą takiego systemu jest szybsze przetwarzanie dokumentów, redukcja kosztów archiwizacji. Systemy takie można zintegrować z dowolnym systemem ERP, obsługują różne formaty plików. Rozwiązanie takie wdrożono np. w firmie PSB Polskie Składy Budowlane. Wykorzystywane jest przede wszystkim przy obiegu faktur i innych dokumentów biznesowych takich jak awiza dostaw, zamówienia, raporty sprzedaży. Zdecydowaną korzyścią systemu EDInet w tym przypadku jest mniejsza liczba pomyłek i korekt ponieważ dokumenty księgowe od razu wprowadzane są do systemu. Znacząco przyspieszył się też proces ściągania należności.
Kadry i księgowość w internecie?
A jeśli mówimy już o kadrach i księgowości to jednym z kolejnych kroków do cyfryzacji firmy mogą być systemy do elektronicznego planowania i ewidencji czasu pracy. Taki system pozwala sprawnie planować i rozliczać czas pracy pracowników, szczególnie gdy do pensji są dopisywane różne bonusy czy dodatki. Można sobie wyobrazić, że takie rozwiązanie sprawdzi się idealnie w przypadku sieci sklepów, w których pracownicy wykonują swoje obowiązki na podstawie różnych umów, w różnym wymiarze czasu i według elastycznego grafiku.
Ułatwieniem dla biznesu może być też e-Podpisywanie
To system, który pozwala potwierdzić każdy dokument za pośrednictwem platformy www lub urządzenia z warstwą biometryczną. Takie rozwiązania możemy już zobaczyć np. w bankach, prywatnych placówkach medycznych, salonach sprzedaży jak i niektórych urzędach. Według Centralnego Laboratorium Kryminalistycznego taki podpis jest nie do podrobienia. Wszystko dlatego, że podpis od razu weryfikowany jest z wzornikiem. Algorytm pozwala na łatwiejsze i szybsze sprawdzenie wiarygodności podpisu. Innym rodzajem podpisów są podpisy na sms stosowane zarówno w bankowości, jak i w wielu punktach sprzedaży.
Podpis na tablecie
Jedną z firm, która ma takie rozwiązanie jest Orange, która jest pierwszym w Polsce operatorem telekomunikacyjnym, pozwalającym na podpisywanie umów na tablecie. Klienci, którzy będą zawierać np.: umowę w salonie, podpiszą ją na tablecie, a dokument trafi na ich skrzynkę mailową w wersji elektronicznej. Cały proces przebiega bardzo szybko, a podpisany w ten sposób dokument daje klientowi takie same prawa m.in. do rękojmi i reklamacji, jak wersja papierowa.
– e-Podpisywanie to duża wygoda zarówno dla firmy jak i jej klientów. To całkowicie bezpieczne rozwiązanie, spełniające wymogi obowiązującego prawa. Możliwości jego wykorzystania jest bardzo dużo i można je dostosować do konkretnego biznesu np. zbierania zgód, protokołów, umów, dokumentów sprzedażowych, obsługowych i wielu innych. Z powodzeniem sprawdza się w każdej branży – mówi Piotr Wietrzycki, ekspert w zakresie podpisywania elektronicznego
Cyfrowa transformacja handlu
Na początku 2021 roku wiele firm planuje udostępnić swoim klientom nowy kanał sprzedaży, przez który będą oni mogli składać zamówienia o każdej porze, jak również zapoznać się z pełną ofertą dystrybucyjną aktualnymi promocjami, historią zamówień oraz skorzystać z wielu dodatkowych funkcjonalności.
Takim przykładem jest rozwiązanie e-Hurtownia, które pomaga zoptymalizować proces zbierania zamówień dystrybutora, między innymi dzięki dostępnej i łatwej w obsłudze platformie sprzedaży online oraz dostosowanej do potrzeb biznesowych integracji z systemami IT. Z drugiej strony platforma w przejrzysty sposób prezentuje klientom dystrybutora jego całościową ofertę z możliwością szybkiego wyszukiwania za pomocą predefiniowanych filtrów, pokazuje w jednym miejscu wszystkie aktualne promocje, archiwalne zamówienia i dokumenty, włącznie z nierozliczonymi płatnościami i wiele więcej.
Skuteczne wsparcie dla handlowców
Nawet jeśli nie prowadzimy sprzedaży online, warto skupić się na optymalizacji działań w firmie. Systemy e-commerce B2B takie jak e-Hurtownia mają z założenia wspierać pracę przedstawicieli handlowych w terenie. Pozwalają przedstawić klientom w jednym miejscu całą ofertę dystrybucyjną, wszystkie aktualne promocje i informacje, których prezentacja była możliwa tylko podczas bezpośredniego spotkania lub zamówienia składanego telefonicznie. Ponadto przedstawiciel handlowy zyskuje dostęp do uporządkowanej oferty, która jest dla niego dodatkowym źródłem informacji oraz narzędziem sprzedażowym. Daje mu możliwość zaprezentowania np. zdjęć produktów, czy informacji na temat składu, kraju pochodzenia lub ilości porcji. Pomagają planować wizyty u klientów, weryfikować skuteczność takich odwiedzin i wreszcie rozliczać sprzedaż wygenerowaną przez konkretnego handlowca.
Firmy transportowe mogą bardzo łatwo optymalizować procesy dostaw, śledząc położenie ciężarówek, kontrolując trasy przejazdu, czy zużycie paliwa. Natomiast systemy magazynowe WMS pozwalają skrócić czas operacji magazynowych, zredukować koszty magazynowania oraz wyeliminować pomyłki pracowników.
Cyfryzacja nie jest bowiem tylko rozpoczynaniem sprzedaży online.
Warto wprowadzać wszystkie te mechanizmy z rozmysłem, tak by najlepiej dopasować je do wymagań firmy. Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest wdrożenie zbyt zaawansowanego produktu w odniesieniu do potrzeb firmy. Warto w tym przypadku poradzić się opinii eksperta, który dopasuje optymalne rozwiązanie.
Więcej rozwiązań wykorzystywanych przez firmy znajdziecie Państwo w bezpłatnym ebooku przygotowanym przez specjalistów z zakresu wdrażania rozwiązań cyfrowych dla firm. kliknij tutaj <link>
