Ponad 10 lat temu pracownicy FFiL Śnieżka S.A, postanowili wprowadzić system, który pozwoli na uporządkowanie obiegu dokumentów. Wtedy też powstał jego pierwowzór. Oprogramowanie zostało sprawnie wdrożone, zdało egzamin i co najważniejsze – z powodzeniem funkcjonuje do dziś. Projekt jest doskonałym przykładem tego jak platforma informatyczna może ewoluować przez lata, nie tracąc na swojej atrakcyjności i użyteczności.

Izabela Chmiel, Kierownik Biura Zarządu, Śnieżka wyjaśnia: „Rosnąca ilość wszelkiego rodzaju dokumentów, które spływały do Firmy różnymi kanałami oraz trudności związane z prawidłowym i szybkim obiegiem spowodowały, że zaczęliśmy szukać systemów, które pomogłyby nam to rozwiązać. Sprecyzowaliśmy to, co nas interesuje, sprawdziliśmy wdrożenia w innych firmach. Najważniejszym momentem było przedstawienie propozycji Zarządowi, który poparł naszą inicjatywę, a dzięki temu prace przebiegały sprawnie i krok po kroku angażowane były kolejne zespoły.”

Istnieje wiele ważnych kwestii, które pozwolą zminimalizować ryzyko związane z wdrożeniem systemu i zwiększą jego akceptację wewnątrz firmy. Poniżej zebraliśmy kilka najistotniejszych.

 

Oczywistym jest, że pracownicy nie muszą wiedzieć o wszystkich planach firmy. Wdrożenie nowego systemu informatycznego jest jednak jednym z tych elementów, o których warto wspomnieć jak najwcześniej. Docelowo ma być przecież znacznym ułatwieniem dla każdego z nich. Spowoduje także prawdopodobnie zmianę znanych im dotychczas procedur, do czego warto ich przygotować jak najwcześniej.

 

Poinformowanie pracowników o planach to jedna kwestia. Idąc dalej, warto rozważyć zaangażowanie ich w dyskusję o tym jak projektowana platforma powinna wyglądać. Ostatecznie to oni będą z niej korzystać w codziennej pracy. Zapytajmy ich zatem co im aktualnie sprawia najwięcej trudności i zajmuje najwięcej czasu, a także czego mogą potrzebować – narzędzia, rozwiązania, funkcjonalności, udogodnienia. Nie wszystkie pomysły, jakie się pojawią, będą możliwe do zrealizowania, ale dzięki tym propozycjom nowy system będzie maksymalnie dostosowany do oczekiwań. Co więcej, sama możliwość wzięcia czynnego udziału w procesie, jest wyrazem docenienia pracowników i uszanowania ich potrzeb.

Wskazówka: Biorąc udział w procesach związanych z usprawnieniem platformy pracownicy nie tylko otrzymują narzędzie, które spełnia ich wymagania i pomaga w codziennej pracy. Są oni jednocześnie współodpowiedzialni za jego sukces i tym chętniej z niego korzystają.

 

3.    Niech pomogą testować

Pozwólmy przetestować pracownikom - wszystkim lub wybranej grupie - przygotowywane rozwiązanie, w takim zakresie, w jakim jest to możliwe. Sprawdzenie produktu pozwala na wczesnym etapie diagnozować ewentualne problemy i łatwiej modyfikować wymagające tego funkcjonalności. Wszystko  po to, by był jeszcze bardziej przyjazny dla użytkowników. Kolejną korzyścią jest możliwość wstępnego zaznajomienia się z systemem, co pozwoli na skrócenie późniejszego procesu szkolenia.

 

Powinien być intuicyjny, wygodny i prosty w obsłudze. Tak, aby każdy był zadowolony z możliwości korzystania z niego. Jest to jeszcze istotniejsze w sytuacji, kiedy obiecaliśmy pracownikom, że tak właśnie będzie. W przeciwnym razie osiągniemy efekt odwrotny do zamierzonego i efektywność pracy może się znacznie obniżyć.

 

Niezależnie czy i jak mocno pracownicy byli zaangażowani w projektowanie systemu, warto zrealizować szkolenie z jego obsługi, przeprowadzone przez firmę dostarczającą platformę. Pozwoli ono lepiej poznać wszystkie możliwości platformy i w pełni wykorzystać jej potencjał. Najczęściej tego typu szkolenia trwają nie dłużej niż kilka godzin, a korzyści z ich realizacji z pewnością przyniosą długofalowe korzyści.

 

Jak w przypadku każdego produktu, w systemie informatycznym także z czasem pojawić się mogą sytuacje, które utrudniają sprawne korzystanie z platformy. Wszyscy pracownicy powinni wiedzieć, do kogo zwrócić się w takiej sytuacji oraz kto odpowiada za sprawne udzielenie im pomocy. Warto również zachęcić, by wszelkie niejasności zgłaszane były jak najszybciej.

Wskazówka: Cenną praktyką jest regularne badanie opinii pracowników. W krótkich ankietach można prosić o ocenę poszczególnych elementów, własne spostrzeżenia i pomysły na kolejne udogodnienia. Dalszym etapem mogą być rozmowy indywidualne, które pomogą ustalić, gdzie leży ewentualny problem oraz jakie jest (zdaniem rozmówcy) jego najlepsze rozwiązanie. Wszelkie znaczące zmiany powinny być konsultowane przede wszystkim z użytkownikami oraz przez nich testowane.

Michał Suszka, Dyrektor ds. Informatyki, Śnieżka wyjaśnia: „Powstawanie nowych modułów wynikało z potrzeby uporządkowania kolejnych obszarów. Najczęściej były to pomysły pracowników, którzy podpowiadali, co uważają za konieczne do wprowadzenia, np. delegacje, profile pracowników, centrum obsługi gwarancji, kalendarz itp.”

 

Wiele firm popełnia błąd, który potencjalnie może skazać ich system na mniejszą lub większą porażkę. Zapominają, że po wprowadzeniu nowej platformy należy ją monitorować, analizować jej działanie oraz na bieżąco udoskonalać. Już na etapie wyboru dostawcy warto zwrócić uwagę czy posiada on rozwiązania monitorujące. Automatyzują one i ułatwiają weryfikowanie kwestii takich jak chociażby czas spędzony w obrębie danego modułu, czas wykonywania poszczególnych operacji, czy popularność użycia konkretnych modułów i funkcji.

Marcin Wojtoń, Dyrektor Obsługi Klienta, Ideo wyjaśnia: „Pomimo ciągłej rozbudowy i implementacji kolejnych modułów platforma Logito w Śnieżce nie straciła na swojej przejrzystości i intuicyjności, co podkreślane jest przez samych pracowników. Zachowanie tej równowagi jest niezwykle ważne przy prowadzeniu rozbudowy działających w firmie narzędzi. Tym, co odróżnia wdrożenie w Śnieżce od innych jest ciągła ewolucja systemu. Mamy wiele wdrożeń, w których system jest rozwijany, ale w niewielu przypadkach dzieje się to tak dynamicznie, jak w przypadku Śnieżki. Wdrażając aplikacje dedykowane dążymy do tego, by to użytkownicy powiedzieli nam jak ma wyglądać dany system. Tutaj zadziałało to tak skutecznie, że obecnie większość nowych modułów jest zgłaszana, jako potrzeba, która rodzi się po stronie pracowników.”

 

8.    Modernizuj, rozbudowuj, udoskonalaj

Przy rozwijaniu firmy nie można zapominać o wykorzystywanych w codziennej pracy systemach informatycznych. Ich modernizacja, odświeżenie czy rozbudowa to naturalna kolej rzeczy, która pozwala na zachowanie atrakcyjności i funkcjonalności.

 

Wskazówka: Wypracowanie mechanizmu pozwalającego na zgłaszanie przez pracowników luźnych pomysłów porządkuje proces udoskonalania platformy. Możliwość aktywnego komentowania i wzajemnej oceny sugestii zgłaszanych przez innych pozwala nie tylko na poznanie opinii szerszego grona użytkowników. Ułatwia też podjęcie decyzji i wybranie tych pomysłów, które są aprobowane przez większość pracowników.

 

Michał Suszka Dyrektor ds. Informatyki, Śnieżka podsumowuje: „Logito zostało szybko wdrożone i zmienia się cały czas. Nie przypomina już systemu sprzed 10 lat. Aktualnie w skład platformy wchodzą 24 moduły, które integrują się z 6 innymi systemami wykorzystywanymi w Śnieżce, ale i z systemami zewnętrznymi. Każdego dnia w systemie pracuje jednocześnie około 150 użytkowników, którzy obsłużyli już ponad 584 tys. pism. System jest dostępny online dla naszych pracowników także na Ukrainie i Białorusi.”.

 

Zobacz infografikę - Kliknij poniżej:

 

• 
•