Planowanie zasobów dystrybucji z wykorzystaniem odpowiednich systemów informatycznych pozwala znacząco zwiększyć efektywność procesów logistycznych w firmach z tej branży. Narzędzia IT efektywnie wspomagają wykorzystanie różnych metod prognozowania zaopatrzenia, w tym DRP i DRP II. Te z kolei usprawniają m.in. zarządzanie procesami dostaw wyrobów finalnych do sieci dystrybucyjnej. W jaki sposób? Jak działają wymienione metody? O tym, opowiadam w dalszej części tego artykułu.

Na czym polega metoda DRP?

DRP, czyli planowanie zapotrzebowania dystrybucji (ang. Distribution Requirements Planning) to metoda, która służy do precyzyjnego obliczania potrzeb i planowania transportu w całej sieci dystrybucji. Odbywa się to na podstawie prognoz sprzedaży w poszczególnych jednostkach organizacyjnych (m.in. sklepach, centrach dystrybucyjnych itp.).

Rozwinięciem tej metody jest natomiast mechanizm DRP II. Umożliwia on dodatkowe uwzględnienie niezbędnych zasobów potrzebnych do dystrybucji (np. przestrzeni magazynowej, środków transportu, siły roboczej). Zastosowanie obu wymienionych metod jest możliwe poprzez wykorzystanie zaawansowanych rozwiązań IT. Jednym z nich jest system ERP.

Najważniejszym celem planowania zasobów dystrybucji z wykorzystaniem metody DRP i DRP II jest optymalne opracowanie harmonogramu zamówień i dostaw. Optymalne, czyli umożliwiające zminimalizowanie zapasów przy zachowaniu założonego poziomu obsługi na każdym etapie współpracy z kontrahentem, od złożenia zamówienia aż po obsługę posprzedażową.

Ten sposób planowania istotnie różni się od tradycyjnych metod zarządzania zapasami dystrybucyjnymi. Różnica polega na tym, iż potrzeby są obliczane na podstawie oczekiwanego popytu:

• niezależnego (od popytu magazynów na wyższym poziomie w sieci).
• zależnego (od popytu magazynów na wyższym poziomie w sieci oraz popytu na wyroby finalne w zakładzie produkcyjnym i w magazynach na niższych poziomach).

Korzyści z wykorzystania metod DRP i DRP II

Zastosowanie mechanizmów DRP i DRP II w systemie ERP jest możliwe, dzięki przechowywaniu przez to narzędzie wszystkich informacji potrzebnych do określenia momentu, w którym należy złożyć zamówienie u dostawcy, aby zostało zrealizowane przed wyczerpaniem zapasów w magazynie. Pozwala to na precyzyjne planowanie zasobów dystrybucji i zapewnienie stałej dostępności towarów dla klientów sieci handlowych, bez ryzyka powstania złogów magazynowych. Informacje, na których opiera się system podczas przygotowania i złożenia zamówienia, to między innymi:

• czas realizacji dostawy, który jest inny dla każdego dostawcy,
• średnia sprzedaż towaru, dzięki której można określić kiedy zapasy towaru się skończą i uwzględniając czasy realizacji dostawy oraz transportu, zaplanować dostawę,
• czas transportu towaru, który zależy od lokalizacji dostawcy,
• informacja na temat objętości towaru potrzebna do określenia jaką maksymalną ilość będzie w stanie przyjąć magazyn w momencie dostarczenia towaru.

Poprzez dostęp do powyższych informacji system jest zyskuje możliwość automatycznego generowania zamówienia do dostawcy. Dzieje się to dzięki analizie aktualnych zapasów, średniej sprzedaży oraz pozostałych atrybutów wymienionych wyżej. Dział zakupów może takie zamówienie przeprocesować dalej, weryfikując, czy nie chce dodać innych pozycji, lub edytować ilości istniejących. Następnie gotowe zamówienie jest wysyłane do dostawcy. System w przypadku wysłania zlecenia szacuje prawdopodobny termin jego realizacji. Dzięki temu dział obsługi klienta w przypadku niedostępności towaru, jest w stanie poinformować klienta o przybliżonym terminie dostawy.

Takie rozwiązanie wdrożyliśmy u jednego z naszych klientów z branży automotive za pomocą systemu ERP. Umożliwiło to automatyczne generowanie zamówień do dostawcy na podstawie danych o sprzedaży, parametrach konkretnego dostawcy i stanach magazynowych. Dzięki rozwiązaniu możliwa stała się również zmiana procesu przygotowywania zleceń, które wcześniej były realizowane poza systemem, z użyciem plików excel i dopiero po obrobieniu trafiały do systemu (poprzez import pozycji zamówienia). Ponadto nie wszyscy pracownicy pamiętali o tym, aby wprowadzać zamówienia do systemu, przez co utrudniony był dostęp do informacji o statusie realizacji zamówienia. Teraz całość procesu odbywa się w systemie i w znacznym stopniu odbywa się automatycznie. Dzięki temu pracownicy mogą poświęcić czas na realizację innych, bardziej złożonych zadań.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu ERP i zastosowanie metod DRP i DRP II to znaczące usprawnienie procesów logistycznych w firmach z branży dystrybucyjnej. Umożliwia wprowadzenie automatyzacji generowania zamówień trafiających do kontrahenta, dzięki czemu następuje istotne usprawnienie pracy magazynu.