Obecnie organizowanie „na własną rękę” przetargów na usługi transportowe jest nadal preferowane przez część uczestników rynku. Do przeprowadzenia przetargu manualnie oferenci wykorzystują tradycyjne sposoby gromadzenia informacji w oparciu o potencjalną bazę usługodawców, czyli pocztę elektroniczną, telefon, faks, arkusze kalkulacyjne. Z pozoru takie rozwiązanie może wydawać się korzystne ze względu na wysoki stopień kontroli organizowanego indywidualnie przetargu, ale w zgodnej opinii oferentów platform przetargowych, niesie ze sobą liczne ograniczenia.Przede wszystkim, jako wadę tradycyjnie organizowanego przetargu można wskazać czasochłonność związaną z przygotowaniem i zarządzaniem procesem. Konieczne jest w tym przypadku poświęcenie czasu na dotarcie do nowych kontrahentów, ich weryfikację i administrowanie danymi.

 

 

Jak podkreśla Wojciech Bujak z firmy TICONTRACT, efektywność konwencjonalnego przetargu jest zdecydowanie niższa. – Kupujący ma ograniczony wybór dostawców, zawężony do znanych mu z lokalnego rynku, a to oznacza słabszą konkurencję i stosunkowo wąski przegląd oferty rynkowej – tłumaczy ekspert.Bazowanie na niewielkiej, zamkniętej grupie potencjalnych usługodawców jest niewątpliwą wadą. – W skrajnych przypadkach, jeżeli grupa potencjalnych usługodawców jest mała, może dojść do zjawiska zmowy cenowej pomiędzy usługodawcami, co w perspektywie długoterminowej współpracy prowadzi do ciągłego wzrostu kosztów dla zlecającego transport – przestrzega Klaudia Grzybowska z firmy TimoCom, która oferuje platformę przetargową TC eBid®. – Kolejną wadą organizowania przetargów „na własną rękę” jest konieczność ręcznego gromadzenia wyników, a następnie ich analizowanie. Wymaga to sporej ilości czasu, tym większej, im więcej relacji podlegało przetargowi – dodaje. Dodatkowe utrudnienia w indywidualnym prowadzeniu przetargów na kontrakty transportowe wynikają z bardzo przyziemnych aspektów, jak np. konieczność ręcznej selekcji usługodawców, niejednolite formy i terminy otrzymywanych ofert, ujednolicenia i późniejszej analizy ofert czy słabe zabezpieczenie danych. – W przypadku przetargu „na własną rękę” istnieje stosunkowo wysokie zagrożenie utraty transparentności, kontroli i możliwości wnikliwej weryfikacji wyboru partnerów – przekonuje Wojciech Bujak z TICONTRACT.

 

 

 

Zdaniem Sławomira Woźniaka z firmy ZETO SA, która w swojej ofercie posiada aplikację SOOT (System Obsługi Ofert Transportowych), pozorną zaletą przetargów „na własną rękę” są niskie koszty ich organizacji. – Podkreślam pozorną, ponieważ z ankiet przeprowadzonych wśród naszych klientów wynika, że po wprowadzeniu SOOT i zastąpieniu komunikacji telefoniczno-faksowo-mailowej komunikacją elektroniczną koszty telefoniczne spadły od 40 do 80 proc., co w niektórych przypadkach dawało większą kwotę oszczędności niż miesięczny abonament za hosting SOOT – powiedział Sławomir Woźniak.

 

 

W obliczu utrudnień i niedogodności, jakich nastręcza indywidualne organizowanie przetargów, korzystnym rozwiązaniem jest wykorzystanie do tego celu elektronicznych narzędzi w postaci platform przetargowych. Jest to coraz bardziej popularna forma przetargu, co potwierdza m.in. Klaudia Grzybowska z TimoCom. – Coraz więcej firm poszukujących przewoźników do realizowania stałych zleceń transportowych sięga po narzędzia, jakimi są elektroniczne platformy do przetargów. Potwierdzają to liczby. W 2011 r. np. za pomocą naszej platformy TC eBid® ogłoszonych zostało prawie 5400 przetargów na stałe zlecenia transportowe w całej Europie. Oznacza to ponad 1000 przetargów transportowych więcej niż w roku 2010 – podkreśla nasza rozmówczyni
.
Niewątpliwym czynnikiem sprzyjającym rozwojowi elektronicznych platform przetargowych jest coraz częstsze angażowanie w zakup usług transportowych najwyższych szczebli kadry kierowniczej. Wiąże się to z rosnącym znaczeniem kosztów transportu w działalności wielu firm. Dla szybkiego podejmowania trafnych decyzji o wyborze kontrahentów wymagana jest kompleksowa, jednolita i przejrzysta informacja o rozpatrywanych ofertach. – Przetargi transportowe są obecnie silniej integrowane z całym procesem logistycznym, a to czyni pracę menadżerów odpowiedzialnych za zakupy usług bardziej skomplikowaną. Zastosowanie „E-przetargów” pomaga zapewnić nadzorowanym przez nich procesom przejrzystość i pozwala łatwo udostępniać informacje wewnątrz firmy – działom controllingu, sprzedaży czy działom operacyjnym – wyjaśnia Wojciech Bujak z TICONTRACT. Jak podkreśla nasz rozmówca, im więcej informacji i możliwości posiadamy na wejściu, tym lepszy jest efekt naszych działań. – Dlatego istotną przewagą platformy TICONTRACT jest dostęp do bazy ponad 17 500 dostawców usług transportowych i logistycznych z całego świata oraz szerokie możliwości filtrowania wg wielu kryteriów, jak: zakres oferowanych usług, zasięg działalności, wielkość i rodzaj floty oraz wiele innych – tłumaczy Wojciech Bujak. Oferenci mogą w ten sposób łatwo zwiększyć konkurencję w przetargu i pozyskać dodatkowe zasoby transportowe. Na korzyść platformy przemawiają także: standaryzacja i skrócenie czasu realizacji procesów przetargowych – dzięki możliwości wielokrotnego wykorzystania przygotowanych własnych formularzy i wzorów zapytań (z możliwością ich swobodnej modyfikacji). Ograniczenie czasu potrzebnego na przeprowadzenie procesu przetargowego zapewnia nadzór nad kompletnością ofert. Odpowiednie funkcje systemu weryfikują kompletność wymaganych informacji i na bieżąco powiadamiają o brakach. Dzięki temu wykonanie analizy porównawczej ofert możliwe jest natychmiast po zakończeniu, a nawet w trakcie trwania przetargu.

 

 

W przypadku platformy TC eBid® firmy TimoCom każdy przetarg może dotrzeć do 30 000 sprawdzonych usługodawców z całej Europy. Z jednej strony firmy produkcyjne, handlowe i spedycyjne ogłaszają za pośrednictwem platformy TC eBid® przetargi on-line na transport ładunków w określonych terminach, na stałych trasach. Z drugiej – swoje oferty do tych przetargów zgłaszają sprawdzeni przewoźnicy zainteresowani podpisaniem długoterminowych umów na transport. TC eBid® charakteryzuje się wysoką transparentnością. – Podczas trwania całego przetargu żadna ze stron nie widzi wpływających ofert, dzięki czemu nie dochodzi do wojny cenowej i stosowania cen dumpingowych – zapewnia Klaudia Grzybowska z TimoCom. Strona ogłaszająca przetarg otrzymuje kompletny spis ofert dopiero po zakończeniu przetargu. W wynikach przetargu zleceniodawca znajduje nie tylko porównanie ofert wszystkich usługodawców, ale także dokładne, procentowe wyliczenie korzyści wynikających z wyboru danej oferty. Wykorzystanie platformy przetargowej sprzyja zarówno załadowcom, jak i przewoźnikom. Ci pierwsi otrzymują możliwość pozyskania nowej grupy usługodawców, także z innych państw i maksymalną wygodę, która wiąże się z automatycznym wyszukiwaniem przewoźników spełniających wymagania danej firmy. System sam gromadzi otrzymane oferty, a następnie przedstawia je w arkuszu porównawczym, pokazującym z dużą dokładnością konkretne oszczędności w skali procentowej. Niewątpliwym atutem dla przewoźników jest z kolei chroniona kontraktem płynność finansowa firmy. Obie strony odnoszą bezwzględną korzyść ze względu na możliwość własnej selekcji partnerów biznesowych.Przewagi konkurencyjne elektronicznych narzędzi nad indywidualnie organizowanym przetargiem w tradycyjny sposób wymienia również Sławomir Woźniak z firmy ZETO SA. – System SOOT praktycznie eliminuje wady przetargów organizowanych tradycyjnymi sposobami. Przede wszystkim gromadzi dane w jednym, bezpiecznym miejscu (baza danych Oracle), ułatwia dostęp i analizę tych danych, a także przyspiesza, systematyzuje, upraszcza, automatyzuje i optymalizuje proces organizacji i przeprowadzenia przetargów na usługi transportowe, odciążając jednocześnie logistyków od komunikacji telefonicznej i faksowej – wymienia nasz rozmówca. – Ponadto z ankiet od naszych klientów wynika, że dzięki SOOT uzyskali między innymi obniżenie kosztów transportu dzięki zbieraniu ofert w postaci konkursów i aukcji elektronicznych, a także transparentny przebieg wyboru ofert transportowych poprzez generowane raporty ułatwiające proces audytów w firmie.Elektroniczne narzędzie do organizowania przetargów na kontrakty transportowe w Europie oferuje giełda ładunków Wtransnet. Aplikacja Tender Center dokonuje wcześniejszej weryfikacji przewoźników i na podstawie możliwości i oceny każdego z nich, sama podpowiada najlepszych kandydatów do udziału w przetargu. System oferuje możliwość wprowadzania wewnętrznych przetargów dla wybranej grupy przewoźników. Zaproszone do nich firmy składają swoje oferty na daną trasę lub zlecenie i system wyłania finalistów, którzy najlepiej spełniają zadane przez zlecającego kryteria. Ostateczny wybór przewoźnika należy do firmy zlecającej przetarg. – Dzięki transparentnym zasadom prowadzenia licytacji system pozwala optymalizować koszty transportu, dając jednocześnie równe szanse wszystkim przewoźnikom biorącym udział w przetargu i eliminując możliwości ewentualnych nadużyć. Dla międzynarodowych firm, które zlecają transport z oddziałów w różnych krajach, zaletą korzystania z systemu Tender Center jest to, że korzystają z jednej, scentralizowanej bazy przewoźników i są informowani o przetargach wystawianych przez inne oddziały w obrębie swojej grupy – mówi Jaume Esteve, Dyrektor Generalny Wtransnet. To rozwiązanie pozwala znacząco zredukować czas, jaki jest przeznaczany na zarządzanie przewoźnikami, zarówno w procesie ich certyfikacji, jak i w trakcie zgłaszania ofert tras.

 

Michał Klecha

 

***

 

Globalna działalność przedsiębiorstw w sposób naturalny wpływa na złożoność ich potrzeb transportowych i stosowanie wszystkich dostępnych gałęzi transportu. Tym samym procesy przetargowe w logistyce coraz częściej dotyczą oprócz transportu drogowego również przewozów morskich, lotniczych, kolejowych, intermodalnych, a także usług kurierskich czy też kompleksowej obsługi logistycznej w wielu krajach Europy lub całego świata.

 

Wychodząc naprzeciw tym trendom, TICONTRACT opracował system zdolny obsługiwać przetargi na wszelkiego rodzaju usługi logistyczne i zapewniający łatwy dostęp załadowcom i przewoźnikom z całego świata. System i obsługa klienta dostępne są w 13 językach, a użytkownicy mogą liczyć na bezpośrednie wsparcie naszych biur w Europie i USA.

 

 

***

 

Celem każdego przedsiębiorstwa jest eliminowanie czasochłonnej pracy manualnej na rzecz zautomatyzowanych procesów, oszczędzających czas oraz koszty. Organizowanie przetargów za pomocą platform dedykowanych do tego celu, takich jak TC eBid®, które skupiają dziesiątki tysięcy usługodawców oraz wykonują większą część pracy w sposób automatyczny, dostarczając po zakończeniu przetargu niemal „gotowca”, wydaje się być pewną przyszłością w dziedzinie organizowania przetargów na usługi transportowe. Nowoczesne rozwiązania zapewniają bowiem wiele więcej możliwości.

 

 

***

Transport jest barometrem gospodarki i pierwszy daje sygnały o tendencjach rynkowych. Z naszych doświadczeń wynika, że w okresach, gdy jest wielu przewoźników z wolnym taborem, klienci chętniej wykorzystują dynamiczne aukcje internetowe w SOOT, by pozyskać przewoźników na pojedyncze trasy bądź na transporty na najbliższe tygodnie/miesiące (uczestniczy w nich wtedy wielu przewoźników, jest wiele kroków licytacyjnych i spore oszczędności pomiędzy kwotą otwarcia a zamknięcia aukcji). Jeśli na zaproszenia do aukcji zaczyna reagować mniejsza ilość przewoźników i spedytorów, nasi klienci organizują konkursy ofert. W przeciwieństwie do aukcji, w konkursach niewidoczny jest dla przewoźników aktualny poziom ofert oraz skala zainteresowania przetargiem.