Inwentaryzacja stanów magazynowych polega na wykonaniu czynności, których przeprowadzenie umożliwia ustalenie rzeczywistego stanu składników aktywów i pasywów firmy. Rezultat tego procesu daje podstawę m.in. do rozliczenia osób, którym powierza się mienie firmy, pomaga wykryć nieprawidłowości w gospodarowaniu nim, a także porównać i zaktualizować dane zawarte w księgach handlowych z rzeczywistym stanem magazynów.

 

Typowym narzędziem wspierającym współcześnie zarządzanie gospodarką magazynową, a w tym również proces inwentaryzacji jest aplikacja WMS. Pojawia się pytanie, czy i bez WMS-a jesteśmy w stanie przejść skutecznie proces inwentaryzacji. Okazuje się, że metoda ręczna nie przeszła jeszcze zupełnie do lamusa, lecz korzystają z niej raczej małe firmy, w których gospodarka magazynowa nie jest zinformatyzowana. Do najistotniejszych wad i niedoskonałości metody z wykorzystaniem papierowego arkusza zalicza się wydłużony czas realizacji i zwiększone ryzyko pomyłek w obliczeniach. Samo przeprowadzenie spisu to żmudna praca polegająca na chodzeniu od regału do regału, sczytywaniu każdego indeksu towarowego i nazwy oraz zliczaniu ilości towaru we właściwych jednostkach. Dane te następnie uzupełniane są w arkuszu spisowym oraz przekazywane osobom dokonującym rozliczenia prac inwentaryzacyjnych. Metoda ta niesie ze sobą ryzyko wielu błędów.

 

Pracownicy mogą pomylić się przy spisie indeksu towarowego. Innym momentem, w którym łatwo o pomyłkę, jest samo zliczanie ilości asortymentu, zwłaszcza przy drobnych elementach, na pierwszy rzut oka nieróżniących się zbytnio od towaru na półce obok. Słabym ogniwem jest też ręczne rozliczenie inwentaryzacji, gdzie również nie sposób całkowicie ustrzec się błędu, np. przy przepisywaniu danych z arkuszy, a potem uzgodnieniu nadwyżek i braków. Całość przekłada się bezpośrednio na wydłużenie całego procesu, a biorąc pod uwagę liczbę zaangażowanych w te prace osób, czas ma tutaj niebagatelne znaczenie dla korzyści ekonomicznych przedsiębiorstwa. W dzisiejszych realiach rynku, kiedy na każdym etapie procesów produkcyjnych i logistycznych przedsiębiorstwa zabiegają o minimalizowanie kosztów, prowadzenie inwentaryzacji metodą ręcznego spisywania stanu magazynowego jest procesem wysoce nieefektywnym i stanowiącym znaczący koszt. Ręczny spis wymaga oddelegowania pracowników, jak i wstrzymania obrotów na magazynie na długi okres czasu. –Z naszego doświadczenia wynika niezbicie, że zmiana procesu spisywania z ręcznego na automatyczny przyspiesza pracę komisji inwentaryzacyjnych kilkukrotnie, a czasem nawet kilkudziesięciokrotnie. Osiągnięte skrócenie czasu zależy w dużej mierze od rodzaju magazynowanego towaru. Przy czym największe korzyści uzyskuje się w przypadku spisu asortymentu o unikalnych oznaczeniach – mówi Monika Mierzwa, Project Manager w firmie Jantar. – Trzeba też zwrócić uwagę, iż zmiana procesu eliminuje całkowicie pracę osób, które po zakończeniu inwentaryzacji były zobowiązane wprowadzić wyniki pracy komisji do systemów informatycznych – dodaje.

 

W dzisiejszych realiach rynku, kiedy na każdym etapie procesów produkcyjnych i logistycznych przedsiębiorstwa zabiegają o minimalizowanie kosztów, prowadzenie inwentaryzacji metodą ręcznego spisywania stanu magazynowego jest procesem wysoce nieefektywnym i stanowiącym znaczący koszt.

 

 

Problem szybkiej, dokładnej i kompleksowej inwentaryzacji zaczyna się, gdy mówimy o magazynach dużych, zwłaszcza wysokiego składowania. Jest w nich najczęściej od kilkuset tysięcy do kilkudziesięciu milionów sztuk towarów. Tutaj niewątpliwie WMS zmienia oblicze inwentaryzacji, przyczyniając się do usprawnienia procesu w wielu aspektach. Wykonywanie inwentaryzacji w ramach działania systemu WMS diametralnie zmienia podejście do tego zagadnienia. Dzięki wykorzystaniu systemu WMS inwentaryzacja staje się zadaniem do wykonania, dokładanie tak samo jak każde inne zadanie w magazynie (np. kompletacja czy składowanie). – Komunikowanie zadań pojedynczemu użytkownikowi odbywa się przy wykorzystaniu terminali RF. Komunikacja radiowa zapewnia przesłanie danych z terminala do serwera w trybie czasu rzeczywistego. Bez żadnych poślizgów czasowych dostępne są dla kadry zarządzającej wyniki (również cząstkowe) inwentaryzacji – wyjaśnia Jędrzej Iglewski, Wiceprezes firmy HIT – Kody Kreskowe. 

 

 

Dzięki wykorzystaniu skanerów kodów kreskowych oraz terminali mobilnych z końcówką systemu WMS praca magazyniera jest usprawniona, a ilość błędów inwentaryzacji drastycznie spada, w zestawieniu z ręcznym spisem z natury. –System weryfikuje bowiem poprawność wprowadzonych danych i automatycznie powiadamia operatora o potencjalnym błędzie, prosząc o powtórne podanie wymaganych informacji – przekonuje Justyna Ganiec, Konsultant Wsparcia Sprzedaży w Consafe Logistics. Dodaje również, że korzystając z WMS-a nie tylko usprawniamy sam proces inwentaryzacji, ale przede wszystkim minimalizujemy ilość różnic pomiędzy stanem faktycznym a księgowym. Samo wyjaśnianie niezgodności jest więc mniej pracochłonne niż w przypadku magazynów obsługiwanych ręcznie.

 

Marek Jędra, Wiceprezes Quantum Software SA, twierdzi że najważniejszą zaletą zarządzania magazynem w oparciu o system klasy WMS w tej kwestii, jest ogromna zgodność stanów magazynowych w systemie ze stanem fizycznym. – Kontrolując bardzo szczegółowo stany w trakcie wszystkich nadzorowanych systemem operacji na bieżąco wychwytujemy ewentualne różnice w stanach– komentuje nasz ekspert. Dzięki wsparciu systemu WMS możemy też określić zakres inwentaryzacji do fragmentów magazynu, właściciela towaru, statusów czy np. grupy asortymentowej i blokować na krótko w systemie tylko tę część zasobów. Korzystając z systemu wyposażonego w urządzenia wspomagające RF czy RFID dodatkowo automatyzujemy spis i znacząco skracamy czas jego trwania. – Inne ważne cechy systemów klasy WMS, przynoszące użytkownikowi wymierne korzyści w procesie inwentaryzacji, to określone mechanizmy wbudowane w logikę systemu – mówi Marek Jędra. – Mam na myśli między innymi inwentaryzację cykliczną, możliwość równoczesnej inwentaryzacji przez większy zespół operatorów, podział zadań inwentaryzacyjnych według specjalizacji operatorów, czy wreszcie stosowanie lepszych metod kontroli poprawności przeprowadzanej inwentaryzacji w jej trakcie – wyjaśnia nasz rozmówca.

 

Wykonywanie inwentaryzacji w ramach działania systemu WMS diametralnie zmienia podejście do tego zagadnienia. Dzięki wykorzystaniu systemu WMS inwentaryzacja staje się zadaniem do wykonania, dokładanie tak samo, jak każde inne zadanie w magazynie.

 

 

Wyzwaniem dla wielu firm stojących przed koniecznością dokonania inwentaryzacji jest kwestia jak najmniejszego wpływu procedur inwentaryzacyjnych na codzienną pracę magazynu. Przestoje bowiem zawsze powodują zakłócenia w sprawnej pracy, zwłaszcza komórek sprzedażowych w przedsiębiorstwie. Czy zatem przeprowadzenie inwentaryzacji wiąże się z koniecznością zamknięcia magazynu i całkowitego wstrzymania jego pracy? – Zasada „zamkniętych drzwi” jest jedną z podstawowych zasad umożliwiających przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, czyli w sposób prawidłowy, rzetelny i wiarygodny. Oznacza ona, iż w trakcie realizowania inwentaryzacji nie jest wykonywany żaden obrót na magazynie. Jeśli nie istnieją szczególne ważne przyczyny, dla których trzeba odstąpić od tej reguły, zalecamy faktycznie wstrzymanie prac na magazynie – wyjaśnia formalną stronę prac inwentaryzacyjnych Monika Mierzwa (Jantar).

 

To, czy w praktyce trzeba będzie wstrzymać całkowicie prace magazynu, zależy od tego, jaką inwentaryzację chcemy przeprowadzić. – Jeśli jest to inwentaryzacja bieżąca, zwana również ciągłą, nie jest konieczne wstrzymywanie pracy magazynu. Ten sposób inwentaryzacji pozwala na sprawdzanie i ustalanie stanów towarowych podczas normalnej pracy magazynu – mówi Tomasz Żelazny, Szef Wydziału Handlowo-Projektowego w Asseco Business Solutions. W tym przypadku system kontroluje tylko, czy dane miejsce składowania może być inwentaryzowane, np. czy nie zaplanowano z niego wydania i nie jest ono na etapie, w którym magazynier właśnie pobiera towar z danego miejsca, lub też czy do danego miejsca właśnie nie są odkładane towary np. z dostawy.

 

– Natomiast jeśli mówimy o inwentaryzacji pełnej magazynu, w której wszystkie aktywne miejsca składowania muszą zostać sprawdzone i spisane, gdzie w zależności od jej rodzaju może np. ona przebiegać krokowo, a to znaczy każde miejsce składowania liczone jest przez dwie niezależne ekipy, a odczyty są porównywane i w razie różnic przechodzą do kolejnego kroku inwentaryzacji i są ponownie sprawdzane, to wówczas w celu zapewnienia prawidłowości liczenia asortymentu praca musi zostać wstrzymana – tłumaczy Tomasz Żelazny. Ustawa o rachunkowości reguluje terminy, częstotliwość oraz zasady przeprowadzania inwentaryzacji towarów w magazynie. Nie określa jednak dokładnie, w jaki sposób przeprowadzać inwentaryzację. Każde przedsiębiorstwo samodzielnie opracowuje wewnętrzne regulacje, dostosowując je do swoich potrzeb i możliwości. – Nowoczesne rozwiązania WMS ułatwiają wykonanie rzetelnej inwentaryzacji bez konieczności całkowitego wstrzymania pracy w magazynie. Umożliwiają na przykład wykonywanie inwentaryzacji jednego obszaru magazynowego po drugim, lokalizacja po lokalizacji. W pewnych sytuacjach proces spisu z natury może odbywać się równolegle do innych procesów, np. procesu przyjęć lub kompletacji– przekonuje Justyna Ganiec z Consafe Logistics. Jest to możliwe przede wszystkim dzięki temu, że praca w magazynach wykorzystujących WMS odbywa się w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że każda operacja przychodu lub rozchodu z magazynu natychmiast aktualizuje stan magazynowy w systemie. Dzięki temu, że WMS posiada aktualną wiedzę o zawartości każdej lokalizacji magazynowej (np. półki), weryfikacji poprawności stanu systemowego z faktycznym, podanym przez magazyniera, dokonuje się natychmiast.

 

Dzięki wsparciu systemu WMS możemy też określić zakres inwentaryzacji do fragmentów magazynu, właściciela towaru, statusów czy np. grupy asortymentowej i blokować na krótko w systemie tylko tę część zasobów.

 

 

Jak każde zadanie do wykonania w magazynie wspierane systemem WMS, również inwentaryzacja wymaga zastosowania odpowiednich elementów hardware’u, który uczyni pracę sprawną i bezbłędną. W przypadku inwentaryzacji elektronicznej podstawowym urządzeniem jest przenośny terminal danych. W zależności od charakterystyki pracy przedsiębiorstwa, terminale różnią się parametrami takimi jak:

– odporność na warunki środowiskowe (norma IP określająca pyło- i wodoszczelność urządzenia),

– typ skanera: odczyt kodów 1D, 2D, standardowy lub dalekiego zasięgu,

– wielkość ekranu (wpływa na komfort pracy),
– z uchwytem pistoletowym lub bez,

– odporność na temperatury (ważne w chłodniach i mroźniach).

 

Przykładowo, w ofercie firmy HIT – Kody Kreskowe znajduje się pełna gama tego typu urządzeń najbardziej renomowanych producentów: Motorola, Honeywell oraz Datalogic. W zależności od specyfiki magazynu, w którym wykonywana jest inwentaryzacja, dobierane są szczegółowe parametry urządzeń, takie jak: wielkość wyświetlacza, rodzaj zastosowanego skanera kodów kreskowych (odczyt kodów 1D lub 2D, odczyt z bliższej lub dalszej odległości), forma terminala (terminal typu Brick, terminal typu GUN, terminal hands free). Firma oferuje również aplikację HIT Inwentaryzator, autorski program, którego zastosowanie umożliwia przeprowadzenie pełnej lub częściowej inwentaryzacji składników majątku firm za pomocą terminali mobilnych, wyposażonych w czytniki kodów. Po zakończeniu kontroli stanu z wykorzystaniem terminala program generuje raporty spisu z natury, różnic i uwag. Inwentaryzację kończy archiwizacja aktualnych danych na temat majątku.

 

W obszarze sprzętu do inwentaryzacji firma Novitus proponuje użytkownikom popularne modele Cipherlab CPT8400, Datalogic Memor oraz Skorpio X3, Motorola MC2180 lub MC3190. Oprócz urządzeń Novitus oferuje także niezbędne oprogramowanie instalowane w terminalu przenośnym. Inwentaryzator 3 oraz Novimag współpracują z większością popularnych w Polsce programów magazynowo-handlowych. Programy Novitus umożliwiają wykorzystanie urządzeń do przyjęcia i wydania towaru oraz inwentaryzacji.

 

W celu przeprowadzenia inwentaryzacji firma Jantar poleca sprawdzone w działaniu terminale mobilne oparte na systemach Windows CE lub Windows Mobile, wyposażone w skanery kodów kreskowych. Określony typ terminala dobiera każdorazowo indywidualnie do wymagań danego klienta. – Pierwszym i nadrzędnym kryterium doboru są warunki panujące w pomieszczeniach lub w przestrzeni, gdzie będzie odbywać się proces inwentaryzacji. Musimy zadbać o to, aby urządzenia pracowały bezawaryjnie w takich warunkach, jakie mogą zaistnieć w obszarach składowania stanów magazynowych – mówi Monika Mierzwa. Kolejnym, nie mniej ważnym, czynnikiem mającym wpływ na wybór rodzaju sprzętu Auto ID jest ekonomiczne uzasadnienie. – Tutaj kierujemy się zasadą, aby proponować naszym klientom takie rozwiązania, które będą dla nich korzystne zarówno funkcjonalnie, jak i finansowo– dodaje.

 

W ofercie firmy BCS Polska użytkownik znajdzie m.in. urządzenie Motorola MC9190 – wytrzymały komputer przenośny w obudowie pistoletowej, oferujący niezawodność skanowania dosłownie każdego kodu kreskowego, nawet jeśli jego etykieta została uszkodzona, moduł radiowy działający w trzech trybach 802.11a/b/g oraz podświetlany ekran dotykowy wysokiej rozdzielczości pozwalający na łatwe odczytywanie informacji przy wszystkich rodzajach oświetlenia. – W naszej ofercie można znaleźć także urządzenia innych producentów, takich jak Falcon X3 firmy Datalogic, który łączy w sobie ergonomię z odpornością na warunki zewnętrzne i upadki, a także posiada czytnik laserowy lub Imager oraz komunikację w czasie rzeczywistym wraz z łatwością programowania, wdrożenia i zarządzania terminalem – mówi Grzegorz Ogorzałek, Inżynier Wsparcia Sprzedaży w BCS Polska. Z kolei kolektor danych ARGOX PT-20, dostępny w ofercie firmy Koncept-L, charakteryzuje się niezwykłą ergonomią pracy, trwałością, wydajnością oraz przyjaznym interfejsem użytkownika. Kolorowy ekran TFT o przekątnej 2,4 cala i wysokiej jasności gwarantuje, że wszelkie operacje wykonywane są w sposób bezbłędny, a zainstalowana aplikacja w sposób intuicyjny prowadzi operatora. Urządzenie, jako jedno z nielicznych na rynku, posiada możliwość zainstalowania uchwytu pistoletowego, co dodatkowo zwiększa ergonomię pracyoraz czas pracy terminala z uwagi na zainstalowany w rączce akumulator o zwiększonej pojemności.

 

 

***

 

– Oprócz inwentaryzacji na standardowych wydrukach, która nadal jest stosowana w mniejszych firmach nieposiadających żadnych technologii AI, najczęściej wykorzystywane są rozwiązania w oparciu o technologię RF. A zatem cała gama bezprzewodowych terminali radiowych wyposażonych w czytniki kodów kreskowych. Są to zarówno urządzenia dla operatorów poruszających się pieszo, jak również dla wózków widłowych. W obsługiwanych przez nasz system magazynach niektórzy klienci korzystają z technologii głosowej. Coraz częściej pojawia się również zainteresowanie technologią RFID czy RTLS. Konkretna charakterystyka urządzeń dobierana jest do konkretnych potrzeb i specyfiki branżowej. Oferta rynkowa jest ogromna.