Firma rozpoczęła realizację zwinnego projektu wdrożenia systemu ERP firmy Sente. Mastermedia będzie korzystać z rozwiązań Sente w zakresie zarządzania sprzedażą (obsługa zamówień pochodzących z platformy B2B), zakupami, finansami i księgowością oraz controllingiem i informacją zarządczą.

Lider rynku

Mastermedia jest jednym z największych dystrybutorów polskiej żywności na terenie Wysp Brytyjskich oraz Niemiec, Holandii i Irlandii. Firma zatrudnia 630 pracowników, posiada 2 centra dystrybucyjne w Polsce oraz 5 magazynów przeładunkowych (Wielka Brytania, Holandia, Irlandia). Odbiorcami firmy są sklepy detaliczne lub ich sieci. Mastermedia ma w swojej ofercie prawie 10 000 pozycji i stale poszerza asortyment. Mastermedia posiada sieci sklepów franczyzowych - Food Plus - pierwszą polską sieć franczyzową, zrzeszającą pod wspólnym szyldem prawie 200 sklepów spożywczych na terenie Anglii, Szkocji, Walii, Niemiec i Holandii.

Firma poszukiwała rozwiązania, które pozwoli poprawić efektywność pracy w całej organizacji, poprzez zintegrowanie procesów operacyjnych w firmie i zautomatyzowanie wybranych zagadnień biznesowych. Obecne rozwiązanie nie pozwala na zachowanie wystarczającej, w stosunku do skali działania, integralności i odpowiedniej szybkości przepływu danych, które pochodzą z obszarów, takich jak: sprzedaż, logistyka, reklamacje, finanse i księgowość itd.

Jak podkreśla Krzysztof Piech, Dyrektor Logistyki / IT w Mastermedii, który pełni rolę Product Ownera w projekcie wdrożeniowym, wybór systemu informatycznego jest bardzo złożoną kwestią:

“Wybór firmy, która ma wprowadzić zmianę w obszarze tak kluczowym dla każdej organizacji, jaką stanowi system informatyczny, nigdy nie był i nie będzie łatwy. Można wręcz powiedzieć, że staje się on trudniejszy wraz z realnym wzrostem, wynikającym z przyspieszonego rozwoju technologii, znaczenia oprogramowania w planowaniu strategii budowania przewagi konkurencyjnej. Trudność też tkwi w tym, że wybór systemu ERP jest dokonywany na kilka lat i jego zmiana, w wypadku błędnej decyzji, wymaga dużego zaangażowania, kapitału i czasu. Nie ma, w gruncie rzeczy, jednego, ważącego więcej niż inne, kryterium, aby wybrać taki a nie inny system ERP. Uwzględnić trzeba wiele złożonych aspektów wiążących się z wyborem odpowiedniego systemu ERP m.in. jego cenę, gwarantowany serwis, metodologię pracy przyszłego partnera informatycznego, architekturę i technologię systemu, posiadane doświadczenie we wdrożeniach, to na ile system pokrywa już zdefiniowane potrzeby klienta, na ile jest otwarty lub zamknięty oraz, co niemniej ważne, ludzi z jakimi będzie się współpracować przez kilka najbliższych lat, gdyż truizmem jest powiedzenie, że projekt informatyczny nigdy się nie kończy tylko przechodzi w kolejne, coraz bardziej zaawansowane fazy“.

Na wybór Sente jako partnera w realizacji projektu wdrożeniowego w Mastermedii przyczyniło się kilka aspektów:

“W systemie Sente i w ludziach, którzy ten system tworzą, znalazłem to, czego poszukiwałem: harmonijną mieszankę wcześniej wymienionych składników. Dodatkowo ważnym kryterium decyzyjnym była możliwość dalszego rozwoju systemu przez własny zespół programistów w spółce Mastermedia, co daje mi to, co wyjątkowo cenię - pewną swobodę i niezależność na przyszłość”.

Złożony projekt w zwinnym podejściu

Projekt realizowany jest w metodyce zwinnej. Pierwszym etapem współpracy był sprint analityczny, podczas którego zdefiniowana została lista przypadków użycia systemu - czyli to, jak nowe rozwiązanie będzie wspierało procesy biznesowe firmy. Zakres zdefiniowany podczas prac analitycznych obejmuje wszystkie obszary działalności Mastermedii.

Charakter pracy całego zespołu opiera się na 3-tygodniowych sprintach oraz ciągłej współpracy wszystkich osób zaangażowanych we wdrożenie. Zespół deweloperski na koniec każdego sprintu spotyka się z Product Ownerem i wszystkimi interesariuszami projektu, aby omówić oraz odebrać zrealizowane prace w kończącym się cyklu i zaplanować działania na kolejny okres.

Ścisła współpraca w projekcie sprawia, że mimo złożonego zakresu wdrożenia, kierunek prac wdrożeniowych jest stale monitorowany. Weryfikacja postępu prac w krótkich iteracjach ułatwia kontrolę zakresu projektu, ponieważ istnieje możliwość odbierania i akceptacji mniejszych części systemu, który w efekcie końcowym będzie stanowił docelowe rozwiązanie, realizujące cele biznesowe w Mastermedii.

Zakończenie projektu wdrożeniowego planowane jest na IV kwartał 2019 roku.