Obowiązek inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości. Firmy muszą rzetelnie przedstawić swoją sytuację majątkową i finansową, aby być wiarygodnymi dla obecnych i potencjalnych kontrahentów. Jednak traktowanie remanentu jako zła koniecznego wymuszonego przepisami jest błędem. Dzięki niemu możliwa jest bowiem rzetelna ocena posiadanego majątku oraz wypracowanie efektywnego planu zarządzania nim. Inwentaryzacja stanowi swoisty rodzaj barometru status quo danej firmy. Natomiast rodzajów, zasad i metod inwentaryzacji jest wiele. Ich wybór zawsze zależy od indywidualnych preferencji firmy. Pewne jest, że inwentaryzację trzeba wykonać, ale  należy  wiedzieć – jak zrobić to najlepiej?

Wykonanie inwentaryzacji we własnym zakresie wydaje się pozornie rozwiązaniem najtańszym i najlepszym. Jednak, jak to zwykle w życiu bywa, pozory potrafią mylić. Remanent mocno angażuje personel i wszystkie zasoby przedsiębiorstwa, co wiąże się z płaceniem swoim pracownikom nadgodzin albo zajmuje ich w czasie pracy, w którym mogliby wykonywać swoje standardowe obowiązki. Dodatkowo dochodzą tu zadania związane z zarządzaniem i organizacją całego procesu, co niejednokrotnie powoduje zakłócenia w funkcjonowaniu firmy. Aby inwentaryzacja przebiegała prawidłowo konieczne jest przestrzeganie procedur, które są wykorzystywane raz na jakiś czas, a więc ich wdrożenie nie zawsze przebiega we właściwy sposób. Do pułapek inwentaryzacji wykonanej we własnym zakresie dochodzą techniczne niedoskonałości systemów ewidencji, ludzka omylność, specyfika spisu wybranych materiałów,  a czasami celowe działanie niektórych osób. To wszystko  może wpłynąć na różnice pomiędzy stanem rzeczywistym, a tym zapisanym w ewidencji księgowej.

Dlatego też część przedsiębiorstw decyduje się na outsourcing i wynajęcie firmy inwentaryzacyjnej, która zajmuje się tego typu usługami, nierzadko specjalizując się w danej branży (magazynowej, produkcyjnej, FMCG, multimedialnej, etc.). Wybór na rynku jest dość duży. Firmy te najczęściej posiadają własne oprogramowanie, sprzężone z mobilnymi terminalami, do którego importowane są dane z bazy klienta. W ten sposób łączą rozwiązania technologiczne z tradycyjnymi technikami spisowymi. Przed podjęciem takiej decyzji warto jednak zadać sobie trzy pytania. Po pierwsze – tego typu firmy rekrutują najczęściej osoby z zewnątrz do konkretnego projektu, które wykonują zadania pod nadzorem firmy inwentaryzacyjnej. Są to w większości przypadkowi ludzie, głównie studenci. Wpuszczenie na teren zakładu tak sporej grupy anonimowych dla przedsiębiorstwa osób może się wiązać z dużym ryzykiem, co najmniej w kilku obszarach. Po drugie - bezpieczeństwo przekazywanych danych. Udostępniając niezbędne do inwentaryzacji informacje, niekiedy strategiczne dla funkcjonowania organizacji, powinniśmy przekazywać je firmie sprawdzonej, posiadającej doświadczenie na rynku, do której mamy zaufanie. Jeżeli te przesłanki nie są spełnione -  nie warto ryzykować. Po trzecie w końcu – koszty, które są w ścisłej relacji z bezpieczeństwem danych. Może się okazać, że w dłuższej perspektywie outsorcing jest nieopłacalny i warto zainwestować we własną aplikację inwentaryzacyjną.

Oprogramowanie do inwentaryzacji to inwestycja, która się szybko zwraca i oferuje dużo korzyści.  „Jest to przede wszystkim ograniczenie kosztów oraz redukcja aż do 80% czasu potrzebnego na wykonanie spisu z natury. Dodatkowo oprogramowanie się nie myli w przeciwieństwie do człowieka i jest dostosowane do specyfiki danej organizacji. Dzięki temu jest wiarygodnym źródłem nadzoru i wiedzy na temat stanu posiadania” – informuje Łukasz Russak z HDF Software sp. z o.o., firmy specjalizującej się w tworzeniu oprogramowania na zamówienie. „Oferowany przez nas program Inwentaryzacja 5.0 to połączenie wszystkich funkcji, niezbędnych podczas wykonywania tego procesu. Może on inwentaryzować automatycznie przy pomocy terminali lub ręcznie. Bez problemu kontynuuje wcześniej rozpoczętą inwentaryzację - zarówno wszystkich środków trwałych, jak i tych wybranych. Ponadto użytkownicy programu mogą dobrać metodę amortyzacji dla wskazanych przez siebie środków, określić plan automatycznego naliczania amortyzacji dla danego okresu oraz obliczać amortyzację księgową i podatkową. Dostępna jest też historia amortyzacji oraz raportowanie. W tym ostatnim przypadku użytkownik może nie tylko generować różnego rodzaju raporty, które będą uwzględniać zdefiniowane przez niego kryteria, ale także definiować nazwy dla wybranych typów raportów, korzystając też z dostępnych opcji domyślnych. Warto też wspomnieć, że aplikacja umożliwia drukowanie etykiet, opisywanie środków, ciągłą aktualizację bazy danych, import/eksport danych o środkach trwałych oraz ich grupowanie. Zachowuje przy tym jasny i przejrzysty interfejs oraz daje wielopoziomowy system uprawnień, zapewniając lepszą organizację pracy”- kończy Łukasz Russak.

Odpowiadając  na pytanie postawione na wstępie można stwierdzić, że z inwentaryzacją jest  jak z myciem naczyń. Prędzej czy później trzeba to zrobić. Pozostaje jedynie kwestia czy decydujemy się na mycie ręczne czy w zmywarce automatycznej? Decyzja zawsze należy do nas.