Główne założenia projektu

Firma Indykpol posiada nie tylko własne Regionalne Centra Dystrybucji (RCD) na terenie całego kraju, ale również współpracuje z licznymi hurtowniami i ok. 10 tys. sklepów. Do momentu wdrożenia systemu przyjmowanie i wydawanie towaru w RCD wykonywano ręcznie. Założeniem projektu było usprawnienie pracy i dokładna kontrola partii produkcyjnych w Regionalnych Centrach Dystrybucyjnych (RCD) i Magazynach Wyrobów Gotowych (MWG) poprzez elektroniczne przekazywanie/przyjmowanie towaru za pomocą kodów kreskowych. Przed systemem postawiono trzy zadania. Po pierwsze zdefiniowano, że będzie on sprawdzać stany magazynowe ERP Baan, po drugie miał on pozwalać na lub uniemożliwiać wydawanie towaru w zależności od stanów magazynowych. Trzecie zadanie dotyczyło zaś tego, by system informował użytkownika o ewentualnych błędach. Dane – takie jak: operatorzy, lista indeksów produktów, tras etc. – są na życzenie operatora pobierane z Baana.

Zastosowane rozwiązanie

Każde opakowanie zbiorcze posiada unikalny kod kreskowy EAN/Code 128. Są w nim zawarte informacje o indeksie produktu, masie/ilości sztuk, partii. Ponadto zawarty jest w nim znacznik, który każdy kod traktuje jako niepowtarzalny w okresie co najmniej 10 lat. Założeniem projektu było, że dany kod może być w danym centrum tylko raz przyjęty i raz wydany. Specyfika pracy RCD nieco zweryfikowała te założenia. Okazuje się, że codziennie rano w RCD towar przekazywany jest Van Sellerowi na jego magazyn, a po jego powrocie do bazy towar jest przyjmowany skanerem z powrotem do magazynu RCD. Zdarzały się więc sytuacje, że w ciągu dwóch dni ten sam kod paskowy był dwukrotnie czytany do wykonania tej samej operacji (np. gdy następnego dnia ten sam Van Seller znowu przyjmował towar na swój magazyn). Należało więc zrezygnować (tylko w RCD) ze sprawdzania, czy nie została wykonana ta sama operacja na danym towarze na trzy dni wstecz, na rzecz dobowego sprawdzania.

Proces projektowania

Do tej pory Indykpol miał dwa niezależnie działające systemy: w Magazynach Wyrobów Gotowych w Olsztynie oraz w filii w Świebodzinie. Niestety, systemy nie nadawały się do tego, by instalować je w innych miejscach. Niewydajna, bo źle zaprojektowana baza MySQL została zastąpiona nową, scentralizowaną wersją bazy PostgreSQL (serwer jest zlokalizowany w Olsztynie). Indykpol zdecydował się na stworzenie nowego systemu, który byłby jednocześnie podobny w użytkowaniu do poprzedniego (przyzwyczajenie ludzkie), a jednocześnie umożliwiał instalację w centrach dystrybucyjnych. Miał również za zadanie wyeliminowanie powstających błędów.

Firma Aspekt Sp. z o.o. dostarczyła sprzęt – terminale bezprzewodowe z czytnikiem kodów kreskowych Datalogic. Terminale Viper tego producenta od dłuższego czasu z zadowoleniem używane były w firmie. Początek wdrożenia był trudny. W procesie wdrażania ujawniały się do tej pory nieuwzględnione problemy związane z przekazywaniem towaru pomiędzy produkcją a Magazynami Wyrobów Gotowych. Pierwsze uruchomienie systemu odbyło się w Magazynie Wyrobów Gotowych w Olsztynie.

Jakie problemy występowały podczas prac i co trzeba było zmienić?

Dużym problemem okazało się sprawdzanie niepowtarzalności kodów. Funkcja nie działała wystarczająco szybko. Pomogło przeprojektowanie bazy danych i odpowiednie poindeksowanie tabel. W niektórych RCD trzeba było robić większą ilość anten do Access Pointów, żeby zwiększyć pole zasięgu. Stabilność aplikacji w początkowym etapie też pozostawiała wiele do życzenia.

Jakie zastosowano urządzenia i dlaczego?

Indykpol zakupił terminale Datalogic Skorpio z modułem WiFi, bo miał już zaufanie do produktów tej firmy. Dodatkowo sprzęt był polecany przez dostarczyciela sprzętu – firmę Aspekt. Niebagatelną rolę w wyborze oferty odegrała relacja jakości do ceny produktów.

System „Indoor” zbiera wszelkie informacje potrzebne do kontroli partii, sprawdza, czy jest w magazynach prawidłowa rotacja towaru, tzn. czy najstarszy towar jest wydawany jako pierwszy. Kolekcjonowane są dane z każdej etykiety zeskanowanej w systemie.

Jakie informacje są zbierane za pomocą systemu?

System „Indoor” zbiera wszelkie informacje potrzebne do kontroli partii, sprawdza, czy jest w magazynach prawidłowa rotacja towaru, tzn. czy najstarszy towar jest wydawany jako pierwszy. Kolekcjonowane są dane z każdej etykiety zeskanowanej w systemie. Można na tej podstawie sprawdzić, gdzie i jak przepływa towar od momentu przyjęcia go od MWG aż do sprzedaży klientowi.

Korzyści z wdrożenia

System został ostatecznie wdrożony pod koniec ubiegłego roku (2007). W urządzenia zostały wyposażone wszystkie Regionalne Centra Dystrybucji i Magazyny Wyrobów Gotowych. System jest jednak cały czas rozwijany i udoskonalany. Trwają prace, by każde opakowanie jednostkowe mogło być również zeskanowane. Znacząco zmniejszył się czas załadunku samochodów, a wszystkie operacje niezwłocznie rejestrowane są w systemie ERP. System spowodował, że magazynierzy nie wykonują podwójnej pracy. Nie muszą najpierw sczytywać danych z kodów, później „wklepując” je do Baana. System załatwia to za nich, pilnując jednocześnie zachowania spójności danych. Gdy operator popełni błąd, istnieje możliwość, że system to wychwyci i odpowiednim komunikatem poinformuje. Nie ma np. możliwości wydania towaru innego niż w zleceniu lub przekroczenia ilości. Oczywiście nie zwalnia to pracowników od odpowiedzialności. Żadne, nawet bardzo dobre rozwiązanie informatyczne nie będzie myślało za pracownika.

Świadomość a czysta ekonomia

Firma Indykpol zyskała przede wszystkim dokładną kontrolę nad przepływem towaru, a jest przecież niezwykle ważne, aby towar był płynnie wydawany. Łatwo można skontrolować – nawet zdalnie – czy centra dystrybucyjne pracują we właściwy sposób. Kiedy ludzie wdrożą się, praca przebiegać będzie efektywniej.

Możliwość rozwoju

System zakłada możliwość rozbudowy. Niedługo po wdrożeniu zaszła konieczność drukowania etykiet logistycznych na potrzeby odbiorców. Jako że różni odbiorcy mieli różne potrzeby w zakresie zamieszczanych informacji na etykiecie, zaszła potrzeba, by wdrożyć dosyć elastyczne rozwiązanie. Na nasze życzenie producent oprogramowania wprowadził możliwość tworzenia szablonów etykiet w zwykłym edytorze RTF z „specjalnymi wyrażeniami”, które bezproblemowo można wykorzystać do wydruku etykiet logistycznych na palety. W tej chwili planowane jest wdrożenie kodów na wszystkie, również pojedyncze opakowania. Z powodu małych etykiet kody na opakowaniach jednostkowych będą zawierały mniej informacji, ale ich zadaniem będzie ułatwienie sprzedaży dla małych odbiorców. W dalszych planach będzie może rozszerzenie aplikacji do pracy w mroźni poza zasięgiem sieci Wi-Fi oraz wyposażenie w skanery Van Sellerów. Jednak na razie nie są to plany sprecyzowane w czasie.

***

Krzysztof Magiel dział Informatyki, Indykpol S.A. „Najważniejsze jest to, że – po wdrożeniu systemu – Indykpol dokładnie kontroluje partie produkcyjne. Nie było to możliwe dopóki nie było terminali Datalogic. W prace przy projektowaniu i wdrożeniu „Indoor” zaangażowany był cały dział IT Indykpolu. Ogromną pomoc przy rozwiązywaniu problemów z komunikacją z Baanem oraz przy przygotowaniu środowiska testowego otrzymałem ze strony Anny Jabłońskiej i Andrzeja Krygiera. Koledzy z działu IT pomogli w zamontowaniu sprzętu jeżdżąc razem ze mną do RCD w całym kraju. Niebagatelną rolę odegrał też kierownik naszego MWG w Olsztynie – Tomasz Góralczyk. To dzięki jego dużej wyrozumiałości i świetnej komunikatywności mogliśmy szybko lokalizować i usuwać błędy. Wysokie wymagania zarządu co do jakości wyrobów obligowały do tego, by dokładnie kontrolować przepływ towaru, bez odpowiedniego sprzętu i software’u nie byłoby to możliwe”.

Krzysztof Magiel, dział Informatyki, Indykpol S.A.