Funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa zawsze wiąże się z jednym – mianowicie z tworzeniem szeregów dokumentów dotyczących poszczególnych transakcji. Każdy z nich trzeba w odpowiedni sposób przechowywać, wprowadzać dane do rozmaitych programów, a tym samym uważać na to, żeby nie popełnić błędów, które mogą okazać się kosztowne. Te zagrożenia powodują, że firmy decydują się na komunikację z partnerami poprzez elektroniczną wymianę danych, czyli technikę wymiany dokumentów handlowych między programami komputerowymi partnerów biznesowych. Wdrażając tego typu rozwiązanie warto jednak zdać się na profesjonalistów i doświadczenie firm, które realizują podobne wdrożenia według ściśle określonych praktyk.

Przed każdym wdrożeniem warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy mamy odpowiednie zasoby (zarówno zasoby ludzkie, jak i wiedzę), aby podjąć się wdrożenia samodzielnie, czy też lepiej skorzystać z usług zewnętrznej firmy specjalizującej się w tym zakresie – operatora EDI. Jak sugeruje Paweł Wojsław z firmy OEX E-Logistics, niezależnie od wyboru tej drogi, istnieje kilka niepomijalnych kroków:

- wybór standardu EDI (W Polsce standardem jest EDIFACT D.96A)
- ustalenie listy wymaganych komunikatów
- ustalenie metody ich transmisji (ftp, s-ftp, czy wysokiej klasy szyfrowane łącze http AS2. Jeżeli korzystamy z operatora EDI – zwykle to on zapewnia odpowiednie łącze
- należy określić również dedykowany zespół do wdrożenia z jasnym podziałem ról i odpowiedzialności (project manager, analityk, zespoły programistów i testerów)

 

Z kolei Bartłomiej Wójtowicz, EDI Product Manager w firmie Comarch wyróżnia kilka etapów, jakie obejmuje wdrożenie systemów EDI w zależności od skali projektu. Pierwszym z nich jest analiza wdrożenia EDI, która dotyczy poznania dokładnych potrzeb przedsiębiorstwa oraz oczekiwań, jakie ma przynieść wdrożenie. - Warto podkreślić, że projekty EDI często wpływają na pracę kilku działów (m.in. zakupy/sprzedaż, logistyka, IT, księgowość)  dlatego też sugerowane jest zaangażowanie osób z każdego działu, którego dotyczy wdrożenie – radzi Bartłomiej Wójtowicz. W ramach analizy ustalany jest:

•    Szczegółowy przepływ danych pomiędzy zainteresowanymi podmiotami – zdefiniowanie procesu oraz dopasowanie typów komunikatów oraz ich zawartości. Sugerowane jest wykorzystanie istniejących na rynku standardów w zależności od danej branży (np. EDIFACT, VDA, GS1 XML).
•    Zakres koniecznych modyfikacji w systemach IT. W zależności od zakresu wdrożenia należy ustalić czy wykorzystywane systemy (np. ERP, WMS, TMS) mogą eksportować/importować pliki w formacie ustrukturyzowanym. Na tym etapie ważne jest oszacowanie pracochłonności i harmonogramu dla wdrożenia tych modyfikacji.

 

                                     Fotolia

„W projektach EDI należy tez zbadać gotowość partnerów biznesowych do komunikacji elektronicznej. Istnieje możliwość wykorzystania aplikacji typu WEB-EDI, jednak, szczególnie dla podmiotów posiadających systemy IT i wymieniających duże wolumeny danych, sugerowana jest pełna integracja” – sugeruje Bartłomiej Wójtowicz.

Drugi etap stanowi wdrożenie techniczne obejmujące najczęściej zestawienie bezpiecznych protokołów komunikacyjnych, przygotowanie map translacyjnych z formatu wysyłającego do formatu odbierającego z ewentualnymi regułami walidacyjnymi oraz algorytmami przeliczeniowymi. Kolejny krok to z kolei wymiana master data – Warunkiem prawidłowej wymiany EDI jest zgodność  numerów GTIN dostarczanych towarów w bazach dostawcy i kupującego (ewentualnie operatora logistycznego). W tym celu należy uzgodnić zasady przesyłania informacji o ofercie towarowej wraz z numerami GTIN, określić zasady aktualizacji bazy danych - przekazać wzajemnie informacje o przydzielonych numerach GLN do właściwych lokalizacji. – wymienia Bartłomiej Wójtowicz. Ponadto radzi, aby tym etapie obie strony przeprowadziły gruntowne czyszczenie własnych baz produktowych celem wyeliminowania nieaktualnych lub błędnych pozycji towarowych.

W dalszej kolejności następuje wdrożenie pilotowe. W ramach tego wdrożenia z wybranym partnerem biznesowym należy przetestować poprawność wystawiania, procesowania komunikatów, oraz potwierdzania ich otrzymania.  – Finalny etap to Roll-out – rozszerzenie wdrożenia na wszystkich partnerów biznesowych zgodnie z ustalonym harmonogramem. Ten etap powinien podlegać ścisłej kontroli oraz regularnego raportowania w celu wykrycia problemów i możliwości szybkiej reakcji. – mówi Bartłomiej Wójtowicz.

Jak w każdym wdrożeniu, również w przypadku EDI, istnieje kilka newralgicznych momentów w realizacji tego projektu, przy których warto być wyjątkowo czujnym, aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia.

Przy wyborze operatora EDI konieczne jest, już na samym początku, zawarcie w umowie odpowiednich poziomów SLA i KPI – by zapewnić sobie bezproblemową współpracę i wsparcie. „Operator EDI zajmie się za nas samymi mapami komunikatów, jednak do nas należy przygotowanie zarówno plików xml, które będziemy do operatora wysłać, jak i API (interfejsów, jakimi będziemy te dane wysyłać)” – mówi Paweł Wojsław z OEX. „Gdybyśmy zdecydowali się mapować EDI samodzielnie – wyzwaniem jest dokładność map i poprawności komunikatów, ich walidacja o obsługa zmian w czasie, także aktualizacja do standardów EDI, aktualizacja i testy map, łączy, zadanych czasów do wykonania konkretnych operacji (np. uzgodnienie stanów magazynowych może się odbywać tylko wtedy, jeżeli wszystkie dokumenty PZ i WZ są zamknięte)” – dodaje nasz rozmówca.

Kluczowym momentem jak w każdym procesie wdrożenia IT jest analiza. Jeżeli jest ona dobrze przeprowadzona i obejmuje wszystkie obszary, których dotyczy wdrożenie, to pozwala na terminowe zakończenie wdrożenia. - W przypadku zmiany założeń na etapie wdrożenia istnieje ryzyko zwiększenia kosztów projektów oraz opóźnień w harmonogramie – mówi Bartłomiej Wójtowicz z Comarch. Kolejnym ważnym etapem, na który zwraca uwagę ekspert, jest proces podłączenia. W masowych projektach ważna jest współpraca z operatorem EDI, aby skutecznie podłączać partnerów biznesowych – nawet tych najbardziej opornych. - W przeciwnym razie okaże się, że z grupą partnerów biznesowych będzie uruchomiona komunikacja elektroniczna, a z pozostałymi wymiana będzie odbywała się w sposób tradycyjny (papierowy). – mówi Bartłomiej Wójtowicz.

Jakie warunki muszą być spełnione, aby nowo wdrożony system EDI współpracował bezproblemowo z dotychczas funkcjonującymi w firmie pozostałymi aplikacjami IT? „Podstawą jest poprawnie wykonane i wydajne API naszych aplikacji (Application Programming Interface) – interfejs, który będzie pośredniczył pomiędzy naszą aplikacją a operatorem EDI lub aplikacjami wewnętrznymi a generatorem komunikatów EDI” – mówi Paweł Wojsław z OEX E-Logistics i dodaje, że jedną z najbardziej istotnych, a czasem pomijanych kwestii są testy integralności systemów. Każda zmiana w API musi być kompatybilna wstecz i nie może zakłócać działania innych funkcji interfejsu.

Istotnym warunkiem jest, aby aplikacje IT potrafiły eksportować i importować pliki ustrukturyzowane. Platformy EDI są elastyczne i pozwalają na wiele dodanych usług jak translacja formatów, walidacja zawartości dokumentów, routing czy zamiana lub uzupełnianie określonych pól w dokumencie. 

 

                                Fotolia

Przykładem realizacji w wykonaniu firmy OEX E-Logistics może być kilkumiesięczny projekt wdrożenia u jednego z klientów kompleksowej integracji sklepu internetowego, operatora logistycznego, operatora płatności, kuriera i SAP-ERP. Wymaganą metodą połączenia z SAP klienta był standard EDI. „Rozważaliśmy samodzielne mapowanie komunikatów, ale po analizie biznesowej (rachunek kosztów mapowania i obsługi miesięcznej vs czas pracy własnego zespołu programistów) wybór padł na zewnętrznego operatora z bogatym doświadczeniem wdrożeń i obsługi. Po naszej stronie prace skoncentrowały się na budowie API i ustandaryzowaniu plików XML wysyłanych do operatora EDI oraz udział w testach wdrożeniowych i monitorowanie obsługi bieżącej” – mówi Paweł Wojsław. Wspólnie z operatorem firma wdrożyła metody pozwalające na obsługę w czasie rzeczywistym 14 komunikatów pokrywających w praktyce w stu procentach obszary związane z obsługą logistyczną sklepu (począwszy od tworzenia nowych produktów przez interface, przez awiza, stock, zamówienia, statusy jakości, uzgodnienie stanów pomiędzy systemami.).  „W okresie już kilkuletniej współpracy opartej o ten model nie wystąpiły w praktyce żadne problemy związane z korzystaniem z operatora EDI przy jednoczesnym utrzymaniu kosztów na bardzo satysfakcjonującym poziomie. Jedynym poważnym problemem, wymagającym natychmiastowych działań było ograniczenie systemów po stronie klienta (ograniczona skalowalnośc SAP ERP)” – mówi Paweł Wojsław i dodaje, iż system klienta nie był w stanie przyjąć komunikatów o większej niż dopuszczona ilości znaków, co oznaczało po stronie OEX konieczność pilnej budowy mechanizmów dzielących oddawane dane w paczki możliwe do przyjęcia przez SAP.

 

Z kolei firma Comarch chwali się realizacją u jednego z producentów FMCG, który  reorganizował procesy w łańcuchu dostaw w celu ich optymalizacji. Jednym z kluczowych wyzwań w tym projekcie była duża liczba podmiotów – brały nim udział dwie spółki producenta wytwarzające różne grupy asortymentowe i posiadające różną specyfikę. Do tego w projekcie uczestniczyło także dwóch operatorów logistycznych. Kolejnym problemem, któremu trzeba było stawić czoła była dywersyfikacja systemów informatycznych. „ Aby dobrze zaprojektować procesy oraz dopasować odpowiednie komunikaty EDI konieczne było poznanie możliwości systemów klasy ERP, WMS oraz TMS oraz zdefiniowanie zakresu modyfikacji i harmonogramu ich wdrożeń. Kolejnym wyzwaniem było terminowe wprowadzenie zmian w tych systemach" – mówi Bartłomiej Wójtowicz, który zwraca szczególną uwagę na fakt, iż ważnym elementem w każdym wdrożeniu projektów EDI jest zdefiniowanie odpowiedniego zespołu projektowego oraz nadanie projektowi wysokiego priorytetu

 

Michał Klecha