Współcześnie jednym z podstawowych wymogów pracodawcy wobec pracownika jest prawidłowe sporządzanie ewidencji czasu pracy. Przepisy jednoznacznie nie określają, w jakiej formie taka ewidencja ma być sporządzana, jednak istotne jest, by zawarte były w niej informacje takie, jak: czas pracy w poszczególnych dobach, praca w niedzielę i święta, informacje o dodatkach za pracę w nadgodzinach, wykazany czas dyżurów czy dodatki za pracę w porze nocnej.
Ponadto na karcie pracy pracownika należy wykazać wszystkie usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Na podstawie stworzonej ewidencji czasu pracy pracodawca jest w stanie wyliczyć wynagrodzenie podstawowe oraz wszystkie dodatki.
W praktyce wyliczenie wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych na stanowisku innym niż kierowca nie stanowi większego problemu. Czas pracy takiego pracownika jest niejednokrotnie zaokrąglany do pełnych godzin, co w znaczący sposób ułatwia stworzenie karty pracy. W przypadku zatrudnienia kierowców sprawa nie jest już taka prosta. Urządzenia zamontowane w pojazdach rejestrują czynności kierowcy z dokładnością do jednej minuty. Jeśli uwzględnimy do tego równoważny system czasu pracy, gdzie możemy planować czas pracy kierowcy od 0 do 12 godzin, to ręczne tworzenie wymaganej ewidencji jest skomplikowane i bardzo czasochłonne.
W celu optymalnego zaplanowania harmonogramu warto skorzystać z gotowych rozwiązań systemów informatycznych. Istotne jest, aby wybrane narzędzie miało możliwość dostosowania ustawień do naszych zapisów w dokumentach wewnątrzzakładowych oraz było zgodne z obowiązującymi przepisami.
Na polskim rynku dostępnych jest wiele aplikacji różniących się funkcjonalnością, łatwością obsługi czy wreszcie ceną. Przed wyborem odpowiedniego oprogramowania stanęła firma Trans-San, która przez długi czas analizowała rynek dostępnych rozwiązań. Firma rozpoczęła działalność transportową w 2000 roku i od samego początku istnienia za główny cel postawiła świadczenie usług najwyższej jakości. Dzięki stałym inwestycjom w nowoczesną flotę, ich pojazdy spełniają restrykcyjne wymogi europejskie. Firma posiada duże doświadczenie w transporcie międzynarodowym oraz wymagane zezwolenia i licencje.
„Pierwszym krokiem było określenie naszych potrzeb i oczekiwań. Główny nacisk kładliśmy na jak najmniej problematyczne generowanie ewidencji czasu pracy oraz sprawne rozliczanie delegacji. Zagłębiając się w zawiłe przepisy dotyczące rozliczania płacy minimalnej na terytorium innych krajów UE, wahaliśmy się między zleceniem rozliczania wynagrodzeń firmie zewnętrznej a zakupem gotowego narzędzia. Badając rynek dostępnych programów oraz konsultując rozwiązania zastosowane w zaprzyjaźnionych firmach transportowych, skłoniliśmy się do wyboru programu od firmy Inelo” powiedziała Justyna Kowalak, Koordynator ds. transportu w firmie Trans-San.
Inelo jest wiodącą na rynku europejskim firmą informatyczną produkującą najwyższej jakości oprogramowanie do analizy i rozliczania czasu pracy kierowców 4Trans, urządzenia do pobierania danych cyfrowych oraz system telematyczny GBOX Assist. Aktualnie z przedstawionych powyżej rozwiązań korzysta ponad 10 tys. klientów oraz 28 inspekcji z całej Europy.
„Podczas spotkania z opiekunem handlowym pan Konrad Urban wykazał się szeroką wiedzą teoretyczną oraz praktyczną. Prezentacja nie polegała tylko na pokazaniu programu, ale także zostały objaśnione możliwości aplikacji, które w korzystny sposób mogą wpłynąć na działalność firmy transportowej. Nabyta przez nas wiedza rozwiała wszelkie obawy dotyczące trudności prawidłowego rozliczania czasu pracy kierowców oraz skłoniła do zakupu modułu Rozliczenia” mówi Justyna Kowalak.
Program 4Trans posiada szereg opcji, które można dostosować do działalności firmy. Istotne jest, żeby wiedzieć jakie ustawienia wybrać by były zgodne z przepisami oraz zapisami w dokumentach wewnątrzzakładowych. Wraz z zakupem modułu Rozliczenia firma Trans-San zdecydowała się na wdrożenie programu, podczas którego trener Piotr Dajema w przystępny sposób przedstawił, jak z niego korzystać. Objaśnione zostały zagadnienia związane m.in. z generowaniem ewidencji czasu pracy, rozliczaniem delegacji czy wyliczaniem płacy minimalnej na terytorium Niemiec i Francji. Dodatkowo zasugerowano pewne zmiany w regulaminie pracy oraz umowach z pracownikami, aby były one jak najbardziej korzystne i zgodne z aktualnymi przepisami.
„Transport i cała otoczka wokół niego się zmienia. Dla nas bardzo istotne jest, żeby po zakupie programu 4Trans nasza współpraca z firmą Inelo się nie zakończyła. W sytuacjach niejasnych mamy możliwość skonsultowania problemu z naszym opiekunem lub trenem, który był na wdrożeniu” dodała nasza rozmówczyni.
Zawiłość przepisów i ciągle zmieniające się ich interpretacje wymuszają na przedsiębiorcach regularne dokształcanie się. W celu uniknięcia nieprawidłowości warto jest uczestniczyć w spotkaniach branżowych, na których eksperci z całej Polski dzielą się swoim doświadczeniem oraz szeroką wiedzą.
„Zakup programu uświadomił nam, że nie tylko nabyliśmy kompleksowe narzędzie do odczytu karty, tworzenia ewidencji czy też generowania delegacji. Istotne jest, że mamy pewność, że to, co robimy, jest zrobione dobrze i ewentualna wizyta służb kontrolnych nie spowoduje dodatkowego stresu, a zaoszczędzony czas możemy spożytkować na inne czynności. Nasza firma działa efektywniej, a co najważniejsze – utrzymuje się na rynku, mimo ciężkiej sytuacji w branży transportowej” podsumował właściciel Marcin Cieślik.
