Jakiego więc BPMS-a należy wybrać? Takiego, który swoją architekturą wychodzi poza standardy i wspiera procesy krytyczne, czyli takie, które realnie pomagają generować przychody w przedsiębiorstwie. Wyjście poza standardy jest dziś kluczem. Tylko takie firmy, które będą się wyróżniały, będą prezentowały unikalne strategie i wdrażały innowacyjne rozwiązania mają szansę stać się przewagą na rynku. Nie da się tego zrobić pracując w modelu sprzed czterech czy pięciu lat. Odpowiedzią jest wymyślone przez Gartnera podejście – Bimodal IT, które bazuje na spostrzeżeniu, iż zbyt wiele kosztów IT idzie na utrzymanie, a za mało na tworzenie nowości i innowacji. Proponuje ono, aby projekty IT realizowane były w trybie dualnym – wydajności i odporności (performance and reliability) oraz zwinności (agile). Aby się tak stało, systemem BPMS trzeba objąć tak zwany „core biznesu”, czyli procesy logistyki magazynowej lub serwisu, które są krytyczne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa.

 

 

Każda większa firma opiera dziś sporą część swojej działalności na systemach informatycznych, które w założeniu mają usprawniać jej funkcjonowanie, przyspieszać realizację zadań i porządkować przebieg pewnych czynności. Dla efektywnego wykorzystania bogatego zaplecza technologicznego konieczne jest zrozumienie mechanizmu działania każdego systemu z osobna. W firmie jest ich zazwyczaj kilka, co powoduje konieczność stworzenia między nimi połączeń – wzajemnie się uzupełniających, dzięki którym będą funkcjonowały z korzyścią dla firmy. Jednak skąd będziemy wiedzieć, że systemy te działają na tyle efektywnie, by podejmować na ich podstawie kluczowe decyzje? Aby tak było, musimy mieć pewność, że systemy dobrze funkcjonują. Nie jest to jednak możliwe do osiągnięcia bez dobrego zrozumienia zachodzących w firmie procesów i bez głębokie wejścia w architekturę funkcjonujących dotychczas systemów ERP.

 

 

 

Przyjrzyjmy się więc systemom ERP, a dokładniej temu, jak wspierają one współczesny biznes. Do częstych problemów, z którymi borykają się firmy, należy m.in. ręczna realizacja wielu procesów mimo posiadanego systemu. Nierzadko istotnym kłopotem jest też sama obsługa ERP – okazuje się zbyt skomplikowana dla niektórych pracowników i nie każdy jest w stanie sobie z nią poradzić. Często dochodzi też do momentu, gdy od wdrożenia systemów minęło już wiele czasu, a w firmie zaszło sporo zmian. Przedsiębiorstwa znajdują się wtedy w patowej sytuacji – mają świadomość, że aktualizowanie systemów ERP pochłonie dużo czasu i pieniędzy, liczą się też z koniecznością ponownego szkolenia załogi z ich obsługi. Niekiedy osoby decyzyjne nie wyrażają zgody na wykonanie takiej aktualizacji, pośrednio zmuszając pracowników do „kreatywnego” obchodzenia niedociągnięć systemu. Tu rodzi się pytanie, czy pracownicy firm rzeczywiście skazani są na zmaganie się z posiadanym ERP i pracę na starych systemach? Odpowiedź brzmi – nie!

 

 

Ciekawą koncepcją odpowiadającą na wyżej zadanie pytanie jest model warstwowy Gartnera (Gartner Pace-Layered Application Strategy), który klasyfikuje aplikacje biznesowe według strategii postępowania. Zgodnie z modelem, aplikacje dzielone są na trzy grupy:
► Systems of Innovation (Innowacje)
► Systems of Differentiation (Konkurencja)
► Systems of Record (Działanie)

 

Klasyczne systemy, nieprzystające do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości biznesowej pozostają w warstwie system of records (warstwa działanie). Są aplikacjami niewymagającymi rozwoju, wspierającymi procesy biznesowe charakteryzujące się niewielką zmiennością, realizujące standardowe funkcjonalności. Aby zmienić sytuację w firmie, należy wyjść poziom wyżej – zainwestować w aplikacje, które są w stanie wspierać unikalne procesy biznesowe oraz funkcje. Są to inteligentne systemy, charakteryzujące się znaczną zmiennością, wynikającą z podatności na zmiany w sposobie funkcjonowania biznesu oraz oczekiwań klientów. Według modelu Gartnera nazywają się systems of differentiation i są warstwą zapewniającą efektywność i konkurencyjność. Według nas – są to nowoczesne BPMS-y, takie jak Novacura Flow.

Najważniejszą kwestią jest fakt, że aby wyjść z warstwy systems of records nie trzeba w firmie robić rewolucji. Są bowiem aplikacje z warstwy systems of differentiation, które są pewnego rodzaju nakładką na systems of records. Nakładką, bo jak sama nazwa wskazuje, jest to element nieinwazyjny, który nie ingeruje w strukturę ERP, a pozwala na uporządkowanie i zmiany w istniejących procesach lub opisanie nowych – w dowolnym momencie, gdy w firmie zaistnieje taka potrzeba.

 

 

Ale uwaga! Żeby tak się stało, trzeba dobrze wybrać dostawcę BPMS-a. Ludzie odpowiedzialni za wdrożenie muszą posiadać dogłębną wiedzę o procesach oraz znać elementy, z których składa się stosowany aktualnie w optymalizowanej firmie system ERP. W jego strukturę bowiem trzeba wejść głęboko i dokładnie. Należy uporządkować procesy i na nowo je zdefiniować. To wymaga wewnętrznej dyskusji i wspólnego tworzenia potrzebnych udogodnień razem z użytkownikami. Lata praktyki pokazują, że jeśli dostawca dokładnie ich słucha i dostarcza usprawnień szybko i – co ważne – na czas, są w stanie wykrzesać z siebie naprawdę dużo i nie boją się zmian. Zdecydowanie minęły już czasy, kiedy można było przekonywać pracowników przez długie miesiące, a nawet lata, że wdrożone systemy reprezentują tak zwane najlepsze praktyki i nic nie da się z nimi wobec tego zrobić.

Zatem ważna kwestia. Planując zmiany, po pierwsze trzeba zacząć myśleć o procesach krytycznych oraz skupić się nie na udoskonalaniu administracji, ale procesów ”core” biznesowych. Po drugie należy koncentrować się na aplikacjach, które pomogą się nam odróżnić od konkurencji i które adaptują się bez trudu do zmiennych potrzeb. Po trzecie trzeba brać pod uwagę jedynie tych dostawców oprogramowania, którzy nie tylko oferują sam system BPMS, ale przede wszystkim posiadają praktyczną wiedzę o procesach i systemach ERP. W przeciwnym przypadku narażamy się na niezrozumieniem potrzeb przedsiębiorstw, marnowanie energii i zasobów, i co za tym idzie – uniemożliwienie konkurowania na lokalnym, ale też międzynarodowym rynku. Tylko wielowymiarowe podejście umożliwi pełne wykorzystanie narzędzi wspierających strategiczne zarządzanie przedsiębiorstwem.

 

Artur Buła, Managing Director, Novacura Poland

 

***

 

Novacura jest ekspertem w zakresie systemów biznesowych. Specjaliści firmy posiadają dogłębną wiedzę dotyczącą światowej klasy rozwiązań wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem i wiedzą, jak dzięki nim i autorskim koncepcjom usprawnić procesy zachodzące w przedsiębiorstwach.

Novacura wspiera firmy w wielu obszarach, m. in. sprzedaży i serwisu w terenie, utrzymania ruchu, produkcji i logistyki. Współpracując z klientami Novacura swoje działania skupia na zrozumieniu i dopasowaniu się do potrzeb klienta, a w rezultacie dostarczenia możliwości obniżenia kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa, podniesienia konkurencyjności, wejścia na nowe rynki.

Firma istnieje od 2005 roku, w Polsce działa od trzech lat. Zatrudnia ponad 60 pracowników, ma ponad 100 klientów w 10 krajach Europy. W 2015 roku obroty firmy osiągnęły 4,5 miliona euro.