•    Odczyty kart kierowców lub skany wykresówek.
•    Daty wyjazdu/powrotu kierowcy z bazy oraz przekroczeń granic.

Na podstawie powyższych danych dobrze ustawione oprogramowanie 4Trans policzy zgodnie z przepisami należne pracownikowi wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, nocne oraz dyżury. Ważnym elementem, który program wykaże, będzie ewentualne wyrównanie do wynagrodzenia minimalnego w innych krajach. Pod przyciskiem „Drukuj” znajdziemy niezbędną do okazania podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy pełną ewidencję czasu pracy.
Przy prawidłowo ustawionym programie samo wyliczenie polskiej oraz niemieckiej lub francuskiej (w zależności od tego, gdzie wykonywaliśmy transport) ewidencji czasu pracy sprowadza się do kliknięcia w dwa przyciski „Wylicz” oraz „Drukuj”. Ustawienie programu zgodnie z zapisami w regulaminie, obwieszczeniu czy w umowie o pracę w poszczególnych firmach nie stanowi żadnej bariery, pomagają to zrobić nasi trenerzy podczas wdrożeń oraz szkoleń indywidualnych. Regularnie organizujemy też szkolenia otwarte w całej Polsce, na których przekazujemy aktualną wiedzę związaną z przepisami oraz praktykami kontrolnymi. Taką wiedzę przekazaliśmy w ciągu ostatniego roku ponad 5 tysiącom osób.

 

Nie tylko firmy transportowe decydują się na korzystanie z naszego oprogramowania. Bardzo często są to również firmy, które zaczynają lub poszerzają swoją działalność biznesową o usługi rozliczania czasu pracy. Potrafią one dostrzec paradoks, że pomimo iż temat samego rozliczania czasu pracy np. we Francji wydaje się bardzo skomplikowany, okazuje się, że samo rozliczenie dla posiadającego odpowiednie oprogramowanie sprowadza się do kilku prostych kliknięć. W związku z tym w ostatnim czasie widzimy duży wzrost zainteresowania właśnie wersją usługową 4Trans. Osoby, które wybierają nasz system, biorą przykład z największych i najlepszych firm działających już na rynku, które w ramach miesięcznego abonamentu za każdego kierowcę tworzą niezbędne dla rozliczenia raporty, wykorzystując do tego wyłącznie oprogramowanie 4Trans firmy Inelo.

 

Wygląd najnowszej wersji oprogramowania 4Trans

 

 

 

W sytuacji, gdy kierowcy wykonują pracę na terytorium Francji, niezbędne jest powołanie przedstawiciela. Przedstawiciel powinien znajdować się we Francji. Jest głównie odpowiedzialny za kontakt ze służbami kontrolnymi oraz za przechowywanie dokumentacji, takiej jak:

•    Zaświadczenia o oddelegowaniu,
•    Ewidencja czasu pracy kierowców we Francji,
•    Dokumenty potwierdzające zapłatę faktycznego wynagrodzenia.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom, wynegocjowaliśmy korzystne warunki w międzynarodowej firmie świadczącej usługi przedstawicielstwa dla wszystkich, którzy posiadają oprogramowanie 4Trans. Kontakt do przedstawiciela wraz ze szczegółami są bezpośrednio przekazywane przez dział sprzedaży: www.inelo.pl/kontakt.

Jeśli firma posiada już przedstawiciela, może przystąpić do wypełnienia zaświadczenia o oddelegowaniu. W najnowszej wersji 4Trans jest możliwość wypełnienia takiego zaświadczenia. W programie wszystkie pola zaświadczenia są przetłumaczone na język polski dla wygody uzupełniania. Większość pól jest automatycznie uzupełnianych na podstawie wytycznych francuskiego ministerstwa oraz wcześniej wprowadzonych danych. W razie wątpliwości, w pomocy programu znajduje się specjalnie przygotowany tutorial, który krok po kroku pokazuje, co należy wpisać w poszczególne pola. Nasi pracownicy dbają nieprzerwanie o aktualność wzorów i w przypadku zmian wydają stosowny komunikat m.in. na naszej stronie oraz wprowadzają aktualizacje oprogramowania.
 

Przed wykonaniem transportu na terytorium Francji firma powinna wyposażyć swojego kierowcę w dwa niezbędne dokumenty:
– prawidłowo wypełnione zaświadczenie o oddelegowaniu,
– umowę o pracę.

Za brak ww. dokumentów lub ich błędne wypełnienie służby kontrolne mogą nakładać kary bezpośrednio na drodze. Pozostałe dokumenty, takie jak umowa powołania przedstawiciela, ewidencja czasu pracy (czyli raport nr. 254 „Rejestr czasu pracy na terytorium innych krajów” z 4Trans), dowody wypłaty wynagrodzenia, drugi egzemplarz zaświadczenia o oddelegowaniu, powinny być przechowywane u przedstawiciela. Zgodnie z wytycznymi mogą być one dostępne w wersji elektronicznej (np. PDF).

Szczegółowe wymagania, wytyczne oraz sposoby rozliczania są omawiane na szkoleniach otwartych organizowanych w całej Polsce przez naszą firmę. Każdy, kto chce poszerzyć swoją wiedzę, może się zapisać na takie szkolenie na stronie www.szkoleniadlatransportu.pl.

Uczestnicy chwalą i doceniają szkolenia organizowane przez Inelo za to, że pokazujemy, jak każdy w nieskomplikowany sposób może samodzielnie w swojej firmie rozliczać czas pracy kierowców. Gros uczestników naszych szkoleń to pracownicy i właściciele firm, które rozliczają firmy transportowe, co również potwierdza jakość i aktualność przekazywanej przez naszych trenerów wiedzy.

 

 

 

 

Najbardziej obszernym tematem jest samo rozliczenie czasu pracy we Francji, ale gdy skupimy się tylko na tym, co użytkownik programu powinien zrobić, to temat okazuje się niezwykle prosty i sprowadza się do 3 kroków:

a.    Wprowadzenie odpowiedniej stawki dla pracownika
Jednym z najważniejszych elementów jest wprowadzenie odpowiedniej stawki zgodnie z wytycznymi francuskimi, według której będziemy rozliczać pracownika. W przypadku kierowców międzynarodowych w transporcie towarów najczęściej będzie to 10 euro. To, w jaki sposób dobrać stawkę, zostało wyjaśnione szczegółowo w pomocy programu, w tutorialu pokazującym krok po kroku, jak rozliczyć czas pracy we Francji oraz wypełnić zaświadczenie.
 
b.    Wprowadzenie wjazdów i wyjazdów z terytorium Francji
Aby program był w stanie policzyć czas pracy kierowcy na terytorium Francji, należy wprowadzić do niego informacje o przekroczeniach granic przez kierowcę, a resztę obliczeń wykona automatycznie. W zależności od potrzeb konkretnych firm, istnieje kilka możliwości wprowadzania takich odcinków – od możliwości ręcznego wpisywania, importu pliku Excela, aplikację na telefon dla kierowcy po pełną automatyzację poprzez system GBOX Assist.
Najbardziej popularnym sposobem wśród użytkowników programu jest wprowadzanie odcinków zagranicznych bezpośrednio w delegacjach tworzonych w przystępny (graficzny) sposób na wykresie tygodniowym:

Od niedawna istnieje również możliwość, że kierowca wprowadza przekroczenia granic w aplikacji na telefon i wysyła je bezpośrednio do oprogramowania 4Trans. W takim przypadku zadaniem osoby rozliczającej jest jedynie zatwierdzenie gotowej delegacji i wydruk rozliczenia diet i ryczałtów za nocleg.

c.    Wyliczenie ewidencji czasu pracy i wydrukowanie gotowego raportu
Dla użytkownika programu sam sposób rozliczenia nie różni od dotychczasowego wyliczenia polskiej ewidencji czasu pracy. Mając wprowadzone powyższe dane o odcinkach zagranicznych oraz odczyty z kart kierowców lub wykresówki, przechodzi na ewidencję czasu pracy i wybiera „Wylicz”. Program sam wyliczy wymagane składniki wynagrodzenia we Francji i wyświetli dodatkowe wiersze w ewidencji:

 

 
To wszystko! Po wydrukowaniu ewidencji czasu pracy widoczna będzie ewentualna wysokość dopłaty za czas pracy na terytorium Francji.

Niezbędna dokumentacja czasu pracy na terytorium Francji znajduje się w jednym raporcie nr. 254 „Rejestr czasu pracy na terytorium innych krajów”. Znajdują się tam wszelkie informacje wymagane dekretem oraz wytycznymi strony francuskiej. Dla zredukowania kosztów tłumaczeń raport jest gotowy w dwóch językach: polskim oraz francuskim.
 
Program po kliknięciu przycisku „Wylicz” oblicza amplitudę czasu pracy, godziny nadliczbowe, dodatki za godziny nocne oraz dodatek stażowy zgodnie z przepisami we Francji. Warto zwrócić uwagę na to, że program również automatycznie rozpozna odpowiednie zdarzenia (jazdy, pracy, dyspozycyjności) do wyliczenia czasu pracy we Francji oraz porówna wykazane wynagrodzenie we Francji z wypłaconym wynagrodzeniem oraz dodatkami związanymi z delegacjami w Polsce. W efekcie otrzymamy kwotę, którą należy dopłacić za ten czas pracy kierowcy lub potwierdzenie, że ta kwota została wypłacona.

Automatyczne wyliczenie wynagrodzenia we Francji nie byłoby możliwe bez dogłębnej analizy kodeksu pracy, kodeksu transportu, dekretów, układów zbiorowych oraz wytycznych. Nasi eksperci poświęcili wiele dni pracy na analizę sposobu wyliczenia wszystkich wymaganych składników czasu pracy kierowców we Francji, konsultowali się z francuskimi biurami prawnymi specjalizującymi się w przepisach z zakresu czasu pracy pracowników delegowanych. Duża grupa programistów z wieloletnim doświadczeniem pracująca nad ciągłym rozwojem oprogramowania 4Trans pozwala na szybkie wprowadzenie zmian w przypadku jakichkolwiek zmian przepisów czy wytycznych.

Dbamy również o to, żeby domyślne ustawienia programu były bezpieczne dla firmy, a nasi trenerzy podczas szkoleń indywidualnych oraz otwartych przekazują wiedzę umożliwiającą korzystanie z ustawień programu przydatnych w konkretnych sytuacjach występujących w Państwa firmach.

Najlepszym podsumowaniem tego artykułu będą słowa, przytaczane przez naszych trenerów zapytanych o reakcje użytkowników 4Trans po szkoleniu z rozliczania czasu pracy:

 

Mateusz Włoch, Ekspert Inelo