Krzysztof Pograniczny: Green Factory (GF) osadzony jest w działalności produkcji rolniczej, a usługi logistyczne pojawiły się w grupie w 2008 roku. Z jakiego powodu utworzono firmę logistyczną Green Factory Logistics (GFL)? Czy nikt z operatorów nie był wstanie zrozumieć potrzeb producentów produktów świeżych?

 

Paweł Lorek: Green Factory Logistics faktycznie powstało jako dział logistyczny producenta Green Factory, stąd nazwa. Jednak od 2008 r. zrobiliśmy wielki postęp i obecnie, jako operator logistyczny, jesteśmy jednym z najbardziej liczących się graczy na rynku krajowym. Dlaczego spółka-matka zdecydowała się na dział zamiast operatora zewnętrznego? Powód wydaje się prozaiczny – elastyczność i bezpieczeństwo. Jak wiadomo, logistyka produktów fresh należy do najtrudniejszych. Liczy się sprawność działania. Własny dział pozwalał na najszybszą reakcję w każdej sytuacji, zarówno przy dostawach, jak i reklamacjach. Im krótszy termin przydatności do spożycia, tym droga od producenta do odbiorcy końcowego powinna być jak najkrótsza, co za tym idzie – powinna przebiegać przy udziale jak najmniejszej liczby pośredników. Przykładem są warzywa. Im szybciej producent dostarczy towar do odbiorcy, tym lepiej dla konsumenta, jak i dla samego produktu. Zgodnie z powyższym, w przypadku reklamacji konieczny jest natychmiastowy powrót do producenta, aby zachować wartość handlową produktu. My obsługujemy dostawy najświeższego produktu z możliwych – już następnego dnia po zebraniu uprawy, produkt jest dostarczany do odbiorcy. Zarówno transport, jak i praca magazynów musiały być całkowicie dostosowane do potrzeb produkcji. Należy jednak zaznaczyć, że od samego początku, jeszcze jako dział logistyczny Green Factory, działaliśmy na całym rynku, świadcząc usługi dla kontrahentów zewnętrznych.

 

– Trzonem naszej działalności są chłodnicze usługi logistyczne. Każdy z naszych klientów wymaga temperatury kontrolowanej od 2 do 6°C i taką gwarantujemy w całym łańcuchu – od odbiorów z produkcji, przez magazyn, po dostawy bezpośrednie. Chyba najważniejszą cechą naszej firmy jest ciągłość pracy. Funkcjonujemy 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu, przez cały rok. Dla odbiorcy końcowego, tj. konsumenta, liczy się świeży towar na półce każdego dnia. Efektem tego są coraz to większe zamówienia z sieci, coraz większa produkcja, a co za tym idzie – większe zapotrzebowanie na firmy logistyczne i ich usługi. Dla naszych klientów jesteśmy dostępni non-stop, włączając w to dział obsługi klienta. Ważnym elementem naszej struktury jest opiekun klienta, który dba o jego potrzeby. W ten sposób klient nie jest odsyłany do poszczególnych działów, aby uzyskać potrzebną mu informację. Zadaniem opiekuna jest posiadać odpowiednią wiedzę o kliencie, aby móc szybko reagować.

 

– Ze względu na szeroki wachlarz usług logistycznych i ogromny potencjał, świadczymy usługi zarówno dla małych firm, jak i wielkich zakładów przetwórczych i produkcyjnych. Dla nas każdy klient jest tak samo ważny. Każdego tyczy się ta sama procedura obsługi, planowania czy księgowania. Naszymi klientami są przede wszystkim firmy oferujące produkty typu fresh, jak warzywa, owoce, wędliny, przetwory mleczne, które wymagają temperatury od 2 do 6°C w łańcuchu. Ze względu na dzielone komory na magazynie, jesteśmy w stanie świadczyć usługi magazynowania dla produktów o różnej temperaturze (powyżej +2°C) oraz rozdzielać asortyment ze względu na wzajemne oddziaływanie biologiczne. Posiadamy własne chłodnie, co pozwala nam na świadczenie usług transportowych, całopojazdowych i drobnicowych na terenie całego kraju. Usługa transportowa obejmuje odbiór towaru z wyznaczonego przez klienta miejsca, może być to zakład produkcyjny lub też magazyn przerzutowy, a następnie dostarczenie go zgodnie z awizacją do oznaczonego odbiorcy, we wskazanej temperaturze. Transport drobnicowy odbywa się w temperaturze od +2 do +6°C, a transport dedykowany możliwy jest w każdej temperaturze. Transport całopojazdowy odbywa się w schematach: A – A, A – B a także A – C. Odgrywa kluczową rolę przy dostawach produktu o krótkiej dacie przydatności.

 

 

– Praktycznie każda usługa przez nas oferowana mieści się w tym zakresie. W przeciwieństwie do usług transportowych i magazynowanych, logistyka drobnicowa opiera się jedynie na temperaturze od +2 do +6°C. Przekroczenie podanej temperatury skutkowałoby zniszczeniem towaru – przemrożenie w przypadku spadku poniżej +2°C lub zagrzaniem w przypadku przekroczenia +6°C. Koniecznością jest w naszym przypadku regularna kontrola i serwis, zarówno naczep, jak i agregatów wraz z drukarkami. Nierzadko się zdarza, iż odbiorca, mierząc temperaturę produktu, w trakcie przyjęcia żąda wydruku temperatury. Nawet jeśli temperatura produktu jest zgoda ze specyfikacją, to jednak potwierdzenie w postaci wydruku z agregatu, skutkuje reklamacją.
Oprócz dostaw i magazynowania towaru w kontrolowanej temperaturze, oferujemy naszym klientom usługi takie, jak przepakowywanie towaru, konfekcjonowanie i tworzenie miksów na palecie (również w przypadku zmiennowagowego), etykietowanie palet i kartonów. Stany magazynowe są regularnie inwentaryzowane, co daje pełną kontrolę nad towarem. Główną rolę odgrywa tutaj system magazynowy WMS. Ponadto stworzyliśmy samodzielny dział jakości. Jego rolą jest wdrażanie i utrzymywanie certyfikatów jakościowych. Oprócz tego dział jakości sprawdza, ocenia i raportuje klientom stan produktu magazynowego i cross-dockowego. Klient dzięki temu zdalnie sprawuje opiekę na własnym towarem.

 

 

– Tak, działamy na terenie całej Polski. Dzięki magazynom w tzw. trójkącie logistycznym, tzn. Śląsk, okolice Poznania i okolice Warszawy, jesteśmy w stanie świadczyć usługi logistyczne na wysokim poziomie. Siatka naszych magazynów powoli się powiększa. Jesteśmy w trakcie wdrażania pewnego projektu, o którym na pewno w swoim czasie poinformujemy. Co do samej drobnicy, tak jak wspominałem wcześniej, GFL powstał po to, aby dostarczać towar z A na B. W przypadku Green Factory była to kwestia przerzucenia świeżego towaru z pola i między naszymi magazynami, w przypadku klientów całkowicie zewnętrznych rzecz ma się podobnie. Pierwszym krokiem jest odbiór towaru od dostawcy, czasem prosto z produkcji. Bywa, ze jednego dnia od tego samego klienta odbieramy po kilka pełnych naczep (33-paletwych). Zazwyczaj jest to towar dystrybucyjny, czyli tego samego dnia jest planowany do i zaraz po wjeździe na nasz magazyn zostaje zadysponowany na dalszego transportu. Typowy cross-dock. Zdarza się również tak, ze część odebranego danego dnia towaru jest kierowana na magazynowanie, zadysponowana na dalsze dni lub oczekuje na dyspozycję. W każdym z tych przypadków konieczne jest, aby towar odbierany od dostawcy był dokładnie opisany i zabezpieczony. Istotnym elementem są karty paletowe, niezbędne zwłaszcza przy dostawach weekendowych.

 

Powyższe sytuacje dotyczą towaru, który nie wymaga ingerencji w paletę, gotowego do wysyłki. Trudniej jest w przypadku owoców, warzyw czy towaru miksowanego. Towar tego samego dnia trafia na magazyn GFL jest kompletowany i opisywany zgodnie ze zleceniami oraz dysponowany do wysyłki. Liczy się sprawność i precyzja. Każdy odbiorca wymaga przecież innych etykiet, innego sposobu kompletacji czy innego zabezpieczenia palet. Niedopilnowanie takich elementów może być również powodem reklamacji.

 

– Zapewniamy kompleksowe usługi logistyczne. Nasza działalność nie polega tylko na transporcie i magazynowaniu. W naszej ofercie magazynowania klienci odnajdują usługi takie, jak: etykietowanie, kompletacja towaru, kompletacja miksów, o której mówiłem wyżej, dodatkowe zabezpieczenie towaru przygotowanego wcześniej przez klienta, drukowanie dokumentów, pełna obsługa towaru zmiennowagowego, jakościowa kontrola produktów na przyjęciu i na wydaniu towaru. Dzięki systemowi WMS wszystko jest perfekcyjnie oznaczone i zlokalizowane. Klient może zdalnie dysponować własnym towarem. W przypadku usługi transportowej, oferujemy transport krajowy, drobnicowy w temperaturze kontrolowanej od 2 do 6 C, całopojazdowy w temperaturze dedykowanej, wycenę transportów, odbiór od klienta towaru przeznaczonego na dystrybucję drobnicową oraz odbiór od klienta towaru z bezpośrednią dostawą do odbiorcy. Poza tym, mamy sprawny system obrotu palet, co jest dużym udogodnieniem dla klienta. Wartością dodaną na pewno jest opiekun klienta, który posiada pełną wiedzę o swoim kliencie. Kontrahenci chwalą sobie taki system, nie są odsyłani do tzw. okienek. Poza tym, opiekun jest dostępny dla klientów całodobowo.

 

– Na chwilę obecną nie jest to tak rozbudowany tabor i sieć, jak u naszych konkurentów, ale stopniowo się powiększamy. Na dzień dzisiejszy naszą siłą jest na pewno strategiczne rozmieszczenie naszych magazynów. Błonie, stolica logistyki, to centrum kraju, skąd mamy wszędzie blisko, Śląsk, gdzie punktów dostaw jest naprawdę, dużo oraz okolice Poznania, co stanowi dobry punkt przeładunkowy do takich miast, jak Szczecin czy Koszalin. Wszystkie nasze magazyny są nowoczesne i mieszczą kilka tysięcy miejsc paletowych. Dzięki komorom chłodniczym możemy magazynować towar o różnych zakresach temperatur, powyżej +2°C. Jeśli zaś chodzi o tabor, obecnie posiadamy ponad 100 własnych naczep chłodniczych. Wszystkie wyposażone są w nowoczesne agregaty i GPS. Część taboru przypisana jest do jednego z magazynów, a część jest dysponowana po całej Polsce, zgodnie z życzeniem klienta. Każda naczepa oklejona jest naszym firmowym logo, aczkolwiek jesteśmy na etapie wdrażania projektu jeżdżących reklam. Razem z marką F&E podjęliśmy się próby takiej reklamy.

– Rola systemu WMS w logistyce chłodniczej jest ogromna. Zaangażowanie i doświadczenie logistyczne pracowników Logifact-Systems pozwoliło na wypracowanie systemu idealnego dla naszych potrzeb. Z firmą związaliśmy ponad dwa lata temu. System przede wszystkim zwiększa wydajność pracy magazynu (mierzonej na ogół liczbą realizowanych pozycji zleceń), co pozwala na zmniejszenie zatrudnienia lub obsługę rosnących przepływów magazynowych bez zwiększania zatrudnienia. Poprawia jakość pracy magazynu, głównie poprzez daleko idącą eliminację pomyłek w obsłudze procesów magazynowych zarówno przy przyjęciu, jak i wydaniu towaru, ze szczególnym uwzględnieniem procesów kompletacji. Ponadto zapewnia terminowe i kompletne przygotowanie wysyłek, utrzymuje zgodności stanów widzianych przez WMS z rzeczywistymi stanami magazynowymi (zapewnia wiedzę o stanie zapasów z dokładnością do stanów poszczególnych jednostek magazynowych przypisanych do konkretnych lokacji magazynowych). System zapewnia pełen nadzór i możliwość śledzenia w czasie rzeczywistym (on-line) poszczególnych procesów magazynowych od przyjęcia do magazynu i kontroli wejściowej, poprzez kompletację, aż do wysyłki skompletowanych zleceń. Jest to narzędzie do kompletnego zarządzania magazynem. System cały czas śledzi i analizuje wszystkie procesy przepływu materiału oraz w czytelny sposób przedstawia ich stan jednej osobie zarządzającej (kierownik operacyjny zmiany, brygadzista, itp.). Zaletą systemu jest umożliwienie niezwłocznego podejmowania możliwie optymalnych decyzji w trybie on-line oraz drogą radiową. Osoby zarządzające magazynem na podstawie dostarczanych przez WMS, niezbędnych danych przekazują decyzje do wykonania do odpowiednich pracowników magazynowych, bezpośrednio na ich terminale radiowe. Pozwala to na sterowanie pracą pracowników magazynowych. System przekazuje na terminale radiowe pracowników magazynowych polecenia wykonania poszczególnych czynności, a po ich wykonaniu żąda potwierdzenia ich prawidłowości. Pracownik koncentruje się za każdym razem na wykonaniu (wyznaczonego przez system) prostego zadania cząstkowego, a następnie potwierdza prawidłowość jego wykonania. W wypadku stwierdzenia jakiejkolwiek nieprawidłowości lub błędu system niezwłocznie reaguje na taką sytuację.

Procesy, takie jak zbieranie danych na potrzeby raportowania, automatyczna wymiana danych z innymi systemami zarządzania czy generowanie obieg i obsługa dokumentów (PZ, WZ, protokoły braków, listy załadunkowe itp.), są całkowicie zautomatyzowane. Zapewnia to skuteczną integrację magazynu z otoczeniem biznesowym poprzez system automatycznej wymiany danych z innymi systemami zarządzania. Do tego obszaru zalicza się za równo włączenie magazynu w cały łańcuch dostaw (np. interfejsy z systemem TMS czy ERP), jak również zapewnienie bezpośredniej komunikacji z kontrahentami poprzez odpowiednio przygotowane portale WWW. Ponadto same zadania, jak i szczegółowy przebieg ich wykonania (kto, kiedy, jaka jednostka, jaka operacja itp.) są automatycznie archiwizowane w trakcie ich trwania. Następnie zebrane dane są szczegółowo analizowane za pomocą specjalnie do tego celu opracowanych raportów, w celu ciągłej optymalizacji procesów logistycznych. Jest to przydatne narzędzie umożliwiające analizę procesów magazynowych i oceny pracowników.

 

– W przypadku bardziej złożonych operacji logistycznych prawie każdy system wymaga pewnego dostosowania do potrzeb klienta. Dlatego istotne jest, aby proponowany przez partnera wdrożeniowego system WMS posiadał rozbudowane i konfigurowalne rozwiązanie standardowe, co pozwala w znacznym stopniu zminimalizować programowanie rozszerzeń, a tym samym obniża koszty i ryzyko wdrożenia. W tym wypadku zastosowany WMS w swojej wersji standardowej posiadał wyżej wymienione cechy, co sprawiło, że nie było konieczności wprowadzania znacznych jego modyfikacji w celu dopasowania do naszych potrzeb, a to z kolei przyczyniło się do sprawnego wdrożenia. W obecnej wersji system jest na tyle uniwersalny, iż spełnia potrzeby dla każdego rodzaju asortymentu.

 

 

– W Green Factory Logistics mamy wdrożony system HACCP oraz certyfikowany standard IFS Logistics, dzięki temu panujemy nad wszystkimi zagrożeniami na każdym etapie naszego działania, związanymi z obrotem żywnością w tym narażeniem produktów chłodniczych lub mrożonek na działanie zbyt wysokich temperatur.

Utrzymanie łańcucha zimna w Green Factory Logistics w trakcie transportu. Początkiem tego etapu są załadunki. Wykonywane bezpośrednio z magazynów GFL w lokalizacjach Błonie oraz Sosnowiec, gdzie już przed załadunkiem temperatura wewnątrz naczepy powinna wynosić od 2 do 4°C. W przypadku pozostałych załadunków wykonywanych u bezpośrednio klientów możemy podstawić naczepę w temperaturze podanej przez naszych klientów, zgodnej z wymaganiami dla towaru chłodniczego lub mrożonek. Powracając do załadunków w magazynach GFL, to personel wykonujący załadunek kontroluje temperaturę wewnątrz naczepy a następnie zapisuje ją w dokumentach załadunkowych towarzyszących kierowcy w czasie późniejszego transportu, jest to potwierdzone także przez samego kierowcę. Jeżeli temperatura jest niezgodna z wymaganiami, które są opisane w dokumentach transportowych, to personel nie wykona załadunku. Kierowca będzie musiał odjechać samochodem od rampy, a następnie powinien doprowadzić temperaturę do właściwej. Po tym zabiegu personel wykona załadunek towaru.

 

W trakcie transportu zapewnienie łańcucha zimna to odpowiednio ustawiony (zgodnie z zaleceniami otrzymanymi od klienta) oraz sprawny agregat chłodniczy oraz rejestrator temperatury umożliwiający zapis oraz późniejszy wydruk danych. Jest to gwarancją utrzymania odpowiedniej temperatury oraz przekazania informacji o temperaturze w trakcie transportu klientom, których wymaganiem jest udowodnienie, że przez cały czas towar znajdował się w odpowiednich warunkach. Zapisy elektroniczne z monitorowania temperatury w trakcie transportu możemy udostępnić naszym klientom do roku wstecz po wykonaniu usługi przewozowej. W przypadku jakichkolwiek niesprawności sprzętu, kierowca jest zobowiązany jeszcze przed podjęciem zlecenia na daną trasę sprawdzić działanie sprzętu (agregat chłodniczy, rejestrator temperatury). W przypadku niezgodności nie wolno mu podjąć załadunku. Usterkę zgłasza do spedytora GFL oraz do pracownika działu technicznego, który kieruje kierowcę do serwisu technicznego w celu wykonania naprawy wadliwych elementów.

Utrzymanie łańcucha zimna w czasie magazynowania. Oprócz transportu, w którym mamy zapewnioną temperaturę właściwą dla danych grup towarowych, równie ważnym elementem jest także utrzymanie temperatury w trakcie magazynowania w naszych magazynach. Już w momencie przyjęcia do magazynu temperatura towaru jest kontrolowana przez personel przyjmujący dostawy. Wszelkie rozbieżności między zalecaną temperaturą przechowywania a stanem rzeczywistym są zgłaszane do naszych klientów/właścicieli towaru. Pracownicy sporządzają protokół reklamacji, który jest przekazywany drogą elektroniczną do naszych klientów. Dalsze działania zależą od decyzji klientów, np. zwrot i obciążenie przewoźnika, utylizacja produktów. Jeśli towar spełnia wymagania, jest on wstawiany do wyznaczonych lokalizacji w magazynach.

W komorach, w których przechowujemy towar, warunki temperaturowe są monitorowane w systemie elektronicznym w sposób ciągły. Obecnie w naszych chłodniach utrzymujemy temperatury od 2 do 6°C. W przypadku przekroczeń temperatury system automatycznie uruchamia alarm, po którym personel ma za zadanie podjąć odpowiednie działania korygujące. Głównym celem jest niedopuszczenie do przerwania łańcucha zimna dla przechowywanych w chłodniach produktach. Aby zapewnić optymalną temperaturę dla powierzonych nam produktów, jesteśmy w stanie przewieźć towar do komory, w której panuje odpowiednia temperatura lub wstawić towar do uprzednio schłodzonych naczep własnych GFL, w których sprawnie funkcjonuje monitoring temperatury. W takich przypadkach kontaktujemy się także z serwisem technicznym, aby usunąć awarię urządzeń chłodniczych. Każda czynność z postepowania w czasie przekroczenia temperatury jest rejestrowana, dzięki temu jesteśmy w stanie udowodnić, że łańcuch zimna nie został przerwany i towar będzie bezpieczny dla finalnych konsumentów.