Generalnym celem wdrażania CMMS jest minimalizowanie ryzyka ewentualnych niepowodzeń w trakcie eksploatacji maszyn. Lista funkcji, jakie mają spełniać, obejmuje m.in. zarządzanie rejestrem wyposażenia, jego zakupami i sprzedażą, planowaniem przeglądów i czynności obsługowych oraz nadzorowanie procedur. To jedne z kluczowych funkcji przydatnych w funkcjonowaniu służb utrzymania ruchu. Aplikacja CMMS może wspomagać TPM (Total Productivity Maintenance), gromadząc i udostępniając dane o przestojach urządzeń, ich przyczynach, podejmowanych działaniach naprawczych, zapobiegawczych, modernizacyjnych czy obsługach wykonywanych przez operatorów.

Wiele do zrobienia

Karolina Kokot, Kierownik Zespołu Smart Digital Solution BU, Kotrak, przypomina, że systemy CMMS to dedykowane rozwiązanie dla działów utrzymania ruchu, dostosowane do branżowych potrzeb. Stanowią realne wsparcie w optymalizacji pracy UR, a ich wdrożenie skutkuje usprawnieniem procesów produkcyjnych. – Wraz ze wzrostem świadomości znaczenia nowoczesnych rozwiązań IT, rośnie także zainteresowanie systemami CMMS wśród właścicieli polskich firm produkcyjnych. Zauważają oni, że wdrożenie odpowiedniego oprogramowania skutkuje lepszą organizacją pracy, co przekłada się bezpośrednio na większy zysk i wyższą jakość oferowanych produktów – mówi K. Kokot, a wśród kluczowych zalet CMMS nasza rozmówczyni wymienia: usprawnienie zarządzania maszynami (CMMS dostarcza przejrzystych, łatwych do analizy informacji; dane logistyczne i serwisowe przechowywane są w tym samym miejscu; CMMS przechowuje także archiwalne zapisy dotyczące przeglądów i rejestry awarii każdej z maszyn), generowanie raportu MTBF (parametr określający średni czas bezawaryjnej pracy urządzeń i maszyn w trakcie ich eksploatacji jest w systemie CMMS określany na bieżąco, dla wielu maszyn), jak również możliwość eliminowania wąskich gardeł bowiem dane zarejestrowane w systemie pozwalają określić średni czas reakcji i realizacji naprawy, a następnie identyfikować wyzwania oraz usprawniać obszary wymagające poprawy. Chodzi w rezultacie o ułatwienie zarządzaniem pracownikami działu UR i realizowaniem zadań (uporządkowanie kwestii przeglądów i napraw maszyn; zgłoszenia są priorytetyzowane, a także podzielone na odpowiednie statusy; osoby, które dopiero wdrażają się w swoją pracę, mogą korzystać z wygodnych checklist dla przeglądów, prowadzących krok po kroku po każdym z elementów do weryfikacji). Dodatkową zaletą w trakcie pracy na hali produkcyjnej jest możliwość pracy na urządzeniach, takich jak tablety, z aplikacjami dostosowanymi do urządzeń mobilnych. Istotne jest też usprawnienie gospodarki magazynowej – system posiada katalog zasobów i części dostępnych na magazynie. Dla każdego z zasobów możliwe jest określenie stanów minimalnych, po których przekroczeniu oprogramowanie CMMS przypomina o konieczności uzupełnienia magazynu.

Według Krzysztofa Bujwida (Starszy Konsultant Biznesowy, Eurotronic) swoistą rewolucję i nową jakość przyniosło zastosowanie aplikacji mobilnych powiązanych z bazą CMMS. Dzięki temu powstały nowe możliwości, takie jak proste wykonywanie zdjęć telefonem i przypinanie ich do poszczególnych zgłoszeń w CMMS w celu gromadzenia rzetelnych danych o zdarzeniach technicznych. – To kolejny raz, gdy potwierdza się powiedzenie, że „obraz jest warty tysiąc słów”. Rozwiązania mobilne pozwalają też na trzymanie pod ręką tysięcy stron dokumentacji, co eliminuje konieczność powrotu do komputera podczas prowadzenia napraw w odległych częściach zakładu. Ponadto wykonywanie obsługi technicznej w oparciu o karty przeglądu dostępne z poziomu akceptacji nie tylko od razu aktualizuje dane w systemie, ale również pozwala uniknąć drukowania, co przekłada się na korzyści i dla środowiska i dla budżetu – tłumaczy K. Bujwid.

Paweł Jakubik, Partner, 4TECH, zaznacza, że systemy CMMS mają za zadanie wspierać działy utrzymania ruchu w realizacji ich podstawowych celów, przede wszystkim służyć zapewnieniu ciągłości procesów wytwarzania przy zachowaniu rozsądnych kosztów eksploatacji urządzeń, a najważniejszym środkiem w dążeniu do tego celu jest wdrożenie i doskonalenie właściwej strategii w utrzymaniu ruchu. – Niezależnie od tego, jaka polityka zostanie wybrana – czy będzie to TPM (Total Productive Maintenance), RCM (Reliability Centered Maintenance), IWS (Integrated Work Systems) czy też inna koncepcja –koniecznym narzędziem jej wdrożenia będzie system informatyczny, pozwalający sprawnie realizować, nadzorować i analizować procesy w wybranej strategii. Najważniejszym zadaniem systemu CMMS, a po udanym wdrożeniu – osiągnięciem, jest umożliwienie praktycznej realizacji teoretycznego modelu organizacji utrzymania ruchu, który w sposób efektywny realizuje założone cele – dodaje P. Jakubik.

Unikanie strat

K. Kokot (Kotrak) podkreśla, że każda przerwa w produkcji lub ograniczenie stopnia wykorzystywania urządzeń na produkcji skutkuje realnym brakiem zysku dla firmy, a ewentualne straty powstałe w wyniku nieplanowanych przestojów produkcji wynikających z niewłaściwego zarządzania utrzymaniem maszyn da się policzyć. – System CMMS pozwala wyprzedzać moment wystąpienia awarii i unikać nieplanowanych przestojów. Tego typu działania znacząco podnoszą jakość i tempo pracy, a w efekcie, przynoszą także wzrost zysku – potwierdza K. Kokot.

Według K. Bujwida (Eurotronic) policzenie tych strat jest prostsze, niż się mogłoby się wydawać. Z jednej strony możemy je szacować na podstawie wartości odpadu, jaki powstaje w wyniku przestojów (jego udział jest zależny od branży produkcji). W niektórych procesach nieplanowany przestój nie spowoduje powstania odpadu, jednak w innych, szczególnie tam, gdzie konieczne jest utrzymanie ścisłych warunków środowiskowych, nawet krótkie zakłócenie parametrów produkcji może spowodować kolosalne straty. – Inne podejście do szacowania wartości strat wynikających z nieplanowanych przestojów odnosi się do wartości utraconych możliwości produkcyjnych. W tym podejściu w pierwszej kolejności należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy Dział Sprzedaży byłby w stanie pozyskać nowe zamówienia, gdyby w zakładzie pojawiły się dodatkowe, stabilne możliwości produkcyjne. Jeśli tak, to warto się o nie postarać poprzez redukcję nieplanowanych przestojów. Aby oszacować straty, które z nich wynikają, należy wybrać metodę, np. założyć, że naszą stratą jest potencjalna wielkość zysków które zakład by osiągnął, gdyby przestoje nie powstały. W tym celu należy oszacować, jaki średni zysk przynosi godzina pracy linii lub wydziału, a następnie odnieść to do czasu nieplanowanych przestojów. Oczywiście jest to metoda przybliżona, gdyż rzeczywista wielkość utraconych korzyści zależy od konkretnego produktu, udziału w kosztach ogólnych i innych, jednak rezultat szacowania pozwala nam w przybliżeniu określić, o co możemy zawalczyć – mówi K. Bujwid, dodając, że sytuacja się komplikuje, jeśli brakuje informacji o czasie nieplanowanych przestojów, ponieważ nie ma adekwatnego systemu raportowania. W takiej sytuacji można wprowadzić czasowo (np. na miesiąc) dodatkowe, papierowe lub elektroniczne raporty, które pozwolą zebrać niezbędne informacje.

Dla P. Jakubika (4TECH) zgadza się z tym, że fakt ponoszenia znacznych kosztów z tytułu przestojów awaryjnych nie budzi żadnych wątpliwości, a koszty te są wymierne. Jego zdaniem jednak dokładne ich wyliczenie może być trudne, a czasami wręcz niemożliwe. – Stosunkowo łatwo można policzyć straty bezpośrednie z tytułu przestoju, takie jak koszty naprawy i ponownego rozruchu, zmarnowanego materiału, energii czy obsady, która ma przymusową przerwę w pracy. Dużo trudniej jest dobrze oszacować koszty pośrednie. Mogą to być koszty opóźnień w dostawach (takie jak kary umowne), przerwy w łańcuchach dostaw, konieczność zwiększenia zapasów materiałów i produktów, koszty logistyczne, wizerunkowe i wiele innych – konkluduje P. Jakubik.

Coraz więcej wiedzą

Świadomość tego, że wprowadzenie systemów informatycznych poprawia funkcjonowanie działów UR, rośnie. Potwierdza to Piotr Bargieł, Business Development Manager, Kotrak. – Po zwiększającej się liczbie zapytań z rynku zauważamy, że rośnie świadomość firm produkcyjnych z zakresu rozwiązań IT. Wiele firm produkcyjnych przynajmniej raz doświadczyło negatywnych skutków niezaplanowanych przestojów, dzięki czemu zainteresowanie systemami CMMS w naturalny sposób ciągle się zwiększa – mówi P. Bargieł, zaznaczając, że w efekcie konkurencji na rynku rozwiązań informatycznych tworzone są także coraz lepsze, bardziej zaawansowane technologicznie systemy CMMS, które optymalizują funkcjonowanie działów UR.

Również K. Bujwid (Eurotronic) z radością obserwuje zwiększanie świadomości w zakresie efektywności produkcji stwierdzając, że miary, takie jak OEE czy procent awaryjności, już niewielu zaskakują, dzięki czemu procesy w polskich firmach produkcyjnych stają się coraz bardziej doskonałe. – Nadal istnieje jednak część dobrze prosperujących firm, które dotychczas dobrze sobie radziły bez rozbudowanej analityki danych. To dobra wiadomość, ponieważ gdy te przedsiębiorstwa zdecydują się na poprawę procesu zbierania i przetwarzania danych, uzyskają jeszcze większą efektywność produkcji, a co za tym idzie – lepsze wyniki finansowe – podsumowuje K. Bujwid.

P. Jakubik (4TECH) zastrzega, że w służbach utrzymania ruchu pytanie na ogół nie brzmi „czy eliminować przestoje?”, tylko „jak zrobić to jeszcze skuteczniej?”. Wśród klientów 4TECH są tacy – podkreśla P. Jakubik – którzy dążą do osiągnięcia wartości współczynnika awaryjności (obliczanego jako stosunek całkowitego czasu przestojów awaryjnych do nominalnego czasu pracy maszyn) poniżej 0,3%.           

Oszczędności do policzenia

Inwestowanie w CMMS może się opłacać jednak konkretny rząd oszczędności zależy od sytuacji w danej firmie. P. Bargieł (Kotrak) zaznacza, że wysoki poziom oszczędności zaobserwujemy np. w takim przedsiębiorstwie produkcyjnym, które ze względu na swoją specyfikę i specjalizację ma tylko jednego dostawcę części do maszyn. Wtedy bowiem każda niezaplanowana awaria będzie wymuszać przerwę w pracy niedającą się w łatwy sposób skrócić. Przestój będzie źródłem sporych strat finansowych. – Wprowadzenie systemu CMMS w tego typu przedsiębiorstwie będzie stanowić ogromne usprawnienie, a w efekcie pozwoli także uzyskać znaczące oszczędności. Podobnie będzie w firmach produkcyjnych, które używają bardzo wyspecjalizowanych, drogich maszyn – każda awaria może wtedy także się wiązać z długim czasem naprawy i dużymi kosztami. Wdrożone w takim miejscu oprogramowanie CMMS z pewnością zwiększy poziom bezpieczeństwa oraz pozwoli zaoszczędzić środki finansowe dzięki inteligentnej amortyzacji zaplanowanej w długiej perspektywie – dodaje P. Bargieł.

Fakt, że możliwe oszczędności zależą od konkretnego przypadku i przede wszystkim od poziomu dojrzałości procesów utrzymania w danym zakładzie, potwierdza K. Bujwid (Eurotronic). Im poziom bazowy jest niższy, tym łatwiej jest osiągnąć znaczne oszczędności. Istnieje kilka mechanizmów, które pozwalają wygenerować oszczędności lub dodatkowe zyski. – Przykładowo: optymalizacja procesu utrzymania w oparciu o system CMMS pozwoliła na redukcję nieplanowanych przestojów z poziomu 7% do ok. 1% (przemysł spożywczy). Kolejnym obszarem pozwalającym na realizacje oszczędności jest optymalizacja magazynów UR i redukcja sytuacji, w których, pomimo dużej wartości magazynu, notorycznie brakuje niezbędnych części zapasowych. Wdrożenie CMMS pozwala na redukcję stanów magazynowych o ok. 20% przy jednoczesnym zwiększeniu dostępności bieżącej niezbędnych części – mówi K. Bujwid, który dodaje, że gromadzenie i przetwarzanie danych w CMMS pozwala na podejmowanie bardziej trafnych decyzji o inwestycjach (CAPEX), szczególnie poprzez identyfikację punktu w czasie, gdy dalsza eksploatacja nie jest już zasadna ekonomicznie.

W duchu Lean Manufacturing

Lean Manufacturing jest systemem zarządzania zakładającym dostarczanie klientowi wysokojakościowych produktów przy minimalizowaniu marnotrawstwa i eliminowaniu zbędnych operacji zachodzących podczas produkcji. System ten obejmuje „odchudzanie” wielu poziomów organizacji, a jednym z jego narzędzi jest Kaizen. CMMS w sposób dość oczywisty urzeczywistnia te idee. K. Kokot (Kotrak) podkreśla, że ciągłe udoskonalanie firmy produkcyjnej z systemem CMMS jest dużo łatwiejsze. Prowadzona na bieżąco analiza przyczyn awarii maszyn powoduje, że możemy unikać niepotrzebnych przestojów, niezgodności na etapie kontroli jakości, a także reklamacji od klientów. Oprogramowanie, na podstawie historycznych danych, pozwala także coraz lepiej przewidywać, kiedy konkretna maszyna powinna zostać poddana konserwacji – tak, aby nie powodować zakłóceń w przewidzianym harmonogramie. – Maszyny obciążane są w taki sposób, aby maksymalnie wykorzystać ich możliwości. System CMMS daje także pracodawcy większą elastyczność w podejściu do pracy oraz lepsze wykorzystywanie dostępnych zasobów, także tych personalnych – dodaje K. Kokot.

O roli CMMS, który pozwala na gromadzenie rzetelnych danych o zdarzeniach technicznych, co stanowi istotny wsad dla narzędzi metodyki Lean Manufacturing oraz Kaizen przypomina również K. Bujwid (Eurotronic). Wszelka identyfikacja obszarów powstawania strat czy wykorzystania rozwiązywania problemów (np. metodą 5W1H) wymaga wiarygodnego udokumentowania faktów, a więc dostarczenia danych. Z pomocą przychodzą systemy CMMS, które nie tylko stanowią szczegółową bazę wiedzy o zdarzeniach przeszłych, ale również niektóre z nich pozwalają na raportowanie i zautomatyzowaną analizę wstępną. – W efekcie użytkownik uzyskuje użyteczne informacje na pytania: kto? co? kiedy? gdzie? w formie raportu obejmującego nawet kilka lat wstecz. Dzięki temu następuje poprawa jakości prowadzonych analiz, a ponadto czas dostępu do informacji zostaje wielokrotnie skrócony, zmniejszając pracochłonność po stronie osób zaangażowanych w proces analizy. W ten sposób zaoszczędzony czas może być wykorzystany np. na rozwiązanie problemów na które dotychczas brakowało czasu – dodaje przedstawiciel firmy Eurotronic, zaznaczając przy tym, że raporty wygenerowane przez CMMS pozwalają na identyfikacje obszarów generujących największe straty, a zatem te, którymi należy zająć się z wysokim priorytetem. Wybór zadań, którymi zajmują się zespoły do spraw doskonalenia, jest kluczowy, gdyż zdarza się, że te zespoły skutecznie eliminują nieefektywności w obszarach, które nie mają dużego wpływu na końcowy wynik firmy. W efekcie występuje strata związana z niewykorzystaniem potencjału zespołu, a firma nie osiąga takiej poprawy, jaka by nastąpiła, gdyby prawidłowo zidentyfikowano obszary o największym potencjale wpływu na wynik firmy.

Na to, że system CMMS jest narzędziem służb utrzymania ruchu i w sposób naturalny wspiera procesy realizowane przez te służby, zwraca uwagę również P. Jakubik (4TECH) zaznaczając również, że w realizacji zasad koncepcji Lean Management szczególną rolę służby te będą odgrywały w zakresie ciągłego przepływu (flow), systemu ssącego (pull) i dążenia do doskonałości (perfection), poprzez zapewnienie możliwie największej niezawodności infrastruktury technicznej, ograniczenie przestojów i eliminację czynników destabilizujących proces produkcyjny. – System CMMS ułatwia realizację tych działań poprzez ich uporządkowanie, systematyzację i „zwymiarowanie”, to znaczy opracowanie systemu współczynników efektywności KPI (takich jak MTBF, MRT, MTTR czy OEE), których stała poprawa jest wprost realizacją celów i zasad koncepcji Kaizen – podsumowuje P. Jakubik.

Michał Jurczak

Ten i inne artykuły znajdziesz w czasopiśmie Kaizen – dostępnym w naszym sklepie